Работа на дому, сделанная правильно: как создать успешную удаленную команду

Удаленная команда может быть лучшим вариантом для вашего малого бизнеса, если вы хотите сократить расходы и повысить производительность. Вы также можете нанять лучших специалистов и поднять свой профессиональный потолок. Это потому, что вы будете набирать сотрудников из глобального кадрового резерва. Но работодатели не единственные бенефициары удаленной работы. Удаленная работа также приносит пользу сотрудникам: они могут избежать стресса, связанного с поездками в офис, и работать по гибкому графику. Такой стиль работы делает их счастливыми и повышает удовлетворенность работой.

Однако создание невероятной удаленной команды — это только одна часть уравнения. Вам нужны правильные инструменты управления, чтобы связать все и всех вместе. Несмотря на неоспоримые преимущества, работа на дому не лишена недостатков. Вы должны учитывать некоторые недостатки и избегать их, используя передовые методы управления.

Читайте о практических шагах по созданию успешной удаленной команды.

Создайте структуру удаленной команды

Структура вашей команды определяет, как она работает. Таким образом, вы должны создать его, прежде чем начать процесс найма или перевести свой штат в среду WFH.

Вам предстоит ответить на такие вопросы, как:

• Вся команда будет удаленной?
• Вам нужна команда, которая может время от времени собираться вместе?
• Насколько преградой является местоположение?
• Сколько удаленных сотрудников вам нужно?

Вы также должны определить должности, на которые вам нужно набирать сотрудников, и наметить иерархию команды.

Например, каких специалистов следует искать, если вы нанимаете удаленных маркетологов? Вам нужен эксперт по поисковой оптимизации, чтобы повысить рейтинг вашего блога в поиске? Или вы отдаете предпочтение профессионалам с оплатой за клик?

Нанимайте правильных профессионалов

Следующая часть головоломки — найм подходящих специалистов для созданной вами структуры. Но набор сотрудников на удаленную работу отличается от найма сотрудников в офисе. Вы должны учитывать, что вы не можете проводить личные собеседования, и ваши кандидаты могут быть разбросаны по разным континентам. В процессе оценки вы должны убедиться, что каждый кандидат имеет опыт удаленной работы. Таким образом, вы будете более уверены, что они смогут не отставать от виртуального общения и укладываться в сроки. Вы также должны оценить уровень их самомотивации, чтобы убедиться, что они могут выдержать стресс удаленной работы.

Другие вещи, которые следует иметь в виду:

• Если вы нанимаете фрилансеров, проверьте их историю работы
• Работа в рамках вашего бюджета
• Выбирайте сотрудников, которые олицетворяют культуру вашей компании

Установите четкие ожидания и политику компании

Вы должны установить четко определенные ожидания, если хотите, чтобы ваши удаленные работники выполняли свою работу превосходно. Недостаточно сказать UX-дизайнеру, что вам нужен более отзывчивый веб-сайт. Вы должны сообщить им о конкретных результатах, которые вы ожидаете. Например, если вы используете веб-сайт электронной коммерции, вы должны применять лучшие практики UX, чтобы повысить воронку цифровых продаж. Итак, как вы устанавливаете ожидания?

• Используйте вехи, чтобы разбить путь проекта.
• Используйте измеримые цели.

Вам также следует пересмотреть и уточнить политики вашей компании, чтобы они наилучшим образом соответствовали условиям удаленной работы. При необходимости скорректируйте цели, чтобы удаленные работники могли сосредоточиться на своей работе. Нет необходимости сохранять инструкции, ставшие избыточными при переходе. Не обременяйте людей работой, которую они не могут выполнять в виртуальном пространстве.

Некоторые важные советы по анализу политики, которым следует следовать:

• Однократного обновления недостаточно; вместо этого планируйте текущие оценки и корректировки изменений.
• При внедрении изменений общение имеет жизненно важное значение.
• По возможности привлекайте сотрудников к пересмотру политики.

Создайте корпоративную культуру заранее

Культура компании — это центральная ось, вокруг которой вращается организация. Для удаленных компаний это приобретает дополнительное значение. Сильная культура может стать важным объединяющим фактором и заменить физическое офисное пространство. Сотрудники, усвоившие корпоративную культуру, более сосредоточены и целеустремленны. Сообщите потенциальным удаленным сотрудникам, чего ожидает компания, и повторите это в процессе адаптации. Используйте регулярные напоминания и поощрения, чтобы способствовать формированию сильной рабочей культуры среди работников в разных местах.

Командная работа – неотъемлемая часть деловой культуры. Тем не менее, когда сотрудники переходят в виртуальные пространства, разделение может сделать их менее зависимыми от своих коллег. Вы можете использовать следующие методы, чтобы укрепить чувство близости между удаленными работниками и создать культуру: встречи на высшем уровне, видеовстречи и приветствия, а также ежемесячные бизнес-обзоры со всей командой могут вернуть офисную атмосферу.

Общаться

Неадекватная коммуникация ограничивает производительность любой организации и усугубляется при работе с удаленным персоналом. Ваше общение должно быть превосходным и последовательным, а не просто адекватным. Правильная коммуникация гарантирует, что информация и обновления легко поступают по нужным каналам и нужным людям. Поддержание четких границ виртуального взаимодействия способствует доверию и повышает моральный дух удаленных сотрудников.

Вы можете потребовать, чтобы все использовали приложение, такое как Microsoft Teams или Slack, для согласования рабочей переписки. Использование единой платформы для всех внутренних коммуникаций обеспечит бесперебойное взаимодействие и ускорит рабочий процесс. Любой инструмент, который вы используете, будет играть важную роль в облегчении общения, но он не будет существенным, если каждый человек не сосредоточится на том, чтобы быть хорошим коммуникатором.

Вы также должны:

• Общайтесь чаще, чем в офисе.
• Повторите время «кулера с водой», спросив, как прошел день, прежде чем углубляться в насущную тему.
• Если возможно, используйте видеозвонки, чтобы обеспечить более индивидуальный подход.
• Организуйте регулярные встречи, чтобы напомнить работникам, что они являются частью команды.
• Поощряйте работников обращаться к коллегам.

Создайте позитивное рабочее место

Сотрудникам требуется время, чтобы приспособиться к работе из дома. У каждого человека будет уникальный путь к акклиматизации, особенно у тех, кто никогда не работал вне офиса. Установление ожиданий имеет решающее значение, как и на рабочем месте. Члены команды чувствуют себя в большей безопасности, если на каждом этапе есть ясность. Они хотят знать, когда быть онлайн, как одеваться во время видеоконференции и какие инструменты использовать для каких задач.

Вот советы, которые помогут вам создать позитивное и конструктивное рабочее место:

• Позвольте работникам адаптироваться к виртуальной среде в своем собственном темпе.
• Обеспечить адекватное обучение работе с виртуальными инструментами.
• Собирайте отзывы, чтобы оценить, как работники воспринимают вашу политику.

Укрепление здоровья сотрудников

Удаленная работа может затруднить успешное разделение личного и рабочего времени. Сотрудники могут отнести свои ноутбуки в спальню и начать работать, стирая грань между личным и рабочим пространством.

Более того, виртуальная работа часто подразумевает постоянную многозадачность, если у сотрудника есть семья. Это также приводит к непредсказуемому рабочему графику, нарушению рутины и возникновению стресса. В долгосрочной перспективе гибкость, полученная при работе из дома, может быть подорвана необходимостью быть всегда доступным.

Ваша цель состоит в том, чтобы убедиться, что вещи не деградируют до этого уровня. Счастливые сотрудники лучше работают, поэтому обеспечивайте им комфорт и отсутствие стресса.

Вот несколько советов о том, как поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью:

• Поощрение полезных привычек имеет решающее значение.
• Установите строгое рабочее время онлайн для всех, кроме выделенных команд или во время чрезвычайной ситуации.
• Поощряйте сотрудников заниматься расслабляющим хобби или другой деятельностью, которая поможет им снять стресс.

Положитесь на своих чемпионов для работы из дома

Учиться у других, которые уже боролись, — лучший способ добиться успеха. Кто-нибудь уже работает удаленно в вашей компании? Или вы наняли фрилансера с большим опытом удаленной работы? Предложите им поделиться своей стратегией с командой, чтобы другие могли быстрее осуществить переход. Каждый человек может узнать что-то свое, от советов по общению до советов, как держать членов семьи подальше от «офиса».

Подготовьте свою управленческую команду

Одна из самых сложных задач при построении удаленной команды — подготовить супервайзеров и менеджеров к будущим изменениям. Члены команды будут сталкиваться с неожиданными ситуациями при выполнении своей работы; им потребуется надлежащее руководство и поддержка. Убедитесь, что ваши руководители понимают, как быть гибкими и реагировать на сотрудников, когда возникает проблема.

Менеджеры и супервайзеры будут находиться под большим давлением, чтобы помочь своим командам выжить в повседневной работе. Это может повлиять на их психическое и физическое здоровье, а также на их способность продуктивно работать.

Подумайте также о том, как лучше всего поддержать свою команду лидеров.

Использование технологий

Технологии необходимы для управления удаленной командой. Без него невозможно поддерживать виртуальные рабочие места. Существуют различные инструменты, разработанные для удаленных команд, от программ мониторинга сотрудников до платформ управления проектами.

Программное обеспечение для мониторинга сотрудников используется для отслеживания сотрудников в компании. Эти программы, также называемые тайм-трекерами, позволяют организациям следить за поведением своих сотрудников во время работы. Данные, которые вы извлекаете из этих инструментов, позволяют вам эффективно управлять рабочей нагрузкой и повышать производительность. Вы также можете уменьшить, если не устранить, несоответствия зарплаты. Это потому, что трекеры времени точно рассчитывают оплачиваемые часы и составляют табели учета рабочего времени.

С другой стороны, инструменты управления проектами упрощают назначение заданий и отслеживание хода выполнения работ. Они также помогают оптимизировать рабочий процесс и измерять производительность каждого удаленного сотрудника.

Избегайте микроменеджмента

Бороться с желанием проверять своих удаленных сотрудников каждую секунду может быть сложной задачей. Но микроуправление убивает креативность и способствует токсичной рабочей среде. Вы должны предложить своим работникам здоровую дозу автономии, если они хотят преуспеть. Поэтому убедитесь, что вы придерживаетесь неинвазивных проверок и используете результаты их работы для измерения их производительности.

Продолжайте улучшать свою удаленную команду

Собрать вместе первоклассную группу профессионалов — это начало вашего пути. Вы должны использовать лучшие методы управления, изложенные в этой статье, чтобы оптимизировать производительность вашей команды. Продолжайте собирать отзывы ваших работников о ваших политиках. Найдите инновационные способы поощрения сплочения команды и улучшения коммуникации. И самое главное, следите за здоровьем своих сотрудников, чтобы не допустить переутомления и выгорания.

Мнения, выраженные здесь гостевыми участниками, являются их собственными, а не мнениями Rise Marketing.