議題の設定: 会議の議題を完璧にするための 7 つのヒント

毎日5,500 万回の会議のうち、目的を達成したのは半分だけでした。 トレーニングを受けたミーティング リーダーは 20% しかいないため、ほとんどの組織がミーティングの影響を評価していないため、ミーティングの説明責任のギャップが大きくなっています。

ミーティングの議題によってミーティングの方向性が決まりますが、効果的なチーム ミーティングを実現するためには、リーダーシップとミーティングの管理側でやるべきことがまだあります。最大の課題は準備です。

この投稿では、会議の議題の例を使用して、議題を設定するための貴重なヒントを紹介します。 読み続けて、企業が会議を生産的で、集中力が高く、指定された制限時間内に行う方法を学びましょう。

アジェンダを設定する価値

議題の設定とは、会議の目的、議論のポイント、長さ、予想される結果、および議論のポイントの責任者を決定または述べることを意味します。 取締役会の準備をすることで、出席者は会議の目的とアクション アイテムの概要を把握できます。

専門家は、会議の議題を設定することにより、会議の準備と計画を立てます。 チーム ミーティングのアジェンダは、参加者にアジェンダのトピック、予想される結果、および時間枠を示し、全員が事前に議論のポイントを準備し、議論のトピックに固執できるようにします。

実際、会議出席者の64%が、会議に参加して興奮させる最善の方法は、会議を適切に計画することであると考えています。 しかし、同じ調査によると、若い世代は無料のランチを好むことがわかりました。

何を含める必要がありますか？

以下は、会議の議題に必ず記載すべき重要事項です。

• 目的
• トピックとその時間枠のリスト
• ディスカッション リーダー
• 会場・乗り場

割り当てられた時間を短い時間セグメントに分割することによって、議論のポイントに対処するためのプロセスを含めることもできます。 たとえば、「どうすれば最上位の販売戦略を最大化できるか」について話し合うとき。 次のようなプロセスを書き留めることができます。

• 商談の一覧表示 – 5 分
• 投資する価値のある機会を分析する – 10 分
• 課題の一覧表示 – 5 分
• 解決策を提案する – 5 分

全体として、議題項目は、開催する会議の種類によって異なります。

会議の議題を効果的にするための 7 つのヒント

1. 関連するトピックを 1 つだけ取り上げる

高度に焦点を絞った会議では、1 つの特定の問題に対処します。 同じ会議内で売上の増加とマーケティング活動の最適化など、2 つの異なるトピックに対処する会議を設定することは避けたいと思うでしょう。

これらの会議は、各目標に関与する関連チームにとってより焦点を絞って意味のあるものにするために分けられていますか?

さらに、チーム メンバーが会議に出席するかどうかを選択できるようにします。 会議に追加するものが何もないか、スケジュールがいっぱいであるという理由だけで、参加しないことにするかもしれません。

Appointletを介してミーティング リンクを共有することで、ミーティングに参加できないチーム メンバーを招待するという問題を回避できます。 Appointlet は、チームのスケジュールを自動的にチェックして、会議に適した時間を見つけます。

それに加えて、手動承認機能により、あなたとあなたのチームの予定表が、資格のない人との不要な会議から保護されます.

意思決定プロセスに関与する出席者のみで焦点を絞った会議を行うことで、会議における次の課題が解決されます。

• ディスカッションの問題が影響しないため、会議でマルチタスクを行うチーム メンバー。 これらのメンバーは、他の有意義なタスクに参加した方がよいでしょう。
• 議題が幅広い目的をカバーしているため、トピックから外れます。 その結果、過度の時間の浪費と非生産的な会議になります。

上級管理職 182 人を対象とした調査では、 71%が会議が非生産的であると感じていることがわかりました。 そして 65% は、自分のタスクを実行したほうがよかったと答えています。

おなじみですか？

ミーティングに招待された全員が、議論のポイントと考えられるアクション ポイント (解決策など) を持っている必要があります。 会議は、これらの参加者が最初から調査を行うのではなく、ポイントとアクション ポイントを評価することになります。

この概念は、完璧な会議の議題の次の重要な側面に私たちを駆り立てます。

2. チームに議論のポイントを考えさせる

あなたの視点から議題のポイントを選ぶのではなく、チームが重要で議論する価値があると考える項目を開発させます。 これにより、メンバーは会議の流れを作成し、自分の役割をより所有していると感じることができます。 会議のリーダーとしてのあなたの仕事は、会議の目的を決定し、会議を促進することです。

議題を作成する効果的な方法は、Google ドキュメントや Microsoft OneNote などのコラボレーション ドキュメントを共有することです。 誰でも編集、レビュー、コメントを残すことができる必要があります。 1 週間以内にミーティングを行うこととその目的をチームにメールで送信したら、ドキュメントへのリンクをメールに含めます。

しかし、コラボレーション ドキュメントには何を含め、チーム メンバーの提案をどのように導きますか?

次のセクションでそれを見てみましょう。

3. 4×4 方式を使用してディスカッションのトピックを構成する

フォーバイフォー方式は、会議の目的を導くためのフレームワークです。

外観は次のとおりです。

• 前回の会議以降、チームが達成した 4 つのこと
• タスクを完了する際にチームが直面した課題または阻害要因
• 次の会議までにチームが達成できる 4 つのこと
• これらの将来のタスクの潜在的なブロッカー

前回の会議の結果をフォローアップすることで、チームは会議で取り上げたタスクに責任を持ち続けることができます。 そうでなければ、彼らは会議の後で何も変わっていないと感じたり、時間の無駄だと感じたりするでしょう.

これを実用的な例にしましょう。Shopify に e コマース ストアがあり、オンラインで製品を販売していて、売り上げを 100,000 ドル増やしたいとします。 したがって、ミーティングの目的は、売上を 100,00 ドル増やす方法を決定することです。 しかし、前回の会議では、おそらく 70,000 ドルの売り上げ目標を掲げていたでしょう。

4×4 フレームワークを適用すると、次のようになります。

1. 前回の会議以降、チームが達成した 4 つのこと
   1. 1,000 人の顧客にアップセルし、30,000 ドルの売上を達成
   2. 600 の顧客にクロスセルし、20,000 ドルの売上を達成
   3. 5,000 人の Web サイト訪問者をリターゲティングし、1,000 ドルの売り上げを達成
   4. 顧客満足度調査の送信
2. タスクを完了する際にチームが直面した課題または阻害要因
   1. お客様満足度アンケートの回答率30%
   2. 4,000 を超えるリターゲティングされた Web サイト訪問者がコンバージョンに至らなかったなど。
3. 次の会議までに (つまり、計画している会議の後で) チームが達成できる 4 つのこと。 ここで、会議で話し合う目標を設定します。
   1. 2,000 人の顧客にアップセルして 60,000 ドルの売上を得る
   2. 1,200 のクロスセルで 40,000 ドルの売上を得る
   3. 10,000 人の Web サイト訪問者をリターゲティングして 2,000 ドルの売上を得る
   4. Shopify のマーケティング ツールで合理化されたメール マーケティング戦略を確立する
4. これらの将来のタスクの潜在的なブロッカー
   1. メールのリターゲティング キャンペーンに関する専門知識が不足している
   2. 限られた顧客データベース。

これまでの 4 つの成果と 4 つの目標を共有ドキュメントに書き留めることができます。 次に、チームに課題と可能なアクション ポイントを記入してもらいます。

これは、議題でこれらの質問をどのように構成する必要があるかを教えてくれます。

4. 具体的でやりがいのある質問をデザインする

ある企業の毎週の会議に関する調査では、チームは、あいまいなアジェンダが会議に時間を浪費させていると感じていることがわかりました。 あいまいな議題とは、「毎週のマーケティング部門の会議」のようなもので、会議が何百もの異なる議論につながり、明確な結果が得られない可能性があります.

これを、「SMS キャンペーンのコンバージョン率を 30% 上げるにはどうすればよいか?」などの議題と比較してください。

明確な議題は、議論のポイントを特定し、予想される結果を示唆します。 具体的でやりがいのあるアジェンダの質問/トピックの例を次に示します。

• 10,000 人の Web サイト訪問者をリターゲティングして 2,000 ドルを得るにはどうすればよいでしょうか?
• アップセルから 2,000 人の顧客に 60,000 ドルを販売するにはどうすればよいでしょうか?
• ウェブサイトのドメイン オーソリティを高めるために、どのようなリンク構築戦略を実装できますか?
• 満足度調査の完了率を 50% 向上させるにはどうすればよいでしょうか?

5. 各議題に十分な時間を割り当てる

各アジェンダ アイテムに時間を割り当てるときは、以前の会議で通常費やす時間に依存し、各アイテムのプレゼンターの数を考慮してください。 次に、各議題項目を、それに取り組むために必要な最小限の時間に制限します。 人々は自然に休憩を必要とするため、ディスカッションのトピック間で一時停止することが役立つ場合があります。

最も重要なことは、会議の主催者に会議を進行させることです。 理想的には、各メンバーが議論のポイントについて話し合います。 一部のメンバーは会議の途中で退出する可能性があるため、最も重要な議題項目に優先順位を付けることを忘れないでください。 最も重要な議題から最も重要でない議題まで、会議の議題を整理して時間を割り当てることができます。または、最も速くて最も簡単な議題項目から始めて実験することもできます。

6.議題に「駐車場」セクションを設ける

パーキング ロットは、チーム メンバーが持ち出すトピック外のトピックを記録するセクションです。 コラボレーション ドキュメント (Google ドキュメントなど) にこのスペースが必要です。 ミーティングの招待者は、これらの項目を確認し、コメントを残し、ミーティングの前にそれらのいくつかを解決することさえできます。

駐車場を無視することは、会議の休憩を無視することに似ています。 これらは、予定を立てていなくても起こる自然なことです。 議論されたすべてのセクションで議題を作成したら、最終的な議題設定段階に進みます。

7. アジェンダを事前に共有し、期待される結果を含める

常に 48 時間前に最終議題をチームと共有する必要があります。 議題には、ディスカッションのトピック、発表者、時間枠、および「駐車場」の項目を含める必要があります。

適切と思われる場合は、会議の招待者が議題に追加できるようにします。 次に、変更を確認し、24 時間前に完成したコピーを共有して、全員が同じページにいるようにします。 これで会議を開く準備が整いました。 チーム メンバーにミーティングについて警告するリマインダーを設定することを忘れないでください。

最終的な考え

議題を設定するとき、チーム全体は必要ありません。必要なのは意思決定者だけです。 次のヒントを念頭に置いてください。

• 意思決定者に議題項目を決定させ、会議中にそれらを提示させます。
• 時間管理を担当し、チームが会議の目標を達成できるようにするリーダーを指名します。
• 最小限の会議時間を割り当てますが、一時停止の余地があります。
• 具体的でやりがいのあるディスカッションの質問を作成し、会議の参加者に考えられるアクション ポイントを共有してもらいます。

最も重要なことは、会議ごとにフィードバック プロセスを用意することです。 会議で提案された行動手順をフォローアップして、メンバーの説明責任を維持します。

最後に、 Appointletが今日のチームミーティングを合理化するのにどのように役立つかを調べてください!