คู่มือผู้จัดการเรื่องการขอลาหยุด

ในฐานะผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจ การจัดการกับการขอลาหยุดอาจเป็นสิ่งที่คุณไม่ได้คิดมาก แต่เพื่อประโยชน์สูงสุดสำหรับธุรกิจของคุณคือการปฏิบัติตามคำร้องขอลาหยุด

ในคู่มือนี้ เราจะกล่าวถึงประเภทของการลาหยุดที่พนักงานของคุณอาจร้องขอ วิธีจัดการกับคำขอเหล่านั้น และสิ่งที่นโยบายการลาหยุดของคุณควรมี

เวลาปิดที่กำหนดไว้

เวลาที่พนักงานอาจต้องหยุดงานคือ 'เวลาหยุด' การขอลาหยุดเป็นกระบวนการที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการในการขอลางาน

วันหยุดมีหลายประเภท โดยปกติแล้ว เวลาหยุดงานจะจัดอยู่ในประเภทการลาโดยได้รับค่าจ้างหรือไม่ได้รับค่าจ้าง

ค่าล่วงเวลา (PTO)

เมื่อพนักงานต้องการหยุดงานโดยได้รับค่าจ้าง จะเรียกว่าการหยุดงานโดยได้รับค่าจ้าง

ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับนายจ้างในการจัดหา PTO ในสหรัฐอเมริกา อย่างไรก็ตาม บางรัฐได้บังคับใช้กฎหมายครอบครัวและกฎหมายการลาเพื่อการรักษาพยาบาล ซึ่งกำหนดให้ต้องจ่ายค่าลาหยุดบางประเภท

โดยทั่วไปแล้ว PTO จะถูกเสนอให้เป็นผลประโยชน์แก่พนักงาน ขึ้นอยู่กับนายจ้างที่จะตัดสินใจว่าจะเสนอ PTO มากน้อยเพียงใด สิบวันต่อปีเป็นมาตรฐานในสหรัฐอเมริกา แม้ว่าปัจจุบันนายจ้างจำนวนมากเสนอบริการส่งกำลังออกเพิ่มเติมเพื่อดึงดูดและรักษาพนักงานระดับสูงไว้

บางองค์กรได้แนะนำ PTO แบบไม่จำกัดด้วยซ้ำ นโยบายนี้อนุญาตให้พนักงานรับ PTO ได้มากเท่าที่ต้องการ แต่พวกเขายังคงต้องขอลาหยุดและต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ

เวลาที่ค้างชำระ (UTO)

การหยุดงานโดยไม่ได้รับค่าจ้างคือเวลาหยุดงานซึ่งพนักงานไม่ได้รับการชดเชย

กฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดรูปแบบของ UTO บางรูปแบบ ตัวอย่างเช่น พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล (FMLA) กำหนดให้นายจ้างอนุญาตให้พนักงานบางคนลาหยุดโดยไม่ได้รับค่าจ้างสำหรับเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์และสถานการณ์อื่นๆ

ขึ้นอยู่กับนายจ้างที่จะตัดสินใจว่าจะอนุญาตให้พนักงานใช้ UTO ด้วยเหตุผลที่ไม่ได้รับการคุ้มครองโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือไม่ การเสนอ UTO สามารถให้อิสระแก่พนักงานมากขึ้นและมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน แต่ก็มีความเสี่ยงที่บริษัทจะขาดพนักงานในบางครั้ง พนักงานต้องผ่านขั้นตอนการขอและอนุมัติสำหรับ UTO เช่นเดียวกับที่ทำกับ PTO

ทำไมเวลานอกจึงสำคัญ?

ผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจบางคนอาจถือว่าการหยุดพักผ่อนเป็นสิ่งที่ไม่ก่อผลและมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การหยุดงานมีความสำคัญอย่างมากต่อสุขภาพของบริษัทและพนักงาน

พนักงานที่หยุดงานเป็นประจำจะกลับมาพักผ่อน สดชื่น และมีส่วนร่วม ส่งผลให้พนักงานมีความสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งมีแนวโน้มที่จะภักดีต่อองค์กรมากขึ้น

แนวทางเชิงบวกในการหยุดงานสามารถดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูงได้เช่นกัน ผู้หางานให้ความสำคัญกับองค์กรที่ให้ความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและความยืดหยุ่น การจัดลำดับความสำคัญของเวลาหยุดช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและปรับปรุงการรักษาพนักงาน

ในทางกลับกัน ทัศนคติเชิงลบต่อการหยุดงานอาจส่งผลเสียได้ พนักงานที่ท้อแท้จากการหยุดงานอาจประสบกับความเครียด ความไม่พอใจ และความเหนื่อยหน่ายในระดับที่สูงขึ้น

นายจ้างจำเป็นต้องสร้างวัฒนธรรมของบริษัทในช่วงหยุดงานและส่งเสริมคุณลักษณะที่เป็นบวก

เหตุผลในการขอลาหยุด

ต่อไปนี้คือสาเหตุทั่วไปบางประการที่พนักงานร้องขอ PTO หรือ UTO

วันหยุด

พนักงานมักจะขอลาหยุดเพื่อหยุดงานสักสองสามวันหรือไปเที่ยวพักผ่อน

เวลาส่วนตัว

พนักงานอาจขอลาหยุดเพื่อไปทำธุระ เข้าร่วมการนัดหมายส่วนตัว หรือใช้เวลากับงานอดิเรก

ลาป่วยหรือลาป่วย

พนักงานสามารถลาพักรักษาตัวได้หากไม่สบาย ทุพพลภาพ หรือมีผู้ที่ต้องดูแล โดยทั่วไปการลาเพื่อการแพทย์จะได้รับการคุ้มครองภายใต้พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการแพทย์ (FMLA) โดยทั่วไป พนักงานต้องมีวันลาป่วยสะสมเพื่อลาป่วยโดยได้รับค่าจ้าง

การปฏิบัติทางศาสนา

ภายใต้พระราชบัญญัติสิทธิพลเมือง พ.ศ. 2507 นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 15 คนขึ้นไปต้องให้ลูกจ้างของตนลาหยุดเพื่อปฏิบัติศาสนกิจหรือปฏิบัติศาสนกิจตามสมควร

วันลาพักร้อน

นี่คือการขาดงานที่เพิ่มขึ้นจากสามเดือนถึงหนึ่งปี โดยทั่วไปแล้วการทำบุญจะมอบให้กับพนักงานที่ทำงานมานานเท่านั้นเพื่อเป็นรางวัลสำหรับการบริการของพวกเขา

การสูญเสีย

พนักงานอาจขอลางานเพื่อไว้อาลัยต่อการเสียชีวิตของสมาชิกในครอบครัวและจัดการเรื่องงานศพ นายจ้างไม่จำเป็นต้องเสนอวันลาเพื่อการสูญเสีย แต่ส่วนใหญ่จะให้ PTO หรือ UTO 5 วัน

การลาเพื่อเลี้ยงดูบุตร

ภายใต้ FMLA พนักงานสามารถขอลาหยุดเพื่อดูแลทารกแรกเกิดหรือเด็กที่เพิ่งรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมได้ การลางานภายใต้ FMLA ไม่ได้รับค่าจ้าง แต่หลายบริษัทเสนอการลาเพื่อเลี้ยงดูบุตรโดยได้รับค่าจ้างเป็นผลประโยชน์

หน้าที่ของคณะลูกขุน

บริษัทจำเป็นต้องอนุญาตให้พนักงานใช้ PTO หรือ UTO หากพวกเขาถูกเรียกให้ทำหน้าที่ตัดสิน

ลาทหาร

ภายใต้พระราชบัญญัติการจ้างงานในเครื่องแบบและสิทธิการจ้างงานในเครื่องแบบ นายจ้างจะต้องอนุญาตให้สมาชิกที่รับราชการทหารซึ่งถูกเรียกไปประจำการสามารถลาหยุดได้

มันส่งข้อความเชิงบวกไปยังพนักงานเมื่อผู้จัดการมีเหตุผลในการอนุญาตคำขอลาหยุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีนโยบายที่ยุติธรรมและแนวทางที่สอดคล้องกันในการพิจารณาคำขอลาหยุด

เคล็ดลับในการจัดการคำขอลาหยุด

คู่มือพนักงานที่สอดคล้องกันซึ่งสรุปกฎชุดหนึ่งและกระบวนการที่ชัดเจนจะทำให้การจัดการคำขอลาหยุดเป็นเรื่องง่าย นี่คือเคล็ดลับยอดนิยมของเราในการจัดการคำขอลาหยุดอย่างง่ายดาย

สร้างนโยบายการหยุดงาน

ต้องมีแนวปฏิบัติที่ชัดเจนสำหรับพนักงานและผู้จัดการในการขอและอนุมัติการลาหยุด

คุณอาจตัดสินใจที่จะมีนโยบายการลาหยุดที่ครอบคลุมเพียงนโยบายเดียวหรือนโยบายแยกต่างหากสำหรับการลาหยุดประเภทต่างๆ ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการใด นโยบายของคุณต้องเป็นไปตามกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลางและรัฐทั้งหมด

นโยบายการหยุดงานโดยทั่วไปประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• พนักงานต้องส่งคำขอลางานล่วงหน้านานเท่าใด
• พนักงานสามารถขอลาหยุดได้บ่อยเพียงใดในช่วงเวลาที่กำหนด
• ช่วงเวลาใดของปีเมื่อพนักงานไม่สามารถขอเวลานอกได้
• วิธียื่นขอลาหยุด

เมื่อกำหนดนโยบายแล้ว เป็นความคิดที่ดีที่จะขอให้พนักงานลงนามในแบบฟอร์มเพื่อแสดงว่าพวกเขาเข้าใจนโยบาย ซึ่งจะมีประโยชน์ในกรณีที่มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับเวลานอก

วางระบบการอนุมัติที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การขอลาหยุดและการอนุมัติเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณควรมีระบบมาตรฐานที่พนักงานและผู้จัดการทุกคนใช้ ไม่จำเป็นต้องเป็นระบบดิจิตอลที่ซับซ้อนเกินไป คุณสามารถใช้สิ่งที่ง่ายกว่านี้ได้ภายในงบประมาณและความต้องการในการดำเนินงานปัจจุบันของคุณ ตราบใดที่มันใช้ได้ดีสำหรับคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามคำขอบนกระดาษ ด้วยสเปรดชีต หรือทางอีเมล ธุรกิจขนาดใหญ่อาจต้องการใช้แอปจัดตารางเวลา เช่น ของ Connecteam หรือระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล ระบบเหล่านี้มีการทำงานอัตโนมัติและเครื่องมือการรายงานที่เป็นประโยชน์สำหรับการติดตามเวลาหยุดสำหรับพนักงานจำนวนมาก

จัดการคำขอทันที

เราได้กล่าวถึงเหตุผลว่าทำไมการหยุดงานจึงมีความสำคัญข้างต้น การจัดการคำขออย่างทันท่วงทีก็มีความสำคัญเช่นกัน ไม่เพียงแต่สำหรับบุคคลธรรมดาแต่สำหรับธุรกิจด้วย

การจัดการกับคำขอลาหยุดอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้คุณวางแผนการขาดงานได้ทันเวลา นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวายเข้ามา และจำเป็นต้องแน่ใจว่าตารางการทำงานไม่เสียหายและมีการเติมเต็มช่องว่าง

ผู้จัดการควรพยายามจัดการคำขอทันทีที่เข้ามาหรือจัดสรรเวลาในแต่ละวันสำหรับงานเหล่านี้เพื่อป้องกันไม่ให้งานเหล่านี้กองพะเนิน

มีความยุติธรรมในการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการทางธุรกิจกับความต้องการของพนักงาน

ตามปกติแล้ว อาจมีบางครั้งที่คำขอไม่สามารถดำเนินการได้ เนื่องจากอาจทำให้ธุรกิจตึงเครียดหรือขัดแย้งกับนโยบายการหยุดงาน

ผู้จัดการได้รับมอบหมายให้สร้างสมดุลระหว่างความต้องการของธุรกิจกับความต้องการของพนักงาน ซึ่งไม่ตรงไปตรงมาเสมอไป ท้ายที่สุดแล้วการดำเนินธุรกิจที่ราบรื่นเป็นสิ่งที่ผู้จัดการให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก แต่คุณไม่ควรใช้เป็นข้ออ้างทั่วไปในการปฏิเสธการหยุดงาน

การปฏิเสธที่จะสูญเสียพนักงานในช่วงเวลาสั้น ๆ อาจส่งผลให้สูญเสียพวกเขาอย่างถาวร หากพวกเขารู้สึกว่าคำขอถูกปฏิเสธอย่างไม่เป็นธรรม พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับความเป็นธรรมในแต่ละสถานการณ์

จะทำอย่างไรเมื่อพนักงานหลายคนขอลาหยุดพร้อมกัน

จะมีบางครั้งที่พนักงานมากกว่าหนึ่งคนขอลาในช่วงเวลาเดียวกัน ในโลกอุดมคติ ทั้งสองสามารถอยู่ร่วมกันได้โดยไม่มีผลกระทบเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยต่อธุรกิจหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในโลกแห่งความเป็นจริง จะมีบางครั้งที่ไม่สามารถให้คำขอที่ทับซ้อนกันได้ คุณจะต้องกำหนดวิธีการที่กำหนดอย่างยุติธรรมว่าคำขอของเพื่อนร่วมงานคนหนึ่งจะได้รับการอนุมัติในกรณีเช่นนี้อย่างไร

นี่คือตัวเลือกบางอย่างที่คุณสามารถพิจารณาได้

มาก่อนได้ก่อน: แบบฟอร์มคำขอมีวันที่และใครก็ตามที่ส่งคำขอก่อนจะได้รับสิทธิ์ลา แม้ว่านโยบายนี้จะสนับสนุนให้มีการร้องขอในทันที แต่ก็อาจไม่ใช่ปัจจัยที่กำหนดเพียงพอสำหรับตัวมันเอง เนื่องจากไม่ได้คำนึงถึงสาเหตุที่พนักงานต้องการวันลาและพิจารณาว่าพวกเขาสามารถยืดหยุ่นได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับเหตุผล: พนักงานทุกคนต้องการหรือต้องการวันหยุดด้วยเหตุผลใดก็ตาม หากคุณจำเป็นต้องตัดสินใจอย่างยุติธรรมระหว่างคำขอที่ทับซ้อนกัน คุณสามารถพิจารณาเหตุผลของการลาเป็นปัจจัยในการพิจารณา นอกจากนี้คุณยังสามารถสอบถามว่ามีความยืดหยุ่นในวันที่ตามวัตถุประสงค์ของการลาหรือไม่

คุณสามารถบังคับใช้ได้อย่างยุติธรรมก็ต่อเมื่อพนักงานยินดีที่จะเปิดเผยเหตุผลโดยละเอียดสำหรับการลา พนักงานบางคนอาจขอลาด้วยเหตุผลส่วนตัวที่สำคัญแต่พวกเขาไม่สบายใจที่จะเปิดเผย โปรดทราบว่าวิธีการนี้เป็นเรื่องส่วนตัวและอาจถูกกล่าวหาว่าเล่นพรรคเล่นพวกได้ ดังนั้นจึงไม่ควรใช้อย่างโดดเดี่ยว

ความถี่ของการขอลางานครั้งก่อน: คุณอาจต้องการจัดลำดับความสำคัญของพนักงานที่ส่งคำขอน้อยกว่าให้กับพนักงานที่ขอลาหยุดบ่อยกว่า

วิธีอื่นๆ ในการจัดการคำขอหลายรายการ ได้แก่ "ตามระดับอาวุโส" ซึ่งจะให้เวลาหยุดตามความอาวุโสของพนักงาน แนวทางความอาวุโสไม่ได้แปลว่าการลาของหัวหน้างานควรมีความสำคัญเหนือกว่าพนักงานที่อายุน้อยกว่าเสมอไป อาจหมายความว่าต้องใช้ชุดทักษะของผู้อาวุโสกว่าในขณะนั้น ดังนั้น จึงอนุญาตให้ผู้ที่มีอายุน้อยกว่ามีเวลาว่างมากขึ้น ดุลยพินิจของผู้บริหารจะถูกนำไปใช้ในทุกแนวทาง

การปฏิเสธคำขอลาหยุด

อาจมีช่วงเวลาเฉพาะของปีที่จะได้รับการยอมรับว่าคำขอทั้งหมดจะถูกปฏิเสธตามความต้องการทางธุรกิจที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม อาจมีบางครั้งที่คุณจะต้องปฏิเสธคำขอลาหยุดด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน เนื่องจากสิ่งนี้จะเป็นจุดเสียดทาน จึงต้องจัดการอย่างละเอียดอ่อน การจัดการกับสิ่งนี้ทันทีจะช่วยได้ แต่อาจมีองค์ประกอบของความผิดหวังหรือความคับข้องใจจากพนักงาน

เพื่อลดความยุ่งยากของพนักงาน ให้กำหนดความคาดหวังภายในนโยบายของคุณที่อธิบายโอกาสที่คำขอจะถูกปฏิเสธ คุณยังสามารถเน้นความพยายามที่องค์กรจะทำเพื่อแก้ไขการปฏิเสธคำขอลาหยุด ตัวอย่างรวมถึงการเสนอวันที่อื่น การอนุญาตให้เปลี่ยนกะ และการใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม ความพยายามเหล่านี้แสดงให้พนักงานของคุณเห็นว่าคุณเห็นคุณค่าของพวกเขาและตระหนักถึงความสำคัญของการลางาน แม้ว่าจะไม่สามารถรองรับได้ตามเวลาที่ร้องขอก็ตาม

มีแผนฉุกเฉินในสถานที่

เมื่อไม่สามารถหลีกเลี่ยงการปะทะกันของการจัดกำหนดการได้ คุณควรมีแผนสำรองไว้เพื่อจัดการสถานการณ์เหล่านี้ ตัวอย่าง ได้แก่ การมีกลุ่มพนักงานที่ "พร้อมรับสาย" ที่คุณสามารถพึ่งพาได้เพื่อเติมเต็มช่องว่างและผู้ที่เปิดรับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมในกรณีฉุกเฉิน คุณยังสามารถพิจารณาใช้หน่วยงานจัดหาพนักงานเพื่อนำทรัพยากรภายนอกที่มีประสบการณ์เข้ามา

บทสรุป

การจัดการคำขอลางานหมายถึงการสร้างสมดุลระหว่างความต้องการขององค์กรกับความต้องการของพนักงาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาและความขัดแย้งในการจัดหาพนักงาน นโยบายการลาหยุดของคุณต้องชัดเจนและยุติธรรม และระบบสำหรับการจัดการของคุณควรมีประสิทธิภาพ

การตระหนักถึงความสำคัญของการลางานและการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมเพื่อส่งเสริมการหยุดงานก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและมีความสุข