تم العمل من المنزل بشكل صحيح: كيفية بناء فريق ناجح عن بُعد

يمكن أن يكون الفريق البعيد هو أفضل شيء لشركتك الصغيرة إذا كنت تريد توفير التكاليف وزيادة الإنتاجية. يمكنك أيضًا تعيين أفضل الخبراء ورفع سقف عملك المهني. هذا لأنك ستقوم بالتوظيف من بين مجموعة المواهب العالمية. لكن أرباب العمل ليسوا المستفيدين الوحيدين من العمل عن بعد. كما يفيد العمل عن بعد الموظفين: فهم يتجنبون ضغوط تنقلات المكتب وساعات العمل المرنة. أسلوب العمل هذا يجعلهم سعداء ويحسن الرضا عن العمل.

ومع ذلك ، فإن تشكيل فريق بعيد لا يصدق هو جزء واحد فقط من المعادلة. أنت بحاجة إلى أدوات الإدارة المناسبة لربط كل شيء والجميع معًا. على الرغم من المزايا التي لا يمكن إنكارها ، فإن إطار العمل من المنزل ليس خاليًا من العيوب. يجب عليك حساب بعض الجوانب السلبية وتجنبها باستخدام أفضل الممارسات الإدارية.

تابع القراءة للحصول على خطوات عملية لإنشاء فريق ناجح عن بُعد.

قم بإنشاء هيكل فريق بعيد

يحدد هيكل فريقك كيفية عمله. لذلك ، يجب عليك إنشاء واحد قبل أن تبدأ عملية التوظيف أو الانتقال من المنزل إلى بيئة WFH.

عليك أن تجيب على أسئلة مثل:

• هل سيكون الفريق بأكمله بعيدًا؟
• هل تريد فريق يمكنه أن يجتمع من وقت لآخر؟
• ما مقدار الحاجز الذي يشكله الموقع؟
• كم عدد الموظفين الذين تحتاجهم عن بعد؟

يجب عليك أيضًا تحديد المناصب التي تحتاجها للتجنيد ورسم التسلسل الهرمي للفريق.

على سبيل المثال ، ما نوع المحترفين الذي يجب أن تبحث عنه إذا كنت توظف مسوقين عن بُعد؟ هل تحتاج إلى خبير في مُحسِّن محرك البحث لزيادة تصنيف البحث في مدونتك؟ أم أنك تعطي الأولوية لمحترفي الدفع بالنقرة؟

توظيف المحترفين المناسبين

الجزء التالي من اللغز هو تعيين خبراء مناسبين للهيكل الذي أنشأته. لكن التوظيف في العمل عن بعد هو لعبة كرة مختلفة عن تعيين الموظفين في المكتب. عليك أن تضع في اعتبارك أنك قد لا تجري مقابلات شخصية وأن المرشحين قد يكونون منتشرين عبر قارات مختلفة. أثناء عملية التقييم ، يجب عليك التأكد من أن كل متقدم لديه سجل حافل بالعمل عن بُعد. بهذه الطريقة ، ستزيد من ثقتك في قدرتهم على مواكبة الاتصالات الافتراضية والوفاء بالمواعيد النهائية. يجب عليك أيضًا تقييم مستوى الدافع الذاتي لديهم لتأكيد ما إذا كان بإمكانهم تحمل ضغوط العمل عن بُعد.

أشياء أخرى يجب وضعها في الاعتبار:

• إذا كنت تقوم بتعيين موظفين مستقلين ، فتحقق من تاريخ عملهم
• العمل في حدود ميزانيتك
• اختر العمال الذين يجسدون ثقافة شركتك

ضع توقعات واضحة وسياسات الشركة

يجب أن تضع توقعات محددة جيدًا إذا كنت تريد أن يقوم عمالك عن بعد بعمل ممتاز. لا يكفي إخبار مصمم UX أنك تريد موقع ويب أكثر استجابة. يجب أن تخبرهم بالنتائج المحددة التي تتوقعها. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير موقعًا إلكترونيًا للتجارة الإلكترونية ، فيجب عليك تطبيق أفضل ممارسات تجربة المستخدم لتعزيز مسار مبيعاتك الرقمية. إذن كيف تضع التوقعات؟

• استخدم المعالم لتقسيم رحلة المشروع.
• استخدم أهدافًا قابلة للقياس.

يجب عليك أيضًا مراجعة سياسات شركتك وتحسينها لتناسب تضاريس العمل عن بُعد على أفضل وجه. اضبط الأهداف عند الحاجة حتى يتمكن العمال عن بُعد من التركيز على وظائفهم. ليست هناك حاجة للاحتفاظ بالتعليمات زائدة عن الحاجة بسبب عملية الانتقال. لا تثقل كاهل الناس بعمل لا يمكنهم القيام به من مساحة افتراضية.

بعض النصائح الهامة لمراجعة السياسة التي يجب اتباعها:

• التحديث لمرة واحدة غير كافٍ ؛ جدولة التقييمات الجارية وتغيير التعديلات بدلاً من ذلك.
• عند تنفيذ التغييرات ، يعد الاتصال أمرًا حيويًا.
• عندما يكون ذلك ممكنًا ، قم بإشراك الموظفين في مراجعات السياسة.

إنشاء ثقافة الشركة في وقت مبكر

ثقافة الشركة هي محور محوري تدور المنظمة من خلاله. بالنسبة للشركات البعيدة ، فإنها تكتسب أهمية إضافية. يمكن أن تكون الثقافة القوية موحدًا مهمًا وبديلًا لمساحة المكتب المادية. الموظفون الذين استوعبوا ثقافة الشركة هم أكثر تركيزًا وتوجهًا نحو الهدف. دع الموظفين المحتملين عن بُعد يعرفون ما تتوقعه الشركة وكرر ذلك أثناء عملية الإعداد. استخدم التذكيرات والحوافز المنتظمة لتعزيز ثقافة عمل قوية بين العاملين في مواقع مختلفة.

العمل الجماعي هو جزء أساسي من ثقافة العمل. ومع ذلك ، مع انتقال الموظفين إلى المساحات الافتراضية ، يمكن للفصل أن يجعلهم أقل اعتمادًا على زملائهم في العمل. يمكنك استخدام الطرق التالية لتعزيز الشعور بالتقارب بين العاملين عن بُعد وبناء ثقافة - يمكن لقمم الإعداد واللقاءات بالفيديو والترحيب ومراجعات العمل الشهرية مع الفريق بأكمله أن تعيد أجواء المكتب.

يتواصل

الاتصال غير الكافي يحد من أداء أي منظمة ويتم تضخيمه عند العمل مع الموظفين عن بعد. يجب أن تكون اتصالاتك ممتازة ومتسقة وليست كافية فقط. يضمن الاتصال السليم تدفق المعلومات والتحديثات بسهولة عبر القنوات المناسبة وإلى الأشخاص المناسبين. يؤدي الحفاظ على خطوط واضحة للتفاعل الافتراضي إلى تعزيز الثقة ورفع الروح المعنوية بين العاملين عن بُعد.

يمكنك مطالبة الجميع باستخدام تطبيق مثل Microsoft Teams أو Slack لتنسيق المراسلات القائمة على العمل. سيضمن اعتماد منصة واحدة لجميع الاتصالات الداخلية التفاعل السلس وتسريع سير العمل. ستلعب أي أداة تستخدمها دورًا مهمًا في تسهيل الاتصال ، لكنها لن تكون مهمة ما لم يركز كل فرد على أن يكون متواصلاً جيدًا.

يجب عليك أيضا:

• تواصل أكثر مما تفعل في المكتب.
• كرر وقت "مبرد الماء" بالسؤال عن يوم شخص ما قبل الحفر في الموضوع الملحة.
• إذا كان متاحًا ، استخدم مكالمات الفيديو لإضفاء لمسة شخصية أكثر.
• نظِّم اجتماعات منتظمة لتذكير العمال بأنهم جزء من فريق.
• شجع العمال على التواصل مع الزملاء.

خلق بيئة عمل إيجابية

يحتاج الموظفون إلى وقت للتكيف مع العمل من المنزل. سيكون لكل شخص طريق فريد للتأقلم ، خاصة أولئك الذين لم يعملوا خارج المكتب مطلقًا. يعد تحديد التوقعات أمرًا بالغ الأهمية ، تمامًا كما تفعل في مكان العمل. يشعر أعضاء الفريق بمزيد من الأمان إذا كان هناك وضوح في كل خطوة. إنهم يريدون معرفة متى يكونون متصلين بالإنترنت ، وكيفية ارتداء الملابس أثناء مؤتمر الفيديو ، والأدوات التي يجب استخدامها في المهام.

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في بناء مكان عمل إيجابي وبناء:

• اسمح للعمال بالتكيف مع البيئة الافتراضية بالسرعة التي تناسبهم.
• توفير التدريب المناسب للأدوات الافتراضية.
• اجمع الملاحظات لتقييم استقبال العمال لسياساتك.

تعزيز صحة الموظفين

العمل عن بعد يمكن أن يجعل من الصعب فصل الوقت الشخصي والعمل بنجاح. يمكن للموظفين حمل أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم إلى غرفة النوم والبدء في العمل ، مما يؤدي إلى طمس الخط الفاصل بين المساحات الخاصة وأماكن العمل.

علاوة على ذلك ، غالبًا ما يعني العمل الافتراضي تعدد المهام المستمر إذا كان للموظف عائلة. كما أنه يؤدي إلى ساعات عمل غير متوقعة ، مما يزعج الروتين ويثير التوتر. على المدى الطويل ، يمكن أن تتآكل المرونة المكتسبة من العمل من المنزل بسبب ارتداء الحاجة إلى أن تكون متاحة في جميع الأوقات.

هدفك هو ضمان عدم تدهور الأشياء إلى هذا المستوى. يقوم الموظفون السعداء بعمل أفضل ، لذا اجعلهم مرتاحين وخاليين من الإجهاد.

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية تعزيز التوازن الصحي بين العمل والحياة:

• تعزيز العادات الصحية أمر بالغ الأهمية.
• حدد ساعات عمل صارمة عبر الإنترنت للجميع باستثناء الفرق المخصصة أو أثناء الطوارئ.
• شجع الموظفين على ممارسة هواية مريحة أو نشاط آخر لمساعدتهم على التخلص من التوتر.

اعتمد على أبطالك للعمل من المنزل

التعلم من الآخرين الذين عانوا بالفعل هو أفضل طريقة لتحقيق النجاح. هل هناك من يعمل بالفعل عن بعد لشركتك؟ أو هل وظفت موظفًا مستقلاً يتمتع بخبرة عمل واسعة وطويلة الأمد عن بُعد؟ اقترب منهم لمشاركة استراتيجيتهم مع الفريق حتى يتمكن الآخرون من إجراء الانتقال بشكل أسرع. يمكن لكل شخص أن يتعلم شيئًا مختلفًا ، من النصائح حول الاتصال إلى الاقتراحات لإبقاء أفراد الأسرة خارج "المكتب".

جهز فريق الإدارة الخاص بك

واحدة من أكثر المهام صعوبة في بناء فريق عن بعد هي إعداد المشرفين والمديرين للتغييرات المستقبلية. سيواجه أعضاء الفريق مواقف غير متوقعة أثناء قيامهم بوظائفهم ؛ سوف يحتاجون إلى التوجيه والدعم المناسبين. تأكد من فهم قادتك لكيفية التحلي بالمرونة والاستجابة للموظفين عند وجود مشكلة.

سيتعرض المدراء والمشرفون لضغط كبير لمساعدة فرقهم على البقاء على قيد الحياة في العمليات اليومية. يمكن أن يكون لهذا تأثير على صحتهم العقلية والبدنية ، وكذلك قدرتهم على العمل بشكل منتج.

ضع في اعتبارك أفضل الطرق لدعم فريقك القيادي أيضًا.

الاستفادة من التكنولوجيا

التكنولوجيا ضرورية في إدارة فريق بعيد. من المستحيل الحفاظ على مساحات العمل الافتراضية بدونها. هناك أدوات مختلفة مصممة مع وضع الفرق البعيدة في الاعتبار ، من برامج مراقبة الموظفين إلى منصات إدارة المشاريع.

يستخدم برنامج مراقبة الموظفين لتتبع الموظفين في الشركة. هذه البرامج ، التي تسمى أيضًا بتتبع الوقت ، تمكن المؤسسات من مراقبة سلوك موظفيها أثناء العمل. تتيح لك البيانات التي تستردها من هذه الأدوات إدارة عبء العمل وزيادة الإنتاجية بكفاءة. يمكنك أيضًا تقليل ، إن لم يكن القضاء ، عدم اتساق الراتب. ذلك لأن متتبعات الوقت تحسب الساعات القابلة للفوترة وتنشئ جداول زمنية بدقة.

من ناحية أخرى ، تسهل أدوات إدارة المشروع تعيين الوظائف وتتبع تقدم العمل. كما أنها تساعدك على تبسيط سير عملك وقياس إنتاجية كل موظف بعيد.

تجنب الإدارة الجزئية

قد يكون محاربة الرغبة في التحقق من العاملين عن بُعد كل ثانية تحديًا صعبًا. لكن الإدارة التفصيلية تقتل الإبداع وتعزز بيئة العمل السامة. يجب أن تقدم لعمالك جرعة صحية من الاستقلالية إذا كانوا سيتفوقون. لذلك ، تأكد من التمسك بعمليات تسجيل الوصول غير الجراحية واستخدم نتائج عملها لقياس أدائها.

استمر في تحسين فريقك البعيد

إن جمع مجموعة من المحترفين من الدرجة الأولى معًا هو بداية رحلتك. يجب عليك استخدام أفضل ممارسات الإدارة الموضحة في هذه المقالة لتحسين أداء فريقك. استمر في جمع التعليقات من العاملين لديك حول سياساتك. ابحث عن طرق مبتكرة لتشجيع الترابط الجماعي وتحسين التواصل. والأهم من ذلك ، مواكبة صحة موظفيك لمنع الإرهاق والإرهاق.

الآراء المعبر عنها هنا من قبل المساهمين الضيوف هي آرائهم ، وليست آراء Rise Marketing.