เคล็ดลับ 9 ข้อในการจัดระเบียบและจัดการโครงการสร้างสรรค์ให้ประสบความสำเร็จ

ใครก็ตามที่ทำงานในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์รู้ดีเพียงเท่านั้นว่าความคิดสร้างสรรค์เฟื่องฟูบนความยืดหยุ่น ทีมสร้างสรรค์เบ่งบานเมื่อพวกเขามีอิสระในการเล่น ทดลอง และสำรวจแนวคิดใหม่ๆ เพื่อผลักดันขอบเขตและทดสอบขอบเขต

ซึ่งอาจทำให้ปวดหัวสำหรับผู้จัดการโครงการของทีมสร้างสรรค์ ซึ่งมีหน้าที่ดูแลโครงการตามกำหนดเวลาและงบประมาณ ดังนั้นคุณจะรักษาโครงสร้างและการจัดระเบียบของโครงการสร้างสรรค์โดยไม่ทำให้ความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณแย่ลงได้อย่างไร

“ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 9 ข้อสำหรับการจัดการโครงการสร้างสรรค์ให้ประสบความสำเร็จ ”

1. จัดทำแผนโครงการ

การวางแผนเป็นองค์ประกอบสำคัญของโปรเจ็กต์ใดๆ ดังนั้นจงอย่าฝืนใจที่จะดำดิ่งลงไปทันทีที่คุณได้รับบรีฟใหม่ ด้วยการจัดการขั้นตอนการวางแผนและการวิจัยอย่างถูกต้อง คุณจะมีความพร้อมมากขึ้นในการรักษาโครงการตามกำหนดเวลา งบประมาณ และสร้างผลงานที่ดีที่สุดให้กับลูกค้า

จัดทำแผนร่วมกับลูกค้าของคุณ กำหนดรายละเอียดระหว่างการประชุมครั้งแรก และลงนามในแผนที่ตกลงร่วมกัน

แผนของคุณควรมีภาพรวมของโครงการ เช่น เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ วิธีที่คุณจะจัดการกับมัน ความต้องการของผู้ชมเป้าหมาย และเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดทำไทม์ไลน์ที่สมจริง รวมถึงบทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ของทุกคนที่เกี่ยวข้อง งบประมาณโครงการ และกำหนดวิธีการสื่อสารที่ตกลงกันไว้

โปรดจำไว้ว่า แง่มุมต่างๆ ของโครงการสร้างสรรค์มักจะเปลี่ยนไปเมื่อคุณก้าวหน้า แต่สิ่งนี้จะทำให้คุณมีพื้นฐานที่ดีเมื่อเริ่มต้น

2. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

อีเมลเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม แต่อาจใช้ไม่สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีทีมขนาดใหญ่ คุณคัดลอกคนที่ใช่หรือไม่? ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้หรือไม่? คุณจำที่จะส่งต่อการอัปเดตล่าสุดหรือไม่? และในทางกลับกัน มีอะไรที่น่ารำคาญมากกว่าการ "ตอบทั้งหมด" ที่ไม่จำเป็นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

การปล่อยให้ผู้คนอยู่ในความมืดมนเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สำคัญหรือสถานะของโครงการอาจทำให้เกิดการหยุดชะงักที่สำคัญ ซึ่งอาจนำไปสู่ลูกค้าที่รำคาญ วิธีที่ดีที่สุดในการเอาชนะสิ่งนี้คือการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการนั้นยอดเยี่ยม สิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างรายการงาน มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน กำหนดเส้นตาย และติดตามความคืบหน้า นอกจากนี้ เอกสารสำคัญทั้งหมดยังอยู่ในที่เดียวกัน ในการอัพเดทเดียวกัน เครื่องมือหลายอย่างยังช่วยให้คุณเชิญลูกค้าเข้าร่วมการต่อสู้เพื่อให้พวกเขาสามารถจับตาดูความคืบหน้าได้เช่นกัน

มีเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งแต่ละอย่างมีประโยชน์ต่างกัน รายการโปรดของฉันบางส่วนมีรายละเอียดอยู่ในบทความนี้

3. กำหนดเส้นตายที่สมจริง

การสร้างไทม์ไลน์ที่เหมือนจริงสำหรับโครงการอาจทำให้ปวดหัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าต้องการทุกอย่างเมื่อวานนี้! ในขณะที่การรักษาลูกค้าให้มีความสุขคือเป้าหมายของเรา เพียงแค่ยอมรับความต้องการของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาอยู่เคียงข้างเราจะจบลงด้วยน้ำตา

ความคิดสร้างสรรค์อาจเป็นเรื่องยากที่จะล้อเลียน และทีมสร้างสรรค์ต้องการเวลาในการเล่น ร่างการออกแบบ และระดมความคิด แทนที่จะบังคับให้ทีมทำงานตามเส้นตายที่คับแคบ ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการยับยั้งความคิดสร้างสรรค์ ให้อธิบายให้ลูกค้าของคุณฟังว่ากระบวนการสร้างสรรค์ทำงานอย่างไร และยอมรับเฉพาะกำหนดเวลาที่เป็นไปได้เท่านั้น หากลูกค้าของคุณมีโครงการเร่งด่วนที่มีกำหนดเวลาที่ไม่สามารถต่อรองได้ ให้ทำตามความจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำได้ในช่วงเวลานั้น

4. สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอเป็นหัวใจสำคัญของโครงการสร้างสรรค์ใดๆ อย่าปล่อยให้สมาชิกในทีมของคุณทำตามกำหนดเวลาและยืนยันข้อมูล ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อให้ทุกคนอัปเดตความคืบหน้า รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับปัญหาหรือประเด็นต่างๆ และแจ้งเกี่ยวกับการอัปเดตใดๆ

ลูกค้าของคุณก็เช่นเดียวกัน หากคุณหายตัวไปหลังจากที่คุณตกลงตามแผนโครงการและปรากฏขึ้นอีกครั้งเมื่องานเสร็จสิ้นเท่านั้น พวกเขาอาจค้นพบในช่วงปลายวิกฤตว่าโครงการนั้นไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาคิดไว้ในใจ

5. ตรวจสอบและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ

จำแผน ole ใหญ่ๆ ที่คุณตกลงตอนเริ่มต้นได้ไหม? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้อ้างอิงกลับมาอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งโครงการเพื่อตรวจสอบว่าทุกอย่างทำงานตามแผนที่วางไว้

สิ่งต่างๆ จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อคุณก้าวหน้า ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณยังคงมีความยืดหยุ่นและปรับตัวตามนั้น บันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในแผนที่อัปเดตและตกลงกับลูกค้าของคุณ ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะไม่มีเรื่องน่าประหลาดใจที่น่ารังเกียจเมื่อคุณเรียกเก็บเงินสำหรับงานเพิ่มเติมที่พวกเขาร้องขอ

หากพวกเขาเพิ่มส่วนงานให้กับโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรที่พร้อมใช้งานเพื่อจัดการกับมันอย่างมีประสิทธิภาพ

6. แก้ไขปัญหาใด ๆ ได้ทันที

โครงการอาจประสบปัญหา ลูกค้าของคุณอาจไม่พอใจกับแง่มุมของงาน หนึ่งในทีมของคุณอาจทำผิดพลาดซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง หรือบางสิ่งอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ ซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณอย่างมาก

หากคุณประสบปัญหาอย่าพยายามปกปิด ความซื่อสัตย์เป็นนโยบายที่ดีที่สุดเสมอ แม้ว่าจะหมายถึงการสนทนาที่ยากลำบากหรือสองครั้งก็ตาม

หากเป็นไปได้ พยายามพบปะกับลูกค้าด้วยตนเองเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ แบบเห็นหน้ากัน อธิบายการตัดสินใจของคุณ พูดคุยถึงปัญหาที่พวกเขามีอยู่ และอย่าลืมว่าอย่าเอามาเป็นประเด็นส่วนตัวหากพวกเขาไม่ชอบอะไรบางอย่าง จงเปิดกว้างและเปิดกว้าง และกำหนดการกระทำที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหาที่เหมาะกับทุกคน

7. มีความยืดหยุ่นกับชั่วโมงการทำงานและสภาพแวดล้อม

ทุกคนมีจุดที่น่าสนใจเมื่อพูดถึงความคิดสร้างสรรค์ บางคนชอบตื่นขึ้นในยามเช้าและปล่อยให้ความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาหลั่งไหลออกมาก่อนใครก็ตาม ในขณะที่คนอื่นๆ ก็สร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดของพวกเขาในยามราตรี สิ่งหนึ่งที่แน่นอน: ความคิดสร้างสรรค์ไม่เหมาะกับตาราง 9 ต่อ 5 ปกติ

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เมื่อเป็นไปได้ ให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นในการทำงานในเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา โดยมอบหมายงานที่พวกเขาต้องทำให้เสร็จแทนที่จะกำหนดชั่วโมงที่คุณต้องการให้พวกเขาทำงาน สิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะปรับปรุงคุณภาพงานของพวกเขา และคุณสามารถติดตามข้อมูลล่าสุดได้เสมอผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประโยชน์เหล่านั้น!

สภาพแวดล้อมการทำงานก็เช่นเดียวกัน บางคนเบ่งบานความคิดที่ตีกลับกันในสำนักงาน คนอื่นชอบซ่อนตัวอยู่ในพื้นที่ส่วนตัวของตัวเอง ในขณะที่บางคนชอบเรื่องอื้อฉาวและไม่เปิดเผยตัวตนของการทำงานในร้านกาแฟ การให้ผู้คนมีอิสระในการเลือกสภาพแวดล้อมที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา อาจมีผลลัพธ์ที่โดดเด่น

8. ส่งเสริมความคิดเห็นที่สร้างสรรค์

หากคุณต้องการสร้างผลงานการออกแบบชิ้นเอก คุณต้องเชิญคำติชมที่สร้างสรรค์ สมาชิกทุกคนในทีมของคุณควรรู้สึกมั่นใจในการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาเกี่ยวกับการออกแบบ หากพวกเขากังวลเกี่ยวกับการทำให้ใครบางคนอารมณ์เสียหรือรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขาไม่สำคัญ คุณอาจจะพลาดสิ่งที่สำคัญและขวัญกำลังใจในทีมก็จะลดลงหากผู้คนไม่รู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีค่าควร

ในทำนองเดียวกัน อย่าลืมถามลูกค้าว่าพวกเขาคิดอย่างไรในขั้นตอนสำคัญของโครงการ วิธีนี้ช่วยให้คุณระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขได้ก่อนที่ปัญหาดังกล่าวจะมีราคาแพงและเทอะทะเกินไปที่จะแก้ให้หายยุ่ง

คำติชมที่ประสบความสำเร็จคือการเคารพความคิดเห็นของผู้อื่นและพูดคุยกันอย่างเปิดเผยถึงสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล ใครจะไปรู้ การอภิปรายนั้นสามารถจุดประกายให้เกิดเซสชั่นระดมความคิดซึ่งส่งผลให้เกิดความคิดที่อัจฉริยะ!

9. ให้การสนับสนุนเป็นพิเศษเล็กน้อย

สุดท้าย เมื่อคุณลงนามในโครงการและส่งมอบให้กับลูกค้าของคุณ อย่าเพียงแค่ส่งใบแจ้งหนี้สุดท้ายและเดินจากไป อยู่เคียงข้างเพื่อให้ความช่วยเหลือ ดูว่ามีปัญหาหรือปัญหาที่จำเป็นต้องแก้ไขหรือไม่ และตรวจดูว่าลูกค้าพอใจหรือไม่

อีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า ติดตามผลด้วยการโทรหรืออีเมลเพื่อดูว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร และหากพวกเขาต้องการอะไรอีกจากคุณ การนำเสนอโครงการที่ยอดเยี่ยมและแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจความต้องการของพวกเขาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งเสริมธุรกิจซ้ำ

คุณมีเคล็ดลับในการจัดการโครงการสร้างสรรค์หรือไม่? คุณสามารถเพิ่มอะไรในรายการของเรา? บอกเราในความคิดเห็นด้านล่าง

หากคุณพบว่ามีประโยชน์ ให้ลองใช้บทความทางธุรกิจเหล่านี้:

• ทำไมนักออกแบบจึงต้องการระบบการจัดการโครงการ
• คู่มือการตลาดเนื้อหาสำหรับนักออกแบบเว็บไซต์
• 6 เคล็ดลับในการกำหนดราคาที่แข่งขันได้