9 советов, как оставаться организованным и успешно управлять творческим проектом

Любой, кто работает в творческой индустрии, слишком хорошо знает, что креативность процветает благодаря гибкости. Творческие команды расцветают, когда у них есть свобода играть, экспериментировать и исследовать новые идеи. Чтобы раздвинуть границы и проверить пределы.

Это может вызвать головную боль у менеджеров проектов творческих команд, чья работа заключается в том, чтобы проект выполнялся в соответствии с графиком и бюджетом. Так как же сохранить структуру и организацию творческого проекта, не подавляя творческий потенциал и продуктивность вашей команды?

«Вот девять советов по успешному управлению творческим проектом. ”

1. Составьте план проекта

Планирование — неотъемлемый элемент любого проекта, поэтому не поддавайтесь искушению погрузиться в него, как только вы получите новый бриф. Правильно управляя этапами планирования и исследования, вы будете гораздо лучше подготовлены к тому, чтобы удерживать проект в соответствии с графиком, в рамках бюджета и выполнять свою лучшую работу для клиента.

Составьте план в консультации с вашим клиентом, определив детали во время ваших первых встреч, и подпишите согласованный план вместе.

Ваш план должен включать в себя обзор проекта, например цели и задачи проекта, то, как вы собираетесь его решать, потребности целевой аудитории и ключевые этапы, которые помогут вам составить реалистичный график. Включите определенные роли и обязанности всех участников, бюджет проекта и изложите согласованные методы коммуникации.

Помните, что аспекты творческого проекта, скорее всего, изменятся по мере вашего продвижения, но это даст вам отличную основу, когда вы начнете.

2. Используйте инструмент управления проектами

Электронная почта — отличный инструмент, но он может стать немного громоздким, особенно если у вас большая команда. Вы скопировали нужных людей? Все ли имеют доступ к одной и той же информации? Вы не забыли передать последние обновления? И, с другой стороны, раздражает немного больше, чем растущая цепочка ненужных «ответить всем».

Если оставить людей в неведении относительно важного решения или статуса проекта, это может привести к критическим задержкам, что, в свою очередь, может привести к раздражению клиентов. Лучший способ преодолеть это — использовать инструмент управления проектами.

Инструменты управления проектами превосходны. Они позволяют создавать списки задач, назначать задачи разным членам команды, устанавливать сроки и следить за прогрессом. Кроме того, все важные документы находятся в одном месте, в одном обновлении. Многие инструменты также позволяют вам пригласить клиента в бой, чтобы он тоже мог следить за прогрессом.

Существуют различные инструменты, каждый со своими преимуществами. Некоторые из моих фаворитов подробно описаны в этой статье.

3. Установите реалистичные сроки

Создание реалистичного графика проекта может стать головной болью, особенно если клиент хочет, чтобы все было еще вчера! Наша цель — сделать так, чтобы клиенты были довольны, но простое согласие на их требования удержать их на нашей стороне закончится только плачевно.

Креативность может быть сложной задачей, и творческим командам нужно время, чтобы поиграть, набросать эскизы и обсудить идеи. Вместо того, чтобы заставлять команды укладываться в сжатые сроки — лучший способ задушить творчество — объясните своему клиенту, как работает творческий процесс, и соглашайтесь только на возможный крайний срок. Если у вашего клиента есть срочный проект с не подлежащим обсуждению крайним сроком, будьте реалистичны в отношении того, чего вы можете достичь за это время.

4. Общайтесь регулярно

Регулярное общение является ключом к любому творческому проекту. Не оставляйте членов вашей команды за соблюдением сроков и проверкой информации — используйте свой инструмент управления проектами, чтобы информировать всех о прогрессе, уведомлять о любых проблемах или проблемах и информировать о любых обновлениях.

То же самое касается вашего клиента. Если вы исчезнете после того, как согласитесь с планом проекта, и снова появитесь только после того, как работа будет завершена, они могут обнаружить на критической поздней стадии, что проект был не совсем тем, что они имели в виду.

5. Регулярно контролируйте и пересматривайте

Помните тот большой план, на который вы согласились в самом начале? Убедитесь, что вы регулярно обращаетесь к нему на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что все работает, как запланировано.

Вещи неизбежно меняются по мере вашего продвижения, поэтому убедитесь, что вы сохраняете гибкость и адаптируетесь соответствующим образом. Зафиксируйте любые изменения в обновленном плане и согласуйте их с вашим клиентом. Таким образом, у них не будет неприятных сюрпризов, когда вы возьмете плату за дополнительную работу, которую они запросили.

Если они добавляют к проекту часть работы, убедитесь, что у вас есть доступные ресурсы для ее эффективного выполнения.

6. Оперативно решать любые вопросы

Проекты могут столкнуться с проблемами. Ваш клиент может быть недоволен каким-то аспектом работы, кто-то из вашей команды может совершить дорогостоящую ошибку, или что-то может отнять больше времени, чем ожидалось, что резко превысит бюджет.

Если вы встретите заминку, не пытайтесь ее скрыть. Честность всегда лучшая политика, даже если это означает парочку трудных разговоров.

По возможности постарайтесь встретиться с вашим клиентом лично, чтобы обсудить любые вопросы с глазу на глаз. Объясните любые решения, которые вы приняли, обсудите любые проблемы, которые у них есть, и помните, что не следует принимать это на свой счет, если им что-то не нравится. Будьте открыты и восприимчивы и определите действия, которые вы можете предпринять, чтобы найти решение, которое устроит всех.

7. Будьте гибкими в отношении рабочего времени и среды

У каждого есть свое любимое место, когда дело доходит до творчества. Некоторым нравится вставать на рассвете и давать волю своему творчеству прежде, чем проснутся остальные, в то время как другие создают свои лучшие работы глубокой ночью. Одно можно сказать наверняка: творчество не вписывается в обычный график с 9 до 5.

Чтобы обойти это, по возможности дайте вашей команде возможность работать в удобное для них время, назначая им работу, которую они должны выполнить, а не диктуя часы, которые вы хотите, чтобы они работали. Это, вероятно, повысит качество их работы, и вы всегда сможете оставаться в курсе событий с помощью этих полезных инструментов управления проектами!

То же самое касается рабочей среды. Некоторые люди процветают, обмениваясь идеями друг с другом в офисе, другим нравится прятаться в своем личном пространстве, а некоторым нравится шум и анонимность работы в кофейне. Предоставление людям свободы выбора наиболее подходящей для них среды может дать выдающиеся результаты.

8. Поощряйте конструктивную обратную связь

Если вы хотите создать шедевр дизайна, вы должны предлагать конструктивную обратную связь. Все члены вашей команды должны чувствовать себя уверенно, выражая свое честное мнение о дизайне. Если они беспокоятся о том, чтобы расстроить чьи-то чувства, или считают, что их мнение не имеет значения, вы можете в конечном итоге упустить что-то важное, и моральный дух в команде упадет, если люди не сочтут их вклад достойным.

Точно так же не забывайте спрашивать клиента, что он думает на важных этапах проекта. Это позволяет вам выявлять любые возможные проблемы и устранять их до того, как они станут слишком дорогостоящими и громоздкими для решения.

Успешная обратная связь заключается в уважении чужого мнения и открытом обсуждении того, что работает, а что нет. Кто знает, эта дискуссия может спровоцировать мозговой штурм, результатом которого станет гениальная идея!

9. Обеспечьте небольшую дополнительную поддержку

Наконец, после того, как вы подписали проект и передали его своему клиенту, не нужно просто отправлять окончательный счет и уходить. Будьте там, чтобы предложить поддержку, посмотреть, есть ли какие-либо проблемы или недочеты, которые нужно сгладить, и убедиться, что клиент доволен.

Через несколько недель позвоните или отправьте электронное письмо, чтобы узнать, как идут дела и не нужно ли им что-то еще от вас. Выполнение отличного проекта и демонстрация того, что вы заботитесь об их потребностях, — отличный способ стимулировать повторные сделки.

Есть ли у вас какие-либо советы по управлению творческим проектом? Вы можете что-нибудь добавить к нашему списку? Расскажите нам в комментариях ниже.

Если вы нашли это полезным, попробуйте одну из этих статей о бизнесе:

• Зачем дизайнерам нужна система управления проектами
• Руководство по контент-маркетингу для веб-дизайнеров
• 6 советов по установлению конкурентоспособных цен