Gündem Belirlemek: Mükemmel Toplantı Gündemi İçin 7 İpucu

55 milyon günlük toplantıdan sadece yarısı hedeflerine ulaştı. Eğitimli toplantı liderlerinin yalnızca %20'si ile, çoğu kuruluşun toplantılarının etkisini değerlendirmediği toplantılarda artan bir hesap verebilirlik boşluğu vardır.

Toplantı gündemi toplantının yönünü belirlerken, etkili bir ekip toplantısı için liderlik ve toplantı yönetimi tarafında yapılacak daha çok şey var - en büyüğü hazırlık.

Bu gönderi, toplantı gündemi örnekleriyle bir gündem belirleme konusunda size paha biçilmez ipuçları gösterecektir. İşletmelerin toplantılarının verimli, yüksek düzeyde odaklı ve belirtilen zaman sınırı içinde olmasını nasıl sağladığını öğrenmek için okumaya devam edin.

Gündem belirlemenin değeri

Gündem belirleme, bir toplantının amacını, tartışma noktalarını, uzunluğunu, beklenen sonucunu ve tartışma noktalarından sorumlu kişiyi belirlemek veya belirtmek anlamına gelir. Bir yönetim kurulu toplantısına hazırlanmak, katılımcılara toplantı amacı ve eylem öğeleri hakkında üst düzey bir genel bakış sağlar.

Bir profesyonel, toplantının gündemini belirleyerek bir toplantı hazırlar ve planlar. Ekip toplantısı gündemi, katılımcılara gündem konularını, beklenen sonucu ve zaman çerçevesini göstererek herkesin tartışma noktalarını önceden hazırlamasına ve tartışma konusuna bağlı kalmasına olanak tanır.

Aslında, toplantıya katılanların %64'ü , onları bir toplantı hakkında heyecanlandırmanın en iyi yolunun onu iyi planlamak olduğuna inanıyor. Ancak aynı araştırma, genç neslin ücretsiz bir öğle yemeğini tercih ettiğini buldu.

Neleri dahil etmelisiniz?

Toplantı gündeminizde her zaman görünmesi gereken temel şeyler şunlardır:

• Amaç
• Konuların listesi ve zaman dilimleri
• tartışma liderleri
• mekan/platform

Ayrılan zamanı daha kısa zaman dilimlerine bölerek tartışma noktalarını ele alma sürecini de dahil edebilirsiniz. Örneğin, “en iyi satış stratejimizi nasıl maksimize ederiz?”i tartışırken. gibi bir işlem yazabilirsiniz:

• Fırsatları listeleyin – 5 dk
• Yatırım yapmaya değer fırsatları analiz edin – 10 dk
• Liste zorlukları – 5 dk
• Çözüm önerin – 5 dk

Genel olarak, gündem öğeleriniz, yapacağınız toplantının türüne bağlı olacaktır.

Etkili bir toplantı gündemi için yedi ipucu

1. Tek bir ilgili konuyu ele alın

Yüksek düzeyde odaklanmış bir toplantı belirli bir konuyu ele alır. Aynı toplantıda satışları artırmak ve pazarlama çabalarını optimize etmek gibi iki farklı konuyu ele alan bir toplantı ayarlamaktan kaçınmak isteyeceksiniz.

Bu toplantılar, her bir hedefe dahil olan ilgili ekipler için daha odaklı ve anlamlı olacak şekilde ayrıldı mı?

Ayrıca, ekip üyelerinin toplantıya katılıp katılmamayı seçmelerine izin verin. Toplantıya ekleyecek bir şeyleri olmadığı veya programları dolu olduğu için katılmamaya karar verebilirler.

Toplantı bağlantınızı Appointlet üzerinden paylaşarak, toplantınız için müsait olmayacak bir ekip üyesini davet etme zahmetinden kurtulabilirsiniz. Appointlet, toplantı için uygun bir zaman bulmak için ekibinizin programlarını otomatik olarak kontrol eder.

Buna ek olarak, manuel onay özelliği, sizi ve ekibinizin takvimini, kalifiye olmayan kişilerle istenmeyen toplantılardan korur.

Yalnızca karar alma sürecine dahil olacak katılımcılarla odaklanmış bir toplantı yapmak, bir toplantıda aşağıdaki zorlukları çözer:

• Tartışma sorunları onları etkilemediği için bir toplantıda çoklu görev yapan ekip üyeleri. Bu üyeler diğer anlamlı görevlere katılmaktan daha iyi olacaktır.
• Gündem geniş bir amacı kapsadığı için konu dışına çıkıyor. Sonuç, aşırı zaman kaybı ve verimsiz bir toplantıdır.

182 üst düzey yöneticiyle yapılan bir anket, %71'inin toplantılarının verimsiz olduğunu hissettiğini ortaya koydu. Ve %65'i kendi görevlerini yapmanın daha iyi olabileceğini söyledi.

Tanıdık geliyor mu?

Toplantıya davet edilen herkesin bir tartışma noktası ve olası eylem noktaları (yani çözümler) olmalıdır. Toplantı, bu katılımcıların sıfırdan araştırma yapmaktan ziyade kendi noktalarını ve eylem noktalarını değerlendirmeleri hakkında olacaktır.

Bu konsept bizi mükemmel toplantı gündeminin bir sonraki önemli yönüne götürüyor.

2. Takımın tartışma noktalarını bulmasına izin verin

Gündem noktalarını kendi bakış açınızdan seçmek yerine, ekibin önemli ve tartışmaya değer olduğunu düşündükleri konuları geliştirmesine izin verin. Bu, üyelerin toplantı akışını oluşturmasına ve rollerini daha fazla sahiplenmesine olanak tanır. Bir toplantı lideri olarak işiniz, toplantının amacını belirlemek ve toplantıyı kolaylaştırmaktır.

Gündem noktalarını geliştirmenin etkili bir yolu, Google Dokümanlar veya Microsoft OneNote gibi bir işbirliği belgesini paylaşmak olabilir. Herkes düzenleyebilmeli, gözden geçirebilmeli ve yorum bırakabilmelidir. Bir hafta içinde bir toplantınız olacağını ve amacını ekibe e-posta ile gönderdiğinizde, e-postaya belgenin bağlantısını eklersiniz.

Ancak işbirliği belgesine neleri dahil edeceksiniz ve ekip üyelerinin önerilerine nasıl rehberlik edeceksiniz?

Bunu aşağıdaki bölümlerde inceleyelim.

3. Tartışma konularını yapılandırmak için 4×4 yöntemini kullanın

Dörte dört yöntemi, toplantının amacına rehberlik eden bir çerçevedir.

İşte nasıl göründüğü:

• Son toplantıdan bu yana ekibin başardığı dört şey
• Görevleri tamamlarken ekibin karşılaştığı zorluklar veya engelleyiciler
• Takımın bir sonraki toplantıdan önce başarabileceği dört şey
• Bu gelecekteki görevler için potansiyel engelleyiciler

Son toplantının sonuçlarını takip etmek, ekibi bir toplantıdan üstlendikleri görevlerden sorumlu tutar. Aksi takdirde, toplantılardan sonra hiçbir şeyin değişmediğini veya zaman kaybı olduğunu düşünürler.

Bunu pratik bir örneğe koyacağım: Diyelim ki Shopify'da çevrimiçi ürün sattığınız ve satışları 100.000$ artırmak istediğiniz bir e-ticaret mağazanız var. Bu nedenle, toplantının amacı satışların nasıl 10,00 $ artırılacağını belirlemektir. Ancak son toplantıda muhtemelen 70.000 dolarlık bir satış hedefiniz vardı.

4×4 çerçevesini uygulayarak aşağıdakilere sahip olacağız:

1. Son toplantıdan bu yana ekibin başardığı dört şey
   1. 1.000 müşteriye satış yaparak 30.000 ABD Doları satışla sonuçlandı
   2. 600 müşteriye çapraz satış yaparak 20.000 ABD Doları satışla sonuçlandı
   3. Yeniden hedeflenen 5.000 web sitesi ziyaretçisi, bu da 1.000 ABD doları satışla sonuçlandı
   4. Müşteri memnuniyeti anketleri gönderdi
2. Görevleri tamamlarken ekibin karşılaştığı zorluklar veya engelleyiciler
   1. Müşteri memnuniyeti anketlerinden %30 geri dönüş oranı
   2. 4.000'den fazla yeniden hedeflenen web sitesi ziyaretçisi dönüşüm sağlamadı, vb.
3. Takımın bir sonraki toplantıdan önce başarabileceği dört şey (yani, planladığınız toplantıdan sonra). Toplantıda tartışacağınız hedefleri burada belirleyebilirsiniz.
   1. 60.000 ABD doları satış elde etmek için 2.000 müşteriye satış yapın
   2. 40.000 ABD doları satış elde etmek için 1.200'e çapraz satış yapın
   3. 2.000 ABD doları satış elde etmek için 10.000 web sitesi ziyaretçisini yeniden hedefleyin
   4. Shopify için pazarlama araçlarıyla kolaylaştırılmış bir e-posta pazarlama stratejisi oluşturun
4. Bu gelecekteki görevler için potansiyel engelleyiciler
   1. E-posta yeniden hedefleme kampanyalarında uzmanlık eksikliği
   2. Sınırlı bir müşteri veritabanı.

Paylaşılan belgenize önceki dört başarıyı ve dört hedefi yazabilirsiniz. Ardından ekibin zorlukları ve olası eylem noktalarını doldurmasına izin verin.

Bu beni, bu soruları gündeminizde nasıl yapılandırmanız gerektiğine yönlendiriyor.

4. Spesifik ve zorlu sorular tasarlayın

Bir şirketin haftalık toplantıları üzerine yapılan bir araştırma , ekiplerin belirsiz gündemlerin toplantıları boşa harcadığını düşündüklerini buldu. Belirsiz gündemler, toplantının net bir sonucu olmayan yüzlerce farklı tartışmaya yol açabileceği “haftalık pazarlama departmanı toplantıları” gibi şeylerdir.

Bunu “SMS kampanya dönüşüm oranımızı nasıl %30 artırabiliriz?” gibi bir gündemle karşılaştırın.

Açık bir gündem, tartışma noktalarını belirtir ve beklenen sonuca ilişkin ipuçları verir. Belirli ve zorlu gündem sorularına/konularına ilişkin daha fazla örnek:

• 10.000 web sitesi ziyaretçisini yeniden hedefleyerek 2.000 ABD Doları nasıl elde edebiliriz?
• Artan satıştan 2.000 müşteriye 60.000$'ı nasıl satabiliriz?
• Web sitemizin Etki Alanı Otoritesini artırmak için hangi bağlantı kurma stratejilerini uygulayabiliriz?
• Memnuniyet anketi tamamlama oranımızı %50 artırmak için ne yapabiliriz?

5. Her bir gündem maddesi için yeterli zaman ayırın

Her bir gündem maddesi için zaman ayırırken, önceki toplantılarda tipik olarak harcadığınız süreye güvenin ve her madde için sunum yapan kişi sayısını göz önünde bulundurun. Ardından, her gündem maddesini, onu ele almak için gereken minimum süre ile sınırlayın. İnsanların doğal olarak molalara ihtiyacı olduğu için, tartışma konuları arasında duraklamayı yararlı bulabilirsiniz.

En önemlisi, toplantının sahibinin toplantıyı yönetmesine izin verin. İdeal olarak, her üye kendi tartışma noktasını tartışacaktır. Bazı üyeler toplantının yarısında ayrılabileceğinden, en kritik gündem maddelerine öncelik vermeyi unutmayın. Toplantı konularını en önemliden en önemsize doğru düzenleyebilir ve bunlara zaman ayırabilir veya en hızlı ve en kolay gündem maddelerinden başlayarak denemeler yapabilirsiniz.

6. Ajandanızda 'otopark' bölümü olsun

Otopark, bir ekip üyesinin gündeme getireceği konu dışı konuları kaydettiğiniz bir bölümdür. İşbirliği belgesinde bu alana sahip olmalısınız (ör. Google Dokümanlar). Toplantı davetlileri bu maddeleri gözden geçirebilir, yorum bırakabilir ve hatta bazılarını toplantıdan önce çözebilir.

Otoparkı görmezden gelmek, toplantı molalarını ihmal etmeye benzer. Bunlar, siz onları programlamasanız bile olacak doğal şeylerdir. Tartışılan tüm bölümlerle gündeminizi aldıktan sonra, son gündem belirleme aşamasına geçme zamanı.

7. Gündemi önceden paylaşın ve beklenen sonuçları ekleyin

Son gündemi daima 48 saat önceden ekiple paylaşmalısınız. Gündem, tartışma konularını, sunucuları, zaman dilimlerini ve 'park yeri' öğelerini içermelidir.

Uygun görünüyorsa toplantı davetlilerinin gündeme eklemelerine izin verin. Ardından değişiklikleri gözden geçirin ve tamamlanan kopyayı herkesin aynı sayfada olması için 24 saat önceden paylaşın. Artık toplantıya hazırsınız! Ekip üyelerini toplantı hakkında uyarmak için bir hatırlatıcı ayarlamayı unutmayın.

Son düşünceler

Bir gündem belirlerken tüm ekibe ihtiyacınız yok - sadece karar vericilere ihtiyacınız var. Bu ipuçlarını aklınızda bulundurun:

• Gündem maddelerini karar vericilerin belirlemesine ve toplantıda sunmasına izin verin.
• Zaman yönetiminden ve ekibin toplantının amacına ulaşmasından sorumlu olacak bir lider belirleyin.
• Minimum toplantı süresini ayırın, ancak duraklamalar için yer bırakın.
• Spesifik ve zorlu tartışma soruları tasarlayın ve toplantı katılımcılarından olası eylem noktalarını paylaşmalarını isteyin.

En önemlisi, her toplantınız için bir geri bildirim süreciniz olsun. Üyelerin hesap verebilirliğini sağlamak için toplantıda önerilen eylem adımlarını takip edin.

Son olarak, bugün Appointlet'in ekip toplantılarınızı kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin!