Yaratıcı bir projeyi organize etmek ve başarılı bir şekilde yönetmek için 9 ipucu

Yaratıcı bir endüstride çalışan herkes, yaratıcılığın esneklik üzerinde geliştiğini çok iyi bilir. Yaratıcı ekipler, oynama, deneme ve yeni fikirleri keşfetme özgürlüğüne sahip olduklarında gelişir. Sınırları zorlamak ve sınırları test etmek.

Bu, işi bir projeyi programa ve bütçeye uygun tutmak olan yaratıcı ekiplerin proje yöneticileri için bir baş ağrısına neden olabilir. Peki, ekibinizin yaratıcılığını ve üretkenliğini boğmadan yaratıcı bir projenin yapısını ve organizasyonunu nasıl sürdürebilirsiniz?

“Yaratıcı bir projeyi başarılı bir şekilde yönetmek için dokuz ipucu. ”

1. Bir proje planı hazırlayın

Planlama, herhangi bir projenin ayrılmaz bir unsurudur, bu nedenle yeni bir brief alır almaz hemen konuya girme dürtüsüne karşı koyun. Planlama ve araştırma aşamasını doğru bir şekilde yöneterek, projeyi programa, bütçeye uygun tutmak ve müşteri için en iyi çalışmanızı üretmek için çok daha donanımlı olacaksınız.

Müşterinizle istişare ederek, ayrıntıları ilk toplantılarınızda belirleyerek bir plan yapın ve üzerinde anlaşmaya varılan planı birlikte imzalayın.

Planınız, projenin amaçları ve hedefleri, bununla nasıl başa çıkacağınız, hedef kitlenin ihtiyaçları ve gerçekçi bir zaman çizelgesi çizmenize yardımcı olacak kilit kilometre taşları gibi projeye genel bir bakış içermelidir. İlgili herkesin tanımlanmış rollerini ve sorumluluklarını, proje bütçesini dahil edin ve üzerinde anlaşmaya varılan iletişim yöntemlerini belirleyin.

Unutmayın, yaratıcı bir projenin yönleri siz ilerledikçe değişebilir, ancak bu, başladığınızda size harika bir temel sağlayacaktır.

2. Bir proje yönetimi aracı kullanın

E-posta harika bir araçtır, ancak özellikle büyük bir ekibiniz olduğunda biraz hantallaşabilir. Doğru kişileri kopyaladınız mı? Herkesin aynı bilgiye erişimi var mı? En son güncellemeleri aktarmayı hatırladınız mı? Öte yandan, artan gereksiz "tümünü yanıtla" zincirinden biraz daha sinir bozucu bir şey var.

İnsanları önemli bir karar veya proje durumu hakkında karanlıkta bırakmak, kritik aksaklıklara neden olabilir ve bu da müşterilerin sinirlenmesine neden olabilir. Bunu aşmanın en iyi yolu bir proje yönetim aracı kullanmaktır.

Proje yönetim araçları mükemmeldir. Görev listeleri oluşturmanıza, farklı ekip üyelerine görevler atamanıza, son tarihler belirlemenize ve ilerlemeyi izlemenize olanak tanır. Ayrıca, tüm önemli belgeler aynı yerde, aynı güncellemede. Birçok araç, müşteriyi de ilerlemeye göz kulak olabilmeleri için mücadeleye davet etmenize olanak tanır.

Her biri farklı faydalara sahip çeşitli araçlar vardır. Favorilerimden bazıları bu makalede ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

3. Gerçekçi son tarihler belirleyin

Proje için gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturmak, özellikle müşteri her şeyi dün istiyorsa, baş ağrısı olabilir! Müşterilerimizi mutlu etmek bizim amacımız olsa da, onları bizim tarafımızda tutma taleplerini kabul etmek sadece gözyaşlarıyla sonuçlanacaktır.

Yaratıcılık, anlaşılması zor bir şey olabilir ve yaratıcı ekiplerin oynamak, tasarımlar tasarlamak ve beyin fırtınası yapmak için zamana ihtiyacı vardır. Ekipleri, yaratıcılığı bastırmanın en iyi yolu olan sıkı bir teslim tarihini karşılamaya zorlamak yerine, müşterinize yaratıcı sürecin nasıl çalıştığını açıklayın ve yalnızca mümkün olan bir son teslim tarihini kabul edin. Müşterinizin, üzerinde anlaşmaya varılamayan bir son teslim tarihi olan acele bir projesi varsa, bu süre zarfında neler başarabileceğiniz konusunda gerçekçi olun.

4. Düzenli olarak iletişim kurun

Düzenli iletişim, herhangi bir yaratıcı projenin anahtarıdır. Son teslim tarihlerini takip etmeyi ve bilgileri doğrulamayı ekip üyelerinize bırakmayın – ilerleme hakkında herkesi bilgilendirmek, herhangi bir sorun veya sorun hakkında bilgilendirilmek ve herhangi bir güncelleme hakkında bilgi vermek için proje yönetimi aracınızı kullanın.

Aynı şey müşteriniz için de geçerli. Proje planını kabul ettikten sonra ortadan kaybolursanız ve yalnızca iş tamamlandıktan sonra yeniden ortaya çıkarsanız, kritik bir geç aşamada projenin tam olarak akıllarındaki gibi olmadığını keşfedebilirler.

5. Düzenli olarak izleyin ve gözden geçirin

Başta kabul ettiğiniz o büyük ole planını hatırlıyor musunuz? Her şeyin planlandığı gibi çalıştığını kontrol etmek için proje boyunca düzenli olarak ona başvurduğunuzdan emin olun.

Siz ilerledikçe işler kaçınılmaz olarak değişir, bu nedenle esnek kaldığınızdan ve buna göre uyum sağladığınızdan emin olun. Herhangi bir değişikliği güncellenmiş bir plana kaydedin ve müşterinizle anlaşın. Bu şekilde, talep ettikleri ek iş için ücret aldığınızda kötü sürprizlerle karşılaşmazlar.

Projeye bir parça iş eklerlerse, bununla verimli bir şekilde başa çıkmak için mevcut kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun.

6. Herhangi bir sorunu derhal çözün

Projeler sorun yaşayabilir. Müşteriniz işin bir yönünden memnun olmayabilir, ekibinizden biri maliyetli bir hata yapabilir veya bir şeyler beklenenden daha fazla zaman alabilir ve işleri büyük ölçüde bütçeyi aşabilir.

Bir aksaklıkla karşılaşırsanız, örtbas etmeye çalışmayın. Dürüstlük her zaman en iyi politikadır, bir veya iki zorlu konuşma anlamına gelse bile.

Mümkünse, herhangi bir konuyu yüz yüze konuşmak için müşterinizle yüz yüze görüşmeye çalışın. Verdiğiniz kararları açıklayın, sahip oldukları sorunları tartışın ve beğenmedikleri bir şeyi kişisel olarak almamayı unutmayın. Açık ve anlayışlı olun ve herkes için işe yarayan bir çözüme ulaşmak için atabileceğiniz adımları belirleyin.

7. Çalışma saatleri ve ortamı konusunda esnek olun

Yaratıcılık söz konusu olduğunda herkesin kendi tatlı noktası vardır. Bazıları şafakta kalkmayı ve herkes uyanmadan yaratıcı enerjilerinin akmasına izin vermeyi severken, diğerleri en iyi eserlerini gecenin köründe üretir. Kesin olan bir şey var: yaratıcılık normal bir 9'dan 5'e programa uymuyor.

Bunu aşmak için, mümkün olduğunda, çalışmalarını istediğiniz saatleri dikte etmek yerine tamamlamaları gereken işi atayarak ekibinize kendileri için en iyi olan zamanda çalışma esnekliği verin. Bu muhtemelen onların çalışmalarının kalitesini artıracaktır ve bu faydalı proje yönetimi araçlarıyla her zaman güncel kalabilirsiniz!

Aynı şey çalışma ortamı için de geçerli. Bazı insanlar bir ofiste birbirinden sıçrayan fikirler geliştirir, diğerleri kendi özel alanlarında saklanmayı sever, bazıları ise bir kafede çalışmanın vızıltısını ve anonimliğini sever. İnsanlara kendileri için en iyi olan ortamı seçme özgürlüğü vermek olağanüstü sonuçlar doğurabilir.

8. Yapıcı geri bildirimi teşvik edin

Bir tasarım şaheseri yaratmak istiyorsanız, yapıcı geri bildirimleri davet etmelisiniz. Ekibinizin tüm üyeleri, tasarım hakkında dürüst görüşlerini ifade etme konusunda kendilerini güvende hissetmelidir. Birinin duygularını üzmekten endişe duyarlarsa veya fikirlerinin önemli olmadığını düşünürlerse, çok önemli bir şeyi kaçırabilirsiniz ve insanlar katkılarının değerli olduğunu düşünmezlerse takımdaki moral düşer.

Aynı şekilde, projenin önemli aşamalarında müşteriye ne düşündüğünü sormayı unutmayın. Bu, olası sorunları belirlemenize ve çözülemeyecek kadar maliyetli ve hantal hale gelmeden önce bunları düzeltmenize olanak tanır.

Başarılı geribildirim, başkalarının görüşlerine saygı duymak ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığını açıkça tartışmakla ilgilidir. Kim bilir, bu tartışma dahiyane bir fikirle sonuçlanan bir beyin fırtınası oturumunu ateşleyebilir!

9. Biraz fazladan destek sağlayın

Son olarak, projeyi imzalayıp müşterinize teslim ettikten sonra, son bir fatura gönderip çekip gitmeyin. Destek sunmak için orada olun, düzeltilmesi gereken herhangi bir sorun veya sorun olup olmadığına bakın ve müşterinin mutlu olup olmadığını kontrol edin.

Birkaç hafta sonra, işlerin nasıl gittiğini ve sizden başka bir şeye ihtiyaçları olup olmadığını görmek için bir arama veya e-posta ile takip edin. Harika bir proje sunmak ve onların ihtiyaçlarını önemsediğinizi göstermek, tekrarlanan işleri teşvik etmenin mükemmel bir yoludur.

Yaratıcı bir projeyi yönetmek için herhangi bir ipucunuz var mı? Listemize bir şey ekleyebilir misiniz? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin.

Bunu faydalı bulduysanız, şu iş makalelerinden birini deneyin:

• Tasarımcılar neden bir proje yönetim sistemine ihtiyaç duyar?
• Web tasarımcıları için içerik pazarlama rehberi
• Rekabetçi fiyatlandırma oluşturmak için 6 ipucu