Stabilirea unei agende: 7 sfaturi pentru agenda perfectă a întâlnirii

Din 55 de milioane de întâlniri zilnice, doar jumătate și-au atins obiectivele. Cu doar 20% dintre liderii de întâlniri instruiți, există un decalaj tot mai mare de responsabilitate în întâlnirile în care majoritatea organizațiilor nu evaluează impactul întâlnirilor lor.

În timp ce agenda întâlnirii stabilește direcția întâlnirii, mai sunt încă mai multe de făcut în ceea ce privește conducerea și managementul întâlnirilor pentru o întâlnire de echipă eficientă – cea mai importantă fiind pregătirea.

Această postare vă va arăta sfaturi neprețuite pentru stabilirea unei agende cu exemple de agendă pentru întâlniri. Continuați să citiți pentru a afla cum companiile se asigură că întâlnirile lor sunt productive, foarte concentrate și în limita de timp specificată.

Valoarea stabilirii unei agende

Stabilirea agendei înseamnă determinarea sau declararea scopului unei întâlniri, a punctelor de discuție, a duratei, a rezultatului așteptat și a persoanei responsabile pentru punctele de discuție. Pregătirea pentru o reuniune a consiliului oferă participanților o imagine de ansamblu la nivel înalt asupra obiectivului întâlnirii și a elementelor de acțiune.

Un profesionist se pregătește și planifică o întâlnire prin stabilirea agendei întâlnirii. Agenda întâlnirii echipei arată participanților subiectele agendei, rezultatul așteptat și intervalul de timp, permițând tuturor să își pregătească punctele de discuție în avans și să rămână la subiectul de discuție.

De fapt, 64% dintre participanții la întâlnire cred că cel mai bun mod de a-i face entuziasmați de o întâlnire este să o planifice bine. Dar aceeași cercetare a constatat că generația tânără preferă un prânz gratuit.

Ce ar trebui să includeți?

Iată lucruri esențiale care ar trebui să apară întotdeauna pe agenda întâlnirii tale:

• Scop
• Lista subiectelor și intervalele lor orare
• Lideri de discuții
• Locație/platformă

De asemenea, puteți include procesul de abordare a punctelor de discuție prin împărțirea timpului alocat în segmente de timp mai scurte. De exemplu, când discutăm despre „cum ne maximizăm strategia de vânzări de top?” puteți nota un proces precum:

• Lista oportunităților – 5 min
• Analizați oportunitățile care merită investite – 10 min
• Lista provocărilor – 5 min
• Propune soluții – 5 min

În general, punctele de pe ordinea de zi vor depinde de tipul de întâlnire pe care o veți avea.

Șapte sfaturi pentru o agendă eficientă a întâlnirilor

1. Abordați un singur subiect relevant

O întâlnire foarte concentrată abordează o problemă specifică. Veți dori să evitați să stabiliți o întâlnire care să abordeze două subiecte diferite, cum ar fi creșterea vânzărilor și optimizarea eforturilor de marketing în cadrul aceleiași întâlniri.

Au fost acele întâlniri separate pentru a fi mai concentrate și semnificative pentru echipele relevante implicate în fiecare obiectiv?

În plus, permiteți membrilor echipei să aleagă dacă să participe sau nu la întâlnire. Ei pot decide să nu participe pur și simplu pentru că nu au nimic de adăugat la întâlnire sau pentru că programul lor este plin.

Partajând linkul întâlnirii dvs. prin Appointlet, puteți evita problemele de a invita un membru al echipei care nu va fi disponibil pentru întâlnirea dvs. Appointlet verifică automat programele echipei pentru a găsi un moment potrivit pentru întâlnire.

În plus, funcția de aprobare manuală vă protejează, de asemenea, pe dvs. și pe calendarul echipei dvs. de întâlniri nedorite cu persoane care nu sunt calificate.

A avea o întâlnire concentrată doar cu participanții care vor fi implicați în procesul de luare a deciziilor rezolvă următoarele provocări într-o întâlnire:

• Membrii echipei care fac mai multe sarcini într-o întâlnire pentru că problemele de discuție nu îi afectează. Acești membri vor fi mai bine să se ocupe de alte sarcini semnificative.
• În afara subiectului, deoarece agenda acoperă un scop larg. Rezultatul este o pierdere excesivă de timp și o întâlnire neproductivă.

Un sondaj efectuat pe 182 de manageri superiori a constatat că 71% au considerat că întâlnirile lor sunt neproductive. Și 65% au spus că le-ar fi putut fi mai bine să-și facă propriile sarcini.

Suna familiar?

Toți cei invitați la întâlnire ar trebui să aibă un punct de discuție și posibile puncte de acțiune (adică, soluții). Întâlnirea ar fi despre acești participanți care își evaluează punctele și punctele de acțiune, mai degrabă decât să facă cercetări de la zero.

Acest concept ne conduce la următorul aspect important al agendei de întâlnire perfectă.

2. Lăsați echipa să vină cu punctele de discuție

În loc să alegeți punctele agendei din perspectiva dvs., lăsați echipa să dezvolte elementele pe care le consideră importante și care merită discutate. Acest lucru permite membrilor să creeze fluxul de întâlnire și să simtă mai multă proprietate asupra rolurilor lor. În calitate de lider de întâlnire, sarcina dumneavoastră este să determinați scopul întâlnirii și să facilitați întâlnirea.

O modalitate eficientă de a dezvolta punctele agendei ar fi partajarea unui document de colaborare precum Google Docs sau Microsoft OneNote. Toată lumea ar trebui să poată edita, revizui și lăsa comentarii. Odată ce trimiteți e-mail echipei că veți avea o întâlnire într-o săptămână și scopul acesteia, veți include linkul către document în e-mail.

Dar ce veți include în documentul de colaborare și cum ghidați sugestiile membrilor echipei?

Să ne uităm la asta în secțiunile următoare.

3. Folosiți metoda 4×4 pentru a structura subiectele de discuție

Metoda patru cu patru este un cadru pentru ghidarea scopului întâlnirii.

Iată cum arată:

• Patru lucruri pe care echipa le-a realizat de la ultima întâlnire
• Provocările sau blocanții cu care s-a confruntat echipa la finalizarea sarcinilor
• Patru lucruri pe care echipa le-ar putea realiza înainte de următoarea întâlnire
• Orice blocanți potențiali pentru aceste sarcini viitoare

Urmărirea rezultatelor ultimei întâlniri ține echipa responsabilă pentru sarcinile pe care le asuma de la o întâlnire. Altfel, ar simți că nimic nu se schimbă după întâlniri sau că sunt o pierdere de timp.

Voi pune acest lucru într-un exemplu practic: să presupunem că aveți un magazin de comerț electronic pe Shopify unde vindeți produse online și doriți să creșteți vânzările cu 100.000 USD. Deci, scopul întâlnirii este de a determina cum să crești vânzările cu 100,00 USD. Dar probabil că ați avut un obiectiv de vânzări de 70.000 USD în ultima întâlnire.

Aplicând cadrul 4×4, vom avea următoarele:

1. Patru lucruri pe care echipa le-a realizat de la ultima întâlnire
   1. Upsell la 1.000 de clienți, ceea ce a dus la vânzări de 30.000 USD
   2. Vânzare încrucișată către 600 de clienți, ceea ce a dus la vânzări de 20.000 USD
   3. Redirecționat 5.000 de vizitatori ai site-ului web, ceea ce a dus la vânzări de 1.000 USD
   4. Am trimis sondaje de satisfacție a clienților
2. Provocările sau blocanții cu care s-a confruntat echipa la finalizarea sarcinilor
   1. Rata de răspuns de 30% din sondajele de satisfacție a clienților
   2. Peste 4.000 de vizitatori ai site-ului web redirecționați nu au efectuat conversii etc.
3. Patru lucruri pe care echipa le-ar putea realiza înainte de următoarea întâlnire (adică după întâlnirea pe care o planificați). Aici expuneți obiectivele pe care le veți discuta în cadrul întâlnirii.
   1. Vânzare în plus la 2.000 de clienți pentru a obține vânzări de 60.000 USD
   2. Vânzare încrucișată la 1.200 pentru a obține vânzări de 40.000 USD
   3. Redirecționați 10.000 de vizitatori ai site-ului web pentru a obține vânzări de 2.000 USD
   4. Stabiliți o strategie de marketing prin e-mail simplificată cu instrumente de marketing pentru Shopify
4. Orice blocanți potențiali pentru aceste sarcini viitoare
   1. Lipsa de expertiză în campaniile de retargeting prin e-mail
   2. O bază de date limitată de clienți.

Puteți nota cele patru realizări anterioare și cele patru obiective în documentul dvs. comun. Apoi lăsați echipa să completeze provocările și posibilele puncte de acțiune.

Acest lucru mă conduce la modul în care ar trebui să structurați aceste întrebări în agenda dvs.

4. Creați întrebări specifice și provocatoare

Un studiu asupra reuniunilor săptămânale ale unei companii a constatat că echipele au simțit că agendele vagi au făcut ca întâlnirile să piardă timp. Agendele vagi sunt lucruri precum „întâlnirile săptămânale ale departamentului de marketing” în care întâlnirea ar putea duce la o sută de discuții diferite, fără un rezultat clar.

Comparați asta cu o agendă de genul „cum putem crește rata de conversie a campaniei noastre de SMS cu 30%?”

O agendă clară specifică punctele de discuție și indică rezultatul așteptat. Iată mai multe exemple de întrebări/subiecte specifice și provocatoare ale agendei:

• Cum putem obține 2.000 USD din retargerea a 10.000 de vizitatori ai site-ului?
• Cum putem vinde 60.000 USD din upselling la 2.000 de clienți?
• Ce strategii de creare de link-uri putem implementa pentru a crește autoritatea de domeniu a site-ului nostru?
• Ce putem face pentru a îmbunătăți rata de completare a sondajului de satisfacție cu 50%?

5. Alocați suficient timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi

Când alocați timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, bazați-vă pe timpul pe care îl petreceți de obicei în întâlnirile anterioare și luați în considerare numărul de prezentatori pentru fiecare punct. Apoi limitați fiecare punct de pe ordinea de zi la timpul minim necesar pentru a-l aborda. S-ar putea să găsiți utilă pauzele între subiectele de discuție, deoarece oamenii au nevoie în mod natural de pauze.

Cel mai important, lăsați proprietarul întâlnirii să conducă întâlnirea. În mod ideal, fiecare membru va discuta punctul său de discuție. Nu uitați să acordați prioritate celor mai importante puncte de pe ordinea de zi, deoarece unii membri ar putea pleca la jumătatea întâlnirii. Puteți organiza și aloca timp pentru subiectele întâlnirii de la cele mai importante la cele mai puțin semnificative – sau puteți experimenta, începând cu cele mai rapide și mai ușoare puncte de pe ordinea de zi.

6. Aveți o secțiune „parcare” pe agendă

O parcare este o secțiune în care înregistrați orice subiecte în afara subiectului pe care un membru al echipei le va aduce în discuție. Ar trebui să aveți acest spațiu în documentul de colaborare (de exemplu, Google Docs). Invitații la întâlnire pot examina aceste elemente, pot lăsa comentarii și chiar pot rezolva unele dintre ele înainte de întâlnire.

Ignorarea parcării este similară cu neglijarea pauzelor de întâlnire. Acestea sunt lucruri naturale care se vor întâmpla chiar dacă nu le programați. Odată ce ai agenda ta cu toate secțiunile discutate, este timpul pentru etapa finală de stabilire a agendei.

7. Împărtășiți agenda în avans și includeți rezultatele așteptate

Ar trebui să împărtășiți întotdeauna agenda finală cu echipa cu 48 de ore înainte. Ordinea de zi ar trebui să includă subiecte de discuție, prezentatori, intervale de timp și articole „parcare”.

Permiteți invitaților la întâlnire să adauge pe ordinea de zi dacă vi se pare potrivit. Apoi examinați modificările și distribuiți copia completată cu 24 de ore înainte, pentru ca toată lumea să fie pe aceeași pagină. Acum sunteți gata să aveți întâlnirea! Nu uitați să setați un memento pentru a alerta membrii echipei despre întâlnire.

Gânduri finale

Când stabiliți o agendă, nu aveți nevoie de întreaga echipă – aveți nevoie doar de factorii de decizie. Ține cont de aceste sfaturi:

• Lăsați factorii de decizie să stabilească punctele de pe ordinea de zi și să le prezinte în timpul ședinței.
• Desemnați un lider care va fi responsabil de gestionarea timpului și de a se asigura că echipa atinge scopul întâlnirii.
• Alocați timp minim de întâlnire, dar aveți loc pentru pauze.
• Creați întrebări specifice și provocatoare pentru discuții și cereți participanților la întâlnire să împărtășească posibile puncte de acțiune.

Cel mai important, aveți un proces de feedback pentru fiecare dintre întâlnirile dvs. Urmăriți pașii de acțiune sugerați în cadrul ședinței pentru a ține membrii responsabili.

În cele din urmă, află cum Appointlet poate ajuta la eficientizarea întâlnirilor echipei tale de astăzi!