9 consigli per rimanere organizzati e gestire con successo un progetto creativo

Chiunque lavori in un'industria creativa sa fin troppo bene che la creatività prospera sulla flessibilità. I team creativi sbocciano quando hanno la libertà di giocare, sperimentare ed esplorare nuove idee. Per spingere i confini e testare i limiti.

Ciò può causare mal di testa ai project manager dei team creativi, il cui compito è mantenere un progetto nei tempi previsti e nel budget. Quindi, come puoi mantenere la struttura e l'organizzazione di un progetto creativo senza soffocare la creatività e la produttività del tuo team?

“Ecco nove suggerimenti per gestire con successo un progetto creativo. "

1. Redigere un piano di progetto

La pianificazione è un elemento integrante di qualsiasi progetto, quindi resisti all'impulso di tuffarti subito non appena ricevi un nuovo brief. Gestendo correttamente la fase di pianificazione e ricerca, sarai molto più attrezzato per mantenere il progetto nei tempi previsti, per definire il budget e produrre il tuo lavoro migliore per il cliente.

Elaborate un piano in consultazione con il vostro cliente, determinando i dettagli durante i vostri incontri iniziali e firmate insieme il piano concordato.

Il tuo piano dovrebbe includere una panoramica del progetto, come gli scopi e gli obiettivi del progetto, come lo affronterai, le esigenze del pubblico di destinazione e le tappe fondamentali, che ti aiuteranno a definire una sequenza temporale realistica. Includere i ruoli e le responsabilità definiti di tutte le parti coinvolte, il budget del progetto e definire i metodi di comunicazione concordati.

Ricorda, è probabile che gli aspetti di un progetto creativo cambino man mano che avanzi, ma questo ti darà un'ottima base quando inizi.

2. Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti

L'e-mail è un ottimo strumento, ma può diventare un po' ingombrante, soprattutto quando si dispone di un team numeroso. Hai copiato le persone giuste? Tutti hanno accesso alle stesse informazioni? Ti sei ricordato di trasmettere gli ultimi aggiornamenti? E d'altra parte, c'è poco più fastidio di una catena crescente di inutili "rispondi a tutti".

Lasciare le persone all'oscuro di una decisione importante o dello stato del progetto può causare ostacoli critici, che a loro volta possono portare a clienti infastiditi. Il modo migliore per superare questo problema è utilizzare uno strumento di gestione dei progetti.

Gli strumenti di gestione dei progetti sono eccellenti. Consentono di creare elenchi di attività, assegnare attività a diversi membri del team, impostare scadenze e tenere d'occhio i progressi. Inoltre, tutti i documenti importanti sono nello stesso posto, sullo stesso aggiornamento. Molti strumenti ti consentono anche di invitare il cliente nella mischia in modo che anche lui possa tenere d'occhio i progressi.

Ci sono vari strumenti, ognuno con vantaggi diversi. Alcuni dei miei preferiti sono descritti in dettaglio in questo articolo.

3. Stabilisci scadenze realistiche

Creare una sequenza temporale realistica per il progetto può essere un mal di testa, soprattutto se il cliente vuole tutto ieri! Mentre mantenere i clienti felici è il nostro obiettivo, accettare semplicemente le loro richieste di tenerli dalla nostra parte finirà solo in lacrime.

La creatività può essere una cosa difficile da prendere in giro e i team creativi hanno bisogno di tempo per giocare, disegnare progetti e fare brainstorming. Invece di costringere i team a rispettare una scadenza ravvicinata, il modo migliore per soffocare la creatività, spiega al tuo cliente come funziona il processo creativo e accetta solo una scadenza possibile. Se il tuo cliente ha un progetto urgente con una scadenza non negoziabile, sii realistico su ciò che puoi ottenere in quel lasso di tempo.

4. Comunicare regolarmente

La comunicazione regolare è la chiave di qualsiasi progetto creativo. Non lasciare che i membri del tuo team inseguano le scadenze e verifichino le informazioni: utilizza il tuo strumento di gestione dei progetti per tenere tutti aggiornati sui progressi, informati su eventuali problemi o problemi e informati su eventuali aggiornamenti.

Lo stesso vale per il tuo cliente. Se sparisci dopo aver accettato il piano del progetto e riappari solo una volta completato il lavoro, potrebbero scoprire in una fase critica e avanzata che il progetto non era proprio quello che avevano in mente.

5. Monitorare e rivedere regolarmente

Ricordi quel grande vecchio piano che hai accettato all'inizio? Assicurati di consultarlo regolarmente durante tutto il progetto per verificare che tutto funzioni come pianificato.

Le cose inevitabilmente cambiano man mano che avanzi, quindi assicurati di rimanere flessibile e adattarti di conseguenza. Registra eventuali modifiche in un piano aggiornato e concordale con il tuo cliente. In questo modo non avranno brutte sorprese quando farai pagare per il lavoro aggiuntivo che hanno richiesto.

Se aggiungono un pezzo di lavoro al progetto, assicurati di avere le risorse disponibili per gestirlo in modo efficiente.

6. Risolvere tempestivamente eventuali problemi

I progetti possono avere problemi. Il tuo cliente potrebbe non essere soddisfatto di un aspetto del lavoro, uno dei membri del tuo team potrebbe commettere un errore costoso o qualcosa potrebbe richiedere più tempo del previsto, spingendo le cose drasticamente oltre il budget.

Se incontri un intoppo, non cercare di coprirlo. L'onestà è sempre la migliore politica, anche se significa una o due conversazioni difficili.

Ove possibile, cerca di incontrare il tuo cliente di persona per parlare di eventuali problemi faccia a faccia. Spiega tutte le decisioni che hai preso, discuti di eventuali problemi che hanno e ricorda di non prenderla sul personale se non gli piace qualcosa. Sii aperto e ricettivo e determina le azioni che puoi intraprendere per raggiungere una soluzione che funzioni per tutti.

7. Sii flessibile con orari di lavoro e ambiente

Ognuno ha il proprio punto debole quando si tratta di creatività. Ad alcuni piace alzarsi all'alba e lasciare che i loro succhi creativi fluiscano prima che qualcun altro si alzi, mentre altri producono il loro lavoro migliore nel cuore della notte. Una cosa è certa: la creatività non rientra in un normale programma dalle 9 alle 17.

Per ovviare a questo problema, quando possibile, dai al tuo team la flessibilità di lavorare nel momento migliore per loro assegnando loro il lavoro che devono completare piuttosto che dettare le ore in cui vuoi che lavorino. È probabile che ciò migliori la qualità del loro lavoro e puoi sempre rimanere aggiornato tramite quegli utili strumenti di gestione dei progetti!

Lo stesso vale per l'ambiente di lavoro. Alcune persone prosperano rimbalzando idee l'una sull'altra in un ufficio, ad altre piace nascondersi nel proprio spazio privato, mentre ad altre piace il brusio e l'anonimato di lavorare in un bar. Dare alle persone la libertà di scegliere l'ambiente più adatto a loro può avere risultati eccezionali.

8. Incoraggiare un feedback costruttivo

Se vuoi produrre un capolavoro di design, devi invitare un feedback costruttivo. Tutti i membri del tuo team dovrebbero sentirsi sicuri di esprimere la loro opinione onesta sul design. Se si preoccupano di sconvolgere i sentimenti di qualcuno o ritengono che la loro opinione non sia importante, potresti finire per perdere qualcosa di cruciale e il morale nella squadra cadrà se le persone non ritengono che il loro contributo sia degno.

Allo stesso modo, ricorda di chiedere al cliente cosa ne pensa nelle fasi importanti del progetto. Ciò ti consente di identificare eventuali problemi e correggerli prima che diventino troppo costosi e ingombranti da districare.

Un feedback di successo riguarda il rispetto delle opinioni degli altri e la discussione aperta su cosa funziona e cosa non funziona. Chissà, quella discussione potrebbe innescare una sessione di brainstorming che si traduce in un'idea geniale!

9. Fornisci un piccolo supporto extra

Infine, una volta che hai firmato il progetto e lo hai consegnato al tuo cliente, non inviare semplicemente una fattura finale e andartene. Sii presente per offrire supporto, vedere se ci sono problemi o inconvenienti che devono essere risolti e verificare che il cliente sia soddisfatto.

Dopo qualche settimana, continua con una chiamata o un'e-mail per vedere come stanno andando le cose e se hanno bisogno di qualcos'altro da te. Realizzare un grande progetto e dimostrare che tieni alle loro esigenze è un ottimo modo per incoraggiare la ripetizione degli affari.

Hai qualche consiglio per gestire un progetto creativo? Puoi aggiungere qualcosa alla nostra lista? Dicci nei commenti qui sotto.

Se l'hai trovato utile, prova uno di questi articoli commerciali:

• Perché i designer hanno bisogno di un sistema di gestione dei progetti
• Una guida al content marketing per i web designer
• 6 consigli per stabilire prezzi competitivi