Составление повестки дня: 7 советов для идеальной повестки дня встречи

Из 55 миллионов ежедневных совещаний только половина достигла своих целей. Только 20% обученных руководителей совещаний увеличивают разрыв в подотчетности на собраниях, где большинство организаций не оценивают влияние своих совещаний.

В то время как повестка дня собрания задает направление собрания, еще многое предстоит сделать со стороны руководства и управления собранием для эффективного собрания команды, и самая важная из них — подготовка.

Этот пост покажет вам бесценные советы по составлению повестки дня с примерами повестки дня встречи. Продолжайте читать, чтобы узнать, как компании обеспечивают продуктивность своих совещаний, высокую целенаправленность и соблюдение установленных сроков.

Значение установления повестки дня

Определение повестки дня означает определение или указание цели собрания, вопросов для обсуждения, продолжительности, ожидаемого результата и лица, ответственного за вопросы для обсуждения. Подготовка к собранию совета дает участникам общий обзор цели собрания и действий.

Профессионал готовит и планирует встречу, устанавливая повестку дня встречи. Повестка собрания команды показывает участникам темы повестки дня, ожидаемый результат и временные рамки, что позволяет всем заранее подготовить свои темы для обсуждения и придерживаться темы обсуждения.

На самом деле, 64% участников совещаний считают, что лучший способ заинтересовать их предстоящим совещанием — это хорошо спланировать его. Но то же исследование показало, что молодое поколение предпочитает бесплатный обед.

Что вы должны включить?

Вот важные вещи, которые всегда должны фигурировать в повестке дня вашей встречи:

• Цель
• Список тем и их временные интервалы
• Лидеры дискуссий
• Место/площадка

Вы также можете включить процесс рассмотрения вопросов для обсуждения, разбив выделенное время на более короткие временные сегменты. Например, при обсуждении вопроса «Как нам максимизировать нашу лучшую стратегию продаж?» вы можете записать такой процесс, как:

• Список возможностей – 5 мин.
• Анализ возможностей, в которые стоит инвестировать — 10 мин.
• Список задач – 5 мин.
• Предложение решений – 5 мин.

В целом, пункты вашей повестки дня будут зависеть от типа предстоящей встречи.

Семь советов по эффективной повестке дня встречи

1. Обратитесь к одной актуальной теме

Особо сфокусированное собрание решает один конкретный вопрос. Вам следует избегать назначения встречи, посвященной двум разным темам, таким как увеличение продаж и оптимизация маркетинговых усилий в рамках одной встречи.

Были ли эти встречи разделены, чтобы быть более целенаправленными и значимыми для соответствующих команд, участвующих в каждой задаче?

Кроме того, позвольте членам команды выбирать, присутствовать на собрании или нет. Они могут принять решение не присутствовать просто потому, что им нечего добавить к собранию или потому что их расписание заполнено.

Поделившись ссылкой на собрание через Appointlet , вы можете избежать проблем с приглашением члена команды, который не будет доступен для вашего собрания. Appointlet автоматически проверяет расписание вашей команды, чтобы найти подходящее время для встречи.

В дополнение к этому, функция утверждения вручную также защищает вас и календарь вашей команды от нежелательных встреч с людьми, не обладающими соответствующей квалификацией.

Целенаправленное совещание с участием только тех участников, которые будут участвовать в процессе принятия решений, решает следующие проблемы на совещании:

• Члены команды, которые многозадачны на собрании, потому что вопросы обсуждения их не затрагивают. Этим участникам будет лучше заниматься другими значимыми задачами.
• Уходя от темы, потому что повестка дня охватывает широкую цель. Результатом является чрезмерная потеря времени и непродуктивное совещание.

Опрос 182 старших менеджеров показал, что 71% считают их встречи непродуктивными. А 65% сказали, что им было бы лучше заниматься своими делами.

Звучит знакомо?

У каждого приглашенного на собрание должен быть предмет для обсуждения и возможные действия (т.е. решения). Встреча будет посвящена тому, чтобы эти участники оценивали свои точки зрения и действия, а не проводили исследование с нуля.

Эта концепция подводит нас к следующему важному аспекту идеальной программы встречи.

2. Позвольте команде придумать темы для обсуждения

Вместо того, чтобы выбирать пункты повестки дня с вашей точки зрения, позвольте команде разработать пункты, которые они считают важными и заслуживающими обсуждения. Это позволяет участникам создавать ход собрания и чувствовать себя более ответственными за свои роли. Ваша работа как руководителя собрания состоит в том, чтобы определить цель собрания и способствовать его проведению.

Эффективным способом разработки пунктов повестки дня было бы совместное использование документа для совместной работы, такого как Google Docs или Microsoft OneNote. Каждый должен иметь возможность редактировать, просматривать и оставлять комментарии. После того, как вы отправите команде электронное письмо о том, что через неделю у вас будет собрание и его цель, вы включите ссылку на документ в электронное письмо.

Но что вы включите в документ о сотрудничестве и как вы будете руководствоваться предложениями членов команды?

Давайте рассмотрим это в следующих разделах.

3. Используйте метод 4×4, чтобы структурировать темы для обсуждения.

Метод «четыре на четыре» — это основа для определения цели собрания.

Вот как это выглядит:

• Четыре вещи, которые команда сделала со времени последней встречи
• Проблемы или блокираторы, с которыми столкнулась команда при выполнении задач
• Четыре вещи, которые команда может сделать до следующей встречи
• Любые потенциальные блокираторы для этих будущих задач

Отслеживание результатов последней встречи позволяет команде нести ответственность за задачи, которые они берут на себя на встрече. В противном случае они почувствуют, что после встреч ничего не меняется или что это пустая трата времени.

Я представлю это на практическом примере: скажем, у вас есть магазин электронной коммерции на Shopify, где вы продаете товары в Интернете и хотите увеличить продажи на 100 000 долларов. Итак, цель встречи — определить, как увеличить продажи на 100 000 долларов. Но, вероятно, на последней встрече у вас была цель продаж в размере 70 000 долларов.

Применив фреймворк 4×4, мы получим следующее:

1. Четыре вещи, которые команда сделала со времени последней встречи
   1. Дополнительные продажи 1000 клиентам, что привело к продажам на 30 000 долларов США.
   2. Перекрестные продажи 600 клиентам, что привело к продажам на 20 000 долларов США.
   3. Ретаргетинг на 5000 посетителей веб-сайта, что привело к продажам на 1000 долларов.
   4. Разосланы опросы об удовлетворенности клиентов
2. Проблемы или блокираторы, с которыми столкнулась команда при выполнении задач
   1. 30 % ответов на опросы об удовлетворенности клиентов
   2. Более 4000 ретаргетинговых посетителей сайта не конвертировались и т. д.
3. Четыре вещи, которые команда могла бы выполнить до следующей встречи (т. е. после встречи, которую вы планируете). Здесь вы излагаете цели, которые будете обсуждать на встрече.
   1. Допродажи 2000 клиентам, чтобы получить продажи на 60 000 долларов
   2. Перекрестные продажи до 1200, чтобы получить продажи на 40 000 долларов
   3. Переориентируйте 10 000 посетителей веб-сайта, чтобы получить продажи на 2000 долларов
   4. Создайте маркетинговую стратегию по электронной почте, оптимизированную с помощью маркетинговых инструментов для Shopify
4. Любые потенциальные блокираторы для этих будущих задач
   1. Недостаток опыта в кампаниях ретаргетинга по электронной почте
   2. Ограниченная база клиентов.

Вы можете записать четыре предыдущих достижения и четыре цели в общий документ. Затем позвольте команде заполнить задачи и возможные пункты действий.

Это подводит меня к тому, как вы должны структурировать эти вопросы в своей повестке дня.

4. Придумайте конкретные и сложные вопросы

Исследование еженедельных совещаний в одной компании показало, что команды считали, что расплывчатая повестка дня заставляет собрания тратить время впустую. Расплывчатые повестки дня — это такие вещи, как «еженедельные собрания отдела маркетинга», когда собрание может привести к сотням различных дискуссий без ясного результата.

Сравните это с повесткой дня вроде «Как мы можем увеличить конверсию нашей SMS-кампании на 30%?»

Четкая повестка дня определяет вопросы для обсуждения и намекает на ожидаемый результат. Вот еще примеры конкретных и сложных вопросов/тем повестки дня:

• Как мы можем получить 2000 долларов за ретаргетинг 10 000 посетителей сайта?
• Как мы можем продать 60 000 долларов за счет дополнительных продаж 2 000 клиентов?
• Какие стратегии построения ссылок мы можем реализовать, чтобы повысить авторитет домена нашего веб-сайта?
• Что мы можем сделать, чтобы повысить показатель завершения опроса удовлетворенности на 50%?

5. Выделите достаточно времени для каждого пункта повестки дня

При распределении времени для каждого пункта повестки дня полагайтесь на количество времени, которое вы обычно тратите на предыдущие встречи, и учитывайте количество выступающих по каждому пункту. Затем ограничьте каждый пункт повестки дня минимальным временем, необходимым для его рассмотрения. Вы можете найти паузы между темами обсуждения полезными, потому что людям, естественно, нужны перерывы.

Самое главное, позвольте владельцу собрания вести собрание. В идеале каждый участник обсудит свой предмет обсуждения. Не забудьте расставить приоритеты по наиболее важным пунктам повестки дня, потому что некоторые участники могут уйти на полпути к собранию. Вы можете организовывать и распределять время для тем собрания от наиболее важных до наименее значимых или экспериментировать, начиная с самых быстрых и простых пунктов повестки дня.

6. Включите в повестку дня раздел «парковка».

Парковка — это раздел, в котором вы записываете любые темы, не относящиеся к теме, которые поднимет член команды. У вас должно быть это место в документе для совместной работы (например, Google Docs). Приглашенные на собрание могут просматривать эти элементы, оставлять комментарии и даже разрешать некоторые из них до собрания.

Игнорирование парковки похоже на игнорирование перерывов на собраниях. Это естественные вещи, которые произойдут, даже если вы не планируете их. После того, как у вас есть повестка дня со всеми обсужденными разделами, пришло время для заключительного этапа определения повестки дня.

7. Заранее поделитесь повесткой дня и включите ожидаемые результаты

Вы всегда должны делиться окончательной повесткой дня с командой за 48 часов. Повестка дня должна включать темы для обсуждения, докладчиков, временные интервалы и пункты «автостоянки».

Разрешить приглашенным на собрание добавлять в повестку дня, если это кажется уместным. Затем просмотрите изменения и поделитесь готовой копией за 24 часа, чтобы все были на одной странице. Теперь вы готовы к встрече! Не забудьте установить напоминание, чтобы предупредить членов команды о встрече.

Последние мысли

При определении повестки дня вам не нужна вся команда — вам нужны только лица, принимающие решения. Имейте в виду эти советы:

• Позвольте лицам, принимающим решения, определить пункты повестки дня и представить их во время собрания.
• Назначьте лидера, который будет отвечать за управление временем и обеспечение достижения командой цели встречи.
• Выделяйте минимальное время встречи, но оставляйте место для пауз.
• Разработайте конкретные и сложные вопросы для обсуждения и попросите участников встречи поделиться возможными действиями.

Самое главное, иметь процесс обратной связи для каждой из ваших встреч. Выполняйте действия, предложенные на собрании, чтобы обеспечить подотчетность участников.

Наконец, узнайте, как Apppointlet может помочь оптимизировать собрания вашей команды уже сегодня!