ビジネス旅行者を始めるための旅行リスク管理のヒント

公開: 2022-08-01

ビジネスが成長するにつれて、旅行はより固定的なものになる傾向があります。ただし、出張にはリスクが伴うため、出張リスクを可能な限り管理することが不可欠です。ビジネスの成長に伴い、多くの企業が出張リスク管理計画を策定しています。ビジネスを保護しながら出張する従業員の安全を確保したい場合は、出張のリスク管理が重要です。

出張におけるリスク管理とは？

出張におけるリスク管理には、さまざまな要素が含まれます。リスク管理の目的は、不測の事態の影響を可能な限り最小限に抑え、注意義務を尊重する適切に設計されたコミュニケーションプランを通じて出張者の安全を確保することです。

海外旅行が必要な国際組織の場合、これらの措置により、潜在的な旅行リスクが計画され、従業員の安全、セキュリティ、および組織の回復力に対する構造化されたアプローチが確立されます。

旅行中の危険の例としては、次のようなものがあります。

市民の不安
政治不安
悪天候
テロ攻撃
病気の発生
安全に関する重大な事故
突然の旅行の警告
従業員の健康事故
犯罪事件
その他の潜在的な脅威とリスク

旅行のリスクに関して考慮すべきその他の要素

リスクの管理とリスク評価の実行に関して言えば、リスクの種類を特定することは、ビジネスの継続性と従業員の安全の 1 つの側面にすぎません。リスクの高い国への出張など、旅行関連のリスクが頻繁に発生する場合、企業は従業員の安全を確保するために内部リソースを専念する必要があります。

出発点として、企業は医療避難、政治的リスク、旅行保険などの追加の安全対策を検討する必要があります。ただし、医療上の緊急事態に対処する方法と緊急対応トレーニングについて従業員をトレーニングすることも検討する必要がある場合があります。さらに、緊急通信プロセスや旅行者の場所に基づく緊急連絡先情報など、その他の旅行安全対策を含める必要がある場合があります。

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旅行リスク管理プログラムには何を含める必要がありますか?

包括的な旅行リスク管理プログラムには 2 つの目標があります。従業員を可能な限り高いリスクから保護することと、ビジネスの継続性を確保することです。旅行リスク評価とプログラムの設計に役立つリソースが多数あります。企業の出張リスク評価とプログラムに必要なコア機能のいくつかを見ていきます。

従業員のための明確な出張ポリシーを作成する:最初のステップは、従業員が従わなければならない海外旅行に関する明確なガイドラインを作成することです。これには、潜在的なリスク、重要なセキュリティ情報、および状況に基づいて旅行先で身を守る方法の概要が含まれます。
リアルタイムの情報源:緊急事態が完全に切り捨てられることはなく、旅行計画は瞬く間に変更される可能性があります。旅行を管理し、旅行を承認するためのプロセスが、脅威インテリジェンスやその他のリアルタイムの情報源を考慮して、最新の旅行アドバイスを得られるようにします。
明確なコミュニケーション:状況が変化するにつれて、従業員は自分自身と会社を守るために、出張前にできるだけ多くの情報を用意する必要があります。旅行者が旅行中に緊急事態に直面した場合に備えて、会社の注意義務、実施されているセキュリティ対策、および組織の他のメンバーに連絡する方法を概説します。
公式のアドバイス:旅行勧告や旅行者が相談できるリソースなど、政府のアドバイスを含めます。 Global Business Travel Association などのリソースを使用して、全体的なポリシーを策定することもできます。

リスクを軽減する旅行リスク管理の 3 つのヒント

リスク管理とは、会社と従業員を保護することであり、この 2 つを完全にバランスさせることは難しい場合があります。出張のプログラムを設計する際に考慮すべきいくつかの重要なヒントを紹介します。

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1. 旅行管理プログラムの作成または再構成

組織構造と、それがリスク管理にどのように関係しているかを検討してください。従業員が出張に出かける際に理解できるように、できるだけ合理的でわかりやすいものにします。旅行管理プログラムは、旅行前の計画と目的地から、会社の従業員が元の土地に戻るまでのリスクに対処する必要があります。包括的なポリシーにより、従業員の安全、データ保護、セキュリティ対策など、不測の事態に直面しても会社を確実に保護できます。

従業員の安全、福利厚生、および従業員の出張中に発生する出張リスクの管理を担当する指定の出張管理者を任命できます。また、従業員が旅行中に包括的な健康保険にアクセスできるようにし、緊急時に絶えず変化する状況を監視するのに役立つリソースにアクセスできるようにします。また、会社のデバイスや機器を持って移動する方法、および留意する必要があるデータに関する懸念事項に関する追加情報を提供することもできます。

2. 旅行リスク管理戦略を構築する

あなたの戦略は、従業員がどの目的地に行くか、そして近い将来の変化を考慮することに大きく依存します。ただし、考慮すべき重要な点には、情報セキュリティ、運用上の回復力、および従業員の保護が含まれます。さらに、従業員の保護と、重大な脅威とリスクが発生した場合の会社の機能についても考慮する必要があります。

旅行者が旅行に出発する前にリスク評価フレームワークを使用すると、企業は旅行リスク管理ポリシーをより簡単に適用できます。 ISO 31030:2021 – 出張リスク管理 – 組織向けガイダンスなど、より広範な出張業界標準を使用して戦略を設計することを検討してください。

3. デジタル技術を使用してリスク管理計画をより効果的にする

幸いなことに、非常に多くのテクノロジーが導入されているため、リスク軽減に関してはこれまで以上に多くのリソースがあります。旅行管理者の役割の中で、従業員がより広いチームと定期的にチェックインし、緊急時に簡単に見つけられるように仕事用デバイスで GPS データへのアクセスを提供するプロセスが確実に存在する必要があります。出張する従業員の数に応じて、インシデントの報告とリアルタイムの更新のための対策も講じることができます。

従業員が緊急時に助けを得られる場所

出張リスク管理の一環として、従業員は会社の注意義務戦略の一環として連絡できる緊急リソースを認識し、出張リスクを管理する必要があります。

従業員が医療を必要とする場合、または自然災害が発生した場合は、支援を受けるための最初のステップとして、地元の大使館や当局に連絡する必要があります。また、緊急時に会社が提供できる可能性のある会社のリソースだけでなく、彼らを助けることができる地方および国の組織についても知っておく必要があります。

画像: Envato Elements