制定议程：完美会议议程的 7 个技巧

已发表: 2022-03-30

在每天5500 万次会议中，只有一半实现了目标。由于只有 20% 的受过培训的会议负责人，在大多数组织不评估会议影响的会议中，问责制差距越来越大。

虽然会议议程确定了会议的方向，但在领导和会议管理方面仍有更多工作要做，以实现有效的团队会议——最大的一项是准备工作。

这篇文章将通过会议议程示例向您展示设置议程的宝贵技巧。继续阅读以了解企业如何确保他们的会议富有成效、高度集中并在指定的时间限制内。

制定议程的价值

议程设置是指确定或说明会议的目的、讨论点、长度、预期结果以及讨论点的负责人。为董事会会议做准备可以让与会者对会议目标和行动项目有一个高层次的概述。

专业人员通过设置会议议程来准备和计划会议。团队会议议程向参与者展示了议程主题、预期结果和时间框架，让每个人提前准备好讨论点，并坚持讨论主题。

事实上， 64%的与会者认为，让他们对会议感到兴奋的最佳方式是精心策划。但同样的研究发现，年轻一代更喜欢免费午餐。

你应该包括什么？

以下是应始终出现在您的会议议程上的重要事项：

目的
主题列表及其时间段
讨论领导者
场地/平台

您还可以通过将分配的时间分成更短的时间段来包括解决讨论点的过程。例如，在讨论“我们如何最大化我们的顶级销售策略？”时您可以写下一个过程，例如：

列出机会 - 5 分钟
分析值得投资的机会 - 10 分钟
列出挑战 - 5 分钟
提出解决方案 - 5 分钟

总体而言，您的议程项目将取决于您将举行的会议类型。

有效会议议程的七个技巧

1.解决一个单一的相关主题

高度集中的会议解决了一个具体问题。您将希望避免召开一个讨论两个不同主题的会议，例如在同一个会议中增加销售和优化营销工作。

这些会议是否分开以对每个目标所涉及的相关团队更有针对性和意义？

此外，允许团队成员选择是否参加会议。他们可能决定不参加，只是因为他们没有什么可添加的会议内容或因为他们的日程安排已满。

通过Apppointlet共享您的会议链接，您可以避免邀请无法参加会议的团队成员的麻烦。 Apppointlet 会自动检查您团队的日程安排，以找到合适的会议时间。

除此之外，手动批准功能还可以保护您和您的团队的日历免受与不合格人员的不必要会议。

仅与将参与决策过程的与会者进行集中会议可以解决会议中的以下挑战：

在会议中同时处理多项任务的团队成员，因为讨论问题不会影响他们。这些成员将更好地参加其他有意义的任务。
跑题了，因为议程涵盖了广泛的目的。结果是过多的时间浪费和低效的会议。

一项针对 182 名高级管理人员的调查发现， 71%的人认为他们的会议效率低下。 65% 的人表示他们本可以更好地完成自己的任务。

听起来有点熟？

每个受邀参加会议的人都应该有一个讨论点和可能的行动点（即解决方案）。会议将是关于这些参与者评估他们的观点和行动点，而不是从头开始研究。

这个概念将我们带到完美会议议程的下一个重要方面。

2.让团队拿出讨论点

与其从您的角度选择议程要点，不如让团队制定他们认为重要且值得讨论的项目。这使成员可以创建会议流程并感受到对自己角色的更多所有权。作为会议负责人，您的工作是确定会议目的并为会议提供便利。

制定议程要点的一种有效方法是共享协作文档，例如 Google Docs 或 Microsoft OneNote。每个人都应该能够编辑、审阅和发表评论。向团队发送电子邮件告知您将在一周内召开会议及其目的后，您将在电子邮件中包含指向该文档的链接。

但是您将在协作文档中包含什么内容，以及如何指导团队成员的建议？

让我们在以下部分中研究它。

3. 使用 4×4 的方法来组织讨论主题

四乘四方法是指导会议目的的框架。

这是它的样子：

自上次会议以来团队完成的四件事
团队在完成任务时面临的挑战或阻碍
团队在下次会议之前可以完成的四件事
这些未来任务的任何潜在障碍

跟进上次会议的结果使团队对他们从会议中承担的任务负责。否则，他们会觉得会议结束后没有任何变化，或者他们是在浪费时间。

我将把它放到一个实际的例子中：假设您在 Shopify 上有一家电子商务商店，您在线销售产品并希望将销售额增加100,000 美元。因此，会议的目的是确定如何将销售额增加 100,00 美元。但您在上次会议上可能有 70,000 美元的销售目标。

应用 4×4 框架，我们将拥有以下内容：

自上次会议以来团队完成的四件事
1. 向 1,000 名客户追加销售，带来 30,000 美元的销售额
2. 交叉销售给 600 名客户，带来了 20,000 美元的销售额
3. 重新定位了 5,000 名网站访问者，带来了 1,000 美元的销售额
4. 发送客户满意度调查
团队在完成任务时面临的挑战或阻碍
1. 客户满意度调查的回复率为 30%
2. 超过 4,000 名重新定位的网站访问者没有转化，等等。
团队可以在下次会议之前完成的四件事（即，在您计划的会议之后）。您可以在此处列出您将在会议中讨论的目标。
1. 向 2,000 名客户追加销售以获得 60,000 美元的销售额
2. 交叉销售到 1,200 个，获得 40,000 美元的销售额
3. 重新定位 10,000 名网站访问者以获得 2,000 美元的销售额
4. 使用 Shopify 的营销工具建立电子邮件营销策略
这些未来任务的任何潜在障碍
1. 在电子邮件重定向活动方面缺乏专业知识
2. 有限的客户数据库。

您可以在共享文档中写下之前的四项成就和四个目标。然后让团队填写挑战和可能的行动点。

这让我知道你应该如何在你的议程中组织这些问题。

4. 设计具体且具有挑战性的问题

一项对一家公司每周会议的研究发现，团队认为模糊的议程会使会议浪费时间。模糊的议程是诸如“每周营销部门会议”之类的事情，会议可能会导致一百个不同的讨论，但没有明确的结果。

将其与诸如“我们如何将 SMS 活动转化率提高 30%？”之类的议程进行比较。

明确的议程指定了讨论点并暗示了预期的结果。以下是具体和具有挑战性的议程问题/主题的更多示例：

我们如何从重新定位 10,000 个网站访问者中获得 2,000 美元？
我们如何从追加销售中向 2,000 名客户销售 60,000 美元？
我们可以实施哪些链接构建策略来增加我们网站的域权限？
我们可以做些什么来将我们的满意度调查完成率提高 50%？

5. 为每个议程项目分配足够的时间

在为每个议程项目分配时间时，取决于您通常在以前的会议上花费的时间，并考虑每个项目的演示者数量。然后将每个议程项目限制在处理它所需的最短时间。您可能会发现在讨论主题之间停顿很有帮助，因为人们自然需要休息。

最重要的是，让会议的所有者主持会议。理想情况下，每个成员都会讨论他们的讨论点。请记住优先考虑最关键的议程项目，因为有些成员可能会在会议中途离开。您可以按照从最重要到最不重要的顺序为会议主题组织和分配时间，或者从最快、最简单的议程项目开始进行试验。

6. 在你的议程上设置一个“停车场”部分

停车场是您记录团队成员将提出的任何离题主题的部分。您应该在协作文档（例如，Google Docs）中有这个空间。会议受邀者可以在会议之前查看这些项目、发表评论，甚至解决其中的一些问题。

忽略停车场类似于忽略会议休息时间。这些都是自然发生的事情，即使你没有安排它们。一旦你有了所有讨论过的部分的议程，就该进入最后的议程设置阶段了。

7. 提前分享议程并包括预期结果

您应始终提前 48 小时与团队分享最终议程。议程应包括讨论主题、演讲者、时间段和“停车场”项目。

如果合适，允许会议受邀者添加到议程中。然后查看更改并提前 24 小时分享完成的副本，以便每个人都在同一页面上。您现在已准备好参加会议！请记住设置提醒以提醒团队成员有关会议的信息。

最后的想法

制定议程时，您不需要整个团队——您只需要决策者。请记住以下提示：

让决策者确定议程项目并在会议期间提出。
指定负责时间管理并确保团队实现会议目标的领导者。
分配最短的会议时间，但有暂停的空间。
设计具体且具有挑战性的讨论问题，并要求与会者分享可能的行动要点。

最重要的是，为您的每次会议制定一个反馈流程。跟进会议中建议的行动步骤，以使成员承担责任。

最后，了解Apppointlet如何帮助您简化今天的团队会议！