Menetapkan Agenda: 7 Tips untuk Agenda Rapat yang Sempurna

Dari 55 juta pertemuan harian, hanya setengahnya yang mencapai tujuannya. Dengan hanya 20% pemimpin rapat yang terlatih, ada kesenjangan akuntabilitas yang meningkat dalam rapat di mana sebagian besar organisasi tidak menilai dampak dari rapat mereka.

Sementara agenda rapat menentukan arah rapat, masih banyak yang harus dilakukan di sisi kepemimpinan dan manajemen rapat untuk rapat tim yang efektif – yang terbesar adalah persiapan.

Posting ini akan menunjukkan tips berharga untuk menetapkan agenda dengan contoh agenda rapat. Teruslah membaca untuk mempelajari bagaimana bisnis memastikan bahwa rapat mereka produktif, sangat fokus, dan dalam batas waktu yang ditentukan.

Nilai dari sebuah agenda

Agenda setting berarti menentukan atau menyatakan tujuan rapat, pokok-pokok pembahasan, lamanya, hasil yang diharapkan, dan orang yang bertanggung jawab atas pokok-pokok pembahasan. Mempersiapkan rapat dewan memberi peserta gambaran tingkat tinggi tentang tujuan rapat dan item tindakan.

Seorang profesional mempersiapkan dan merencanakan pertemuan dengan menetapkan agenda pertemuan. Agenda rapat tim menunjukkan kepada peserta topik agenda, hasil yang diharapkan, dan kerangka waktu, memungkinkan setiap orang untuk mempersiapkan poin diskusi mereka terlebih dahulu dan tetap berpegang pada topik diskusi.

Faktanya, 64% peserta rapat percaya bahwa cara terbaik untuk membuat mereka bersemangat tentang rapat adalah dengan merencanakannya dengan baik. Tetapi penelitian yang sama menemukan bahwa generasi muda lebih suka makan siang gratis.

Apa yang harus Anda sertakan?

Berikut adalah hal-hal penting yang harus selalu muncul dalam agenda rapat Anda:

• Tujuan
• Daftar topik dan slot waktunya
• Pemimpin diskusi
• Tempat/platform

Anda juga dapat memasukkan proses untuk menangani poin-poin diskusi dengan membagi waktu yang dialokasikan menjadi segmen waktu yang lebih singkat. Misalnya, ketika membahas “bagaimana kami memaksimalkan strategi penjualan teratas kami?” Anda dapat menuliskan proses seperti:

• Daftar peluang – 5 menit
• Analisis peluang yang layak untuk diinvestasikan – 10 menit
• Daftar tantangan – 5 mnt
• Usulkan solusi – 5 menit

Secara keseluruhan, item agenda Anda akan bergantung pada jenis rapat yang akan Anda adakan.

Tujuh tips agenda rapat yang efektif

1. Sampaikan satu topik yang relevan

Pertemuan yang sangat terfokus membahas satu masalah tertentu. Anda sebaiknya menghindari pengaturan rapat yang membahas dua topik berbeda, seperti meningkatkan penjualan dan mengoptimalkan upaya pemasaran dalam rapat yang sama.

Apakah pertemuan tersebut dipisahkan agar lebih fokus dan bermakna bagi tim terkait yang terlibat dalam setiap tujuan?

Selain itu, izinkan anggota tim untuk memilih apakah akan menghadiri rapat atau tidak. Mereka mungkin memutuskan untuk tidak hadir hanya karena mereka tidak punya apa-apa untuk ditambahkan ke pertemuan atau karena jadwal mereka penuh.

Dengan membagikan tautan rapat Anda melalui Appointlet, Anda dapat menghindari masalah mengundang anggota tim yang tidak akan tersedia untuk rapat Anda. Appointlet secara otomatis memeriksa jadwal tim Anda untuk menemukan waktu yang tepat untuk rapat.

Selain itu, fitur persetujuan manual juga menjaga Anda dan kalender tim Anda dari pertemuan yang tidak diinginkan dengan orang-orang yang tidak memenuhi syarat.

Memiliki rapat terfokus dengan hanya peserta yang akan terlibat dalam proses pengambilan keputusan memecahkan tantangan berikut dalam rapat:

• Anggota tim yang melakukan banyak tugas dalam rapat karena masalah diskusi tidak memengaruhi mereka. Anggota-anggota ini akan lebih baik menghadiri tugas-tugas bermakna lainnya.
• Keluar topik karena agenda mencakup tujuan yang luas. Hasilnya adalah pemborosan waktu yang berlebihan dan pertemuan yang tidak produktif.

Sebuah survei terhadap 182 manajer senior menemukan bahwa 71% merasa bahwa rapat mereka tidak produktif. Dan 65% mengatakan bahwa mereka bisa lebih baik melakukan tugas mereka sendiri.

Terdengar akrab?

Setiap orang yang diundang ke pertemuan harus memiliki poin diskusi dan poin tindakan yang mungkin (yaitu, solusi). Pertemuan tersebut akan membahas tentang para peserta yang mengevaluasi poin-poin mereka, dan poin-poin tindakan, daripada melakukan penelitian dari awal.

Konsep itu mendorong kita ke aspek penting berikutnya dari agenda pertemuan yang sempurna.

2. Biarkan tim datang dengan poin diskusi

Alih-alih memilih poin agenda dari sudut pandang Anda, biarkan tim mengembangkan item yang menurut mereka penting dan layak didiskusikan. Hal ini memungkinkan anggota untuk membuat alur rapat dan merasa lebih memiliki peran mereka. Sebagai pemimpin rapat, tugas Anda adalah menentukan tujuan rapat dan memfasilitasi rapat.

Cara efektif untuk mengembangkan poin agenda adalah dengan membagikan dokumen kolaborasi seperti Google Docs atau Microsoft OneNote. Setiap orang harus dapat mengedit, meninjau, dan meninggalkan komentar. Setelah Anda mengirim email kepada tim bahwa Anda akan mengadakan rapat dalam seminggu dan tujuannya, Anda akan menyertakan tautan ke dokumen dalam email tersebut.

Tapi apa yang akan Anda sertakan dalam dokumen kolaborasi, dan bagaimana Anda memandu saran anggota tim?

Mari kita lihat itu di bagian berikut.

3. Gunakan metode 4×4 untuk menyusun topik diskusi

Metode empat kali empat adalah kerangka kerja untuk memandu tujuan pertemuan.

Berikut tampilannya:

• Empat hal yang dicapai tim sejak pertemuan terakhir
• Tantangan atau penghalang yang dihadapi tim saat menyelesaikan tugas
• Empat hal yang dapat dicapai tim sebelum pertemuan berikutnya
• Pemblokir potensial apa pun untuk tugas mendatang ini

Menindaklanjuti hasil rapat terakhir membuat tim bertanggung jawab atas tugas yang mereka ambil dari rapat. Jika tidak, mereka akan merasa bahwa tidak ada yang berubah setelah pertemuan atau bahwa mereka membuang-buang waktu.

Saya akan memasukkan ini ke dalam contoh praktis: katakanlah Anda memiliki toko eCommerce di Shopify tempat Anda menjual produk secara online dan ingin meningkatkan penjualan sebesar $100.000. Jadi, tujuan pertemuan adalah untuk menentukan bagaimana meningkatkan penjualan sebesar $100,00. Tapi Anda mungkin memiliki target penjualan $70.000 pada pertemuan terakhir.

Menerapkan kerangka kerja 4×4, kita akan memiliki yang berikut:

1. Empat hal yang dicapai tim sejak pertemuan terakhir
   1. Upsell ke 1.000 pelanggan, yang menghasilkan penjualan $30.000
   2. Cross-sell ke 600 pelanggan, yang menghasilkan penjualan $ 20.000
   3. Menargetkan ulang 5.000 pengunjung situs web, yang menghasilkan penjualan $1.000
   4. Mengirimkan survei kepuasan pelanggan
2. Tantangan atau penghalang yang dihadapi tim saat menyelesaikan tugas
   1. 30% tingkat respons dari survei kepuasan pelanggan
   2. Lebih dari 4.000 pengunjung situs web yang ditargetkan ulang tidak berkonversi, dll.
3. Empat hal yang dapat dicapai tim sebelum pertemuan berikutnya (yaitu, setelah pertemuan yang Anda rencanakan). Di sinilah Anda menjabarkan tujuan yang akan Anda diskusikan dalam rapat.
   1. Upsell ke 2.000 pelanggan untuk mendapatkan penjualan $60.000
   2. Cross-sell ke 1.200 untuk mendapatkan penjualan $40.000
   3. Targetkan ulang 10.000 pengunjung situs web untuk mendapatkan penjualan $2.000
   4. Buat strategi pemasaran email yang disederhanakan dengan alat pemasaran untuk Shopify
4. Pemblokir potensial apa pun untuk tugas mendatang ini
   1. Kurangnya keahlian dalam kampanye penargetan ulang email
   2. Database pelanggan terbatas.

Anda dapat menuliskan empat pencapaian sebelumnya dan empat tujuan dalam dokumen bersama Anda. Kemudian biarkan tim mengisi tantangan dan kemungkinan poin tindakan.

Ini mengarahkan saya pada bagaimana Anda harus menyusun pertanyaan-pertanyaan ini dalam agenda Anda.

4. Rancang pertanyaan yang spesifik dan menantang

Sebuah studi tentang rapat mingguan satu perusahaan menemukan bahwa tim merasa bahwa agenda yang tidak jelas membuat rapat membuang-buang waktu. Agenda yang tidak jelas adalah hal-hal seperti "rapat departemen pemasaran mingguan" di mana rapat tersebut dapat menghasilkan seratus diskusi yang berbeda, tanpa hasil yang jelas.

Bandingkan dengan agenda seperti “bagaimana kami dapat meningkatkan tingkat konversi kampanye SMS kami sebesar 30%?”

Agenda yang jelas menentukan poin diskusi dan petunjuk pada hasil yang diharapkan. Berikut adalah lebih banyak contoh pertanyaan/topik agenda yang spesifik dan menantang:

• Bagaimana kita bisa mendapatkan $2.000 dari penargetan ulang 10.000 pengunjung situs web?
• Bagaimana kita bisa menjual $60.000 dari upselling ke 2.000 pelanggan?
• Strategi pembuatan tautan apa yang dapat kami terapkan untuk meningkatkan Otoritas Domain situs web kami?
• Apa yang dapat kami lakukan untuk meningkatkan tingkat penyelesaian survei kepuasan kami sebesar 50%?

5. Alokasikan waktu yang cukup untuk setiap item agenda

Saat mengalokasikan waktu untuk setiap item agenda, andalkan jumlah waktu yang biasanya Anda habiskan di rapat sebelumnya dan pertimbangkan jumlah penyaji untuk setiap item. Kemudian batasi setiap item agenda hingga waktu minimum yang diperlukan untuk membahasnya. Anda mungkin menemukan jeda di antara topik diskusi membantu karena orang secara alami membutuhkan istirahat.

Yang terpenting, biarkan pemilik rapat memimpin rapat. Idealnya, setiap anggota akan mendiskusikan poin diskusi mereka. Ingatlah untuk memprioritaskan item agenda yang paling penting karena beberapa anggota dapat pergi di tengah-tengah rapat. Anda dapat mengatur dan mengalokasikan waktu untuk topik rapat dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting – atau bereksperimen dengan memulai dengan item agenda tercepat dan termudah.

6. Miliki bagian 'parkir' di agenda Anda

Tempat parkir adalah bagian tempat Anda merekam topik di luar topik yang akan diangkat oleh anggota tim. Anda harus memiliki ruang ini di dokumen kolaborasi (mis., Google Documents). Orang yang diundang rapat dapat meninjau item ini, meninggalkan komentar, dan bahkan menyelesaikan beberapa di antaranya sebelum rapat.

Mengabaikan tempat parkir sama dengan mengabaikan istirahat rapat. Ini adalah hal-hal alami yang akan terjadi meskipun Anda tidak menjadwalkannya. Setelah Anda memiliki agenda dengan semua bagian yang dibahas, saatnya untuk tahap penetapan agenda akhir.

7. Bagikan agenda terlebih dahulu dan sertakan hasil yang diharapkan

Anda harus selalu berbagi agenda akhir dengan tim 48 jam sebelumnya. Agenda harus mencakup topik diskusi, presenter, slot waktu, dan item 'tempat parkir'.

Izinkan undangan rapat untuk menambah agenda jika tampaknya cocok. Kemudian tinjau perubahan dan bagikan salinan lengkap 24 jam sebelumnya agar semua orang berada di halaman yang sama. Anda sekarang siap untuk mengadakan rapat! Ingatlah untuk mengatur pengingat untuk mengingatkan anggota tim tentang rapat.

Pikiran terakhir

Saat menetapkan agenda, Anda tidak memerlukan seluruh tim – Anda hanya membutuhkan pembuat keputusan. Perhatikan tips ini:

• Biarkan pengambil keputusan menentukan item agenda dan mempresentasikannya selama pertemuan.
• Tunjuk seorang pemimpin yang akan bertanggung jawab atas manajemen waktu dan memastikan bahwa tim mencapai tujuan pertemuan.
• Alokasikan waktu rapat minimum, tetapi sediakan ruang untuk jeda.
• Rancang pertanyaan diskusi yang spesifik dan menantang dan minta peserta rapat untuk berbagi poin tindakan yang mungkin.

Yang terpenting, miliki proses umpan balik untuk setiap pertemuan Anda. Menindaklanjuti langkah-langkah tindakan yang disarankan dalam rapat untuk menjaga akuntabilitas anggota.

Terakhir, cari tahu bagaimana Appointlet dapat membantu merampingkan rapat tim Anda hari ini!