Templat Surat Penolakan Wawancara

Diterbitkan: 2021-12-15

Merekrut staf bisa menjadi pengalaman yang menantang dengan bagian tersulit adalah mengirimkan surat penolakan kepada kandidat yang tidak lolos. Sebagai perekrut yang bertanggung jawab, Anda berkewajiban untuk memberi tahu pelamar tentang posisi mereka dalam proses perekrutan. Ini adalah praktik yang baik untuk memberi tahu setiap kandidat tentang status proses aplikasi mereka. Pada artikel ini, kami akan menunjukkan beberapa contoh cara menulis surat penolakan dengan kelas dan gaya.

Apa itu Surat Penolakan?

Pada dasarnya surat penolakan adalah surat yang menginformasikan pelamar pekerjaan bahwa mereka telah ditolak untuk pekerjaan yang mereka lamar. Meskipun tugasnya mungkin tidak nyaman, penting bahwa Anda, sebagai pemberi kerja, memberi tahu pelamar tentang posisi mereka dalam hal proses aplikasi. Anda tidak hanya bersikap terbuka tentang prosesnya tetapi juga menunjukkan kesopanan kepada mereka yang meluangkan waktu dan upaya untuk melamar pekerjaan.

Mengapa Surat Penolakan Wawancara Sangat Penting

Tidak mendapatkan kabar tentang proses lamaran mereka bisa membuat frustasi bagi pencari kerja, itu juga bisa melukiskan citra negatif perusahaan Anda karena tidak responsif dan acuh tak acuh. Surat penolakan dapat:

Membantu menanamkan transparansi: Surat penolakan pekerjaan dapat memberikan wawasan kepada pelamar tentang proses pemrosesan aplikasi dan membantu mereka melacak proses aplikasi mereka,

Ini menunjukkan bahwa Anda peduli: Ini dapat membantu memberi tahu pelamar bahwa Anda mengenali upaya yang mereka lakukan untuk melamar pekerjaan dan membantu mengurangi perasaan negatif apa pun terhadap perusahaan Anda. Dengan tidak menghubungi mereka kembali, kandidat mungkin merasa bahwa mereka masih dalam proses dan dapat menolak tawaran pekerjaan atau menunda melamar pekerjaan lain, hanya karena mereka menunggu tanggapan Anda.

Mengurangi korespondensi yang tidak perlu: mengirim surat pemberitahuan dapat memastikan bahwa pelamar tidak dibiarkan menunggu jawaban dan dapat mengurangi jumlah email check-in dan panggilan yang Anda terima dari mereka.

Membuat Anda disayangi pelamar: Dengan menjangkau pelamar, Anda menciptakan kesan abadi sebagai perusahaan yang responsif yang menunjukkan bahwa Anda memiliki budaya perusahaan yang hebat. Tambahkan bahwa meskipun bukan pasangan yang tepat, Anda dapat mendorong mereka untuk melamar posisi lain di dalam perusahaan.

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Penolakan yang Ditulis dengan Baik

Surat penolakan yang baik harus mencakup hal-hal berikut:

Bersikaplah cepat: Cobalah untuk mengirimkan surat penolakan Anda pada kesempatan sedini mungkin. dan jangan menunggu untuk dihubungi oleh kandidat. Tidak ada yang membuat frustrasi seperti menunggu panggilan kembali tanpa batas yang mungkin tidak akan pernah datang. Meskipun menjadi pembawa berita buruk, lebih baik untuk menyingkirkannya sesegera mungkin.

Cantumkan 'terima kasih' Anda: Jangan pernah lupa mengucapkan terima kasih kepada pelamar atas minat mereka melamar di perusahaan dan meluangkan waktu dan tenaga dalam proses lamaran.

Personalisasi: Cantumkan nama kandidat dan jabatan yang mereka lamar. Jika memungkinkan, Anda dapat menyertakan catatan dari percakapan atau menyebutkan atribut positif tertentu yang Anda hargai dalam diri pelamar.

Undangan untuk melamar lagi: Jika Anda merasa kandidat tersebut cocok untuk perusahaan dalam kapasitas lain, beri tahu mereka bahwa Anda ingin mereka melamar peluang lain di masa mendatang.

Cara Menulis Surat Penolakan Wawancara

Ketika Anda mencari rekrutan untuk bergabung dengan perusahaan Anda, Anda memainkan peran penting dalam memastikan bahwa Anda mempekerjakan kandidat yang paling kompeten. Anda perlu memilah-milah beberapa surat lamaran, resume, wawancara, dan jika mungkin, hubungi referensi sebelum menawarkan pekerjaan kepada kandidat yang beruntung.

Setiap tahap proses rekrutmen memerlukan pemotongan pelamar yang tidak melakukan pemotongan akhir. Di bawah ini adalah beberapa contoh bagus untuk mengambil inspirasi selama proses perekrutan Anda.

Contoh Surat Penolakan Sebelum Wawancara

Surat penolakan mungkin adalah yang pertama dari serangkaian surat penolakan untuk menginformasikan kandidat sebelum Anda mencapai proses wawancara. Pada tahap proses rekrutmen ini, Anda harus mulai memilah jumlah kandidat yang telah mengirimkan resume mereka untuk ditinjau sehingga Anda memiliki kandidat yang lebih cocok untuk mengambil pekerjaan yang diiklankan. Surat penolakan yang baik harus jelas dan hati nurani; bersikap profesional dan baik; dan memiliki format surat standar yang meliputi salam pembuka, isi, dan penutup.

Contoh Surat Penolakan

Yang terhormat [nama kandidat],

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar di [Nama Perusahaan] dan posisi [Jabatan] yang Anda lamar. Meskipun kami terkesan dengan kualifikasi Anda, namun saat ini, kami telah mengidentifikasi kandidat yang lebih cocok untuk maju dalam proses rekrutmen. Meskipun Anda tidak dapat berpartisipasi dalam proses perekrutan untuk posisi ini, profil Anda akan disimpan dan ditinjau untuk peran lain. Aplikasi dan minat Anda pada kesempatan ini sangat kami hargai.

Sekali lagi terima kasih atas minat Anda pada [nama perusahaan Anda]. Kami berharap Anda beruntung dengan pencarian pekerjaan Anda.

Salam,

[nama pengirim]

Template Email Penolakan Sebelum Wawancara

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Anda]

[Tanggal]

[Nama pendaftar]

[Alamat pelamar]

Yang terhormat [nama pemohon],

Terima kasih atas minat Anda pada [Nama perusahaan] dan peran [nama posisi] yang Anda lamar. Kami telah meninjau kualifikasi Anda, dan karena [sertakan alasan], kami telah memilih kandidat lain yang lebih berpengalaman untuk dipertimbangkan lebih lanjut.

Kami menghargai aplikasi Anda dan waktu yang Anda investasikan di dalamnya. Kami berharap yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan dan berharap kami akan memiliki kesempatan untuk bertemu lagi segera.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

[Peranmu]

Contoh Surat Penolakan Setelah Wawancara

Setelah putaran wawancara awal dengan kandidat terpilih, Anda harus memberi tahu kandidat yang gagal bahwa mereka tidak lulus putaran wawancara dan bahwa mereka tidak lagi bersaing dalam proses rekrutmen. Karena itu, Anda perlu mengeluarkan surat penolakan pasca wawancara yang memberi tahu mereka bahwa mereka tidak lagi bersaing untuk posisi yang diiklankan. Anda juga dapat melihat sumber daya kami yang lain tentang pertanyaan wawancara yang bagus untuk diajukan kepada kandidat dan kiat wawancara video.

Contoh Surat Penolakan Setelah Wawancara

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Anda]

[Tanggal]

[Nama pendaftar]

[Alamat pelamar]

Yang terhormat [nama pemohon],

Terima kasih banyak atas minat Anda pada [nama posisi pekerjaan] di sini di [nama Perusahaan], dan telah meluangkan waktu untuk datang dan bertemu dengan tim.

Sementara kami semua terkesan dengan keahlian dan pengalaman Anda, kami telah memutuskan untuk maju dengan kandidat lain yang memiliki lebih banyak pengalaman. Namun, kami merasa Anda sangat cocok dengan budaya dan mendorong Anda untuk melamar lowongan lain yang akan tersedia dalam beberapa bulan mendatang.

Sekali lagi terima kasih untuk waktu dalam melamar dan wawancara untuk peran ini. Kami berharap Anda beruntung dalam pencarian pekerjaan Anda dan semua upaya di masa depan.

Sungguh-sungguh,

[Namamu]

[Peranmu]

Tips Surat Penolakan Wawancara

Penting untuk menghubungi kandidat segera setelah Anda membuat keputusan, ini termasuk surat penolakan awal dan surat penolakan pasca wawancara. Ini akan membantu meringankan stres pelamar dan membantu mereka untuk mengetahui bahwa mereka perlu mencari peluang kerja lain. Tanggapan cepat membantu mengakhiri masa tunggu yang tidak nyaman dan membantu perusahaan Anda memproyeksikan citra organisasi yang peduli dengan pengalaman pelamar.

Tulis surat penolakan yang dipersonalisasi: ingat untuk menyertakan nama kandidat dan posisi yang dilamar. Ini membuat penerima tahu bahwa ingat Anda meluangkan waktu untuk mengingat mereka dan menangani mereka daripada mengirim surat penolakan massal. Surat penolakan yang disesuaikan bisa sangat membantu dalam melunakkan pukulan karena ditolak untuk suatu pekerjaan.

Jaga agar surat tetap ringkas: Jangan bertele-tele, jaga agar surat Anda tetap pendek dan hati nurani dengan juga bersikap sopan.

Tetap profesional dan penuh perhatian: Berikan penjelasan sebanyak mungkin mengapa kandidat tidak lolos. Pastikan untuk memberi mereka umpan balik Anda, puji mereka atas pengalaman dan keahlian mereka, beri tahu mereka bahwa Anda terkesan dengan mereka.

Jangan lupa untuk berterima kasih atas waktunya: Jangan lupa untuk berterima kasih kepada mereka yang telah meluangkan waktu dan tenaganya untuk melamar posisi yang dimaksud. Ini membantu untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai kesabaran mereka.

Gambar: Depositphotos