9 consejos para mantenerse organizado y gestionar con éxito un proyecto creativo

Cualquiera que trabaje en una industria creativa sabe muy bien que la creatividad florece en la flexibilidad. Los equipos creativos florecen cuando tienen la libertad de jugar, experimentar y explorar nuevas ideas. Para empujar los límites y probar los límites.

Esto puede causar un dolor de cabeza para los gerentes de proyecto de los equipos creativos, cuyo trabajo es mantener un proyecto dentro del cronograma y el presupuesto. Entonces, ¿cómo puedes mantener la estructura y la organización de un proyecto creativo sin sofocar la creatividad y la productividad de tu equipo?

“Aquí hay nueve consejos para gestionar con éxito un proyecto creativo. ”

1. Elaborar un plan de proyecto

La planificación es un elemento integral de cualquier proyecto, así que resista la tentación de sumergirse tan pronto como reciba un nuevo resumen. Al administrar correctamente la etapa de planificación e investigación, estará mucho mejor equipado para mantener el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y producir su mejor trabajo para el cliente.

Elabore un plan en consulta con su cliente, determinando los detalles durante sus reuniones iniciales y firmando juntos el plan acordado.

Su plan debe incluir una descripción general del proyecto, como los propósitos y objetivos del proyecto, cómo lo abordará, las necesidades de la audiencia objetivo y los hitos clave, que lo ayudarán a elaborar un cronograma realista. Incluya las funciones y responsabilidades definidas de todos los involucrados, el presupuesto del proyecto y establezca los métodos de comunicación acordados.

Recuerde, es probable que los aspectos de un proyecto creativo cambien a medida que avanza, pero esto le dará una gran base para comenzar.

2. Usa una herramienta de gestión de proyectos

El correo electrónico es una gran herramienta, pero puede volverse un poco difícil de manejar, especialmente cuando tienes un equipo grande. ¿Copiaste a las personas adecuadas? ¿Todos tienen acceso a la misma información? ¿Te acordaste de pasar las últimas actualizaciones? Y por otro lado, hay poco más molesto que una cadena cada vez mayor de "responder a todos" innecesarios.

Dejar a las personas en la oscuridad sobre una decisión importante o el estado del proyecto puede causar retrasos críticos, lo que a su vez puede generar molestias en los clientes. La mejor manera de superar esto es utilizar una herramienta de gestión de proyectos.

Las herramientas de gestión de proyectos son excelentes. Le permiten crear listas de tareas, asignar tareas a diferentes miembros del equipo, establecer fechas límite y controlar el progreso. Además, todos los documentos importantes están en el mismo lugar, en la misma actualización. Muchas herramientas también le permiten invitar al cliente a la refriega para que también pueda vigilar el progreso.

Hay varias herramientas, cada una con diferentes beneficios. Algunos de mis favoritos se detallan en este artículo.

3. Establece plazos realistas

Crear una línea de tiempo realista para el proyecto puede ser un dolor de cabeza, ¡especialmente si el cliente quiere todo para ayer! Si bien mantener contentos a los clientes es nuestro objetivo, el simple hecho de aceptar sus demandas para mantenerlos de nuestro lado solo terminará en lágrimas.

La creatividad puede ser algo complicado de desarrollar, y los equipos creativos necesitan tiempo para jugar, esbozar diseños y generar ideas. En lugar de obligar a los equipos a cumplir con un plazo ajustado (la mejor manera de sofocar la creatividad), explíquele a su cliente cómo funciona el proceso creativo y acuerde solo un plazo que sea posible. Si su cliente tiene un proyecto urgente con una fecha límite no negociable, sea realista sobre lo que puede lograr durante ese tiempo.

4. Comunícate regularmente

La comunicación regular es clave para cualquier proyecto creativo. No deje que los miembros de su equipo persigan los plazos y verifiquen la información: use su herramienta de administración de proyectos para mantener a todos actualizados sobre el progreso, notificados sobre cualquier problema o problema e informados sobre cualquier actualización.

Lo mismo ocurre con su cliente. Si desaparece después de haber aceptado el plan del proyecto y solo reaparece una vez que se completa el trabajo, es posible que descubran en una etapa crítica tardía que el proyecto no era exactamente lo que tenían en mente.

5. Supervisar y revisar regularmente

¿Recuerdas ese gran plan que acordaste al principio? Asegúrese de consultarlo regularmente durante todo el proyecto para verificar que todo funcione según lo planeado.

Las cosas inevitablemente cambian a medida que avanzas, así que asegúrate de mantenerte flexible y adaptarte en consecuencia. Registre cualquier cambio en un plan actualizado y acuerdelo con su cliente. De esa manera no tendrán sorpresas desagradables cuando cobres por el trabajo adicional que solicitaron.

Si agregan una gran cantidad de trabajo al proyecto, asegúrese de tener los recursos disponibles para manejarlo de manera eficiente.

6. Resuelva cualquier problema con prontitud

Los proyectos pueden tener problemas. Su cliente puede no estar contento con un aspecto del trabajo, uno de su equipo puede cometer un error costoso, o algo podría funcionar más tiempo de lo esperado, empujando las cosas drásticamente por encima del presupuesto.

Si encuentra un problema, no trate de encubrirlo. La honestidad es siempre la mejor política, incluso si significa una conversación difícil o dos.

Siempre que sea posible, trata de reunirte con tu cliente en persona para hablar sobre cualquier problema cara a cara. Explique cualquier decisión que haya tomado, discuta cualquier problema que tenga y recuerde no tomarlo como algo personal si no le gusta algo. Sea abierto y receptivo y determine las acciones que puede tomar para llegar a una solución que funcione para todos.

7. Sea flexible con las horas de trabajo y el entorno

Todo el mundo tiene su propio punto dulce cuando se trata de creatividad. A algunos les gusta levantarse al amanecer y dejar fluir su creatividad antes de que nadie se levante, mientras que otros producen su mejor trabajo en la oscuridad de la noche. Una cosa es segura: la creatividad no encaja en un horario regular de 9 a 5.

Para evitar esto, cuando sea posible, brinde a su equipo la flexibilidad de trabajar en el momento que sea mejor para ellos asignándoles el trabajo que deben completar en lugar de dictar las horas que desea que trabajen. Es probable que esto mejore la calidad de su trabajo, ¡y siempre puede mantenerse actualizado a través de esas útiles herramientas de gestión de proyectos!

Lo mismo ocurre con el entorno de trabajo. A algunas personas les gusta intercambiar ideas en una oficina, a otras les gusta esconderse en su propio espacio privado, mientras que a otras les gusta el bullicio y el anonimato de trabajar en una cafetería. Dar a las personas la libertad de elegir el entorno que más les convenga puede tener resultados extraordinarios.

8. Fomente la retroalimentación constructiva

Si desea producir una obra maestra de diseño, debe invitar a recibir comentarios constructivos. Todos los miembros de su equipo deben sentirse seguros al expresar su opinión honesta sobre el diseño. Si se preocupan por alterar los sentimientos de alguien o sienten que su opinión no es importante, podría terminar perdiendo algo crucial y la moral del equipo caerá si las personas no sienten que su opinión es valiosa.

Asimismo, recuerda preguntarle al cliente qué piensa en etapas importantes del proyecto. Esto le permite identificar posibles problemas y corregirlos antes de que se vuelvan demasiado costosos y difíciles de manejar.

La retroalimentación exitosa consiste en respetar las opiniones de los demás y discutir abiertamente lo que funciona y lo que no funciona. ¡Quién sabe, esa discusión podría desencadenar una sesión de lluvia de ideas que resulte en una idea genial!

9. Proporcione un poco de apoyo adicional

Finalmente, una vez que haya firmado el proyecto y se lo haya entregado a su cliente, no envíe simplemente una factura final y se vaya. Esté allí para ofrecer soporte, vea si hay algún problema o inconveniente que necesite resolverse y verifique que el cliente esté contento.

Unas semanas después, haga un seguimiento con una llamada o un correo electrónico para ver cómo van las cosas y si necesitan algo más de usted. Entregar un gran proyecto y demostrar que te preocupas por sus necesidades es una excelente manera de alentar la repetición de negocios.

¿Tienes algún consejo para gestionar un proyecto creativo? ¿Puedes añadir algo a nuestra lista? Cuéntanos en los comentarios a continuación.

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