11 sposobów na poprawę wydajności pracy i dalszy rozwój

Jako lider, wydajność Twojego pracownika jest bezpośrednio powiązana z Twoimi możliwościami. Poprawa wydajności w pracy wspiera pracowników w poprawie ich pracy i poprawia produktywność firmy.

Jednak nie zawsze jest to takie proste. Kiedy jesteś menedżerem, między e-mailami, pracownikami i starszymi liderami często jest wiele rzeczy, które Cię rozpraszają. Przerwy te mogą nie tylko odwrócić Cię od przepływu pracy, ale mogą ostatecznie utrudnić wydajność pracy.

Gotowy, aby przenieść swoją wydajność pracy na wyższy poziom?

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zrównoważyć utrzymanie przepływu pracy i bycie dostępnym dla tych, którzy Cię potrzebują. W tym artykule omówiono 3 najważniejsze sposoby na poprawę wydajności pracy i 11 innych sposobów rozwijania zestawów umiejętności w miejscu pracy.

Co to jest wydajność pracy?

Wydajność pracy definiuje się jako to, jak dobrze pracownicy wykonują swoje obowiązki związane z pracą. Może to obejmować namacalne elementy roli — takie jak skuteczność osiągania celów firmy — lub elementy niematerialne, takie jak umiejętności komunikacyjne lub relacje z kolegami z zespołu.

3 najlepsze sposoby na poprawę wydajności pracy

Wielozadaniowość w pracy jest bardzo powszechna i wielu uważa wielozadaniowość za oznakę produktywnego pracownika. Jednak badanie Stanford wykazało, że wielozadaniowość sprawia, że ​​pracownicy są mniej wydajni i bardziej rozpraszani, a Journal of Experimental Psychology stwierdza, że ​​wielozadaniowość zmniejsza produktywność nawet o 40%.

Monotasking to praktyka skupiania się na jednym zadaniu na raz. Podczas monozadaniowości poświęcasz się temu zadaniu i minimalizujesz przerwy do zakończenia zadania, aby zwiększyć produktywność i poprawić wydajność pracy.

Praktyczne wskazówki

• Podziel duże zadania na mniejsze, mierzalne kroki. Wykonuj te zadania w krótszych odstępach czasu, aby zwiększyć produktywność.
• Przeznacz wystarczająco dużo czasu w swoim dniu roboczym na wykonanie zadań, które składają się na większe zadania ogólne. Całkowite wykonanie zadań pomoże Ci czuć się zmotywowanym przez cały dzień i poprawić wydajność pracy.

Poprawa wydajności pracy wymaga skupienia. Aby poprawić koncentrację, należy zminimalizować rozpraszanie uwagi w ciągu dnia pracy, aby móc skupić się na zadaniach, które zwiększą wydajność pracy. Rozproszenie może obejmować powiadomienia czatu grupowego, wiadomości e-mail lub połączenia telefoniczne niezwiązane z bieżącym zadaniem.

Praktyczne wskazówki

• Wycisz lub usuń nieistotne czaty grupowe. Staraj się ograniczać korzystanie z czatów grupowych podczas koncentracji. Jeśli jednak potrzebujesz czatów grupowych do pracy, możesz użyć funkcji ustalania priorytetów Connecteam, aby dodać do ulubionych ważne czaty. Pomaga to w efektywnym ustalaniu priorytetów zadań.
• Wyłącz smartfon. Jeśli jest to zbyt trudne lub potrzebujesz smartfona do pracy, możesz ustawić go w trybie „Nie przeszkadzać”, aby otrzymywać tylko pilne zapytania.
• Pracuj w cichym miejscu lub rozważ użycie słuchawek do odtwarzania muzyki bez słów, takiej jak muzyka klasyczna lub jazz. Według Forbesa złożona muzyka zapewnia odpowiedni poziom rozproszenia w tle, aby zwiększyć produktywność.

Nikt nie może być ekspertem we wszystkich dziedzinach. Próba samodzielnego wykonania każdego zadania zmniejszy Twoją produktywność i zwiększy stres w miejscu pracy. Jeśli masz wokół siebie zespół, musisz skutecznie delegować im zadania, aby zwiększyć produktywność. Pomoże Ci to poprawić wydajność pracy i uwolnić czas na czynności, które dodają wartości Twojej roli i działowi.

Praktyczne wskazówki

• Zapisz wszystkie zadania, które musisz dzisiaj wykonać. Oceń zadania w skali od 1 do 5 — przy czym 1 oznacza proste, a 5 bardzo złożone. Deleguj wszystko poniżej 2, co nie jest wrażliwe na współpracowników.
• Poproś swój zespół o regularne aktualizacje postępów w jego zadaniach. Pomoże Ci to w zarządzaniu czasem projektów i da im przestrzeń do proszenia o pomoc.

Inne sposoby na poprawę wydajności pracy

Wyznaczanie celów SMART może pomóc Ci dokładnie zrozumieć, co należy zrobić, i poprawić wydajność pracy. SMART oznacza konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i czasowe ramy.

Konkretny

Co konkretnie chcesz osiągnąć? Na przykład stwierdzenie, że chcesz podbić, nie jest konkretne. Jednak stwierdzenie, że chcesz podwyżki z 55 tys. USD rocznie do 60 tys. USD rocznie, jest specyficzne.

Wymierny

Jak zmierzysz ten cel? Na przykład nie możesz zmierzyć, że stajesz się bardziej pewny siebie. Możesz jednak zmierzyć wzrost sprzedaży dzięki większej pewności siebie.

Osiągalny

Czy cel jest możliwy do osiągnięcia od momentu, w którym się znajdujesz? Na przykład nie będziesz w stanie przeskoczyć ze sprzedaży 100 USD do 10 000 USD w ciągu jednego miesiąca. Jednak osiągalnym celem może być skok ze 100 do 500 USD w ciągu jednego miesiąca.

Realistyczny

Czy cel jest realistyczny?

Ramy czasowe

Ustaw konkretne ramy czasowe dla celu. Na przykład stwierdzenie, że chcesz awansować w ciągu roku, nie jest ustalonym przedziałem czasowym. Jednak chęć uzyskania promocji do czerwca 2023 r. to określone ramy czasowe.

Praktyczne wskazówki

• Podziel projekty na mniejsze cele SMART, aby pomóc Ci zrozumieć, jak wykonać zadania.
• Utwórz tabelę z pięcioma kolumnami i czterema wierszami — jak poniżej — aby pomóc Ci oddzielić każdy element Twoich celów SMART. Dzięki temu uzyskasz wizualną pomoc w osiągnięciu swoich celów.
• Nie powinieneś przytłaczać się celami SMART. W przeciwnym razie może to wpłynąć na twoją produktywność. Zazwyczaj optymalne są trzy lub cztery cele dla zadania.

Twoja energia i siła koncentracji maleją wraz z postępem dnia pracy. Wykonywanie priorytetowych zadań na początku dnia pomoże Ci poświęcić z siebie wszystko na najważniejsze zadania i poprawić wydajność pracy poprzez podniesienie jej jakości.

Praktyczne wskazówki

• Stwórz listę najważniejszych zadań z wyprzedzeniem — np. dzień wcześniej. Oceń swoje zadania od 1 do 5 — przy czym 5 to najpilniejsze. Ukończ zadania z oceną najpierw 5, potem 4, potem 3 i tak dalej.

Znalezienie dobrego systemu organizacyjnego jest kluczem do poprawy wydajności pracy. Ważne jest, aby znaleźć system, który będzie dla Ciebie odpowiedni — być może będziesz musiał wypróbować kilka opcji, zanim znajdziesz właściwe rozwiązanie. Niektórzy korzystają z planera, podczas gdy inni wolą korzystać z wbudowanego kalendarza e-mail lub prostej listy rzeczy do zrobienia.

Dobry system organizacyjny pomoże Ci śledzić zadania, które musisz dzisiaj wykonać. Mogą również być korzystne dla kontrolowania tego, co dzieje się w ciągu tygodnia, a także pomagać w śledzeniu długoterminowych celów.

Praktyczne wskazówki

• Po znalezieniu skutecznego systemu organizacyjnego poświęć trochę czasu w ciągu dnia, aby go kontrolować. Zaleca się wykorzystanie 15-20 minut pod koniec dnia pracy na zorganizowanie zadań na kolejny dzień.
• Od czasu do czasu wypróbuj różne systemy organizacyjne. Chociaż Twój obecny system może działać dobrze, możesz znaleźć system, który dodatkowo zwiększy Twoją produktywność.

Chociaż poprawa wydajności pracy i zwiększenie produktywności jest ważne, jeśli nie robisz regularnych przerw, możesz zwiększyć poziom stresu i wypalić się.

Dbanie o siebie jest integralną częścią bycia odnoszącym sukcesy pracownikiem i może pomóc Ci być bardziej produktywnym przez cały dzień. Na te małe przerwy należy zająć od 10 do 15 minut. Jednak nawet poświęcenie kilku chwil na dostosowanie swojego nastawienia może być korzystne; Te krótkie przerwy, zwane mikroprzerwami, mogą pomóc rozbić dzień i poprawić koncentrację.

Praktyczne wskazówki

• Jeśli czujesz, że nie możesz się skoncentrować lub jesteś zestresowany, spróbuj wybrać się na 10-15 minutowy spacer – w razie potrzeby. Zmiana scenerii często pomaga w skupieniu umysłu.
• Poświęć kilka minut na zrobienie filiżanki herbaty lub kawy w nagrodę po wykonaniu zadania.
• Rób krótkie mikroprzerwy w ciągu dnia. W YouTube dostępnych jest kilka praktyk uważności, które trwają kilka minut i mogą pomóc Ci pozostać obecnym przez cały dzień.

Jeśli nie masz pewności co do swoich wyników w pracy lub postępów, dobrym pierwszym krokiem jest poproszenie przełożonego o konstruktywną informację zwrotną. Będą w stanie dać ci wyobrażenie o tym, jak sobie radzisz — w tym, co robisz dobrze i jakie obszary wymagają poprawy.

Praktyczne wskazówki

• Nie bój się konstruktywnych informacji zwrotnych — to dobra rzecz! Wiedza o tym, jak sobie radzisz, pomoże ci zrozumieć, jak się poprawić i pomoże ci czuć się dobrze z obecnymi wynikami.

Plotkowanie w biurze nie tylko przynosi efekt przeciwny do zamierzonego i rozprasza, ale jeśli jesteś na stanowisku u władzy, np. jesteś kierownikiem, angażowanie się może być nielegalne.

Jako menedżer masz określone obowiązki i uprawnienia, których nie posiadają członkowie Twojego zespołu. Plotkowanie o innych osobach poniżej może zostać uznane za znęcanie się w miejscu pracy, co może nawet doprowadzić do wciągnięcia w sprawę przeciwko trybunałowi. Najlepiej nie angażować się w bezczynne rozmowy i dramaty.

Praktyczne wskazówki

• Jeśli przypadkowo wplątujesz się w biurowe plotki, zrób sobie krótką przerwę na kawę lub rozprostuj nogi, aby oddzielić się od rozmowy.
• Załóż słuchawki i słuchaj uspokajającej muzyki klasycznej lub jazzowej, aby oderwać się od rozmowy.

Najbardziej produktywni pracownicy każdego dnia przeznaczają czas na stały rozwój zawodowy. Ważne jest zarezerwowanie czasu w tygodniu na skupienie się na nauce i bycie na bieżąco ze zmianami w branży.

Praktyczne wskazówki

• Poświęć ten czas na oglądanie filmów, czytanie książek lub wyszukiwanie studiów przypadków związanych z Twoją branżą. Możesz także słuchać podcastów lub spędzać czas z mentorem, który pomoże Ci wyróżnić się spośród rówieśników.

Możesz mieć rutynę w swoim obecnym miejscu pracy, która umożliwia efektywną pracę. Jednak ten sposób pracy może nie być najbardziej wydajny. Czasami powinieneś usiąść i zastanowić się, jakie style pracy pomagają Ci być produktywnym, a które utrudniają Ci dzień pracy.

Praktyczne wskazówki

• Pamiętaj, jakie działania nie przyczyniają się do produktywnego dnia pracy. Może to być ciągłe sprawdzanie wiadomości e-mail przez cały dzień lub odpowiadanie na każde żądanie wiadomości błyskawicznej, gdy tylko zostanie ona odebrana. Staraj się odpowiadać na wiadomości tylko o określonych porach — na przykład o 10, 14 i 16 — aby poprawić wydajność pracy.

Wniosek

Jako menedżer, poprawa wydajności pracy poprawi ogólną efektywność członków zespołu i działu. Istnieje wiele elementów poprawiających wydajność w pracy, w tym dbanie o siebie, zwiększanie produktywności i skuteczne ustalanie priorytetów zadań.

Ostatecznie poprawa wydajności pracy wymaga czasu i skupienia. Jednak postępując zgodnie z naszymi wskazówkami, wyznaczając mierzalne cele i skupiając się na własnym rozwoju, możesz poprawić swoje wyniki w pracy i dalej rozwijać się jako pracownik.