9 sfaturi pentru a rămâne organizat și a gestiona cu succes un proiect creativ

Oricine lucrează într-o industrie creativă știe prea bine că creativitatea înflorește pe flexibilitate. Echipele creative înfloresc atunci când au libertatea de a se juca, de a experimenta și de a explora idei noi. Pentru a depăși granițele și a testa limitele.

Acest lucru poate provoca o bătaie de cap pentru managerii de proiect ai echipelor creative, a căror sarcină este să mențină un proiect la termen și la buget. Deci, cum poți menține structura și organizarea unui proiect creativ fără a sufoca creativitatea și productivitatea echipei tale?

„Iată nouă sfaturi pentru gestionarea cu succes a unui proiect creativ. ”

1. Întocmește un plan de proiect

Planificarea este un element integrant al oricărui proiect, așa că rezistă impulsului de a te scufunda imediat ce primești un nou brief. Gestionând corect etapa de planificare și cercetare, veți fi mult mai bine echipat pentru a menține proiectul la termen, la buget și pentru a produce cele mai bune lucrări pentru client.

Întocmește un plan în consultare cu clientul tău, determinând detaliile în timpul întâlnirilor tale inițiale și semnează împreună planul convenit.

Planul dvs. ar trebui să includă o privire de ansamblu asupra proiectului, cum ar fi scopurile și obiectivele proiectului, modul în care îl veți aborda, nevoile publicului țintă și reperele cheie, care vă vor ajuta să elaborați o cronologie realistă. Includeți rolurile și responsabilitățile definite ale tuturor celor implicați, bugetul proiectului și stabiliți metodele de comunicare agreate.

Amintiți-vă, este posibil ca aspectele unui proiect creativ să se schimbe pe măsură ce progresați, dar acest lucru vă va oferi o bază excelentă pe măsură ce începeți.

2. Utilizați un instrument de management de proiect

E-mailul este un instrument grozav, dar poate deveni puțin greu de utilizat, mai ales atunci când aveți o echipă mare. Ai copiat oamenii potriviți? Toată lumea are acces la aceleași informații? Ți-ai amintit să dai mai departe cele mai recente actualizări? Și, pe de altă parte, există puțin mai enervant decât un lanț în creștere de „răspunde tuturor” inutile.

Lăsarea oamenilor în întuneric cu privire la o decizie importantă sau la stadiul proiectului poate provoca rețineri critice, care, la rândul lor, pot duce la enervarea clienților. Cel mai bun mod de a depăși acest lucru este utilizarea unui instrument de management de proiect.

Instrumentele de management de proiect sunt excelente. Acestea vă permit să creați liste de sarcini, să atribuiți sarcini diferiților membri ai echipei, să stabiliți termene limită și să urmăriți progresul. În plus, toate documentele importante sunt în același loc, pe aceeași actualizare. Multe instrumente vă permit, de asemenea, să invitați clientul în luptă, astfel încât să poată urmări și progresul.

Există diverse instrumente, fiecare cu beneficii diferite. Unele dintre preferatele mele sunt detaliate în acest articol.

3. Stabiliți termene realiste

Crearea unei cronologie realiste pentru proiect poate fi o bătaie de cap, mai ales dacă clientul își dorește totul ieri! În timp ce menținerea clienților fericiți este scopul nostru, pur și simplu a fi de acord cu cerințele lor de a-i ține de partea noastră se va sfârși doar în lacrimi.

Creativitatea poate fi un lucru dificil de pus în evidență, iar echipele creative au nevoie de timp pentru a se juca, a schița modele și a crea idei. În loc să forțați echipele să respecte un termen limită - cel mai bun mod de a înăbuși creativitatea - explicați-i clientului cum funcționează procesul creativ și acceptați doar un termen limită posibil. Dacă clientul tău are un proiect în grabă cu un termen limită nenegociabil, fii realist cu privire la ceea ce poți realiza în acest timp.

4. Comunicați în mod regulat

Comunicarea regulată este cheia oricărui proiect creativ. Nu lăsa la latitudinea membrilor echipei tale să urmărească termenele limită și să verifice informațiile - folosește instrumentul de management al proiectelor pentru a-i ține pe toți la curent cu progresul, anunțați despre orice probleme sau probleme și informați despre orice actualizări.

Același lucru este valabil și pentru clientul dvs. Dacă dispari după ce ai fost de acord cu planul proiectului și reapari doar odată ce lucrarea este finalizată, ei pot descoperi într-o etapă târzie critică că proiectul nu a fost tocmai ceea ce aveau în minte.

5. Monitorizați și revizuiți în mod regulat

Îți amintești de acel mare plan cu care ai fost de acord la început? Asigurați-vă că vă referiți la acesta în mod regulat pe tot parcursul proiectului pentru a verifica că totul funcționează conform planului.

Lucrurile se schimbă inevitabil pe măsură ce progresezi, așa că asigură-te că rămâi flexibil și te adaptezi în consecință. Înregistrați orice modificări într-un plan actualizat și conveniți-le cu clientul dvs. În acest fel, nu vor avea surprize urâte atunci când taxați pentru munca suplimentară solicitată.

Dacă adaugă o bucată de muncă proiectului, asigurați-vă că aveți resursele disponibile pentru a face față eficient.

6. Rezolvați cu promptitudine orice problemă

Proiectele pot avea probleme. Este posibil ca clientul dvs. să nu fie mulțumit de un aspect al muncii, unul din echipa dvs. poate face o greșeală costisitoare sau ceva ar putea să iasă mai mult timp decât se aștepta, împingând lucrurile drastic peste buget.

Dacă întâlniți o problemă, nu încercați să-l acoperiți. Onestitatea este întotdeauna cea mai bună politică, chiar dacă înseamnă o conversație dificilă sau două.

Acolo unde este posibil, încercați să vă întâlniți personal cu clientul pentru a discuta despre orice problemă față în față. Explicați orice decizie pe care le-ați luat, discutați despre problemele pe care le au și amintiți-vă să nu o luați personal dacă nu le place ceva. Fiți deschis și receptiv și determinați acțiunile pe care le puteți întreprinde pentru a ajunge la o soluție care funcționează pentru toată lumea.

7. Fii flexibil cu orele de lucru și mediul înconjurător

Fiecare are propriul său punct dulce când vine vorba de creativitate. Unora le place să se ridice în zori și să-și lase sucul creator să curgă înainte ca oricine altcineva să treacă, în timp ce altora își produc cea mai bună lucrare în toiul nopții. Un lucru este sigur: creativitatea nu se încadrează într-un program obișnuit de la 9 la 5.

Pentru a ocoli acest lucru, atunci când este posibil, oferiți echipei dvs. flexibilitatea de a lucra la ora care este cel mai potrivit pentru ei, atribuindu-le munca pe care trebuie să o îndeplinească, mai degrabă decât să dictați orele la care doriți să lucreze. Este posibil ca acest lucru să îmbunătățească calitatea muncii lor și puteți rămâne mereu la curent cu aceste instrumente utile de management de proiect!

Același lucru este valabil și pentru mediul de lucru. Unii oameni înfloresc să răspundă de idei unul de celălalt într-un birou, altora le place să se ascundă în propriul lor spațiu privat, în timp ce unora le place zgomotul și anonimatul de a lucra într-o cafenea. Oferirea oamenilor libertatea de a alege mediul cel mai potrivit pentru ei poate avea rezultate remarcabile.

8. Încurajați feedback-ul constructiv

Dacă doriți să produceți o capodopera de design, trebuie să invitați feedback constructiv. Toți membrii echipei dvs. ar trebui să se simtă încrezători în a-și exprima opinia sinceră despre design. Dacă își fac griji să deranjeze sentimentele cuiva sau simt că opinia lor nu este importantă, ai putea ajunge să ratezi ceva esențial și moralul în echipă va scădea dacă oamenii nu consideră că contribuția lor este demnă.

De asemenea, nu uitați să întrebați clientul ce părere are în etapele importante ale proiectului. Acest lucru vă permite să identificați eventualele probleme și să le remediați înainte ca acestea să devină prea costisitoare și greu de descurcat.

Feedback-ul de succes înseamnă respectarea opiniilor celorlalți și discutarea deschisă a ceea ce funcționează și nu. Cine știe, acea discuție ar putea declanșa o sesiune de brainstorming care să rezulte într-o idee genială!

9. Oferă puțin sprijin suplimentar

În cele din urmă, odată ce ați semnat proiectul și l-ați predat clientului dvs., nu trimiteți pur și simplu o factură finală și plecați. Fiți acolo pentru a oferi asistență, vedeți dacă există probleme sau probleme care trebuie rezolvate și verificați dacă clientul este mulțumit.

Câteva săptămâni mai târziu, transmiteți un apel sau un e-mail pentru a vedea cum merg lucrurile și dacă au nevoie de altceva de la dvs. A oferi un proiect grozav și a arăta că vă pasă de nevoile lor este o modalitate excelentă de a încuraja afacerile repetate.

Aveți sfaturi pentru gestionarea unui proiect creativ? Puteți adăuga ceva la lista noastră? Spune-ne în comentariile de mai jos.

Dacă ați găsit acest lucru util, încercați unul dintre aceste articole de afaceri:

• De ce designerii au nevoie de un sistem de management al proiectelor
• Un ghid de marketing de conținut pentru web designeri
• 6 sfaturi pentru stabilirea prețurilor competitive