Suggerimenti per la gestione del rischio di viaggio per avviare i viaggiatori d'affari

Con la crescita delle aziende, i viaggi tendono a diventare sempre più un appuntamento fisso. Tuttavia, con i viaggi d'affari, i rischi sono coinvolti ed è essenziale gestire i rischi di viaggio nel miglior modo possibile. Molte aziende hanno sviluppato un piano di gestione del rischio di viaggio man mano che l'attività cresce. Se stai cercando di mantenere i dipendenti in viaggio al sicuro proteggendo al contempo la tua attività, ecco perché la gestione del rischio di viaggio è fondamentale.

Che cos'è la gestione del rischio nei viaggi d'affari?

La gestione del rischio nei viaggi d'affari può comprendere molti elementi diversi. La gestione del rischio mira a ridurre al minimo l'impatto di eventi imprevisti il ​​più possibile e mantenere i viaggiatori d'affari al sicuro attraverso un piano di comunicazione ben progettato che onora il dovere di diligenza.

Per un'organizzazione internazionale in cui è necessario viaggiare all'estero, queste misure garantiscono la pianificazione dei potenziali rischi di viaggio e un approccio strutturato alla sicurezza, protezione e resilienza organizzativa dei dipendenti.

Esempi di pericoli durante il viaggio potrebbero includere:

• Disordini civili
• Instabilità politica
• Cattive condizioni meteo
• Attacco terroristico
• Focolai di malattie
• Grandi incidenti riguardanti la sicurezza
• Avvisi di viaggio improvvisi
• Incidente sulla salute dei dipendenti
• Incidenti criminali
• Eventuali altre potenziali minacce e rischi

Fattori extra da considerare con i rischi di viaggio

Quando si tratta di gestire il rischio e di eseguire valutazioni del rischio, l'identificazione del tipo di rischio è solo un aspetto della continuità aziendale e della sicurezza dei dipendenti. In caso di frequenti rischi legati ai viaggi, come viaggi di lavoro in paesi ad alto rischio, le aziende devono dedicare risorse interne per garantire la sicurezza dei dipendenti.

Come punto di partenza, le aziende dovrebbero prendere in considerazione ulteriori misure di sicurezza come l'evacuazione medica, il rischio politico e l'assicurazione di viaggio. Tuttavia, potrebbe anche essere necessario prendere in considerazione la formazione dei dipendenti su come affrontare un'emergenza medica e la formazione sulla risposta alle emergenze. Inoltre, potrebbe essere necessario includere altre misure di sicurezza del viaggio, come un processo di comunicazione di emergenza e informazioni di contatto di emergenza basate sulla posizione dei viaggiatori.

• LEGGI DI PIÙ: Evita i pulsanti di scarico del lavabo e le superfici per il check-in automatico nel tuo prossimo viaggio di lavoro

Cosa dovrebbe contenere un programma di gestione del rischio di viaggio?

Un programma completo di gestione dei rischi di viaggio ha due obiettivi: proteggere i dipendenti da rischi elevati ove possibile e garantire la continuità aziendale. Ci sono molte risorse per aiutare a progettare una valutazione del rischio di viaggio e un programma. Esamineremo alcune delle caratteristiche principali di una valutazione del rischio di viaggio aziendale e il programma dovrebbe avere:

1. Creare politiche di viaggio d'affari chiare per i dipendenti: il primo passo è creare linee guida chiare per i viaggi internazionali che i dipendenti devono seguire. Ciò include la delineazione dei potenziali rischi, informazioni di sicurezza critiche e come proteggersi nella destinazione del viaggio in base alla situazione.
2. Fonti di informazioni in tempo reale: le situazioni di emergenza non sono mai aride e i piani di viaggio possono cambiare in un batter d'occhio. Assicurati che i processi per il controllo e l'approvazione dei viaggi tengano conto dell'intelligence sulle minacce e di altre fonti di informazioni in tempo reale per consigli di viaggio aggiornati.
3. Comunicazione chiara: man mano che le situazioni cambiano, i dipendenti devono essere dotati di quante più informazioni possibili prima del viaggio per proteggere se stessi e l'azienda. Delineare il dovere di diligenza dell'azienda, le misure di sicurezza in atto e come contattare altri membri dell'organizzazione nel caso in cui i viaggiatori dovessero affrontare emergenze durante il viaggio.
4. Consiglio ufficiale: includi qualsiasi consiglio del governo, come avvisi di viaggio e risorse che i viaggiatori possono consultare. Puoi anche utilizzare risorse come la Global Business Travel Association per sviluppare una politica olistica.

3 Consigli per la gestione del rischio di viaggio che mitigano i rischi

La gestione del rischio riguarda la protezione dell'azienda e del dipendente e può essere difficile bilanciare completamente le due cose. Esamineremo alcuni suggerimenti chiave da tenere in considerazione quando si progetta un programma per un viaggio di lavoro da tenere a mente.

• LEGGI DI PIÙ: Consigli per la sicurezza in viaggio per le donne

1. Crea o riconfigura il tuo programma di gestione del viaggio

Considera la tua struttura organizzativa e il modo in cui si collega alla gestione del rischio. Rendilo il più semplice e lineare possibile affinché i dipendenti lo capiscano quando si imbarcano in un viaggio di lavoro. Il tuo programma di gestione del viaggio deve affrontare il rischio dalla pianificazione e dalla destinazione prima del viaggio fino a quando i dipendenti dell'azienda non tornano sul suolo natale. Una politica onnicomprensiva garantisce che l'azienda sia protetta da eventi imprevisti, tra cui la sicurezza dei dipendenti, la conservazione dei dati e le misure di sicurezza.

Puoi nominare dei travel manager designati che sono responsabili della sicurezza, del benessere e della gestione dei rischi dei dipendenti che si presentano durante il viaggio dei dipendenti. Inoltre, assicurati che i dipendenti abbiano accesso a una copertura sanitaria completa durante i viaggi e a risorse per aiutarli a monitorare situazioni in costante evoluzione durante un'emergenza. Puoi anche fornire ulteriori informazioni su come viaggiare con i dispositivi e le attrezzature aziendali e qualsiasi problema relativo ai dati da tenere a mente.

2. Costruisci la tua strategia di gestione del rischio di viaggio

La tua strategia dipenderà in gran parte dalle destinazioni verso cui i dipendenti andranno e tenendo conto dei cambiamenti nel prossimo futuro. Ma i punti chiave da considerare includono la sicurezza delle informazioni, la resilienza operativa e la protezione dei dipendenti. Inoltre, è necessario considerare la protezione dei dipendenti e il modo in cui l'azienda opera in caso di minacce e rischi significativi.

Un quadro di valutazione del rischio prima che i viaggiatori partano per il viaggio consente alle aziende di applicare più facilmente le politiche di gestione del rischio di viaggio. Prendi in considerazione l'utilizzo di standard più ampi del settore dei viaggi d'affari come ISO 31030:2021 – Gestione del rischio di viaggio – Linee guida per le organizzazioni per progettare la tua strategia.

3. Usa la tecnologia digitale per rendere più efficace il tuo piano di gestione del rischio

Fortunatamente con così tanta tecnologia in atto, ci sono più risorse che mai quando si tratta di mitigazione del rischio. All'interno del ruolo di travel manager, dovrebbero esserci sicuramente processi in atto in cui i dipendenti effettuano regolari check-in con team più ampi e forniscono l'accesso ai dati GPS sui dispositivi di lavoro per garantire che possano essere trovati facilmente in caso di emergenza. A seconda del numero di dipendenti che viaggiano, possono essere predisposte anche misure per la segnalazione degli incidenti e gli aggiornamenti in tempo reale.

Luoghi in cui i dipendenti possono ottenere aiuto durante le emergenze

Nell'ambito della gestione del rischio di viaggio, i dipendenti devono essere a conoscenza delle risorse di emergenza che possono contattare nell'ambito della strategia del dovere di diligenza dell'azienda e gestire i rischi di viaggio.

Se i dipendenti hanno bisogno di cure mediche o si verificano disastri naturali, dovrebbero mettersi in contatto con le ambasciate e/o le autorità locali come primo passo per ottenere aiuto. Dovrebbero inoltre essere informati delle organizzazioni locali e nazionali che possono aiutarli, nonché di tutte le risorse aziendali che l'azienda potrebbe essere in grado di fornire in caso di emergenza.

Immagine: elementi Envato