9 dicas para se manter organizado e gerenciar com sucesso um projeto criativo

Qualquer um que trabalhe em uma indústria criativa sabe muito bem que a criatividade floresce na flexibilidade. As equipes criativas florescem quando têm a liberdade de jogar, experimentar e explorar novas ideias. Para empurrar os limites e testar os limites.

Isso pode causar dor de cabeça para gerentes de projeto de equipes criativas, cujo trabalho é manter um projeto dentro do cronograma e do orçamento. Então, como você pode manter a estrutura e a organização de um projeto criativo sem sufocar a criatividade e a produtividade de sua equipe?

“Aqui estão nove dicas para gerenciar com sucesso um projeto criativo. ”

1. Elabore um plano de projeto

O planejamento é um elemento integral de qualquer projeto, portanto, resista à tentação de mergulhar de cabeça assim que receber um novo briefing. Ao gerenciar corretamente o estágio de planejamento e pesquisa, você estará muito melhor equipado para manter o projeto dentro do cronograma, dentro do orçamento e produzir o melhor trabalho para o cliente.

Elabore um plano em consulta com seu cliente, determinando os detalhes durante suas reuniões iniciais e assine o plano acordado juntos.

Seu plano deve incluir uma visão geral do projeto, como as metas e objetivos do projeto, como você vai abordá-lo, as necessidades do público-alvo e os principais marcos, o que o ajudará a traçar um cronograma realista. Inclua as funções e responsabilidades definidas de todos os envolvidos, o orçamento do projeto e defina os métodos de comunicação acordados.

Lembre-se, os aspectos de um projeto criativo provavelmente mudarão à medida que você progride, mas isso lhe dará uma ótima base ao começar.

2. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos

O e-mail é uma ótima ferramenta, mas pode ficar um pouco complicado, especialmente quando você tem uma equipe grande. Você copiou as pessoas certas? Todos têm acesso às mesmas informações? Você se lembrou de passar as últimas atualizações? E por outro lado, há pouco mais irritante do que uma cadeia crescente de “responder a todos” desnecessário.

Deixar as pessoas no escuro sobre uma decisão importante ou o status do projeto pode causar atrasos críticos, que por sua vez podem levar a clientes irritados. A melhor maneira de superar isso é usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

As ferramentas de gerenciamento de projetos são excelentes. Eles permitem que você crie listas de tarefas, atribua tarefas a diferentes membros da equipe, defina prazos e fique de olho no progresso. Além disso, todos os documentos importantes estão no mesmo lugar, na mesma atualização. Muitas ferramentas também permitem que você convide o cliente para a briga para que ele também fique de olho no progresso.

Existem várias ferramentas, cada uma com diferentes benefícios. Alguns dos meus favoritos são detalhados neste artigo.

3. Defina prazos realistas

Criar um cronograma realista para o projeto pode ser uma dor de cabeça, principalmente se o cliente quiser tudo para ontem! Embora manter os clientes satisfeitos seja nosso objetivo, simplesmente concordar com suas demandas para mantê-los do nosso lado só terminará em lágrimas.

A criatividade pode ser uma coisa complicada de provocar, e as equipes criativas precisam de tempo para brincar, esboçar projetos e debater ideias. Em vez de forçar as equipes a cumprir um prazo apertado – a melhor maneira de sufocar a criatividade – explique ao seu cliente como funciona o processo criativo e concorde apenas com um prazo possível. Se o seu cliente tem um projeto urgente com um prazo não negociável, seja realista sobre o que você pode alcançar durante esse tempo.

4. Comunique-se regularmente

A comunicação regular é fundamental para qualquer projeto criativo. Não deixe para os membros de sua equipe perseguir prazos e verificar informações – use sua ferramenta de gerenciamento de projetos para manter todos atualizados sobre o progresso, notificados sobre quaisquer problemas ou questões e informados sobre quaisquer atualizações.

O mesmo vale para o seu cliente. Se você desaparecer depois de concordar com o plano do projeto e reaparecer apenas quando o trabalho estiver concluído, eles podem descobrir em um estágio final crítico que o projeto não era exatamente o que eles tinham em mente.

5. Monitore e revise regularmente

Lembre-se daquele grande plano que você concordou no início? Certifique-se de consultá-lo regularmente ao longo do projeto para verificar se tudo está funcionando conforme o planejado.

As coisas inevitavelmente mudam à medida que você progride, portanto, mantenha-se flexível e adapte-se de acordo. Registre quaisquer alterações em um plano atualizado e concorde com seu cliente. Dessa forma, eles não terão surpresas desagradáveis ​​quando você cobrar pelo trabalho adicional solicitado.

Se eles adicionarem uma parte do trabalho ao projeto, certifique-se de ter os recursos disponíveis para lidar com isso com eficiência.

6. Resolva quaisquer problemas imediatamente

Os projetos podem ter problemas. Seu cliente pode não estar satisfeito com um aspecto do trabalho, alguém de sua equipe pode cometer um erro caro ou algo pode demorar mais do que o esperado, sobrecarregando drasticamente o orçamento.

Se você encontrar um problema, não tente encobri-lo. A honestidade é sempre a melhor política, mesmo que signifique uma ou duas conversas difíceis.

Sempre que possível, tente encontrar seu cliente pessoalmente para conversar sobre quaisquer problemas pessoalmente. Explique todas as decisões que você tomou, discuta quaisquer problemas que eles tenham e lembre-se de não levar para o lado pessoal se eles não gostarem de algo. Seja aberto e receptivo e determine as ações que você pode tomar para alcançar uma solução que funcione para todos.

7. Seja flexível com horários de trabalho e ambiente

Todo mundo tem seu próprio ponto ideal quando se trata de criatividade. Alguns gostam de se levantar ao amanhecer e deixar sua criatividade fluir antes que alguém acorde, enquanto outros produzem seu melhor trabalho na calada da noite. Uma coisa é certa: a criatividade não se encaixa em um horário regular das 9 às 5.

Para contornar isso, sempre que possível, dê à sua equipe a flexibilidade de trabalhar no horário que for melhor para eles, atribuindo a eles o trabalho que eles precisam concluir, em vez de ditar as horas que você deseja que eles trabalhem. Isso provavelmente melhorará a qualidade do trabalho deles, e você sempre poderá se manter atualizado por meio dessas ferramentas úteis de gerenciamento de projetos!

O mesmo vale para o ambiente de trabalho. Algumas pessoas florescem trocando ideias em um escritório, outras gostam de se esconder em seu próprio espaço privado, enquanto algumas gostam do burburinho e do anonimato de trabalhar em uma cafeteria. Dar às pessoas a liberdade de escolher o ambiente que é melhor para elas pode ter excelentes resultados.

8. Incentive feedback construtivo

Se você deseja produzir uma obra-prima de design, precisa convidar comentários construtivos. Todos os membros de sua equipe devem se sentir confiantes para expressar sua opinião honesta sobre o design. Se eles se preocupam em perturbar os sentimentos de alguém ou sentem que sua opinião não é importante, você pode acabar perdendo algo crucial e o moral da equipe cairá se as pessoas não sentirem que sua opinião é digna.

Da mesma forma, lembre-se de perguntar ao cliente o que ele pensa em etapas importantes do projeto. Isso permite identificar quaisquer possíveis problemas e corrigi-los antes que eles se tornem muito caros e difíceis de desembaraçar.

O feedback bem-sucedido é respeitar as opiniões dos outros e discutir abertamente o que está e o que não está funcionando. Quem sabe, essa discussão pode desencadear uma sessão de brainstorming que resulta em uma ideia genial!

9. Forneça um pouco de suporte extra

Finalmente, uma vez que você assinou o projeto e o entregou ao seu cliente, não basta enviar uma fatura final e ir embora. Esteja lá para oferecer suporte, veja se há algum problema ou imperfeição que precise ser resolvido e verifique se o cliente está satisfeito.

Algumas semanas depois, faça o acompanhamento com uma ligação ou e-mail para ver como as coisas estão indo e se eles precisam de mais alguma coisa de você. Entregar um ótimo projeto e mostrar que você se preocupa com as necessidades deles é uma excelente maneira de incentivar a repetição de negócios.

Você tem alguma dica para gerenciar um projeto criativo? Você pode adicionar algo à nossa lista? Conte-nos nos comentários abaixo.

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