9 conseils pour rester organisé et gérer avec succès un projet créatif

Quiconque travaille dans une industrie créative sait très bien que la créativité s'épanouit grâce à la flexibilité. Les équipes créatives s'épanouissent lorsqu'elles ont la liberté de jouer, d'expérimenter et d'explorer de nouvelles idées. Pour repousser les limites et tester les limites.

Cela peut causer des maux de tête aux chefs de projet des équipes créatives, dont le travail consiste à maintenir un projet dans les délais et à budgétiser. Alors comment maintenir la structure et l'organisation d'un projet créatif sans étouffer la créativité et la productivité de votre équipe ?

« Voici neuf conseils pour réussir la gestion d'un projet créatif. ”

1. Élaborez un plan de projet

La planification fait partie intégrante de tout projet, alors résistez à l'envie de plonger dès que vous recevez un nouveau brief. En gérant correctement l'étape de planification et de recherche, vous serez beaucoup mieux équipé pour maintenir le projet dans les délais, respecter le budget et produire votre meilleur travail pour le client.

Élaborez un plan en consultation avec votre client, déterminez les détails lors de vos premières rencontres et signez ensemble le plan convenu.

Votre plan doit inclure une vue d'ensemble du projet, comme les buts et les objectifs du projet, comment vous allez l'aborder, les besoins du public cible et les étapes clés, ce qui vous aidera à établir un calendrier réaliste. Incluez les rôles et responsabilités définis de toutes les personnes impliquées, le budget du projet et définissez les méthodes de communication convenues.

N'oubliez pas que les aspects d'un projet créatif sont susceptibles de changer au fur et à mesure de votre progression, mais cela vous donnera une excellente base au démarrage.

2. Utiliser un outil de gestion de projet

Le courrier électronique est un excellent outil, mais il peut devenir un peu lourd, surtout lorsque vous avez une grande équipe. Avez-vous copié les bonnes personnes ? Est-ce que tout le monde a accès aux mêmes informations ? Avez-vous pensé à transmettre les dernières mises à jour ? Et d'un autre côté, il n'y a rien de plus ennuyeux qu'une chaîne croissante de "répondez à tous" inutiles.

Laisser les gens dans l'ignorance d'une décision importante ou de l'état d'avancement du projet peut entraîner des retards critiques, ce qui peut à son tour agacer les clients. La meilleure façon de surmonter cela est d'utiliser un outil de gestion de projet.

Les outils de gestion de projet sont excellents. Ils vous permettent de créer des listes de tâches, d'attribuer des tâches à différents membres de l'équipe, de fixer des délais et de garder un œil sur les progrès. De plus, tous les documents importants sont au même endroit, sur la même mise à jour. De nombreux outils vous permettent également d'inviter le client dans la mêlée afin qu'il puisse également surveiller les progrès.

Il existe différents outils, chacun avec des avantages différents. Certains de mes favoris sont détaillés dans cet article.

3. Fixez des délais réalistes

Créer un calendrier réaliste pour le projet peut être un casse-tête, surtout si le client veut tout hier ! Bien que notre objectif soit de garder nos clients satisfaits, le simple fait d'accepter leurs demandes pour les garder à nos côtés ne finira que par des larmes.

La créativité peut être une chose délicate à démêler, et les équipes créatives ont besoin de temps pour jouer, esquisser des conceptions et réfléchir à des idées. Au lieu de forcer les équipes à respecter un délai serré – le meilleur moyen d'étouffer la créativité – expliquez à votre client comment fonctionne le processus créatif et n'acceptez qu'un délai qui est possible. Si votre client a un projet urgent avec un délai non négociable, soyez réaliste quant à ce que vous pouvez réaliser pendant cette période.

4. Communiquez régulièrement

Une communication régulière est la clé de tout projet créatif. Ne laissez pas aux membres de votre équipe le soin de courir après les délais et de vérifier les informations - utilisez votre outil de gestion de projet pour tenir tout le monde informé de l'avancement, informé de tout problème ou problème et informé de toute mise à jour.

Il en va de même pour votre client. Si vous disparaissez après avoir accepté le plan de projet et ne réapparaissez qu'une fois le travail terminé, ils peuvent découvrir à un stade tardif critique que le projet n'était pas tout à fait ce qu'ils avaient en tête.

5. Surveillez et révisez régulièrement

Vous souvenez-vous de ce grand plan que vous avez accepté au début ? Assurez-vous de vous y référer régulièrement tout au long du projet pour vérifier que tout se déroule comme prévu.

Les choses changent inévitablement à mesure que vous progressez, alors assurez-vous de rester flexible et de vous adapter en conséquence. Enregistrez tout changement dans un plan mis à jour et convenez-en avec votre client. De cette façon, ils n'auront pas de mauvaises surprises lorsque vous facturerez les travaux supplémentaires qu'ils ont demandés.

S'ils ajoutent une partie du travail au projet, assurez-vous que vous disposez des ressources nécessaires pour le gérer efficacement.

6. Résolvez rapidement tout problème

Les projets peuvent rencontrer des difficultés. Votre client peut ne pas être satisfait d'un aspect du travail, un membre de votre équipe peut faire une erreur coûteuse, ou quelque chose peut prendre plus de temps que prévu, poussant les choses considérablement au-delà du budget.

Si vous rencontrez un problème, n'essayez pas de le dissimuler. L'honnêteté est toujours la meilleure politique, même si cela signifie une conversation difficile ou deux.

Dans la mesure du possible, essayez de rencontrer votre client en personne pour discuter de tout problème en face à face. Expliquez toutes les décisions que vous avez prises, discutez des problèmes qu'ils ont et rappelez-vous de ne pas le prendre personnellement s'ils n'aiment pas quelque chose. Soyez ouvert et réceptif et déterminez les actions que vous pouvez entreprendre pour trouver une solution qui fonctionne pour tout le monde.

7. Soyez flexible avec les heures de travail et l'environnement

Tout le monde a son propre sweet spot quand il s'agit de créativité. Certains aiment se lever à l'aube et laisser libre cours à leur créativité avant que quiconque ne se lève, tandis que d'autres produisent leur meilleur travail au cœur de la nuit. Une chose est sûre : la créativité ne rentre pas dans un horaire régulier de 9h à 17h.

Pour contourner ce problème, dans la mesure du possible, donnez à votre équipe la possibilité de travailler au moment qui lui convient le mieux en leur attribuant le travail qu'ils doivent accomplir plutôt que de dicter les heures que vous souhaitez qu'ils travaillent. Cela est susceptible d'améliorer la qualité de leur travail, et vous pouvez toujours rester à jour via ces outils de gestion de projet utiles !

Il en va de même pour l'environnement de travail. Certaines personnes s'épanouissent en échangeant des idées dans un bureau, d'autres aiment se cacher dans leur propre espace privé, tandis que d'autres aiment le buzz et l'anonymat de travailler dans un café. Donner aux gens la liberté de choisir l'environnement qui leur convient le mieux peut avoir des résultats exceptionnels.

8. Encouragez les commentaires constructifs

Si vous souhaitez produire un chef-d'œuvre de conception, vous devez inviter des commentaires constructifs. Tous les membres de votre équipe doivent se sentir en confiance pour exprimer leur opinion honnête sur la conception. S'ils craignent de bouleverser les sentiments de quelqu'un ou pensent que leur opinion n'est pas importante, vous pourriez finir par manquer quelque chose de crucial et le moral de l'équipe chutera si les gens pensent que leur contribution n'est pas valable.

De même, n'oubliez pas de demander au client ce qu'il en pense aux étapes importantes du projet. Cela vous permet d'identifier les problèmes éventuels et de les corriger avant qu'ils ne deviennent trop coûteux et difficiles à démêler.

Une rétroaction réussie consiste à respecter les opinions des autres et à discuter ouvertement de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Qui sait, cette discussion pourrait déclencher une séance de remue-méninges qui déboucherait sur une idée de génie !

9. Fournissez un peu de soutien supplémentaire

Enfin, une fois que vous avez signé le projet et l'avez remis à votre client, ne vous contentez pas d'envoyer une facture finale et de vous en aller. Soyez là pour offrir de l'aide, voir s'il y a des problèmes ou des problèmes qui doivent être résolus et vérifier que le client est satisfait.

Quelques semaines plus tard, faites un suivi avec un appel ou un e-mail pour voir comment les choses se passent et s'ils ont besoin d'autre chose de votre part. Réaliser un excellent projet et montrer que vous vous souciez de leurs besoins est un excellent moyen d'encourager la fidélisation des clients.

Avez-vous des conseils pour gérer un projet créatif ? Pouvez-vous ajouter quelque chose à notre liste? Dites-nous dans les commentaires ci-dessous.

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