制定議程：完美會議議程的 7 個技巧

已發表: 2022-03-30

在每天5500 萬次會議中，只有一半實現了目標。由於只有 20% 的受過培訓的會議負責人，在大多數組織不評估會議影響的會議中，問責制差距越來越大。

雖然會議議程確定了會議的方向，但在領導和會議管理方面仍有更多工作要做，以實現有效的團隊會議——最大的一項是準備工作。

這篇文章將通過會議議程示例向您展示設置議程的寶貴技巧。繼續閱讀以了解企業如何確保他們的會議富有成效、高度集中並在指定的時間限制內。

制定議程的價值

議程設置是指確定或說明會議的目的、討論點、長度、預期結果以及討論點的負責人。為董事會會議做準備可以讓與會者對會議目標和行動項目有一個高層次的概述。

專業人員通過設置會議議程來準備和計劃會議。團隊會議議程向參與者展示了議程主題、預期結果和時間框架，讓每個人提前準備好討論點，並堅持討論主題。

事實上， 64%的與會者認為，讓他們對會議感到興奮的最佳方式是精心策劃。但同樣的研究發現，年輕一代更喜歡免費午餐。

你應該包括什麼？

以下是應始終出現在您的會議議程上的重要事項：

目的
主題列表及其時間段
討論領導者
場地/平台

您還可以通過將分配的時間分成更短的時間段來包括解決討論點的過程。例如，在討論“我們如何最大化我們的頂級銷售策略？”時您可以寫下一個過程，例如：

列出機會 - 5 分鐘
分析值得投資的機會 - 10 分鐘
列出挑戰 - 5 分鐘
提出解決方案 - 5 分鐘

總體而言，您的議程項目將取決於您將舉行的會議類型。

有效會議議程的七個技巧

1.解決一個單一的相關主題

高度集中的會議解決了一個具體問題。您將希望避免召開一個討論兩個不同主題的會議，例如在同一個會議中增加銷售和優化營銷工作。

這些會議是否分開以對每個目標所涉及的相關團隊更有針對性和意義？

此外，允許團隊成員選擇是否參加會議。他們可能決定不參加，只是因為他們沒有什麼可添加的會議內容或因為他們的日程安排已滿。

通過Apppointlet共享您的會議鏈接，您可以避免邀請無法參加會議的團隊成員的麻煩。 Apppointlet 會自動檢查您團隊的日程安排，以找到合適的會議時間。

除此之外，手動批准功能還可以保護您和您的團隊的日曆免受與不合格人員的不必要會議。

僅與將參與決策過程的與會者進行集中會議可以解決會議中的以下挑戰：

在會議中同時處理多項任務的團隊成員，因為討論問題不會影響他們。這些成員將更好地參加其他有意義的任務。
跑題了，因為議程涵蓋了廣泛的目的。結果是過多的時間浪費和低效的會議。

一項針對 182 名高級管理人員的調查發現， 71%的人認為他們的會議效率低下。 65% 的人表示他們本可以更好地完成自己的任務。

聽起來有點熟？

每個受邀參加會議的人都應該有一個討論點和可能的行動點（即解決方案）。會議將是關於這些參與者評估他們的觀點和行動點，而不是從頭開始研究。

這個概念將我們帶到完美會議議程的下一個重要方面。

2.讓團隊拿出討論點

與其從您的角度選擇議程要點，不如讓團隊制定他們認為重要且值得討論的項目。這使成員可以創建會議流程並感受到對自己角色的更多所有權。作為會議負責人，您的工作是確定會議目的並為會議提供便利。

制定議程要點的一種有效方法是共享協作文檔，例如 Google Docs 或 Microsoft OneNote。每個人都應該能夠編輯、審閱和發表評論。向團隊發送電子郵件告知您將在一周內召開會議及其目的後，您將在電子郵件中包含指向該文檔的鏈接。

但是您將在協作文檔中包含什麼內容，以及如何指導團隊成員的建議？

讓我們在以下部分中研究它。

3. 使用 4×4 的方法來組織討論主題

四乘四方法是指導會議目的的框架。

這是它的樣子：

自上次會議以來團隊完成的四件事
團隊在完成任務時面臨的挑戰或阻礙
團隊在下次會議之前可以完成的四件事
這些未來任務的任何潛在障礙

跟進上次會議的結果使團隊對他們從會議中承擔的任務負責。否則，他們會覺得會議結束後沒有任何變化，或者他們是在浪費時間。

我將把它放到一個實際的例子中：假設您在 Shopify 上有一家電子商務商店，您在線銷售產品並希望將銷售額增加100,000 美元。因此，會議的目的是確定如何將銷售額增加 100,00 美元。但您在上次會議上可能有 70,000 美元的銷售目標。

應用 4×4 框架，我們將擁有以下內容：

自上次會議以來團隊完成的四件事
1. 向 1,000 名客戶追加銷售，帶來 30,000 美元的銷售額
2. 交叉銷售給 600 名客戶，帶來了 20,000 美元的銷售額
3. 重新定位了 5,000 名網站訪問者，帶來了 1,000 美元的銷售額
4. 發送客戶滿意度調查
團隊在完成任務時面臨的挑戰或阻礙
1. 客戶滿意度調查的回复率為 30%
2. 超過 4,000 名重新定位的網站訪問者沒有轉化，等等。
團隊可以在下次會議之前完成的四件事（即，在您計劃的會議之後）。您可以在此處列出您將在會議中討論的目標。
1. 向 2,000 名客戶追加銷售以獲得 60,000 美元的銷售額
2. 交叉銷售到 1,200 個，獲得 40,000 美元的銷售額
3. 重新定位 10,000 名網站訪問者以獲得 2,000 美元的銷售額
4. 使用 Shopify 的營銷工具建立電子郵件營銷策略
這些未來任務的任何潛在障礙
1. 在電子郵件重定向活動方面缺乏專業知識
2. 有限的客戶數據庫。

您可以在共享文檔中寫下之前的四項成就和四個目標。然後讓團隊填寫挑戰和可能的行動點。

這讓我知道你應該如何在你的議程中組織這些問題。

4. 設計具體且具有挑戰性的問題

一項對一家公司每週會議的研究發現，團隊認為模糊的議程會使會議浪費時間。模糊的議程是諸如“每週營銷部門會議”之類的事情，會議可能會導致一百個不同的討論，但沒有明確的結果。

將其與諸如“我們如何將 SMS 活動轉化率提高 30%？”之類的議程進行比較。

明確的議程指定了討論點並暗示了預期的結果。以下是具體和具有挑戰性的議程問題/主題的更多示例：

我們如何從重新定位 10,000 個網站訪問者中獲得 2,000 美元？
我們如何從追加銷售中向 2,000 名客戶銷售 60,000 美元？
我們可以實施哪些鏈接構建策略來增加我們網站的域權限？
我們可以做些什麼來將我們的滿意度調查完成率提高 50%？

5. 為每個議程項目分配足夠的時間

在為每個議程項目分配時間時，取決於您通常在以前的會議上花費的時間，並考慮每個項目的演示者數量。然後將每個議程項目限制在處理它所需的最短時間。您可能會發現在討論主題之間停頓很有幫助，因為人們自然需要休息。

最重要的是，讓會議的所有者主持會議。理想情況下，每個成員都會討論他們的討論點。請記住優先考慮最關鍵的議程項目，因為有些成員可能會在會議中途離開。您可以按照從最重要到最不重要的順序為會議主題組織和分配時間，或者從最快、最簡單的議程項目開始進行試驗。

6. 在你的議程上設置一個“停車場”部分

停車場是您記錄團隊成員將提出的任何離題主題的部分。您應該在協作文檔（例如，Google Docs）中有這個空間。會議受邀者可以在會議之前查看這些項目、發表評論，甚至解決其中的一些問題。

忽略停車場類似於忽略會議休息時間。這些都是自然發生的事情，即使你沒有安排它們。一旦你有了所有討論過的部分的議程，就該進入最後的議程設置階段了。

7. 提前分享議程並包括預期結果

您應始終提前 48 小時與團隊分享最終議程。議程應包括討論主題、演講者、時間段和“停車場”項目。

如果合適，允許會議受邀者添加到議程中。然後查看更改並提前 24 小時分享完成的副本，以便每個人都在同一頁面上。您現在已準備好參加會議！請記住設置提醒以提醒團隊成員有關會議的信息。

最後的想法

制定議程時，您不需要整個團隊——您只需要決策者。請記住以下提示：

讓決策者確定議程項目並在會議期間提出。
指定負責時間管理並確保團隊實現會議目標的領導者。
分配最短的會議時間，但有暫停的空間。
設計具體且具有挑戰性的討論問題，並要求與會者分享可能的行動要點。

最重要的是，為您的每次會議制定一個反饋流程。跟進會議中建議的行動步驟，以使成員承擔責任。

最後，了解Apppointlet如何幫助您簡化今天的團隊會議！