Wskazówki dotyczące zarządzania ryzykiem związanym z podróżą, aby rozpocząć podróżowanie w interesach

W miarę rozwoju firm podróże stają się coraz bardziej stałym elementem. Jednak w przypadku podróży służbowych istnieje ryzyko, a jak najlepsze zarządzanie ryzykiem związanym z podróżą jest niezbędne. Wiele firm opracowało plan zarządzania ryzykiem związanym z podróżami w miarę rozwoju firmy. Jeśli chcesz zapewnić bezpieczeństwo podróżującym pracownikom, a jednocześnie chronić swoją firmę – dlatego zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami ma kluczowe znaczenie.

Co to jest zarządzanie ryzykiem w podróży służbowej?

Zarządzanie ryzykiem w podróżach służbowych może obejmować wiele różnych elementów. Zarządzanie ryzykiem ma na celu maksymalne zminimalizowanie wpływu nieprzewidzianych zdarzeń i zapewnienie bezpieczeństwa osobom podróżującym służbowo dzięki dobrze opracowanemu planowi komunikacji, z poszanowaniem obowiązku opieki.

W przypadku organizacji międzynarodowej, w której podróżowanie za granicę jest konieczne, środki te zapewniają, że planowane jest potencjalne ryzyko związane z podróżą oraz istnieje ustrukturyzowane podejście do bezpieczeństwa pracowników, ochrony i odporności organizacyjnej.

Przykłady niebezpieczeństw podczas podróży mogą obejmować:

• Zamieszki
• Niestabilność polityczna
• Trudne warunki pogodowe
• Ataki terrorystyczne
• Epidemie chorób
• Poważne incydenty dotyczące bezpieczeństwa
• Ostrzeżenia dotyczące nagłych podróży
• Incydent zdrowotny pracownika
• Zdarzenia przestępcze
• Wszelkie inne potencjalne zagrożenia i ryzyka

Dodatkowe czynniki do rozważenia w przypadku ryzyka podróży

Jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem i przeprowadzanie oceny ryzyka, identyfikacja rodzaju ryzyka to tylko jeden z aspektów ciągłości działania i bezpieczeństwa pracowników. W przypadku częstych zagrożeń związanych z podróżami, takich jak podróże służbowe do krajów wysokiego ryzyka, firmy muszą przeznaczyć wewnętrzne zasoby na zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.

Na początek firmy powinny rozważyć dodatkowe środki bezpieczeństwa, takie jak ewakuacja medyczna, ryzyko polityczne i ubezpieczenie podróżne. Jednak konieczne może być również rozważenie przeszkolenia pracowników w zakresie radzenia sobie z nagłymi wypadkami medycznymi i szkoleniem z reagowania w nagłych wypadkach. Ponadto może być konieczne uwzględnienie innych środków bezpieczeństwa podróży, takich jak proces komunikacji w sytuacjach awaryjnych i dane kontaktowe w nagłych wypadkach na podstawie lokalizacji podróżnych.

• CZYTAJ WIĘCEJ: Unikaj przycisków spłukiwania toalety i powierzchni do samodzielnego zameldowania podczas następnej podróży służbowej

Co powinien zawierać program zarządzania ryzykiem podróży?

Kompleksowy program zarządzania ryzykiem związanym z podróżami ma dwa cele: ochronę pracowników przed wysokim ryzykiem tam, gdzie to możliwe, oraz zapewnienie ciągłości biznesowej. Istnieje wiele zasobów pomocnych w opracowaniu oceny i programu ryzyka związanego z podróżowaniem. Przyjrzymy się niektórym podstawowym funkcjom oceny ryzyka podróży służbowych, a program powinien mieć:

1. Stwórz jasne zasady dotyczące podróży służbowych dla pracowników: Pierwszym krokiem jest stworzenie jasnych wytycznych dotyczących podróży międzynarodowych, których pracownicy muszą przestrzegać. Obejmuje to przedstawienie potencjalnych zagrożeń, krytycznych informacji dotyczących bezpieczeństwa oraz sposobów ochrony w miejscu docelowym podróży w zależności od sytuacji.
2. Źródła informacji w czasie rzeczywistym: sytuacje awaryjne nigdy nie są suche, a plany podróży mogą się zmienić w mgnieniu oka. Upewnij się, że procesy kontroli podróży i zatwierdzania podróży uwzględniają informacje o zagrożeniach i inne źródła informacji w czasie rzeczywistym w celu uzyskania aktualnych porad dotyczących podróży.
3. Przejrzysta komunikacja: Gdy sytuacja się zmienia, pracownicy muszą być uzbrojeni w jak najwięcej informacji przed podróżą, aby chronić siebie i firmę. Opisz obowiązki firmy do staranności, stosowane środki bezpieczeństwa oraz sposób kontaktowania się z innymi członkami organizacji w przypadku, gdy podróżni staną w obliczu sytuacji awaryjnych podczas podróży.
4. Oficjalne porady: Dołącz wszelkie porady rządowe, takie jak porady dotyczące podróży i zasoby, z których podróżni mogą skorzystać. Możesz również skorzystać z zasobów, takich jak Global Business Travel Association, aby opracować całościową politykę.

3 wskazówki dotyczące zarządzania ryzykiem podróży, które łagodzą ryzyko

Zarządzanie ryzykiem polega na ochronie firmy i pracownika, a całkowite zrównoważenie tych dwóch może być trudne. Omówimy kilka kluczowych wskazówek, które należy wziąć pod uwagę przy projektowaniu programu podróży służbowej.

• CZYTAJ WIĘCEJ: Wskazówki dotyczące bezpieczeństwa podróży dla kobiet

1. Utwórz lub zmień konfigurację programu zarządzania podróżami

Rozważ swoją strukturę organizacyjną i jej związek z zarządzaniem ryzykiem. Zadbaj o to, aby pracownicy byli tak uproszczeni i nieskomplikowani, jak to tylko możliwe, aby mogli zrozumieć, kiedy wyruszają w podróż służbową. Twój program zarządzania podróżami musi uwzględniać ryzyko od planowania podróży i miejsca docelowego, aż do powrotu pracowników firmy na rodzimą ziemię. Wszechstronna polityka zapewnia ochronę firmy w obliczu nieprzewidzianych zdarzeń, w tym bezpieczeństwo pracowników, zachowanie danych i środki bezpieczeństwa.

Możesz wyznaczyć wyznaczonych menedżerów podróży, którzy będą odpowiadać za bezpieczeństwo pracowników, dobre samopoczucie i zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami, które pojawiają się podczas podróży pracowników. Upewnij się również, że pracownicy mają dostęp do kompleksowego ubezpieczenia zdrowotnego podczas podróży i zasobów, które pomogą im monitorować stale zmieniające się sytuacje w nagłych wypadkach. Możesz również podać dodatkowe informacje o tym, jak podróżować z urządzeniami i sprzętem firmowym oraz o wszelkich wątpliwościach dotyczących danych, o których należy pamiętać.

2. Zbuduj swoją strategię zarządzania ryzykiem podróży

Twoja strategia będzie w dużej mierze zależeć od tego, do jakich miejsc udają się pracownicy i uwzględniać zmiany w najbliższej przyszłości. Jednak kluczowe kwestie do rozważenia obejmują bezpieczeństwo informacji, odporność operacyjną i ochronę pracowników. Ponadto należy wziąć pod uwagę ochronę pracowników i sposób funkcjonowania firmy w przypadku znaczących zagrożeń i ryzyka.

Ramy oceny ryzyka, zanim podróżni wyruszą w podróż, umożliwiają firmom łatwiejsze egzekwowanie zasad zarządzania ryzykiem związanym z podróżami. Rozważ skorzystanie z szerszych standardów branżowych związanych z podróżami służbowymi, takich jak ISO 31030:2021 – Zarządzanie ryzykiem związanym z podróżami – Wskazówki dla organizacji dotyczące projektowania strategii.

3. Wykorzystaj technologię cyfrową, aby Twój plan zarządzania ryzykiem był bardziej skuteczny

Na szczęście przy tak dużej liczbie technologii dostępnych jest więcej zasobów niż kiedykolwiek, jeśli chodzi o ograniczanie ryzyka. W ramach roli kierownika podróży zdecydowanie powinny istnieć procesy, w których pracownicy regularnie meldują się w szerszych zespołach i zapewniają dostęp do danych GPS na urządzeniach roboczych, aby zapewnić ich łatwe odnalezienie w sytuacji awaryjnej. W zależności od liczby podróżujących pracowników mogą również istnieć środki do zgłaszania incydentów i aktualizacji w czasie rzeczywistym.

Miejsca, w których pracownicy mogą uzyskać pomoc w nagłych wypadkach

W ramach zarządzania ryzykiem związanym z podróżami pracownicy powinni być świadomi zasobów awaryjnych, z którymi mogą się skontaktować w ramach strategii firmy dotyczącej obowiązku opieki i zarządzania ryzykiem związanym z podróżami.

Jeśli pracownicy potrzebują opieki medycznej lub występują klęski żywiołowe, powinni skontaktować się z lokalnymi ambasadami i/lub władzami jako pierwszy krok w celu uzyskania pomocy. Powinni być również poinformowani o lokalnych i krajowych organizacjach, które mogą im pomóc, a także o wszelkich zasobach firmy, które firma może zapewnić w nagłych wypadkach.

Zdjęcie: Envato Elements