11 วิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเติบโตอย่างต่อเนื่อง

ในฐานะผู้นำ ประสิทธิภาพของพนักงานจะเชื่อมโยงโดยตรงกับความสามารถของคุณ การปรับปรุงประสิทธิภาพในที่ทำงานช่วยสนับสนุนให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณ

อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป เมื่อคุณเป็นผู้จัดการ ระหว่างอีเมล พนักงาน และผู้นำระดับสูง มักจะมีสิ่งรบกวนสมาธิมากมายในแต่ละวันของคุณ การหยุดชะงักเหล่านี้ไม่เพียงแต่เปลี่ยนเส้นทางคุณจากเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่ยังอาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของคุณในท้ายที่สุด

พร้อมที่จะยกระดับการทำงานของคุณไปอีกระดับแล้วหรือยัง?

อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีสร้างสมดุลระหว่างการรักษาเวิร์กโฟลว์และการพร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่ต้องการคุณ บทความนี้กล่าวถึง 3 วิธียอดนิยมในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และอีก 11 วิธีในการพัฒนาชุดทักษะในที่ทำงาน

ประสิทธิภาพการทำงานคืออะไร?

ประสิทธิภาพการทำงานถูกกำหนดว่าพนักงานปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับงานที่คาดหวังได้ดีเพียงใด ซึ่งอาจรวมถึงองค์ประกอบที่จับต้องได้ของบทบาท—เช่น ว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายของบริษัทได้ดีเพียงใด—หรือองค์ประกอบที่จับต้องไม่ได้ เช่น ทักษะการสื่อสารหรือความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมทีม

3 วิธียอดนิยมในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันในที่ทำงานเป็นเรื่องปกติมาก และหลายคนมองว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงพนักงานที่มีประสิทธิผล อย่างไรก็ตาม ผลการศึกษาของ Stanford ระบุว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทำให้พนักงานมีประสิทธิผลน้อยลงและเสียสมาธิมากขึ้น โดยวารสาร Journal of Experimental Psychology ระบุว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นช่วยลดประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 40%

Monotasking คือการฝึกเน้นงานทีละงาน เมื่อทำงานแบบเดี่ยว คุณอุทิศตัวเองให้กับงานนั้นและลดการรบกวนให้เหลือน้อยที่สุดจนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• แบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนที่เล็กลงและวัดผลได้ ทำงานเหล่านี้ให้เสร็จโดยใช้เวลาสั้นๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
• ให้เวลาเพียงพอในวันทำงานของคุณเพื่อทำงานที่สร้างเป็นงานโดยรวมที่ใหญ่ขึ้น การทำงานให้ครบถ้วนจะช่วยให้คุณรู้สึกมีแรงจูงใจตลอดทั้งวันและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณต้องให้ความสำคัญ เพื่อปรับปรุงการโฟกัสของคุณ คุณควรลดการรบกวนในวันทำงานของคุณ เพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับงานที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สิ่งรบกวนสมาธิอาจรวมถึงการแจ้งเตือนกลุ่มแชท อีเมล หรือโทรศัพท์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• ปิดเสียงหรือลบการแชทเป็นกลุ่มที่ไม่เกี่ยวข้อง พยายามจำกัดการใช้การแชทเป็นกลุ่มในขณะที่คุณกำลังจดจ่อ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแชทกลุ่มสำหรับการทำงาน คุณสามารถใช้คุณลักษณะการจัดลำดับความสำคัญของ Connecteam ในการแชทที่สำคัญที่ชื่นชอบได้ สิ่งนี้สนับสนุนคุณในการจัดลำดับความสำคัญของปริมาณงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
• ปิดสมาร์ทโฟนของคุณ หากสิ่งนี้ยากเกินไปหรือคุณต้องการสมาร์ทโฟนของคุณสำหรับการทำงาน คุณสามารถวางไว้ในโหมด 'ห้ามรบกวน' เพื่อให้เฉพาะคำถามเร่งด่วนเท่านั้นที่ผ่านเข้ามา
• ทำงานในที่เงียบๆ หรือใช้หูฟังเพื่อเล่นเพลงที่ไม่มีเนื้อเพลง เช่น คลาสสิกหรือแจ๊ส ตามข้อมูลของ Forbes ดนตรีที่ซับซ้อนจะทำให้เกิดความฟุ้งซ่านในเบื้องหลังในระดับที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่มีใครสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกสาขาได้ การพยายามทำทุกอย่างให้สำเร็จด้วยตนเองจะลดประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มความเครียดในที่ทำงาน หากคุณมีทีมอยู่รอบตัว คุณต้องมอบหมายงานให้กับพวกเขาอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การทำเช่นนี้จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและทำให้คุณมีเวลาทำสิ่งต่าง ๆ ที่เพิ่มคุณค่าให้กับบทบาทและแผนกของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• เขียนงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันนี้ ให้คะแนนงานในระดับ 1 ถึง 5 โดยที่ 1 เป็นแบบเรียบง่ายและ 5 แบบซับซ้อนอย่างยิ่ง มอบหมายสิ่งที่ต่ำกว่า 2 ที่ไม่ละเอียดอ่อนต่อเพื่อนร่วมงานของคุณ
• ขอการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอจากทีมของคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน สิ่งนี้จะช่วยคุณในการจัดการเวลาของโครงการและให้พื้นที่แก่พวกเขาในการขอความช่วยเหลือ

วิธีอื่นในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

การตั้งเป้าหมาย SMART สามารถช่วยให้คุณเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไร และช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน SMART ย่อมาจาก กรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ ทำได้จริง และกรอบเวลา

เฉพาะเจาะจง

คุณต้องการบรรลุอะไรเป็นพิเศษ? ตัวอย่างเช่น การระบุว่าคุณต้องการเพิ่มเงินเดือนนั้นไม่เฉพาะเจาะจง อย่างไรก็ตาม การบอกว่าคุณต้องการเพิ่มจาก $55k ต่อปีเป็น $60,000 ต่อปีนั้นเป็นเรื่องเฉพาะ

วัดได้

คุณจะวัดเป้าหมายนี้อย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถวัดความมั่นใจได้มากกว่านี้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถวัดยอดขายที่เพิ่มขึ้นได้เนื่องจากมีความมั่นใจมากขึ้น

ทำได้

เป้าหมายสามารถทำได้จากจุดที่คุณอยู่ตอนนี้หรือไม่? ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่สามารถกระโดดจากยอดขาย $100 เป็น $10,000 ได้ในหนึ่งเดือน อย่างไรก็ตาม เป้าหมายที่ทำได้คือกระโดดจาก 100 ดอลลาร์เป็น 500 ดอลลาร์ในหนึ่งเดือน

เหมือนจริง

เป้าหมายเป็นจริงหรือไม่?

กรอบเวลา

กำหนดกรอบเวลาเฉพาะสำหรับเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น การระบุว่าคุณต้องการโปรโมชันภายในหนึ่งปีไม่ใช่กรอบเวลาที่กำหนด อย่างไรก็ตาม ความประสงค์จะได้รับโปรโมชั่นภายในเดือนมิถุนายน 2566 เป็นกรอบเวลาที่กำหนด

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นเป้าหมาย SMART ที่เล็กลงเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีทำงานให้สำเร็จ
• สร้างตารางที่มีห้าคอลัมน์และสี่แถว—ดังด้านล่าง—เพื่อช่วยคุณแยกแต่ละองค์ประกอบของเป้าหมาย SMART ของคุณ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพในการบรรลุเป้าหมาย
• คุณไม่ควรครอบงำตัวเองด้วยเป้าหมาย SMART มิฉะนั้น อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ โดยปกติ เป้าหมายสามหรือสี่เป้าหมายสำหรับงานจะเหมาะสมที่สุด

พลังงานและพลังสมาธิของคุณลดน้อยลงเมื่อวันทำงานดำเนินไป การทำงานตามลำดับความสำคัญให้สำเร็จในตอนเริ่มต้นของวันจะช่วยให้คุณทุ่มเทสิ่งที่ดีที่สุดให้กับงานที่สำคัญที่สุดของคุณ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยการเพิ่มคุณภาพงานของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• สร้างรายการงานที่สำคัญที่สุดของคุณล่วงหน้า เช่น วันก่อน ให้คะแนนงานของคุณจาก 1 ถึง 5 โดยที่ 5 เป็นงานเร่งด่วนที่สุด ทำงานใด ๆ ที่ให้คะแนน 5 ก่อน จากนั้น 4 จากนั้น 3 และอื่น ๆ

การหาระบบองค์กรที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การค้นหาระบบที่เหมาะกับคุณเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจต้องลองตัวเลือกสองสามตัวก่อนจึงจะพบโซลูชันที่เหมาะสม บางคนได้รับประโยชน์จากนักวางแผน ในขณะที่บางคนต้องการใช้ปฏิทินอีเมลในตัวหรือรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ

ระบบองค์กรที่ดีจะช่วยให้คุณติดตามงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันนี้ นอกจากนี้ยังสามารถเป็นประโยชน์สำหรับการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างสัปดาห์ รวมทั้งช่วยให้คุณติดตามเป้าหมายระยะยาวของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• เมื่อคุณพบระบบองค์กรที่มีประสิทธิภาพแล้ว ให้ใช้เวลาในแต่ละวันเพื่อดำเนินการตามนั้น ขอแนะนำให้คุณใช้ 15-20 นาทีในตอนท้ายของวันทำงานเพื่อจัดระเบียบงานของคุณสำหรับวันถัดไป
• ลองใช้ระบบองค์กรที่แตกต่างกันเป็นครั้งคราว แม้ว่าระบบปัจจุบันของคุณอาจทำงานได้ดีสำหรับคุณ แต่คุณอาจพบระบบที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณต่อไป

แม้ว่าการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการเพิ่มผลผลิตเป็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าคุณไม่หยุดพักเป็นประจำ คุณอาจเพิ่มระดับความเครียดและเผาผลาญพลังงานได้

การดูแลตัวเองเป็นสิ่งสำคัญในการเป็นพนักงานที่ประสบความสำเร็จ และสามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นตลอดทั้งวัน คุณควรใช้เวลาระหว่าง 10 ถึง 15 นาทีสำหรับช่วงพักเล็ก ๆ เหล่านี้ อย่างไรก็ตาม แม้การใช้เวลาสักครู่เพื่อปรับความคิดของคุณก็อาจเป็นประโยชน์ ช่วงพักสั้นๆ เหล่านี้เรียกว่า microbreaks สามารถช่วยแบ่งวันและเพิ่มสมาธิของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• หากคุณรู้สึกว่าไม่มีสมาธิหรือเครียด ให้ลองเดินประมาณ 10-15 นาที—ถ้าเหมาะสม การเปลี่ยนทิวทัศน์มักจะช่วยให้คุณตั้งสมาธิใหม่ได้
• ใช้เวลาสักครู่เพื่อชงชาหรือกาแฟเป็นรางวัลหลังจากทำงานเสร็จ
• ใช้เวลาไมโครเบรกสั้นๆ ตลอดทั้งวัน YouTube มีแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการฝึกสติหลายอย่าง ซึ่งใช้เวลาไม่กี่นาทีและสามารถช่วยให้คุณอยู่กับปัจจุบันได้ตลอดทั้งวัน

หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับผลงานในที่ทำงานหรือความคืบหน้าของคุณ ขั้นตอนแรกที่ดีคือการขอความคิดเห็นที่สร้างสรรค์จากผู้จัดการของคุณ พวกเขาจะสามารถให้แนวคิดเกี่ยวกับประสิทธิภาพของคุณ รวมถึงสิ่งที่คุณทำได้ดีและด้านใดที่ต้องปรับปรุง

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• อย่ากลัวความคิดเห็นที่สร้างสรรค์ เป็นเรื่องดี! การรู้วิธีดำเนินการจะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีปรับปรุงและช่วยให้คุณรู้สึกดีกับผลงานในปัจจุบัน

การนินทาในสำนักงานไม่ได้เป็นเพียงการต่อต้านและทำให้เสียสมาธิเท่านั้น แต่หากคุณอยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ—เช่น ผู้จัดการ—การเข้าร่วมอาจผิดกฎหมาย

ในฐานะผู้จัดการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบบางอย่างและระดับอำนาจหน้าที่ที่สมาชิกในทีมของคุณไม่มี การนินทาคนอื่นที่อยู่ด้านล่างคุณอาจถูกพิจารณาว่าเป็นการกลั่นแกล้งในที่ทำงาน ซึ่งอาจทำให้คุณถูกจับได้ว่าต้องขึ้นศาล เป็นการดีที่สุดที่จะไม่มีส่วนร่วมในการสนทนาและละครที่ไม่ได้ใช้งาน

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• หากคุณบังเอิญติดเรื่องซุบซิบในที่ทำงาน ให้พักดื่มกาแฟสักแก้วหรือเหยียดขาเพื่อแยกตัวเองออกจากการสนทนา
• ใส่หูฟังของคุณและฟังเพลงคลาสสิกหรือแจ๊สที่สงบเงียบเพื่อเบี่ยงเบนความสนใจจากการสนทนา

พนักงานที่มีประสิทธิผลมากที่สุดจะจัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อจัดลำดับความสำคัญของการพัฒนาทางวิชาชีพอย่างต่อเนื่อง การแบ่งเวลาในสัปดาห์ของคุณเพื่อมุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้และติดตามการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรมของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• ใช้เวลานี้ดูวิดีโอ อ่านหนังสือ หรือค้นหากรณีศึกษาที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ คุณยังสามารถฟังพอดแคสต์หรือใช้เวลากับพี่เลี้ยงเพื่อช่วยยกระดับคุณจากคนรอบข้าง

คุณอาจมีกิจวัตรในที่ทำงานปัจจุบันของคุณที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม วิธีการทำงานนี้อาจไม่ได้มีประสิทธิภาพสูงสุด ในบางครั้ง คุณควรนั่งลงและพิจารณาว่ารูปแบบการทำงานใดที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรูปแบบใดที่ขัดขวางวันทำงานของคุณ

เคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

• พึงระลึกไว้เสมอว่าการกระทำใดที่ไม่ส่งผลต่อวันทำงานที่มีประสิทธิผล มันอาจจะตรวจสอบอีเมลของคุณอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งวันหรือตอบทุกคำขอข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ได้รับ ลองตอบข้อความในเวลาที่กำหนดเท่านั้น เช่น เวลา 10.00 น. 14.00 น. และ 16.00 น. เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

บทสรุป

ในฐานะผู้จัดการ การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจะปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของสมาชิกในทีมและแผนกของคุณ มีองค์ประกอบหลายอย่างในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ รวมถึงการดูแลตนเอง การเพิ่มประสิทธิภาพ และการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ในที่สุด การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานจะใช้เวลาและโฟกัส อย่างไรก็ตาม ด้วยการทำตามคำแนะนำของเรา การกำหนดเป้าหมายที่วัดผลได้ และมุ่งเน้นที่การพัฒนาของคุณเอง คุณจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานและเติบโตต่อไปในฐานะพนักงานได้