การตั้งวาระ: 7 เคล็ดลับสำหรับวาระการประชุมที่สมบูรณ์แบบ

จาก การประชุม 55 ล้าน ครั้งต่อวัน มีเพียงครึ่งเดียวเท่านั้นที่บรรลุเป้าหมาย ด้วยผู้นำการประชุมที่ได้รับการฝึกอบรมเพียง 20% มีช่องว่างความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นในการประชุมที่องค์กรส่วนใหญ่ไม่ประเมินผลกระทบของการประชุม

แม้ว่าวาระการประชุมจะกำหนดทิศทางของการประชุม แต่ก็ยังมีอะไรอีกมากที่ต้องทำในด้านความเป็นผู้นำและการจัดการการประชุมเพื่อการประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพ – สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเตรียมการ

โพสต์นี้จะแสดงเคล็ดลับอันล้ำค่าสำหรับการกำหนดวาระการประชุมพร้อมตัวอย่างวาระการประชุม อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าธุรกิจต่างๆ มั่นใจได้อย่างไรว่าการประชุมของพวกเขามีประสิทธิผล มีสมาธิสูง และภายในเวลาที่กำหนด

คุณค่าของการตั้งวาระ

การกำหนดวาระหมายถึงการกำหนดหรือระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม ประเด็นการอภิปราย ระยะเวลา ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และบุคคลที่รับผิดชอบประเด็นการอภิปราย การเตรียมตัวสำหรับการประชุมคณะกรรมการจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพรวมระดับสูงของวัตถุประสงค์และการดำเนินการของการประชุม

ผู้เชี่ยวชาญเตรียมและวางแผนการประชุมโดยกำหนดวาระการประชุม วาระการประชุมทีมจะแสดงให้ผู้เข้าร่วมเห็นถึงหัวข้อวาระ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง และกรอบเวลา ทำให้ทุกคนสามารถเตรียมประเด็นการสนทนาไว้ล่วงหน้าและยึดติดกับหัวข้อการสนทนาได้

อันที่จริง ผู้เข้าร่วมประชุม 64% เชื่อว่าวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้พวกเขาตื่นเต้นกับการประชุมคือการวางแผนอย่างดี แต่จากการวิจัยเดียวกันพบว่าคนรุ่นใหม่ชอบทานอาหารกลางวันฟรี

สิ่งที่คุณควรรวม?

ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญที่ควรปรากฏในวาระการประชุมของคุณเสมอ:

• วัตถุประสงค์
• รายชื่อหัวข้อและช่วงเวลา
• ผู้นำการอภิปราย
• สถานที่/แพลตฟอร์ม

คุณยังสามารถรวมกระบวนการในการจัดการประเด็นการสนทนาโดยแบ่งเวลาที่จัดสรรเป็นส่วนเวลาที่สั้นลง ตัวอย่างเช่น เมื่อพูดถึง "เราจะเพิ่มกลยุทธ์การขายสูงสุดของเราได้อย่างไร" คุณสามารถเขียนกระบวนการเช่น:

• รายการโอกาส – 5 นาที
• วิเคราะห์โอกาสที่คุ้มค่าการลงทุน – 10 นาที
• รายการท้าทาย – 5 นาที
• เสนอวิธีแก้ปัญหา – 5 นาที

โดยรวมแล้ว รายการวาระของคุณจะขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่คุณจะมี

เคล็ดลับเจ็ดประการในวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

1. ระบุหัวข้อเดียวที่เกี่ยวข้อง

การประชุมที่เน้นเรื่องเฉพาะเจาะจงประเด็นหนึ่ง คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการจัดการประชุมที่กล่าวถึงสองหัวข้อที่แตกต่างกัน เช่น การเพิ่มยอดขายและการเพิ่มประสิทธิภาพการตลาดภายในการประชุมเดียวกัน

ได้แยกการประชุมเหล่านั้นเพื่อให้มีสมาธิและมีความหมายมากขึ้นสำหรับทีมที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องในแต่ละวัตถุประสงค์หรือไม่?

นอกจากนี้ให้สมาชิกในทีมเลือกว่าจะเข้าร่วมประชุมหรือไม่ พวกเขาอาจตัดสินใจไม่เข้าร่วมเพียงเพราะไม่มีอะไรจะเพิ่มเติมในการประชุมหรือเพราะตารางงานเต็ม

ด้วย การแชร์ลิงก์การประชุมของคุณ ผ่าน Appointlet คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาในการเชิญสมาชิกในทีมที่ไม่พร้อมสำหรับการประชุมของคุณ Appointlet จะตรวจสอบตารางเวลาของทีมคุณโดยอัตโนมัติเพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุม

นอกจากนั้น คุณลักษณะการอนุมัติด้วยตนเองยังปกป้องคุณและปฏิทินของทีมจากการประชุมที่ไม่ต้องการกับบุคคลที่ไม่ผ่านการรับรอง

การประชุมที่เน้นเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมที่จะมีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจจะช่วยแก้ปัญหาต่อไปนี้ในการประชุม:

• สมาชิกในทีมที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุมเนื่องจากประเด็นการสนทนาไม่ส่งผลกระทบต่อพวกเขา สมาชิกเหล่านี้จะเข้าร่วมงานอื่นๆ ที่มีความหมายได้ดีกว่า
• นอกเรื่องเพราะวาระครอบคลุมวัตถุประสงค์กว้างๆ ผลที่ได้คือเสียเวลามากเกินไปและการประชุมที่ไม่ก่อผล

จากการสำรวจผู้จัดการอาวุโส 182 คนพบว่า 71% รู้สึกว่าการประชุมของพวกเขาไม่ได้ผล และ 65% บอกว่าพวกเขาน่าจะทำงานของตัวเองได้ดีขึ้น

เสียงคุ้นเคย?

ทุกคนที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมควรมีประเด็นการอภิปรายและประเด็นการดำเนินการที่เป็นไปได้ (เช่น แนวทางแก้ไข) การประชุมจะเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมเหล่านี้เพื่อประเมินจุดและจุดดำเนินการ แทนที่จะทำวิจัยตั้งแต่เริ่มต้น

แนวคิดดังกล่าวนำพาเราไปสู่แง่มุมที่สำคัญต่อไปของวาระการประชุมที่สมบูรณ์แบบ

2. ให้ทีมงานคิดประเด็นสนทนา

แทนที่จะเลือกประเด็นจากมุมมองของคุณ ให้ทีมพัฒนารายการที่พวกเขาคิดว่าสำคัญและควรค่าแก่การพูดคุย ซึ่งช่วยให้สมาชิกสร้างขั้นตอนการประชุมและรู้สึกเป็นเจ้าของบทบาทของตนได้มากขึ้น ในฐานะผู้นำการประชุม งานของคุณคือการกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและอำนวยความสะดวกในการประชุม

วิธีที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาประเด็นของวาระการประชุมคือการแชร์เอกสารการทำงานร่วมกัน เช่น Google Docs หรือ Microsoft OneNote ทุกคนควรสามารถแก้ไข ตรวจทาน และแสดงความคิดเห็นได้ เมื่อคุณส่งอีเมลถึงทีมที่คุณจะมีการประชุมในหนึ่งสัปดาห์และวัตถุประสงค์ของการประชุม คุณจะต้องใส่ลิงก์ไปยังเอกสารในอีเมล

แต่คุณจะรวมอะไรไว้ในเอกสารการทำงานร่วมกัน และคุณจะแนะนำคำแนะนำของสมาชิกในทีมอย่างไร

ลองดูว่าในส่วนต่อไปนี้

3. ใช้วิธี 4×4 เพื่อจัดโครงสร้างหัวข้อสนทนา

วิธีสี่ต่อสี่เป็นกรอบสำหรับชี้นำวัตถุประสงค์ของการประชุม

นี่คือสิ่งที่ดูเหมือน:

• สี่สิ่งที่ทีมทำสำเร็จตั้งแต่นัดที่แล้ว
• ความท้าทายหรือบล็อคที่ทีมต้องเผชิญเมื่อทำภารกิจสำเร็จ
• สี่สิ่งที่ทีมสามารถทำได้ก่อนการประชุมครั้งต่อไป
• ตัวบล็อกที่เป็นไปได้สำหรับงานในอนาคตเหล่านี้

การติดตามผลการประชุมครั้งล่าสุดช่วยให้ทีมรับผิดชอบต่องานที่พวกเขาทำขึ้นจากการประชุม มิฉะนั้นจะรู้สึกว่าไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงหลังการประชุมหรือเป็นการเสียเวลาเปล่า

ฉันจะยกตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง: สมมติว่าคุณมีร้านอีคอมเมิร์ซบน Shopify ที่คุณขายสินค้าออนไลน์และต้องการ เพิ่มยอดขาย 100,000 ดอลลาร์ ดังนั้น วัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อกำหนดวิธีเพิ่มยอดขาย 100,00 ดอลลาร์ แต่คุณอาจมีเป้าหมายการขาย 70,000 ดอลลาร์ในการประชุมครั้งล่าสุด

การใช้เฟรมเวิร์ก 4×4 เราจะมีดังต่อไปนี้:

1. สี่สิ่งที่ทีมทำสำเร็จตั้งแต่นัดที่แล้ว
   1. เพิ่มยอดขายให้กับลูกค้า 1,000 ราย ซึ่งส่งผลให้มียอดขาย 30,000 เหรียญ
   2. Cross-sell ให้กับลูกค้า 600 ราย ซึ่งส่งผลให้มียอดขาย 20,000 เหรียญสหรัฐ
   3. กำหนดเป้าหมายผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ 5,000 รายซึ่งส่งผลให้มียอดขาย 1,000 เหรียญ
   4. ส่งแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
2. ความท้าทายหรือบล็อคที่ทีมต้องเผชิญเมื่อทำภารกิจสำเร็จ
   1. อัตราการตอบกลับ 30% จากแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
   2. ผู้เข้าชมเว็บไซต์ที่มีการกำหนดเป้าหมายใหม่มากกว่า 4,000 รายไม่ได้ทำให้เกิด Conversion เป็นต้น
3. สี่สิ่งที่ทีมสามารถทำได้ก่อนการประชุมครั้งต่อไป (เช่น หลังการประชุมที่คุณวางแผน) นี่คือที่ที่คุณวางเป้าหมายที่คุณจะหารือในการประชุม
   1. เพิ่มยอดขายลูกค้า 2,000 รายเพื่อรับยอดขาย 60,000 เหรียญ
   2. ข้ามการขายไปที่ 1,200 เพื่อรับยอดขาย $40,000
   3. กำหนดเป้าหมายผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ 10,000 รายอีกครั้งเพื่อรับยอดขาย $2,000
   4. สร้างกลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลที่ปรับปรุงด้วย เครื่องมือทางการตลาดสำหรับ Shopify
4. ตัวบล็อกที่เป็นไปได้สำหรับงานในอนาคตเหล่านี้
   1. ขาดความเชี่ยวชาญในแคมเปญกำหนดเป้าหมายอีเมลใหม่
   2. ฐานข้อมูลลูกค้าที่จำกัด

คุณสามารถจดบันทึกความสำเร็จสี่ครั้งก่อนหน้านี้และสี่เป้าหมายในเอกสารที่แชร์ของคุณ จากนั้นให้ทีมกรอกความท้าทายและจุดดำเนินการที่เป็นไปได้

สิ่งนี้ทำให้ผมรู้ว่าคุณควรจัดโครงสร้างคำถามเหล่านี้ในวาระของคุณอย่างไร

4. ออกแบบคำถามเฉพาะและท้าทาย

การ ศึกษาการประชุมประจำสัปดาห์ของบริษัทแห่งหนึ่ง พบว่าทีมต่างๆ รู้สึกว่าวาระที่คลุมเครือทำให้การประชุมเสียเวลา ระเบียบวาระที่คลุมเครือคือสิ่งต่างๆ เช่น "การประชุมฝ่ายการตลาดรายสัปดาห์" ซึ่งการประชุมอาจนำไปสู่การอภิปรายที่แตกต่างกันเป็นร้อยครั้ง โดยไม่มีผลลัพธ์ที่ชัดเจน

เปรียบเทียบกับวาระเช่น “เราจะเพิ่มอัตราการแปลงแคมเปญ SMS ของเรา 30% ได้อย่างไร”

ระเบียบวาระที่ชัดเจนจะระบุประเด็นการสนทนาและคำใบ้เกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดหวัง ต่อไปนี้คือตัวอย่างเพิ่มเติมของคำถาม/หัวข้อในวาระที่เฉพาะเจาะจงและท้าทาย:

• เราจะได้รับ $2,000 จากการกำหนดเป้าหมายผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ 10,000 รายใหม่ได้อย่างไร
• เราจะขาย $60,000 จากลูกค้าเพิ่มเป็น 2,000 รายได้อย่างไร
• กลยุทธ์การสร้างลิงค์ใดที่เราสามารถนำมาใช้เพื่อเพิ่มอำนาจโดเมนของเว็บไซต์ของเรา?
• เราสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อปรับปรุงอัตราการเสร็จสิ้นการสำรวจความพึงพอใจของเราโดย 50%?

5. จัดสรรเวลาให้เพียงพอในแต่ละวาระ

ในการจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละวาระ ให้พิจารณาระยะเวลาที่คุณใช้ในการประชุมครั้งก่อนตามปกติและพิจารณาจำนวนผู้นำเสนอในแต่ละรายการ จากนั้น จำกัดแต่ละวาระให้มีเวลาขั้นต่ำในการจัดการ คุณอาจพบว่าการหยุดระหว่างหัวข้อสนทนามีประโยชน์เพราะผู้คนมักต้องการพัก

สิ่งสำคัญที่สุดคือให้เจ้าของการประชุมเป็นผู้ขับเคลื่อนการประชุม ตามหลักการแล้ว สมาชิกแต่ละคนจะอภิปรายประเด็นการสนทนาของตน อย่าลืมจัดลำดับความสำคัญของวาระที่สำคัญที่สุดเพราะสมาชิกบางคนอาจออกจากการประชุมไปครึ่งทาง คุณสามารถจัดระเบียบและจัดสรรเวลาสำหรับหัวข้อการประชุมจากที่สำคัญที่สุดไปมีความสำคัญน้อยที่สุด หรือทำการทดลองโดยเริ่มจากหัวข้อที่เร็วและง่ายที่สุด

6. มีส่วน 'ที่จอดรถ' ในวาระของคุณ

ที่จอดรถเป็นส่วนที่คุณบันทึกหัวข้อนอกหัวข้อที่สมาชิกในทีมจะพูดถึง คุณควรมีพื้นที่นี้ในเอกสารการทำงานร่วมกัน (เช่น Google Docs) ผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมสามารถตรวจทานรายการเหล่านี้ แสดงความคิดเห็น และแม้แต่แก้ไขปัญหาบางอย่างก่อนการประชุม

การเพิกเฉยต่อที่จอดรถนั้นคล้ายกับการละเลยการพักประชุม สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องธรรมชาติที่จะเกิดขึ้นแม้ว่าคุณจะไม่ได้กำหนดเวลาไว้ก็ตาม เมื่อคุณมีวาระการประชุมพร้อมทุกหัวข้อที่อภิปรายแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับขั้นตอนการกำหนดวาระสุดท้าย

7. แจ้งกำหนดการล่วงหน้าและระบุผลที่คาดว่าจะได้รับ

คุณควรแชร์วาระสุดท้ายกับทีมล่วงหน้า 48 ชั่วโมง วาระการประชุมควรประกอบด้วยหัวข้อสนทนา ผู้นำเสนอ ช่วงเวลา และรายการ 'ที่จอดรถ'

อนุญาตให้ผู้ได้รับเชิญเข้าร่วมประชุมเพิ่มในวาระการประชุมหากเห็นว่าเหมาะสม จากนั้นตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงและแชร์สำเนาที่เสร็จสมบูรณ์ล่วงหน้า 24 ชั่วโมงเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ตอนนี้คุณพร้อมที่จะมีการประชุมแล้ว! อย่าลืมตั้งค่าตัวเตือนเพื่อเตือนสมาชิกในทีมเกี่ยวกับการประชุม

ความคิดสุดท้าย

เมื่อกำหนดวาระการประชุม คุณไม่จำเป็นต้องมีทีมงานทั้งหมด – คุณต้องการเพียงผู้มีอำนาจตัดสินใจเท่านั้น มีเคล็ดลับเหล่านี้อยู่ในใจ:

• ให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจกำหนดวาระและนำเสนอในที่ประชุม
• กำหนดผู้นำที่จะรับผิดชอบการบริหารเวลาและสร้างความมั่นใจว่าทีมบรรลุเป้าหมายของการประชุม
• จัดสรรเวลาประชุมขั้นต่ำ แต่มีพื้นที่สำหรับการหยุดชั่วคราว
• ออกแบบคำถามอภิปรายที่เฉพาะเจาะจงและท้าทาย และขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมแบ่งปันประเด็นการดำเนินการที่เป็นไปได้

ที่สำคัญที่สุด ต้องมีกระบวนการตอบรับสำหรับการประชุมแต่ละครั้งของคุณ ติดตามขั้นตอนการดำเนินการที่แนะนำในการประชุมเพื่อให้สมาชิกรับผิดชอบ

สุดท้ายนี้ มาดูกันว่า Appointlet สามารถช่วยให้การประชุมทีมของคุณคล่องตัวได้อย่างไรในวันนี้!