의제 설정: 완벽한 회의 의제를 위한 7가지 팁

5,500만 회의 일일 회의 중 절반만 목표를 달성했습니다. 훈련된 회의 리더의 20%만이 회의의 영향을 평가하지 않는 회의에서 책임의 격차가 증가하고 있습니다.

회의 의제가 회의의 방향을 결정하지만 효과적인 팀 회의를 위해 리더십과 회의 관리 측면에서 아직 해야 할 일이 더 많이 있습니다. 가장 큰 것은 준비입니다.

이 게시물은 회의 의제 예시를 통해 의제를 설정하기 위한 귀중한 팁을 보여줍니다. 기업이 회의가 생산적이고 집중적이며 지정된 시간 제한 내에 있는지 확인하려면 계속 읽으십시오.

의제 설정의 가치

의제 설정은 회의의 목적, 토론 포인트, 길이, 예상 결과 및 토론 포인트 책임자를 결정하거나 명시하는 것을 의미합니다. 이사회 회의를 준비하면 참석자에게 회의 목표 및 실행 항목에 대한 높은 수준의 개요가 제공됩니다.

전문가는 회의 의제를 설정하여 회의를 준비하고 계획합니다. 팀 회의 의제는 참가자에게 의제 주제, 예상 결과 및 시간 프레임을 보여 주어 모든 사람이 사전에 토론 포인트를 준비하고 토론 주제를 고수할 수 있습니다.

실제로 회의 참석자의 64% 는 회의에 대한 흥미를 유발하는 가장 좋은 방법은 계획을 잘 세우는 것이라고 믿습니다. 그러나 같은 연구에 따르면 젊은 세대는 무료 점심을 선호합니다.

무엇을 포함해야 합니까?

회의 의제에 항상 표시되어야 하는 필수 사항은 다음과 같습니다.

• 목적
• 주제 목록 및 시간대
• 토론 리더
• 장소/플랫폼

할당된 시간을 더 짧은 시간 세그먼트로 분할하여 논의 사항을 해결하는 프로세스를 포함할 수도 있습니다. 예를 들어, "최고의 판매 전략을 어떻게 최대화합니까?"에 대해 논의할 때 다음과 같은 프로세스를 기록할 수 있습니다.

• 기회 나열 – 5분
• 투자할 가치가 있는 기회 분석 – 10분
• 도전 과제 나열 – 5분
• 솔루션 제안 – 5분

전반적으로 의제 항목은 회의 유형에 따라 다릅니다.

효과적인 회의 의제 7가지 팁

1. 하나의 관련성 있는 주제 다루기

고도로 집중된 회의는 한 가지 특정 문제를 다룹니다. 동일한 회의 내에서 매출 증대 및 마케팅 활동 최적화와 같이 서로 다른 두 가지 주제를 다루는 회의를 피하고 싶을 것입니다.

각 목표에 관련된 관련 팀에 보다 집중하고 의미 있게 회의를 분리했습니까?

또한 팀 구성원이 회의 참석 여부를 선택할 수 있습니다. 그들은 회의에 추가할 것이 없거나 일정이 꽉 차서 참석하지 않기로 결정할 수도 있습니다.

Appointlet 을 통해 회의 링크를 공유 하면 회의 에 참석할 수 없는 팀원을 초대하는 수고를 피할 수 있습니다. Appointlet은 자동으로 팀의 일정을 확인하여 회의에 적합한 시간을 찾습니다.

그 외에도 수동 승인 기능은 자격이 없는 사람들과의 원치 않는 회의로부터 귀하와 귀하의 팀 일정을 보호합니다.

의사 결정 프로세스에 참여할 참석자만 집중적으로 회의하면 회의에서 다음과 같은 문제가 해결됩니다.

• 토론 문제가 그들에게 영향을 미치지 않기 때문에 회의에서 멀티태스킹을 하는 팀 구성원. 이러한 구성원은 다른 의미 있는 작업에 참석하는 것이 좋습니다.
• 의제가 광범위한 목적을 다루기 때문에 주제에서 벗어납니다. 결과는 과도한 시간 낭비와 비생산적인 회의입니다.

182명의 고위 관리자를 대상으로 한 설문 조사에서 71% 가 회의가 비생산적이라고 생각하는 것으로 나타났습니다. 그리고 65%는 자신의 작업을 수행하는 것이 더 나을 수 있다고 말했습니다.

익숙한 소리?

회의에 초대된 모든 사람은 토론 포인트와 가능한 조치 포인트(즉, 솔루션)가 있어야 합니다. 회의는 이러한 참가자들이 처음부터 연구를 하기보다 자신의 요점과 행동 포인트를 평가하는 것입니다.

그 개념은 우리를 완벽한 회의 안건의 다음으로 중요한 측면으로 이끕니다.

2. 팀이 토론 요점을 제시하도록 합니다.

귀하의 관점에서 의제 요점을 선택하는 대신 팀이 중요하고 토론할 가치가 있다고 생각하는 항목을 개발하도록 하십시오. 이를 통해 구성원은 회의 흐름을 만들고 자신의 역할에 대한 소유권을 더 많이 느낄 수 있습니다. 회의 리더로서 당신의 임무는 회의의 목적을 결정하고 회의를 촉진하는 것입니다.

의제 포인트를 개발하는 효과적인 방법은 Google 문서 또는 Microsoft OneNote와 같은 공동 작업 문서를 공유하는 것입니다. 모든 사람이 편집, 검토 및 댓글을 남길 수 있어야 합니다. 팀에 일주일 후에 회의가 있고 그 목적에 대해 이메일을 보내고 나면 이메일에 문서에 대한 링크를 포함하게 됩니다.

그러나 협업 문서에 무엇을 포함할 것이며 팀 구성원의 제안을 어떻게 안내할 것입니까?

다음 섹션에서 이에 대해 살펴보겠습니다.

3. 4×4 방법을 사용하여 토론 주제를 구성하십시오.

4x4 방법은 회의의 목적을 안내하기 위한 프레임워크입니다.

다음과 같이 보입니다.

• 지난 회의 이후 팀이 달성한 4가지 사항
• 작업을 완료할 때 팀이 직면한 문제 또는 장애물
• 다음 회의 전에 팀이 달성할 수 있는 4가지 사항
• 이러한 미래 작업에 대한 잠재적인 방해 요소

마지막 회의의 결과에 대한 후속 조치를 통해 팀은 회의에서 수행한 작업에 대해 책임을 지게 됩니다. 그렇지 않으면 회의 후에 아무것도 바뀌지 않거나 시간 낭비라고 느낄 것입니다.

이것을 실용적인 예로 들어보겠습니다. Shopify에 온라인으로 제품을 판매하는 전자 상거래 상점이 있고 매출 을 $100,000 늘리고 싶다고 가정해 보겠습니다. 따라서 회의의 목적은 매출을 $100,000 늘리는 방법을 결정하는 것입니다. 그러나 지난 회의에서 $70,000의 판매 목표를 세웠을 것입니다.

4×4 프레임워크를 적용하면 다음과 같이 됩니다.

1. 지난 회의 이후 팀이 달성한 4가지 사항
   1. 1,000명의 고객에게 상향 판매하여 $30,000의 매출을 올렸습니다.
   2. 600명의 고객에게 교차 판매하여 $20,000 매출 달성
   3. 5,000명의 웹사이트 방문자를 재타겟팅하여 $1,000의 매출을 올렸습니다.
   4. 고객 만족도 조사 발송
2. 작업을 완료할 때 팀이 직면한 문제 또는 장애물
   1. 고객 만족도 조사 응답률 30%
   2. 4,000명 이상의 리타겟팅된 웹사이트 방문자는 전환하지 않았습니다.
3. 다음 회의 전에 팀이 달성할 수 있는 4가지(즉, 계획 중인 회의 후). 여기에서 회의에서 논의할 목표를 설정합니다.
   1. 2,000명의 고객에게 상향 판매하여 $60,000 매출 달성
   2. $40,000 판매를 위해 1,200에 교차 판매
   3. 10,000명의 웹사이트 방문자를 재타겟팅하여 $2,000의 매출 달성
   4. Shopify용 마케팅 도구로 간소화된 이메일 마케팅 전략 수립
4. 이러한 미래 작업에 대한 잠재적인 방해 요소
   1. 이메일 리타게팅 캠페인에 대한 전문성 부족
   2. 제한된 고객 데이터베이스.

공유 문서에 이전의 네 가지 성과와 네 가지 목표를 기록할 수 있습니다. 그런 다음 팀이 과제와 가능한 조치 사항을 작성하도록 합니다.

이것은 의제에서 이러한 질문을 어떻게 구성해야 하는지로 안내합니다.

4. 구체적이고 도전적인 질문을 디자인하라

한 회사의 주간 회의에 대한 연구에 따르면 팀은 모호한 안건으로 인해 회의 시간이 낭비된다고 생각했습니다. 모호한 의제는 "주간 마케팅 부서 회의"와 같이 회의가 명확한 결과 없이 백 가지 다른 토론으로 이어질 수 있는 것입니다.

이것을 "SMS 캠페인 전환율을 30%까지 높일 수 있는 방법은 무엇입니까?"와 같은 의제와 비교하십시오.

명확한 의제는 논의 포인트를 지정하고 예상 결과에 대한 힌트를 제공합니다. 다음은 구체적이고 도전적인 의제 질문/주제에 대한 더 많은 예입니다.

• 10,000명의 웹사이트 방문자를 재타겟팅하여 어떻게 $2,000를 얻을 수 있습니까?
• 상향 판매에서 2,000명의 고객에게 $60,000를 어떻게 판매할 수 있습니까?
• 웹사이트의 도메인 권한을 높이기 위해 어떤 링크 구축 전략을 구현할 수 있습니까?
• 만족도 조사 완료율을 50%까지 높이려면 어떻게 해야 하나요?

5. 각 의제 항목에 대해 충분한 시간 할당

각 안건 항목에 시간을 할당할 때 이전 회의에서 일반적으로 보내는 시간에 의존하고 각 항목에 대한 발표자 수를 고려합니다. 그런 다음 각 의제 항목을 해결하는 데 필요한 최소 시간으로 제한합니다. 사람들은 자연스럽게 휴식이 필요하기 때문에 토론 주제 사이에 잠시 멈추는 것이 도움이 될 수 있습니다.

가장 중요한 것은 회의 소유자가 회의를 주도하도록 하는 것입니다. 이상적으로는 각 구성원이 토론 요점을 논의합니다. 일부 회원은 회의 중간에 떠날 수 있으므로 가장 중요한 의제 항목의 우선 순위를 지정하는 것을 잊지 마십시오. 가장 중요한 주제부터 가장 중요하지 않은 주제까지 회의 주제를 구성하고 시간을 할당하거나 가장 빠르고 쉬운 의제 항목으로 시작하여 실험할 수 있습니다.

6. 일정에 '주차장' 섹션이 있어야 합니다.

주차장은 팀원이 제기할 주제와 다른 주제를 기록하는 섹션입니다. 협업 문서(예: Google 문서)에 이 공간이 있어야 합니다. 회의 초대 대상자는 이러한 항목을 검토하고 의견을 남길 수 있으며 회의 전에 일부 항목을 해결할 수도 있습니다.

주차장을 무시하는 것은 회의 시간을 무시하는 것과 비슷합니다. 이것은 당신이 그것들을 계획하지 않아도 일어날 자연스러운 일들입니다. 모든 섹션이 논의된 의제를 갖고 나면 최종 의제 설정 단계를 진행할 차례입니다.

7. 의제를 사전에 공유하고 예상 결과를 포함

최종 의제는 항상 48시간 전에 팀과 공유해야 합니다. 의제는 토론 주제, 발표자, 시간 슬롯 및 '주차장' 항목을 포함해야 합니다.

회의 초대 대상자가 적절하다고 생각되는 경우 의제에 추가할 수 있도록 허용합니다. 그런 다음 변경 사항을 검토하고 모든 사람이 같은 페이지를 볼 수 있도록 24시간 전에 완성된 사본을 공유하십시오. 이제 회의를 할 준비가 되었습니다! 팀 구성원에게 회의에 대해 알리도록 미리 알림을 설정하는 것을 잊지 마십시오.

마지막 생각들

의제를 설정할 때 전체 팀이 필요하지 않으며 의사 결정자만 있으면 됩니다. 다음 팁을 염두에 두십시오.

• 의사 결정자가 의제 항목을 결정하고 회의 중에 발표하도록 합니다.
• 시간 관리를 담당하고 팀이 회의 목표를 달성하도록 할 리더를 지정합니다.
• 최소 회의 시간을 할당하되 잠시 멈출 여유를 두십시오.
• 구체적이고 도전적인 토론 질문을 설계하고 회의 참가자에게 가능한 조치 사항을 공유하도록 요청하십시오.

가장 중요한 것은 각 회의에 대한 피드백 프로세스가 있다는 것입니다. 회원들이 책임을 지도록 회의에서 제안된 조치 단계를 따르십시오.

마지막으로 오늘 Appointlet 이 팀 회의를 간소화하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요!