9 نصائح للبقاء منظمًا وإدارة مشروع إبداعي بنجاح

يعرف أي شخص يعمل في صناعة إبداعية جيدًا أن الإبداع يزدهر بالمرونة. تزدهر الفرق الإبداعية عندما تتمتع بحرية اللعب والتجربة واستكشاف الأفكار الجديدة. لدفع الحدود واختبار الحدود.

يمكن أن يسبب هذا صداعا لمديري المشاريع من الفرق الإبداعية ، التي تتمثل مهمتها في الحفاظ على المشروع في الموعد المحدد والميزانية. إذن كيف يمكنك الحفاظ على هيكل وتنظيم مشروع إبداعي دون خنق إبداع وإنتاجية فريقك؟

"فيما يلي تسع نصائح لإدارة مشروع إبداعي بنجاح. "

1. ارسم خطة المشروع

يعد التخطيط عنصرًا أساسيًا في أي مشروع ، لذا قاوم الرغبة في الغوص فور تلقيك موجزًا ​​جديدًا. من خلال إدارة مرحلة التخطيط والبحث بشكل صحيح ، ستكون أكثر استعدادًا للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد ، والميزانية ، وإنتاج أفضل أعمالك للعميل.

ضع خطة بالتشاور مع عميلك ، وحدد التفاصيل خلال اجتماعاتك الأولية ، وقم بالتوقيع معًا على الخطة المتفق عليها.

يجب أن تتضمن خطتك نظرة عامة على المشروع ، مثل أهداف المشروع وأهدافه ، وكيف ستتعامل معه ، واحتياجات الجمهور المستهدف ، والمعالم الرئيسية التي ستساعدك على رسم جدول زمني واقعي. قم بتضمين الأدوار والمسؤوليات المحددة لكل شخص معني ، وميزانية المشروع ، وحدد طرق الاتصال المتفق عليها.

تذكر ، من المرجح أن تتغير جوانب المشروع الإبداعي مع تقدمك ، ولكن هذا سيمنحك أساسًا رائعًا عند البدء.

2. استخدم أداة إدارة المشروع

يعد البريد الإلكتروني أداة رائعة ولكنها قد تصبح صعبة بعض الشيء ، خاصة عندما يكون لديك فريق كبير. هل قمت بنسخ الأشخاص المناسبين في؟ هل يمكن للجميع الوصول إلى نفس المعلومات؟ هل تذكرت تمرير آخر التحديثات؟ وعلى الجانب الآخر ، هناك القليل من الإزعاج أكثر من سلسلة متزايدة من "الرد على الكل" غير الضروري.

قد يتسبب ترك الأشخاص في جهل بشأن قرار مهم أو حالة المشروع في حدوث تأخيرات حرجة ، والتي بدورها يمكن أن تؤدي إلى إزعاج العملاء. أفضل طريقة للتغلب على هذا هو استخدام أداة إدارة المشروع.

أدوات إدارة المشروع ممتازة. تمكّنك من إنشاء قوائم المهام ، وتعيين المهام لأعضاء مختلفين في الفريق ، وتحديد المواعيد النهائية ، ومراقبة التقدم. بالإضافة إلى ذلك ، جميع المستندات المهمة موجودة في نفس المكان ، وفي نفس التحديث. تسمح لك العديد من الأدوات أيضًا بدعوة العميل إلى المعركة حتى يتمكن من مراقبة التقدم أيضًا.

هناك العديد من الأدوات ، ولكل منها فوائد مختلفة. بعض من مفضلاتي مفصلة في هذه المقالة.

3. تحديد مواعيد نهائية واقعية

يمكن أن يكون إنشاء جدول زمني واقعي للمشروع مصدر إزعاج ، خاصة إذا كان العميل يريد كل شيء بالأمس! في حين أن إسعاد العملاء هو هدفنا ، فإن الموافقة على مطالبهم لإبقائهم إلى جانبنا لن تنتهي إلا بالدموع.

يمكن أن يكون الإبداع أمرًا صعبًا لاستنباطه ، وتحتاج الفرق الإبداعية إلى وقت للعب ، ورسم التصاميم ، وطرح الأفكار. بدلاً من إجبار الفرق على الالتزام بموعد نهائي ضيق - أفضل طريقة لخنق الإبداع - اشرح لعميلك كيف تعمل العملية الإبداعية واتفق فقط على موعد نهائي ممكن. إذا كان لدى عميلك مشروع مستعجل بموعد نهائي غير قابل للتفاوض ، فكن واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه خلال ذلك الوقت.

4. التواصل بانتظام

التواصل المنتظم هو مفتاح أي مشروع إبداعي. لا تترك الأمر لأعضاء فريقك لمتابعة المواعيد النهائية والتحقق من المعلومات - استخدم أداة إدارة المشروع لإبقاء الجميع على اطلاع دائم بالتقدم المحرز ، وإعلامهم بأي مشاكل أو مشكلات ، وإعلامهم بأي تحديثات.

الشيء نفسه ينطبق على عميلك. إذا اختفت بعد موافقتك على خطة المشروع ولم تعاود الظهور إلا بمجرد اكتمال العمل ، فقد يكتشفون في مرحلة متأخرة حرجة أن المشروع لم يكن تمامًا كما كان يدور في خلدهم.

5. المراقبة والمراجعة بانتظام

تذكر خطة أولي الكبيرة التي وافقت عليها في البداية؟ تأكد من الرجوع إليها بانتظام خلال المشروع للتحقق من أن كل شيء يعمل كما هو مخطط له.

تتغير الأشياء حتمًا مع تقدمك ، لذا تأكد من بقائك مرنًا وتتكيف وفقًا لذلك. سجل أي تغييرات في خطة محدثة ووافق عليها مع عميلك. بهذه الطريقة لن يكون لديهم أي مفاجآت سيئة عندما تحاسب على العمل الإضافي الذي طلبوه.

إذا قاموا بإضافة جزء كبير من العمل إلى المشروع ، فتأكد من أن لديك الموارد المتاحة للتعامل معه بكفاءة.

6. حل أي مشاكل على الفور

يمكن أن تواجه المشاريع مشكلة. قد لا يكون عميلك سعيدًا بأحد جوانب العمل ، أو قد يرتكب أحد أعضاء فريقك خطأً مكلفًا ، أو قد يستغرق شيء ما وقتًا أطول مما كان متوقعًا ، مما يؤدي إلى تجاوز الميزانية بشكل كبير.

إذا واجهت عقبة ، فلا تحاول التستر عليها. الصدق هو دائمًا أفضل سياسة ، حتى لو كان ذلك يعني محادثة صعبة أو محادثتين.

حيثما كان ذلك ممكنًا ، حاول مقابلة عميلك شخصيًا للتحدث بشأن أي مشكلات وجهًا لوجه. اشرح أي قرارات اتخذتها ، وناقش أي مشاكل لديهم ، وتذكر ألا تأخذ الأمر على محمل شخصي إذا لم يعجبهم شيئًا ما. كن منفتحًا ومتقبلًا وحدد الإجراءات التي يمكنك اتخاذها للوصول إلى حل يناسب الجميع.

7. كن مرنا مع ساعات العمل والبيئة

لكل شخص مكانه الجميل عندما يتعلق الأمر بالإبداع. يحب البعض الاستيقاظ عند الفجر والسماح بتدفق عصائرهم الإبداعية قبل أن ينهض أي شخص آخر ، بينما ينتج البعض الآخر أفضل أعمالهم في جوف الليل. هناك شيء واحد مؤكد: الإبداع لا يتناسب مع جدول منتظم من 9 إلى 5.

للتغلب على هذا ، عندما يكون ذلك ممكنًا ، امنح فريقك المرونة للعمل في الوقت المناسب لهم من خلال تكليفهم بالعمل الذي يحتاجون إليه لإكماله بدلاً من إملاء الساعات التي تريدهم أن يعملوا بها. من المحتمل أن يؤدي ذلك إلى تحسين جودة عملهم ، ويمكنك دائمًا البقاء على اطلاع دائم من خلال أدوات إدارة المشروع المفيدة هذه!

الشيء نفسه ينطبق على بيئة العمل. يزدهر بعض الأشخاص في ارتداد الأفكار عن بعضهم البعض في المكتب ، بينما يحب البعض الآخر الاختباء في مساحاتهم الخاصة ، بينما يحب البعض ضجة العمل في المقهى وعدم الكشف عن هويته. يمكن أن يؤدي منح الأشخاص حرية اختيار البيئة الأفضل لهم إلى نتائج باهرة.

8. تشجيع الملاحظات البناءة

إذا كنت ترغب في إنتاج تحفة تصميمية ، فعليك دعوة ملاحظات بناءة. يجب أن يشعر جميع أعضاء فريقك بالثقة في التعبير عن آرائهم الصادقة حول التصميم. إذا كانوا قلقين بشأن إزعاج مشاعر شخص ما أو شعروا أن رأيهم ليس مهمًا ، فقد ينتهي بك الأمر بفقدان شيء حاسم وستنخفض الروح المعنوية في الفريق إذا لم يشعر الناس أن مدخلاتهم تستحق.

وبالمثل ، تذكر أن تسأل العميل عن رأيه في المراحل المهمة من المشروع. يتيح لك ذلك تحديد أي مشكلات محتملة وتصحيحها قبل أن تصبح مكلفة للغاية وغير عملية لفكها.

تتعلق الملاحظات الناجحة باحترام آراء الآخرين والمناقشة الصريحة لما ينجح وما لا ينجح. من يدري ، يمكن أن تثير هذه المناقشة جلسة عصف ذهني ينتج عنها فكرة عبقرية!

9. تقديم القليل من الدعم الإضافي

أخيرًا ، بمجرد توقيعك على المشروع وتسليمه إلى عميلك ، لا ترسل ببساطة فاتورة نهائية وانطلق بعيدًا. كن متواجدًا لتقديم الدعم ، ومعرفة ما إذا كانت هناك أي مشكلات أو اهتزازات تحتاج إلى تسوية ، وتحقق من أن العميل سعيد.

بعد أسابيع قليلة ، تابع الأمر بمكالمة أو بريد إلكتروني لترى كيف تسير الأمور وما إذا كانوا بحاجة إلى أي شيء آخر منك. يعد تقديم مشروع رائع وإظهار اهتمامك باحتياجاتهم طريقة ممتازة لتشجيع تكرار الأعمال.

هل لديك أي نصائح لإدارة مشروع إبداعي؟ هل يمكنك إضافة أي شيء إلى قائمتنا؟ اخبرنا في التعليقات أدناه.

إذا وجدت هذا مفيدًا ، فجرّب إحدى مقالات الأعمال التالية:

• لماذا يحتاج المصممون إلى نظام إدارة المشاريع
• دليل لتسويق المحتوى لمصممي الويب
• 6 نصائح لتحديد أسعار تنافسية