เทมเพลตจดหมายปฏิเสธการสัมภาษณ์

การสรรหาพนักงานอาจเป็นประสบการณ์ที่ท้าทาย โดยส่วนที่ยากที่สุดคือการส่งจดหมายปฏิเสธไปยังผู้สมัครที่ไม่ได้ผ่านการคัดเลือก ในฐานะนายหน้าที่มีความรับผิดชอบ คุณต้องแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่าพวกเขายืนอยู่จุดใดในกระบวนการจ้างงาน เป็นการดีที่จะแจ้งให้ผู้สมัครทุกคนทราบสถานะขั้นตอนการสมัคร ในบทความนี้ เราจะแสดงตัวอย่างวิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธอย่างมีระดับและมีสไตล์

จดหมายปฏิเสธคืออะไร?

โดยพื้นฐานแล้วจดหมายปฏิเสธคือจดหมายที่แจ้งผู้สมัครงานว่าพวกเขาถูกปฏิเสธสำหรับงานที่พวกเขาสมัคร แม้ว่างานอาจไม่สบายใจ แต่สิ่งสำคัญคือในฐานะนายจ้าง คุณต้องแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่าพวกเขายืนอยู่ที่จุดใดในแง่ของขั้นตอนการสมัคร คุณไม่เพียงแต่ตรงไปตรงมาเกี่ยวกับกระบวนการเท่านั้น แต่ยังแสดงความสุภาพต่อผู้ที่พวกเขาใช้เวลาและความพยายามในการสมัครงานด้วย

ทำไมจดหมายปฏิเสธการสัมภาษณ์จึงมีความสำคัญ

การไม่ได้รับคำพูดกลับในขั้นตอนการสมัครอาจทำให้ผู้หางานรู้สึกหงุดหงิด และอาจส่งผลลบต่อบริษัทของคุณที่ไม่ตอบสนองและไม่แยแส จดหมายปฏิเสธสามารถ:

ช่วยปลูกฝังความโปร่งใส: จดหมายปฏิเสธงานสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้สมัครเกี่ยวกับขั้นตอนการประมวลผลใบสมัครและช่วยให้พวกเขาติดตามขั้นตอนการสมัคร

แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจ: ช่วยให้ผู้สมัครรู้ว่าคุณรับรู้ถึงความพยายามที่พวกเขาทุ่มเทให้กับการสมัครงาน และช่วยลดความรู้สึกด้านลบต่อบริษัทของคุณ หากไม่ติดต่อกลับ ผู้สมัครอาจรู้สึกว่ายังอยู่ระหว่างดำเนินการและอาจปฏิเสธข้อเสนองานหรือระงับการสมัครงานอื่น เพียงเพราะพวกเขากำลังรอคำตอบจากคุณ

ลดการติดต่อโดยไม่จำเป็น: การส่งจดหมายแจ้งเตือนสามารถมั่นใจได้ว่าผู้สมัครจะไม่ถูกทิ้งให้รอคำตอบและอาจลดจำนวนอีเมลเช็คอินและการโทรที่คุณได้รับจากพวกเขา

สร้างความประทับใจ ให้กับผู้สมัคร: การติดต่อผู้สมัครทำให้คุณสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมในฐานะบริษัทที่ตอบสนอง โดยระบุว่าคุณมีวัฒนธรรมองค์กรที่ยอดเยี่ยม นอกจากนี้ แม้จะไม่ใช่คู่ที่ใช่ คุณก็สามารถสนับสนุนให้พวกเขาสมัครตำแหน่งอื่นๆ ภายในบริษัทได้

สิ่งที่จะรวมไว้ในจดหมายปฏิเสธที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดี

จดหมายปฏิเสธที่ดีควรมีดังต่อไปนี้:

แจ้งเตือน: พยายามส่งจดหมายปฏิเสธโดยเร็วที่สุด และไม่รีรอจนกว่าจะได้รับการติดต่อจากผู้สมัคร ไม่มีอะไรน่าผิดหวังเท่ากับการรอโทรกลับอย่างไม่มีกำหนดซึ่งอาจจะไม่มีมา แม้จะเป็นผู้แจ้งข่าวร้าย ก็ควรรีบเอามันออกไปให้พ้นทางโดยเร็วที่สุด

รวม 'ขอบคุณ' ของคุณ: อย่าลืมขอบคุณผู้สมัครที่สนใจสมัครที่บริษัทและใช้เวลาและความพยายามในกระบวนการสมัคร

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ: รวมชื่อผู้สมัครและตำแหน่งงานที่สมัคร หากเป็นไปได้ คุณสามารถรวมบันทึกจากการสนทนาหรือพูดถึงคุณลักษณะเชิงบวกเฉพาะที่คุณชื่นชมในตัวผู้สมัคร

คำเชิญให้สมัครอีกครั้ง: หากคุณรู้สึกว่าผู้สมัครสามารถเหมาะสมกับบริษัทในตำแหน่งอื่น ให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาสมัครในโอกาสอื่น ๆ ในอนาคต

วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธการสัมภาษณ์

เมื่อคุณกำลังมองหาพนักงานใหม่เพื่อเข้าร่วมบริษัทของคุณ คุณกำลังมีบทบาทสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าคุณกำลังจ้างผู้สมัครที่มีความสามารถมากที่สุด คุณจะต้องจัดเรียงจดหมายสมัครงาน ประวัติย่อ นั่งสัมภาษณ์ และถ้าเป็นไปได้ ให้ติดต่อผู้อ้างอิงก่อนที่จะเสนองานให้กับผู้สมัครที่โชคดี

แต่ละขั้นตอนของกระบวนการสรรหามีการตัดผู้สมัครที่ไม่ได้ผ่านการคัดเลือก ด้านล่างนี้คือตัวอย่างที่ดีบางส่วนเพื่อเป็นแรงบันดาลใจในระหว่างกระบวนการสรรหาบุคลากรของคุณ

จดหมายปฏิเสธก่อนสัมภาษณ์ตัวอย่าง

จดหมายปฏิเสธอาจเป็นจดหมายปฏิเสธฉบับแรกเพื่อแจ้งให้ผู้สมัครทราบก่อนที่คุณจะเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ ในขั้นตอนนี้ของกระบวนการสรรหา คุณจะต้องเริ่มคัดจำนวนผู้สมัครที่ส่งเรซูเม่เพื่อการตรวจทานของคุณ โดยเหลือผู้สมัครที่เหมาะสมกว่าสำหรับงานที่โฆษณาไว้ จดหมายปฏิเสธที่ดีจะต้องมีความชัดเจนและมีมโนธรรม เป็นมืออาชีพและใจดี และมีรูปแบบตัวอักษรมาตรฐาน ได้แก่ การทักทาย เนื้อหา และการปิด

ตัวอย่างจดหมายปฏิเสธ

เรียน [ชื่อผู้สมัคร]

ขอขอบคุณที่สละเวลาสมัครในตำแหน่ง [ชื่อบริษัท] และ [ตำแหน่งงาน] ที่ท่านสมัคร แม้ว่าเราจะประทับใจในคุณสมบัติของคุณ แต่ในเวลานี้ เราได้ระบุผู้สมัครที่เหมาะสมกว่าเพื่อก้าวไปข้างหน้าในกระบวนการสรรหา แม้ว่าคุณจะไม่สามารถเข้าร่วมในกระบวนการสรรหาสำหรับตำแหน่งนี้ได้ แต่โปรไฟล์ของคุณจะถูกบันทึกและตรวจสอบสำหรับตำแหน่งอื่นๆ การสมัครและความสนใจในโอกาสนี้ของคุณได้รับการชื่นชมอย่างมาก

ขอขอบคุณอีกครั้งที่ให้ความสนใจใน [ชื่อบริษัทของคุณ] เราขอให้คุณโชคดีกับการหางาน

ความนับถือ,

[ชื่อผู้ส่ง]