نصائح لإدارة مخاطر السفر لبدء مسافري الأعمال

مع نمو الأعمال التجارية ، يميل السفر إلى أن يصبح أكثر أهمية. ومع ذلك ، مع السفر بغرض العمل ، تنطوي على مخاطر ، وإدارة مخاطر السفر على أفضل وجه ممكن أمر ضروري. طورت العديد من الشركات خطة لإدارة مخاطر السفر مع نمو الأعمال. إذا كنت تتطلع إلى الحفاظ على سلامة الموظفين المسافرين مع حماية عملك أيضًا - فهذا هو السبب في أن إدارة مخاطر السفر أمر بالغ الأهمية.

ما هي إدارة المخاطر في سفر الأعمال؟

يمكن أن تشمل إدارة المخاطر في سفر العمل العديد من العناصر المختلفة. تهدف إدارة المخاطر إلى تقليل تأثير الأحداث غير المتوقعة قدر الإمكان والحفاظ على سلامة المسافرين من رجال الأعمال من خلال خطة اتصال جيدة التصميم تحترم واجب الرعاية.

بالنسبة لمنظمة دولية حيث يكون السفر إلى الخارج ضروريًا ، تضمن هذه التدابير التخطيط لمخاطر السفر المحتملة ، وهناك نهج منظم تجاه سلامة الموظفين وأمنهم ومرونتهم التنظيمية.

من أمثلة المخاطر أثناء السفر ما يلي:

• اضطراب مدني
• عدم الاستقرار السياسي
• الطقس القاسي
• هجمات إرهابية
• تفشي المرض
• حوادث كبيرة تتعلق بالسلامة
• تحذيرات السفر المفاجئ
• حادث صحة الموظف
• حوادث الجريمة
• أي تهديدات ومخاطر محتملة أخرى

عوامل إضافية يجب مراعاتها مع مخاطر السفر

عندما يتعلق الأمر بإدارة المخاطر وإجراء تقييمات المخاطر ، فإن تحديد نوع المخاطر هو مجرد جانب واحد من جوانب استمرارية الأعمال وسلامة الموظفين. إذا كانت هناك مخاطر متكررة متعلقة بالسفر ، مثل رحلات العمل إلى البلدان عالية الخطورة ، فيجب على الشركات تخصيص موارد داخلية لضمان سلامة الموظفين.

كنقطة انطلاق ، يجب على الشركات النظر في تدابير السلامة الإضافية مثل الإخلاء الطبي ، والمخاطر السياسية ، والتأمين على السفر. ومع ذلك ، قد تحتاج أيضًا إلى التفكير في تدريب الموظفين على كيفية التعامل مع حالات الطوارئ الطبية والتدريب على الاستجابة للطوارئ. بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج إلى تضمين تدابير سلامة السفر الأخرى ، مثل عملية اتصالات الطوارئ ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ بناءً على مواقع المسافرين.

• اقرأ المزيد: تجنب أزرار المرحاض وأسطح تسجيل الوصول الذاتي في رحلة عملك التالية

ما الذي يجب أن يحتويه برنامج إدارة مخاطر السفر؟

برنامج شامل لإدارة مخاطر السفر له هدفان: حماية الموظفين من المخاطر العالية حيثما أمكن ذلك وضمان استمرارية العمل. هناك العديد من الموارد للمساعدة في تصميم برنامج وتقييم مخاطر السفر. سنلقي نظرة على بعض الميزات الأساسية لتقييم مخاطر السفر للشركات ويجب أن يحتوي البرنامج على:

1. وضع سياسات سفر عمل واضحة للموظفين: تتمثل الخطوة الأولى في وضع إرشادات واضحة للسفر الدولي يجب على الموظفين اتباعها. يتضمن ذلك تحديد المخاطر المحتملة والمعلومات الأمنية الهامة وكيفية حماية أنفسهم في وجهة سفرهم بناءً على الموقف.
2. مصادر المعلومات في الوقت الفعلي: لا يتم قطع حالات الطوارئ وتجفيفها مطلقًا ، ويمكن أن تتغير خطط السفر في غمضة عين. تأكد من أن عمليات التحكم في السفر والموافقة على السفر تأخذ في الاعتبار معلومات التهديد وغيرها من مصادر المعلومات في الوقت الفعلي للحصول على نصائح السفر المحدثة.
3. التواصل الواضح: مع تغير المواقف ، يجب أن يكون الموظفون مسلحين بأكبر قدر ممكن من المعلومات قبل الرحلة لحماية أنفسهم والشركة. حدد واجب الشركة في الرعاية والتدابير الأمنية المعمول بها وكيفية الاتصال بأعضاء آخرين في المنظمة في حالة مواجهة المسافرين لحالات الطوارئ أثناء الرحلة.
4. نصيحة رسمية: قم بتضمين أي نصيحة حكومية ، مثل إرشادات السفر والموارد التي يمكن للمسافرين الرجوع إليها. يمكنك أيضًا استخدام موارد مثل Global Business Travel Association لتطوير سياسة شاملة.

3 نصائح لإدارة مخاطر السفر تخفف من المخاطر

تدور إدارة المخاطر حول حماية الشركة والموظف ، وقد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين الاثنين بالكامل. سنستعرض بعض النصائح الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم برنامج لرحلة عمل يجب وضعها في الاعتبار.

• اقرأ المزيد: نصائح سلامة السفر للنساء

1. قم بإنشاء أو إعادة تكوين برنامج إدارة السفر الخاص بك

ضع في اعتبارك الهيكل التنظيمي الخاص بك وكيف يرتبط ذلك بإدارة المخاطر. اجعل الأمر مبسطًا ومباشرًا قدر الإمكان حتى يفهمه الموظفون عند الشروع في رحلة عمل. يحتاج برنامج إدارة السفر الخاص بك إلى معالجة المخاطر من التخطيط قبل الرحلة والوجهة حتى يعود موظفو الشركة إلى أرضهم الأصلية. تضمن السياسة الشاملة حماية الشركة في مواجهة الأحداث غير المتوقعة ، بما في ذلك سلامة الموظفين ، والحفاظ على البيانات ، والتدابير الأمنية.

يمكنك تعيين مديري سفر معينين يكونون مسؤولين عن أمن الموظف ورفاهيته وإدارة مخاطر السفر عند ظهورها أثناء سفر الموظف. تأكد أيضًا من حصول الموظفين على تغطية صحية شاملة أثناء السفر والموارد لمساعدتهم على مراقبة المواقف المتطورة باستمرار أثناء الطوارئ. يمكنك أيضًا تقديم معلومات إضافية حول كيفية السفر بأجهزة ومعدات الشركة وأي مخاوف تتعلق بالبيانات يجب مراعاتها.

2. قم ببناء استراتيجية إدارة مخاطر السفر الخاصة بك

ستعتمد استراتيجيتك إلى حد كبير على الوجهات التي سيذهب إليها الموظفون وتحسب التغييرات في المستقبل القريب. لكن النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها تشمل أمن المعلومات والمرونة التشغيلية وحماية الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يجب مراعاة حماية الموظفين وكيفية عمل الشركة في حالة وجود تهديدات ومخاطر كبيرة.

يتيح إطار تقييم المخاطر قبل مغادرة المسافرين لرحلتهم للشركات تطبيق سياسات إدارة مخاطر السفر بسهولة أكبر. ضع في اعتبارك استخدام معايير صناعة سفر الأعمال الأوسع مثل ISO 31030: 2021 - إدارة مخاطر السفر - إرشادات للمؤسسات لتصميم استراتيجيتك.

3. استخدم التكنولوجيا الرقمية لجعل خطة إدارة المخاطر الخاصة بك أكثر فعالية

لحسن الحظ ، مع وجود الكثير من التكنولوجيا ، هناك موارد أكثر من أي وقت مضى عندما يتعلق الأمر بتخفيف المخاطر. ضمن دور مدير السفر ، يجب أن تكون هناك بالتأكيد عمليات مطبقة حيث يقوم الموظفون بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع فرق أوسع وتوفير الوصول إلى بيانات نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) على أجهزة العمل لضمان سهولة العثور عليها في حالة الطوارئ. اعتمادًا على عدد الموظفين المسافرين ، يمكن أن تكون هناك أيضًا إجراءات مطبقة للإبلاغ عن الحوادث والتحديثات في الوقت الفعلي.

الأماكن التي يمكن للموظفين فيها الحصول على المساعدة أثناء حالات الطوارئ

كجزء من إدارة مخاطر السفر ، يجب أن يكون الموظفون على دراية بموارد الطوارئ التي يمكنهم الاتصال بها كجزء من استراتيجية الرعاية الخاصة بالشركة وإدارة مخاطر السفر.

إذا احتاج الموظفون إلى رعاية طبية أو كانت هناك كوارث طبيعية ، فيجب عليهم الاتصال بالسفارات و / أو السلطات المحلية كخطوة أولى للحصول على المساعدة. يجب أيضًا أن يكونوا على دراية بالمنظمات المحلية والوطنية التي يمكن أن تساعدهم ، بالإضافة إلى أي موارد للشركة قد تكون الشركة قادرة على توفيرها في حالة الطوارئ.

الصورة: Envato Elements