Lucrați de acasă făcut corect: cum să construiți o echipă de succes la distanță

O echipă de la distanță ar putea fi cel mai bun lucru pentru afacerea dvs. mică dacă doriți să economisiți costuri și să creșteți productivitatea. De asemenea, poți să angajezi cei mai buni experți și să-ți ridici plafonul profesional. Asta pentru că vei recruta dintr-un grup global de talente. Însă angajatorii nu sunt singurii beneficiari ai muncii la distanță. Telecommutingul aduce beneficii și angajaților: aceștia ajung să evite stresul de la naveta la birou și lucrează cu program flexibil. Acest stil de lucru îi face fericiți și îmbunătățește satisfacția în muncă.

Cu toate acestea, formarea unei echipe incredibile la distanță este doar o parte a ecuației. Aveți nevoie de instrumentele de management potrivite pentru a tricota totul și pe toți împreună. În ciuda avantajelor sale incontestabile, cadrul de lucru de acasă nu este lipsit de dezavantaje. Trebuie să țineți cont de unele dezavantaje și să le evitați utilizând cele mai bune practici de management.

Citiți mai departe pentru pașii practici pentru a crea o echipă de succes la distanță.

Creați o structură de echipă la distanță

Structura echipei tale determină modul în care funcționează. Așadar, trebuie să creați unul înainte de a începe procesul de recrutare sau de a vă trece intern la mediul WFH.

Trebuie să răspundeți la întrebări precum:

• Întreaga echipă va fi la distanță?
• Îți dorești o echipă care să se poată reuni din când în când?
• Cât de mult o barieră reprezintă locația?
• De câți angajați la distanță aveți nevoie?

De asemenea, trebuie să definiți pozițiile pentru care trebuie să recrutați și să mapați ierarhia echipei.

De exemplu, ce fel de profesioniști ar trebui să căutați dacă angajați agenți de marketing la distanță? Ai nevoie de un expert în optimizarea motoarelor de căutare pentru a crește clasamentul de căutare a blogului tău? Sau acordați prioritate profesioniștilor care plătesc pe clic?

Recrutați profesioniștii potriviți

Următoarea piesă a puzzle-ului este angajarea experților potriviți pentru structura creată de dvs. Dar recrutarea de la distanță este un joc diferit de angajarea angajaților din birou. Trebuie să luați în considerare că este posibil să nu efectuați interviuri în persoană, iar candidații dvs. pot fi împrăștiați pe diferite continente. În timpul procesului de evaluare, trebuie să vă asigurați că fiecare solicitant are un istoric de lucru de la distanță. În acest fel, sunteți mai încrezător că pot ține pasul cu comunicarea virtuală și respectă termenele limită. De asemenea, ar trebui să le evaluați nivelul de automotivare pentru a confirma dacă pot rezista stresului muncii la distanță.

Alte lucruri de reținut:

• Dacă angajați freelanceri, verificați istoricul lor de lucru
• Lucrați în limita bugetului dvs
• Alegeți lucrători care întruchipează cultura companiei dvs

Stabiliți așteptări clare și politici ale companiei

Trebuie să stabiliți așteptări bine definite dacă doriți ca lucrătorii dvs. de la distanță să facă o muncă excelentă. Să-i spui unui designer UX că vrei un site web mai receptiv nu este suficient. Trebuie să le anunțați rezultatele specifice pe care le așteptați. De exemplu, dacă rulați un site de comerț electronic, trebuie să aplicați cele mai bune practici UX pentru a vă stimula canalul de vânzări digitale. Deci, cum stabiliți așteptările?

• Utilizați reperele pentru a detalia călătoria unui proiect.
• Utilizați obiective măsurabile.

De asemenea, ar trebui să revizuiți și să perfecționați politicile companiei dvs. pentru a se potrivi cel mai bine domeniului muncii de la distanță. Ajustați obiectivele acolo unde este necesar, astfel încât lucrătorii de la distanță să se poată concentra asupra locurilor lor de muncă. Nu este nevoie să păstrați instrucțiunile redundante de tranziție. Nu înșelați oamenii cu lucrări pe care nu le pot face dintr-un spațiu virtual.

Câteva sfaturi critice de revizuire a politicilor de urmat:

• O actualizare unică este insuficientă; programați în schimb evaluările în curs și modificările ajustărilor.
• La implementarea schimbărilor, comunicarea este vitală.
• Când este fezabil, implicați angajații în revizuirea politicilor.

Stabiliți o cultură de companie din timp

Cultura companiei este o axă focală prin care se învârte organizația. Pentru companiile aflate la distanță, aceasta capătă o importanță suplimentară. O cultură puternică poate fi un unificator semnificativ și un substitut pentru spațiul fizic de birou. Angajații care au interiorizat cultura companiei sunt mai concentrați și orientați spre obiective. Informați potențialii angajați de la distanță la ce se așteaptă compania și reiterează acest lucru în timpul procesului de integrare. Folosiți mementouri și stimulente regulate pentru a promova o cultură a muncii puternică în rândul lucrătorilor din diferite locații.

Munca în echipă este o parte esențială a culturii de afaceri. Cu toate acestea, pe măsură ce angajații trec la spații virtuale, separarea îi poate face mai puțin dependenți de colegii lor. Puteți folosi următoarele metode pentru a stimula un sentiment de apropiere în rândul lucrătorilor dvs. de la distanță și pentru a construi o cultură - summituri de îmbarcare, întâlniri și salutări video și recenzii lunare de afaceri cu întreaga echipă pot readuce atmosfera de birou.

Comunica

Comunicarea inadecvată limitează performanța oricărei organizații și este amplificată atunci când lucrează cu personalul de la distanță. Comunicarea ta trebuie să fie excelentă și consecventă, nu doar adecvată. Comunicarea adecvată asigură că informațiile și actualizările circulă cu ușurință prin canalele potrivite și către oamenii potriviți. Menținerea unor linii clare de interacțiune virtuală promovează încrederea și ridică moralul lucrătorilor tăi la distanță.

Puteți solicita tuturor să folosească o aplicație precum Microsoft Teams sau Slack pentru a armoniza corespondența la locul de muncă. Adoptarea unei singure platforme pentru toate comunicațiile interne va asigura o interacțiune perfectă și va accelera fluxul de lucru. Orice instrument pe care îl utilizați va juca un rol semnificativ în facilitarea comunicării, dar nu va fi substanțial decât dacă fiecare individ se concentrează pe a fi un bun comunicator.

De asemenea, ar trebui:

• Comunicați mai des decât ați face într-o situație de birou.
• Reprezentați timpul „răcitor de apă” întrebând cum este ziua cuiva înainte de a explora subiectul presant.
• Dacă este disponibil, utilizați apelurile video pentru a oferi o notă mai personală.
• Organizați întâlniri regulate pentru a reaminti lucrătorilor că fac parte dintr-o echipă.
• Încurajați lucrătorii să se adreseze colegilor.

Creați un loc de muncă pozitiv

Angajații au nevoie de timp pentru a se adapta la lucrul de acasă. Fiecare persoană va avea un drum unic către aclimatizare, mai ales cei care nu au lucrat niciodată în afara biroului. Stabilirea așteptărilor este crucială, la fel ca la locul de muncă. Membrii echipei se simt mai în siguranță dacă există claritate la fiecare pas. Vor să știe când să fie online, cum să se îmbrace în timpul unei conferințe video și ce instrumente să folosească pentru ce sarcini.

Iată sfaturi pentru a vă ajuta să construiți un loc de muncă pozitiv și constructiv:

• Permiteți angajaților să se adapteze la mediul virtual în propriul ritm.
• Oferiți instruire adecvată pentru instrumente virtuale.
• Colectați feedback pentru a evalua primirea de către lucrători a politicilor dvs.

Promovați sănătatea angajaților

Lucrul de la distanță poate îngreuna separarea cu succes a timpului personal și de lucru. Angajații își pot duce laptopurile în dormitor și pot începe să lucreze, estompând linia dintre spațiile private și cele de lucru.

Mai mult decât atât, munca virtuală înseamnă adesea multitasking constant dacă angajatul are o familie. De asemenea, duce la ore de lucru imprevizibile, rutine perturbatoare și declanșarea stresului. Pe termen lung, flexibilitatea dobândită prin lucrul de acasă poate fi erodata de uzura nevoii de a fi disponibil în orice moment.

Obiectivul tău este să te asiguri că lucrurile nu se degradează la acest nivel. Angajații fericiți fac o muncă mai bună, așa că păstrați-i confortabil și fără stres.

Iată câteva sfaturi despre cum să promovați un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată:

• Promovarea obiceiurilor sănătoase este crucială.
• Setați ore de lucru online stricte pentru toată lumea, cu excepția echipelor dedicate sau în timpul unei urgențe.
• Încurajați angajații să facă un hobby relaxant sau o altă activitate care să-i ajute să se scape de stres.

Bazează-te pe campionii tăi pentru a lucra de acasă

A învăța de la alții care s-au luptat deja este cel mai bun mod de a obține succes. Lucrează cineva deja de la distanță pentru compania ta? Sau ați angajat un freelancer cu experiență vastă, pe termen lung, de lucru la distanță? Abordați-i pentru a împărtăși strategia lor cu echipa, astfel încât ceilalți să poată face tranziția mai rapid. Fiecare persoană poate învăța ceva diferit, de la sfaturi despre comunicare la sugestii pentru a-i ține pe membrii familiei departe de „birou”.

Pregătiți-vă echipa de management

Una dintre cele mai dificile sarcini ale construirii unei echipe la distanță este pregătirea supraveghetorilor și managerilor pentru schimbările viitoare. Membrii echipei se vor confrunta cu situatii neasteptate in timp ce isi fac treaba; vor avea nevoie de îndrumare și sprijin adecvat. Asigurați-vă că liderii dvs. înțeleg cum să fie flexibili și să răspundă membrilor personalului atunci când există o problemă.

Managerii și supervizorii vor fi supuși multă presiune pentru a-și ajuta echipele să supraviețuiască operațiunilor de zi cu zi. Acest lucru poate avea un impact asupra sănătății lor mentale și fizice, precum și asupra capacității lor de a lucra productiv.

Luați în considerare și cele mai bune modalități de a vă susține echipa de conducere.

Tehnologia de pârghie

Tehnologia este esențială în gestionarea unei echipe la distanță. Este imposibil să susțineți spații de lucru virtuale fără el. Există diferite instrumente concepute având în vedere echipele de la distanță, de la programe de monitorizare a angajaților până la platforme de management de proiect.

Software-ul de monitorizare a angajaților este folosit pentru a ține evidența angajaților din companie. Aceste programe software, numite și instrumente de urmărire a timpului, permit organizațiilor să-și monitorizeze comportamentul angajaților în timpul lucrului. Datele pe care le recuperați din aceste instrumente vă permit să gestionați volumul de lucru și să creșteți productivitatea în mod eficient. De asemenea, puteți reduce, dacă nu elimina, inconsecvențele salariului. Acest lucru se datorează faptului că instrumentele de urmărire a timpului calculează orele facturabile și creează cu acuratețe foi de pontaj.

Pe de altă parte, instrumentele de management de proiect facilitează atribuirea locurilor de muncă și urmărirea progresului muncii. De asemenea, vă ajută să vă eficientizați fluxul de lucru și să măsurați productivitatea fiecărui angajat de la distanță.

Evitați micromanagementul

Combaterea nevoii de a vă verifica lucrătorii la distanță în fiecare secundă ar putea fi o provocare grea. Dar micromanagementul distruge creativitatea și favorizează un loc de muncă toxic. Trebuie să oferi lucrătorilor tăi o doză sănătoasă de autonomie dacă vor să exceleze. Prin urmare, asigurați-vă că respectați înregistrările non-invazive și folosiți rezultatele muncii lor pentru a le măsura performanța.

Continuați să vă îmbunătățiți echipa de la distanță

Adunarea unui grup de profesioniști de prim rang este începutul călătoriei tale. Trebuie să utilizați cele mai bune practici de management prezentate în acest articol pentru a optimiza performanța echipei dvs. Continuați să colectați feedback de la lucrătorii dvs. despre politicile dvs. Găsiți modalități inovatoare de a încuraja legătura de echipă și de a îmbunătăți comunicarea. Și cel mai important, ține pasul cu sănătatea angajaților tăi pentru a preveni suprasolicitarea și epuizarea.

Opiniile exprimate aici de către colaboratorii invitați sunt propriile lor, nu ale Rise Marketing.