9 tips untuk tetap teratur dan berhasil mengelola proyek kreatif

Siapa pun yang bekerja di industri kreatif tahu betul bahwa kreativitas berkembang dari fleksibilitas. Tim kreatif berkembang ketika mereka memiliki kebebasan untuk bermain, bereksperimen, dan mengeksplorasi ide-ide baru. Untuk mendorong batas dan menguji batas.

Hal ini dapat menyebabkan sakit kepala bagi manajer proyek tim kreatif, yang tugasnya adalah menjaga proyek sesuai jadwal dan anggaran. Jadi bagaimana Anda bisa mempertahankan struktur dan organisasi proyek kreatif tanpa membekap kreativitas dan produktivitas tim Anda?

“Berikut adalah sembilan tip untuk berhasil mengelola proyek kreatif. ”

1. Menyusun rencana proyek

Perencanaan adalah elemen integral dari proyek apa pun, jadi tahan keinginan untuk langsung terjun segera setelah Anda menerima pengarahan baru. Dengan mengelola tahap perencanaan dan penelitian dengan benar, Anda akan jauh lebih siap untuk menjaga proyek sesuai jadwal, anggaran, dan menghasilkan karya terbaik Anda untuk klien.

Buat rencana dengan berkonsultasi dengan klien Anda, tentukan detailnya selama pertemuan awal Anda, dan tandatangani rencana yang telah disepakati bersama.

Rencana Anda harus mencakup ikhtisar proyek, seperti tujuan dan sasaran proyek, bagaimana Anda akan menanganinya, kebutuhan audiens target, dan tonggak penting, yang akan membantu Anda menyusun garis waktu yang realistis. Sertakan peran dan tanggung jawab yang ditentukan dari semua orang yang terlibat, anggaran proyek, dan tetapkan metode komunikasi yang disepakati.

Ingat, aspek proyek kreatif cenderung berubah seiring kemajuan Anda, tetapi ini akan memberi Anda dasar yang bagus saat Anda memulai.

2. Gunakan alat manajemen proyek

Email adalah alat yang hebat tetapi bisa menjadi sedikit berat, terutama jika Anda memiliki tim yang besar. Apakah Anda menyalin orang yang tepat? Apakah setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama? Apakah Anda ingat untuk menyampaikan pembaruan terbaru? Dan di sisi lain, ada sedikit yang lebih menyebalkan daripada rantai "balas semua" yang tidak perlu.

Meninggalkan orang dalam kegelapan tentang keputusan penting atau status proyek dapat menyebabkan penangguhan kritis, yang pada gilirannya dapat menyebabkan klien kesal. Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek.

Alat manajemen proyek sangat baik. Mereka memungkinkan Anda untuk membuat daftar tugas, menetapkan tugas ke anggota tim yang berbeda, menetapkan tenggat waktu, dan mengawasi kemajuan. Plus, semua dokumen penting berada di tempat yang sama, pada pembaruan yang sama. Banyak alat juga memungkinkan Anda untuk mengundang klien ke dalam keributan sehingga mereka dapat mengawasi kemajuan juga.

Ada berbagai alat, masing-masing dengan manfaat yang berbeda. Beberapa favorit saya dirinci dalam artikel ini.

3. Tetapkan tenggat waktu yang realistis

Membuat garis waktu yang realistis untuk proyek bisa membuat pusing, terutama jika klien menginginkan semuanya kemarin! Sementara menjaga klien senang adalah tujuan kami, hanya menyetujui tuntutan mereka untuk menjaga mereka di pihak kita hanya akan berakhir dengan air mata.

Kreativitas bisa menjadi hal yang sulit untuk dicoba, dan tim kreatif membutuhkan waktu untuk bermain, membuat sketsa desain, dan bertukar pikiran. Alih-alih memaksa tim untuk memenuhi tenggat waktu yang ketat – cara terbaik untuk menahan kreativitas – jelaskan kepada klien Anda bagaimana proses kreatif bekerja dan hanya setujui tenggat waktu yang memungkinkan. Jika klien Anda memiliki proyek terburu-buru dengan tenggat waktu yang tidak dapat dinegosiasikan, bersikaplah realistis tentang apa yang dapat Anda capai selama waktu itu.

4. Berkomunikasi secara teratur

Komunikasi teratur adalah kunci untuk setiap proyek kreatif. Jangan serahkan kepada anggota tim Anda untuk mengejar tenggat waktu dan memverifikasi informasi – gunakan alat manajemen proyek Anda untuk membuat semua orang mengetahui kemajuan, diberi tahu tentang masalah atau masalah apa pun, dan mendapat informasi tentang pembaruan apa pun.

Hal yang sama berlaku untuk klien Anda. Jika Anda menghilang setelah Anda menyetujui rencana proyek dan hanya muncul kembali setelah pekerjaan selesai, mereka mungkin menemukan pada tahap akhir yang kritis bahwa proyek itu tidak sesuai dengan apa yang mereka pikirkan.

5. Pantau dan tinjau secara teratur

Ingat rencana besar yang Anda setujui di awal? Pastikan Anda merujuk kembali secara teratur sepanjang proyek untuk memeriksa semuanya berjalan sesuai rencana.

Hal-hal pasti berubah seiring kemajuan Anda, jadi pastikan Anda tetap fleksibel dan beradaptasi dengan tepat. Catat setiap perubahan dalam rencana yang diperbarui dan setujui dengan klien Anda. Dengan begitu mereka tidak akan mendapat kejutan buruk saat Anda meminta bayaran untuk pekerjaan tambahan yang mereka minta.

Jika mereka menambahkan sebagian pekerjaan ke proyek, pastikan Anda memiliki sumber daya yang tersedia untuk menanganinya secara efisien.

6. Selesaikan masalah dengan segera

Proyek dapat mengalami masalah. Klien Anda mungkin tidak senang dengan suatu aspek pekerjaan, salah satu tim Anda mungkin membuat kesalahan yang merugikan, atau sesuatu dapat berjalan lebih memakan waktu daripada yang diharapkan, mendorong hal-hal secara drastis melebihi anggaran.

Jika Anda menemui halangan, jangan coba-coba menutupinya. Kejujuran selalu merupakan kebijakan terbaik, bahkan jika itu berarti satu atau dua percakapan yang sulit.

Jika memungkinkan, cobalah untuk bertemu langsung dengan klien Anda untuk membicarakan masalah apa pun secara langsung. Jelaskan keputusan apa pun yang Anda buat, diskusikan masalah apa pun yang mereka miliki, dan ingatlah untuk tidak tersinggung jika mereka tidak menyukai sesuatu. Bersikaplah terbuka dan reseptif dan tentukan tindakan yang dapat Anda ambil untuk mencapai solusi yang cocok untuk semua orang.

7. Fleksibel dengan jam kerja dan lingkungan

Setiap orang memiliki sweet spot mereka sendiri dalam hal kreativitas. Beberapa suka bangun saat fajar dan membiarkan kreativitas mereka mengalir sebelum orang lain bangun, sementara yang lain menghasilkan karya terbaik mereka di tengah malam. Satu hal yang pasti: kreativitas tidak sesuai dengan jadwal reguler 9-ke-5.

Untuk menyiasatinya, jika memungkinkan, berikan tim Anda fleksibilitas untuk bekerja pada waktu yang terbaik bagi mereka dengan menugaskan mereka pekerjaan yang harus mereka selesaikan daripada mendikte jam kerja yang Anda inginkan. Hal ini kemungkinan akan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka, dan Anda selalu dapat terus diperbarui melalui alat manajemen proyek yang berguna itu!

Hal yang sama berlaku untuk lingkungan kerja. Beberapa orang berkembang dengan melontarkan ide satu sama lain di kantor, yang lain suka bersembunyi di ruang pribadi mereka sendiri, sementara beberapa menyukai hiruk pikuk dan anonimitas bekerja di kedai kopi. Memberi orang kebebasan untuk memilih lingkungan yang terbaik bagi mereka dapat memberikan hasil yang luar biasa.

8. Dorong umpan balik yang membangun

Jika Anda ingin menghasilkan karya desain, Anda harus mengundang umpan balik yang membangun. Semua anggota tim Anda harus merasa percaya diri untuk mengungkapkan pendapat jujur ​​mereka tentang desain. Jika mereka khawatir akan mengganggu perasaan seseorang atau merasa pendapat mereka tidak penting, Anda bisa kehilangan sesuatu yang penting dan moral dalam tim akan jatuh jika orang merasa masukan mereka tidak berharga.

Demikian juga, ingatlah untuk bertanya kepada klien apa pendapat mereka pada tahap-tahap penting proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kemungkinan masalah dan memperbaikinya sebelum menjadi terlalu mahal dan sulit untuk diuraikan.

Umpan balik yang berhasil adalah tentang menghormati pendapat orang lain dan secara terbuka mendiskusikan apa yang berhasil dan tidak. Siapa tahu, diskusi itu bisa memicu sesi brainstorming yang menghasilkan ide jenius!

9. Berikan sedikit dukungan ekstra

Akhirnya, setelah Anda menandatangani proyek dan menyerahkannya kepada klien Anda, jangan hanya mengirim faktur akhir dan pergi begitu saja. Hadir untuk menawarkan dukungan, lihat apakah ada masalah atau gangguan yang perlu diselesaikan, dan periksa apakah klien senang.

Beberapa minggu ke depan, tindak lanjuti dengan panggilan atau email untuk melihat bagaimana keadaannya dan apakah mereka membutuhkan hal lain dari Anda. Memberikan proyek yang hebat dan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kebutuhan mereka adalah cara terbaik untuk mendorong bisnis yang berulang.

Apakah Anda memiliki tip untuk mengelola proyek kreatif? Bisakah Anda menambahkan sesuatu ke daftar kami? Beritahu kami di komentar di bawah.

Jika menurut Anda ini bermanfaat, cobalah salah satu artikel bisnis berikut:

• Mengapa desainer membutuhkan sistem manajemen proyek
• Panduan pemasaran konten untuk desainer web
• 6 tips untuk menetapkan harga yang kompetitif