Ustalanie programu: 7 wskazówek dotyczących idealnego programu spotkań

Opublikowany: 2022-03-30

Z 55 milionów codziennych spotkań tylko połowa osiągnęła swoje cele. Przy zaledwie 20% przeszkolonych liderów spotkań, rośnie luka w zakresie odpowiedzialności na spotkaniach, podczas których większość organizacji nie ocenia wpływu swoich spotkań.

Podczas gdy program spotkania wyznacza kierunek spotkania, nadal pozostaje wiele do zrobienia w zakresie przywództwa i zarządzania spotkaniami, aby zapewnić efektywne spotkanie zespołu – największym z nich jest przygotowanie.

W tym poście znajdziesz nieocenione wskazówki dotyczące ustalania agendy wraz z przykładami agendy spotkań. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak firmy zapewniają, że ich spotkania są produktywne, wysoce skoncentrowane i w określonym czasie.

Wartość ustalania agendy

Ustalanie agendy oznacza określenie lub określenie celu spotkania, punktów dyskusji, czasu trwania, oczekiwanego wyniku oraz osoby odpowiedzialnej za punkty dyskusji. Przygotowanie do spotkania zarządu daje uczestnikom ogólny przegląd celów spotkania i działań.

Profesjonalista przygotowuje i planuje spotkanie ustalając jego agendę. Program spotkania zespołu pokazuje uczestnikom tematy agendy, oczekiwany wynik i ramy czasowe, umożliwiając każdemu wcześniejsze przygotowanie punktów do dyskusji i trzymanie się tematu dyskusji.

W rzeczywistości 64% uczestników spotkania uważa, że ​​najlepszym sposobem na podekscytowanie ich spotkaniem jest dobre zaplanowanie go. Ale te same badania wykazały, że młodsze pokolenie woli darmowy lunch.

Co powinieneś uwzględnić?

Oto najważniejsze rzeczy, które zawsze powinny pojawić się w programie spotkania:

  • Zamiar
  • Lista tematów i ich przedziały czasowe
  • Liderzy dyskusji
  • Miejsce/platforma

Możesz również uwzględnić proces zajmowania się punktami dyskusji, dzieląc przydzielony czas na krótsze segmenty czasowe. Na przykład podczas dyskusji „jak zmaksymalizować naszą strategię najwyższej sprzedaży?” możesz zapisać proces taki jak:

  • Lista możliwości – 5 min
  • Przeanalizuj możliwości warte zainwestowania – 10 min
  • Lista wyzwań – 5 minut
  • Zaproponuj rozwiązania – 5 min

Ogólnie rzecz biorąc, Twoje punkty agendy będą zależeć od rodzaju spotkania, które będziesz mieć.

Siedem wskazówek skutecznego programu spotkania

1. Zajmij się jednym, istotnym tematem

Bardzo skoncentrowane spotkanie dotyczy jednej konkretnej kwestii. Unikaj wyznaczania spotkania, które dotyczy dwóch różnych tematów, takich jak zwiększenie sprzedaży i optymalizacja działań marketingowych w ramach tego samego spotkania.

Czy te spotkania są rozdzielone, aby były bardziej skoncentrowane i znaczące dla odpowiednich zespołów zaangażowanych w każdy cel?

Ponadto pozwól członkom zespołu wybrać, czy chcą uczestniczyć w spotkaniu, czy nie. Mogą zdecydować się nie uczestniczyć po prostu dlatego, że nie mają nic do dodania do spotkania lub ponieważ ich grafik jest pełny.

Udostępniając łącze do spotkania za pośrednictwem funkcji Spotkanie, możesz uniknąć kłopotów z zaproszeniem członka zespołu, który nie będzie dostępny na spotkanie. Appointlet automatycznie sprawdza harmonogramy Twojego zespołu, aby znaleźć odpowiedni czas na spotkanie.

Oprócz tego funkcja ręcznego zatwierdzania chroni również kalendarz Twojego zespołu przed niechcianymi spotkaniami z osobami, które nie mają odpowiednich kwalifikacji.

Skupienie się na spotkaniu z tylko uczestnikami, którzy będą zaangażowani w proces podejmowania decyzji, rozwiązuje następujące wyzwania podczas spotkania:

  • Członkowie zespołu, którzy wykonują wiele zadań na spotkaniu, ponieważ kwestie dyskusji nie mają na nich wpływu. Tym członkom lepiej będzie zająć się innymi znaczącymi zadaniami.
  • Odejście od tematu, ponieważ program obejmuje szeroki cel. Rezultatem jest nadmierna strata czasu i bezproduktywne spotkanie.

Ankieta przeprowadzona wśród 182 menedżerów wyższego szczebla wykazała, że ​​71% uważało, że ich spotkania były bezproduktywne. A 65% stwierdziło, że lepiej byłoby, gdyby wykonywali swoje własne zadania.

Brzmi znajomo?

Każdy zaproszony na spotkanie powinien mieć punkt do dyskusji i możliwe punkty działania (tj. rozwiązania). Spotkanie dotyczyłoby tych uczestników, którzy ocenialiby swoje punkty i punkty działania, a nie przeprowadzali badań od zera.

Ta koncepcja prowadzi nas do kolejnego ważnego aspektu idealnego programu spotkania.

2. Niech zespół wymyśli punkty do dyskusji

Zamiast wybierać punkty agendy z Twojej perspektywy, pozwól zespołowi opracować elementy, które uważają za ważne i warte omówienia. Pozwala to członkom na tworzenie przepływu spotkań i poczucie większej odpowiedzialności za swoje role. Jako lider spotkania Twoim zadaniem jest określenie celu spotkania i ułatwienie spotkania.

Skutecznym sposobem opracowania punktów agendy byłoby udostępnienie dokumentu współpracy, takiego jak Dokumenty Google lub Microsoft OneNote. Każdy powinien mieć możliwość edytowania, przeglądania i zostawiania komentarzy. Gdy wyślesz zespołowi wiadomość e-mail, że za tydzień będziesz miał spotkanie i jego cel, dołączysz link do dokumentu w wiadomości e-mail.

Ale co zamieścisz w dokumencie dotyczącym współpracy i jak kierować sugestiami członków zespołu?

Przyjrzyjmy się temu w kolejnych sekcjach.

3. Użyj metody 4×4 do uporządkowania tematów dyskusji

Metoda „cztery na cztery” jest ramą wyznaczającą cel spotkania.

Oto jak to wygląda:

  • Cztery rzeczy, które zespół osiągnął od ostatniego spotkania
  • Wyzwania lub blokady, z którymi zmierzył się zespół podczas wykonywania zadań
  • Cztery rzeczy, które zespół może osiągnąć przed kolejnym spotkaniem
  • Wszelkie potencjalne blokery dla tych przyszłych zadań

Śledzenie wyników ostatniego spotkania sprawia, że ​​zespół jest odpowiedzialny za zadania podjęte na spotkaniu. Inaczej czuliby, że po spotkaniach nic się nie zmienia lub że to strata czasu.

Przedstawię to na praktycznym przykładzie: powiedzmy, że masz sklep eCommerce na Shopify, w którym sprzedajesz produkty online i chcesz zwiększyć sprzedaż o 100 000 USD. Tak więc celem spotkania jest ustalenie, jak zwiększyć sprzedaż o 100,00 USD. Ale prawdopodobnie podczas ostatniego spotkania miałeś cel sprzedaży w wysokości 70 000 USD.

Stosując framework 4×4, otrzymamy:

  1. Cztery rzeczy, które zespół osiągnął od ostatniego spotkania
    1. Sprzedaż dodatkowa do 1000 klientów, co zaowocowało sprzedażą w wysokości 30 000 USD
    2. Sprzedaj krzyżowo do 600 klientów, co zaowocowało sprzedażą w wysokości 20 000 USD
    3. Retargeting 5000 odwiedzających witrynę, co zaowocowało sprzedażą w wysokości 1000 USD
    4. Wysłano ankiety satysfakcji klientów
  2. Wyzwania lub blokady, z którymi zmierzył się zespół podczas wykonywania zadań
    1. 30% odpowiedzi z badań satysfakcji klienta
    2. Ponad 4000 retargetowanych odwiedzających witrynę nie dokonało konwersji itp.
  3. Cztery rzeczy, które zespół może wykonać przed kolejnym spotkaniem (tj. po spotkaniu, które planujesz). Tutaj określasz cele, które omówisz na spotkaniu.
    1. Sprzedaj więcej do 2000 klientów, aby uzyskać 60 000 USD sprzedaży
    2. Sprzedawaj krzyżowo do 1200, aby uzyskać 40 000 USD sprzedaży
    3. Retargetuj 10 000 odwiedzających witrynę, aby uzyskać 2 000 USD sprzedaży
    4. Stwórz strategię e-mail marketingu usprawnioną za pomocą narzędzi marketingowych dla Shopify
  4. Wszelkie potencjalne blokery dla tych przyszłych zadań
    1. Brak doświadczenia w kampaniach retargetingu e-mail
    2. Ograniczona baza danych klientów.

Możesz zapisać cztery poprzednie osiągnięcia i cztery cele w udostępnionym dokumencie. Następnie pozwól zespołowi wypełnić wyzwania i możliwe punkty akcji.

To prowadzi mnie do tego, jak powinieneś uporządkować te pytania w swoim programie.

4. Zaprojektuj konkretne i trudne pytania

Badanie na cotygodniowych spotkaniach jednej firmy wykazało, że zespoły uważały, że niejasne plany sprawiają, że spotkania tracą czas. Niejasne agendy to takie rzeczy, jak „cotygodniowe spotkania działu marketingu”, podczas których spotkanie może prowadzić do setek różnych dyskusji bez jasnego wyniku.

Porównaj to z programem typu „jak możemy zwiększyć współczynnik konwersji kampanii SMS o 30%?”

Jasna agenda określa punkty dyskusji i wskazówki dotyczące oczekiwanego wyniku. Oto więcej przykładów konkretnych i trudnych pytań/tematów z agendy:

  • Jak możemy uzyskać $2,000 z retargetowania 10,000 odwiedzających witrynę?
  • Jak możemy sprzedać 60 000 USD od sprzedaży dodatkowej do 2000 klientów?
  • Jakie strategie budowania linków możemy wdrożyć, aby zwiększyć Domain Authority naszej witryny?
  • Co możemy zrobić, aby poprawić współczynnik wypełnienia ankiety satysfakcji o 50%?

5. Przydziel wystarczająco dużo czasu na każdy punkt porządku obrad

Przydzielając czas dla każdego punktu agendy, bierz pod uwagę ilość czasu, jaką zwykle spędzasz na poprzednich spotkaniach i weź pod uwagę liczbę prezenterów dla każdego punktu. Następnie ogranicz każdy punkt porządku obrad do minimalnego czasu wymaganego do jego rozwiązania. Możesz uznać, że przerwy między tematami dyskusji są pomocne, ponieważ ludzie naturalnie potrzebują przerw.

Co najważniejsze, pozwól właścicielowi spotkania kierować spotkaniem. Najlepiej byłoby, gdyby każdy członek omówił swój punkt dyskusji. Pamiętaj, aby nadać priorytet najważniejszym punktom agendy, ponieważ niektórzy członkowie mogą wyjść w połowie spotkania. Możesz organizować i przydzielać czas na tematy spotkania od najważniejszych do najmniej istotnych — lub eksperymentować, zaczynając od najszybszych i najłatwiejszych punktów agendy.

6. Miej w swoim agendzie sekcję „Parking”

Parking to sekcja, w której nagrywasz wszelkie tematy nie na temat, które poruszy członek zespołu. Powinieneś mieć to miejsce w dokumencie współpracy (np. Dokumenty Google). Osoby zaproszone na spotkanie mogą przejrzeć te elementy, zostawić komentarze, a nawet rozwiązać niektóre z nich przed spotkaniem.

Ignorowanie parkingu jest podobne do lekceważenia przerw na spotkania. Są to naturalne rzeczy, które się wydarzą, nawet jeśli ich nie zaplanujesz. Kiedy już masz swój program z omówionymi wszystkimi sekcjami, nadszedł czas na ostatni etap ustalania programu.

7. Podziel się z wyprzedzeniem agendą i uwzględnij oczekiwane wyniki

Ostateczną agendę należy zawsze udostępniać zespołowi z 48-godzinnym wyprzedzeniem. Program powinien zawierać tematy do dyskusji, prezenterów, przedziały czasowe i elementy „parkingu”.

Zezwól zaproszonym na spotkanie na dodanie do planu, jeśli wydaje się to odpowiednie. Następnie przejrzyj zmiany i udostępnij ukończoną kopię z 24-godzinnym wyprzedzeniem, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Teraz jesteś gotowy na spotkanie! Pamiętaj, aby ustawić przypomnienie, aby powiadomić członków zespołu o spotkaniu.

Końcowe przemyślenia

Przy ustalaniu agendy nie potrzebujesz całego zespołu – potrzebujesz tylko decydentów. Pamiętaj o tych wskazówkach:

  • Niech decydenci ustalą punkty porządku obrad i przedstawią je podczas spotkania.
  • Wyznacz lidera, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie czasem i zapewnienie, że zespół osiągnie cel spotkania.
  • Przydziel minimalny czas spotkania, ale miej miejsce na przerwy.
  • Zaprojektuj konkretne i wymagające pytania do dyskusji i poproś uczestników spotkania, aby podzielili się możliwymi punktami działania.

Co najważniejsze, przygotuj proces informacji zwrotnej dla każdego spotkania. Kontynuuj działania sugerowane na spotkaniu, aby utrzymać odpowiedzialność członków.

Na koniec dowiedz się, jak Appointlet może pomóc w usprawnieniu spotkań zespołu już dziś!