Prawidłowa praca z domu: jak zbudować odnoszący sukcesy zespół zdalny

Zdalny zespół może być najlepszą rzeczą dla Twojej małej firmy, jeśli chcesz obniżyć koszty i zwiększyć produktywność. Możesz także zatrudnić najlepszych ekspertów i podnieść swój profesjonalny pułap. To dlatego, że będziesz rekrutować z globalnej puli talentów. Jednak pracodawcy nie są jedynymi beneficjentami pracy zdalnej. Telepraca przynosi również korzyści pracownikom: unikają stresu związanego z dojazdami do biura i pracują w elastycznych godzinach. Taki styl pracy sprawia im radość i poprawia satysfakcję z pracy.

Jednak stworzenie niesamowitego, zdalnego zespołu to tylko jedna część równania. Potrzebujesz odpowiednich narzędzi do zarządzania, aby połączyć wszystko i wszystkich razem. Pomimo niezaprzeczalnych zalet, struktura pracy z domu nie jest wolna od wad. Musisz uwzględnić pewne wady i unikać ich, stosując najlepsze praktyki zarządzania.

Czytaj dalej, aby poznać praktyczne kroki, aby stworzyć udany zdalny zespół.

Utwórz zdalną strukturę zespołu

Struktura Twojego zespołu określa sposób jego działania. Musisz więc go utworzyć przed rozpoczęciem procesu rekrutacji lub przeniesieniem swojej firmy do środowiska WFH.

Musisz odpowiedzieć na pytania takie jak:

• Czy cały zespół będzie zdalny?
• Chcesz zespół, który może się od czasu do czasu spotykać?
• Jaką barierę stanowi lokalizacja?
• Ilu pracowników zdalnych potrzebujesz?

Musisz także zdefiniować stanowiska, na które chcesz rekrutować, i nakreślić hierarchię zespołu.

Na przykład, jakich specjalistów powinieneś szukać, jeśli zatrudniasz zdalnych marketerów? Czy potrzebujesz eksperta ds. optymalizacji wyszukiwarek, aby podnieść pozycję swojego bloga w wyszukiwarce? A może stawiasz na pierwszym miejscu profesjonalistów od płatności za kliknięcie?

Rekrutuj odpowiednich specjalistów

Kolejnym elementem układanki jest zatrudnienie odpowiednich ekspertów do stworzonej struktury. Ale rekrutacja do pracy zdalnej to coś innego niż zatrudnianie pracowników biurowych. Musisz wziąć pod uwagę, że możesz nie przeprowadzać osobistych rozmów kwalifikacyjnych, a twoi kandydaci mogą być rozproszeni po różnych kontynentach. Podczas procesu oceny musisz upewnić się, że każdy kandydat ma doświadczenie w pracy zdalnej. W ten sposób masz większą pewność, że będą mogli nadążyć za wirtualną komunikacją i dotrzymać terminów. Powinieneś także ocenić ich poziom motywacji, aby potwierdzić, czy są w stanie wytrzymać stres związany z pracą zdalną.

Inne rzeczy, o których należy pamiętać:

• Jeśli zatrudniasz freelancerów, sprawdź ich historię pracy
• Pracuj w ramach swojego budżetu
• Wybierz pracowników, którzy ucieleśniają kulturę Twojej firmy

Ustal jasne oczekiwania i zasady firmy

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy zdalni wykonywali doskonałą pracę, musisz mieć jasno określone oczekiwania. Nie wystarczy powiedzieć projektantowi UX, że chcesz mieć bardziej responsywną stronę internetową. Musisz dać im znać, jakich konkretnych wyników oczekujesz. Na przykład, jeśli prowadzisz witrynę eCommerce, musisz zastosować najlepsze praktyki UX, aby zwiększyć swój cyfrowy lejek sprzedaży. Jak więc ustalasz oczekiwania?

• Użyj kamieni milowych, aby podzielić podróż projektu.
• Używaj mierzalnych celów.

Powinieneś także przejrzeć i doprecyzować zasady swojej firmy, aby jak najlepiej pasowały do ​​obszaru pracy zdalnej. W razie potrzeby dostosuj cele, aby pracownicy zdalni mogli skoncentrować się na swojej pracy. Nie ma potrzeby zachowywania zbędnych instrukcji podczas przejścia. Nie obarczaj ludzi pracą, której nie mogą wykonać w przestrzeni wirtualnej.

Kilka krytycznych wskazówek dotyczących przeglądu zasad, których należy przestrzegać:

• Jednorazowa aktualizacja jest niewystarczająca; zamiast tego planować bieżące oceny i wprowadzać zmiany.
• Przy wdrażaniu zmian niezbędna jest komunikacja.
• Jeśli to możliwe, zaangażuj pracowników w zmiany polityki.

Stwórz kulturę firmy wcześnie

Kultura Firmowa jest centralną osią, wokół której obraca się organizacja. Dla zdalnych firm nabiera to dodatkowego znaczenia. Silna kultura może być znaczącym unifikatorem i substytutem fizycznej przestrzeni biurowej. Pracownicy, którzy przyswoili sobie kulturę firmy, są bardziej skoncentrowani i zorientowani na cel. Poinformuj przyszłych pracowników zdalnych, czego oczekuje firma, i powtórz to podczas procesu wdrażania. Używaj regularnych przypomnień i zachęt, aby wspierać silną kulturę pracy wśród pracowników w różnych lokalizacjach.

Praca zespołowa jest istotną częścią kultury biznesowej. Jednak w miarę przechodzenia pracowników do przestrzeni wirtualnych separacja może sprawić, że będą mniej zależni od współpracowników. Możesz użyć następujących metod, aby wzmocnić poczucie bliskości wśród pracowników zdalnych i zbudować kulturę — ​​spotkania na pokładzie, spotkania wideo i pozdrowienia, a comiesięczne przeglądy biznesowe z całym zespołem mogą przywrócić atmosferę biura.

Komunikować się

Nieodpowiednia komunikacja ogranicza wydajność każdej organizacji i jest potęgowana podczas pracy z personelem zdalnym. Twoja komunikacja musi być doskonała i spójna, a nie tylko adekwatna. Właściwa komunikacja zapewnia łatwy przepływ informacji i aktualizacji przez właściwe kanały i do właściwych osób. Utrzymywanie wyraźnych linii wirtualnej interakcji promuje zaufanie i podnosi morale wśród pracowników zdalnych.

Możesz wymagać od wszystkich korzystania z aplikacji, takiej jak Microsoft Teams lub Slack, w celu harmonizacji korespondencji w pracy. Przyjęcie jednej platformy dla całej komunikacji wewnętrznej zapewni bezproblemową interakcję i przyspieszy przepływ pracy. Każde narzędzie, którego użyjesz, odegra znaczącą rolę w ułatwianiu komunikacji, ale nie będzie to istotne, chyba że każda osoba skupi się na byciu dobrym komunikatorem.

Powinieneś także:

• Komunikuj się częściej niż w sytuacji biurowej.
• Reprezentuj czas „chłodnej wody”, pytając, jak minął dzień, zanim zagłębisz się w naglący temat.
• Jeśli to możliwe, korzystaj z rozmów wideo, aby zapewnić bardziej osobisty charakter.
• Organizuj regularne spotkania, aby przypominać pracownikom, że są częścią zespołu.
• Zachęcaj pracowników do kontaktowania się z kolegami.

Stwórz pozytywne miejsce pracy

Pracownicy potrzebują czasu, aby przystosować się do pracy w domu. Każda osoba będzie miała niepowtarzalną drogę do aklimatyzacji, zwłaszcza ci, którzy nigdy nie pracowali poza biurem. Ustalanie oczekiwań ma kluczowe znaczenie, tak jak w miejscu pracy. Członkowie zespołu czują się bezpieczniej, jeśli na każdym kroku jest jasność. Chcą wiedzieć, kiedy być online, jak się ubrać podczas wideokonferencji i jakich narzędzi użyć do jakich zadań.

Oto wskazówki, które pomogą Ci zbudować pozytywne i konstruktywne miejsce pracy:

• Pozwól pracownikom dostosować się do wirtualnego środowiska we własnym tempie.
• Zapewnij odpowiednie szkolenie w zakresie wirtualnych narzędzi.
• Zbieraj informacje zwrotne, aby ocenić odbiór Twoich zasad przez pracowników.

Promuj zdrowie pracowników

Praca zdalna może utrudnić skuteczne oddzielenie czasu osobistego od czasu pracy. Pracownicy mogą nosić laptopy do sypialni i rozpocząć pracę, zacierając granicę między przestrzenią prywatną a miejscem pracy.

Co więcej, praca wirtualna często oznacza ciągłą wielozadaniowość, jeśli pracownik ma rodzinę. Prowadzi to również do nieprzewidywalnych godzin pracy, zakłócających rutyny i wyzwalających stres. Na dłuższą metę elastyczność uzyskana dzięki pracy w domu może zostać zmniejszona przez potrzebę bycia dostępnym przez cały czas.

Twoim celem jest zapewnienie, że rzeczy nie pogorszą się do tego poziomu. Zadowoleni pracownicy wykonują lepszą pracę, więc zapewnij im wygodę i bezstresowe działanie.

Oto kilka wskazówek, jak wspierać zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym:

• Promowanie zdrowych nawyków ma kluczowe znaczenie.
• Ustaw ścisłe godziny pracy online dla wszystkich z wyjątkiem dedykowanych zespołów lub w sytuacjach awaryjnych.
• Zachęć pracowników do podjęcia relaksującego hobby lub innej aktywności, która pomoże im się odstresować.

Oprzyj się na swoich mistrzach do pracy w domu

Uczenie się od innych, którzy już zmagali się z problemami, jest najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu. Czy ktoś już pracuje zdalnie w Twojej firmie? A może zatrudniłeś freelancera z dużym, wieloletnim doświadczeniem w pracy zdalnej? Zwróć się do nich, aby podzielić się swoją strategią z zespołem, aby inni mogli przyspieszyć przejście. Każda osoba może nauczyć się czegoś innego, od porad dotyczących komunikacji po sugestie dotyczące trzymania członków rodziny poza „biurem”.

Przygotuj swój zespół zarządzający

Jednym z najtrudniejszych zadań budowania zespołu zdalnego jest przygotowanie przełożonych i menedżerów do przyszłych zmian. Członkowie zespołu będą mieli do czynienia z nieoczekiwanymi sytuacjami podczas wykonywania swojej pracy; będą potrzebować odpowiednich wskazówek i wsparcia. Upewnij się, że twoi liderzy rozumieją, jak być elastycznym i odpowiadać członkom personelu, gdy pojawia się problem.

Menedżerowie i przełożeni będą pod dużą presją, aby pomóc swoim zespołom przetrwać codzienne operacje. Może to mieć wpływ na ich zdrowie psychiczne i fizyczne, a także zdolność do produktywnej pracy.

Zastanów się również nad najlepszymi sposobami wspierania zespołu kierowniczego.

Wykorzystaj technologię

Technologia jest niezbędna w zarządzaniu zdalnym zespołem. Bez tego nie da się utrzymać wirtualnych przestrzeni roboczych. Istnieją różne narzędzia zaprojektowane z myślą o zespołach zdalnych, od programów monitorujących pracowników po platformy do zarządzania projektami.

Oprogramowanie monitorujące pracowników służy do śledzenia pracowników w firmie. Te programy, zwane także narzędziami do śledzenia czasu, umożliwiają organizacjom monitorowanie zachowania pracowników podczas pracy. Dane pobierane z tych narzędzi umożliwiają efektywne zarządzanie obciążeniem i zwiększenie produktywności. Możesz także zredukować, jeśli nie wyeliminować, niespójności w wypłacie. Dzieje się tak, ponieważ narzędzia do śledzenia czasu obliczają rozliczane godziny i dokładnie tworzą grafik.

Z drugiej strony narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają przydzielanie zadań i śledzenie postępów prac. Pomagają również usprawnić przepływ pracy i mierzyć produktywność każdego zdalnego pracownika.

Unikaj mikrozarządzania

Walka z chęcią sprawdzania co sekundę pracowników zdalnych może być trudnym wyzwaniem. Ale mikrozarządzanie zabija kreatywność i sprzyja toksycznemu miejscu pracy. Musisz zaoferować swoim pracownikom zdrową dawkę autonomii, jeśli mają się wyróżniać. Dlatego upewnij się, że trzymasz się nieinwazyjnych odpraw i wykorzystujesz wyniki ich pracy do mierzenia ich wydajności.

Ulepszaj swój zdalny zespół

Zebranie pierwszorzędnej grupy profesjonalistów to początek Twojej podróży. Aby zoptymalizować wydajność swojego zespołu, musisz zastosować najlepsze praktyki zarządzania opisane w tym artykule. Kontynuuj zbieranie informacji zwrotnych od pracowników na temat swoich zasad. Znajdź innowacyjne sposoby zachęcania do budowania więzi w zespole i poprawy komunikacji. A co najważniejsze, nadążaj za stanem zdrowia swoich pracowników, aby zapobiec przepracowaniu i wypaleniu.

Opinie wyrażone tutaj przez współtwórców gościnnych są ich własnymi, a nie opiniami Rise Marketing.