Travail à domicile bien fait : comment créer une équipe à distance performante

Une équipe à distance pourrait être la meilleure chose pour votre petite entreprise si vous souhaitez réduire les coûts et augmenter la productivité. Vous pouvez également embaucher les meilleurs experts et augmenter votre plafond professionnel. C'est parce que vous recruterez à partir d'un vivier de talents mondial. Mais les employeurs ne sont pas les seuls bénéficiaires du travail à distance. Le télétravail profite également aux employés : ils évitent le stress des déplacements au bureau et travaillent selon des horaires flexibles. Ce style de travail les rend heureux et améliore la satisfaction au travail.

Cependant, former une incroyable équipe à distance n'est qu'une partie de l'équation. Vous avez besoin des bons outils de gestion pour lier tout et tout le monde ensemble. Malgré ses avantages indéniables, le cadre du travail à domicile n'est pas exempt d'inconvénients. Vous devez tenir compte de certains inconvénients et les éviter en utilisant les meilleures pratiques de gestion.

Lisez la suite pour connaître les étapes pratiques pour créer une équipe à distance performante.

Créer une structure d'équipe à distance

La structure de votre équipe détermine son fonctionnement. Vous devez donc en créer un avant de commencer le processus de recrutement ou de faire passer votre interne à l'environnement WFH.

Vous devez répondre à des questions telles que :

• Toute l'équipe sera-t-elle distante ?
• Vous voulez une équipe qui puisse se réunir de temps en temps ?
• À quel point l'emplacement pose-t-il un obstacle ?
• De combien d'employés à distance avez-vous besoin ?

Vous devez également définir les postes pour lesquels vous devez recruter et tracer la hiérarchie de l'équipe.

Par exemple, quel type de professionnels devriez-vous rechercher si vous embauchez des spécialistes du marketing à distance ? Avez-vous besoin d'un expert en optimisation de moteur de recherche pour augmenter le classement de recherche de votre blog ? Ou privilégiez-vous les professionnels du paiement au clic ?

Recrutez les bons professionnels

La prochaine pièce du puzzle consiste à embaucher des experts appropriés pour votre structure créée. Mais le recrutement de travail à distance est un jeu de balle différent de l'embauche d'employés de bureau. Vous devez tenir compte du fait que vous ne menez peut-être pas d'entretiens en personne et que vos candidats peuvent être dispersés sur différents continents. Au cours du processus d'évaluation, vous devez vous assurer que chaque candidat a des antécédents de travail à distance. De cette façon, vous êtes plus sûr qu'ils peuvent suivre la communication virtuelle et respecter les délais. Vous devez également évaluer leur niveau d'auto-motivation pour confirmer s'ils peuvent supporter le stress du travail à distance.

Autres choses à garder à l'esprit :

• Si vous embauchez des pigistes, vérifiez leurs antécédents professionnels
• Respectez votre budget
• Choisissez des travailleurs qui incarnent la culture de votre entreprise

Définir des attentes claires et des politiques d'entreprise

Vous devez définir des attentes bien définies si vous voulez que vos travailleurs à distance fassent un excellent travail. Dire à un concepteur UX que vous voulez un site Web plus réactif ne suffit pas. Vous devez leur faire savoir les résultats spécifiques que vous attendez. Par exemple, si vous exploitez un site Web de commerce électronique, vous devez appliquer les meilleures pratiques UX pour dynamiser votre entonnoir de vente numérique. Alors, comment définissez-vous les attentes ?

• Utilisez des jalons pour décomposer le parcours d'un projet.
• Utilisez des objectifs mesurables.

Vous devez également revoir et affiner les politiques de votre entreprise pour mieux s'adapter au terrain du travail à distance. Ajustez les objectifs si nécessaire afin que les travailleurs à distance puissent se concentrer sur leur travail. Il n'est pas nécessaire de conserver les instructions rendues redondantes par la transition. Ne chargez pas les gens avec du travail qu'ils ne peuvent pas faire à partir d'un espace virtuel.

Quelques conseils critiques à suivre pour l'examen des politiques :

• Une mise à jour unique est insuffisante ; planifier des évaluations continues et modifier les ajustements à la place.
• Lors de la mise en œuvre des changements, la communication est essentielle.
• Dans la mesure du possible, faites participer les employés aux révisions des politiques.

Établir une culture d'entreprise tôt

La culture d'entreprise est un axe central autour duquel s'articule l'organisation. Pour les entreprises distantes, cela prend une importance accrue. Une culture forte peut être un unificateur important et se substituer à l'espace de bureau physique. Les employés qui ont intériorisé la culture de l'entreprise sont plus concentrés et axés sur les objectifs. Faites savoir aux employés distants potentiels ce que l'entreprise attend et répétez-le pendant le processus d'intégration. Utilisez des rappels et des incitations réguliers pour favoriser une solide culture de travail parmi les travailleurs de différents endroits.

Le travail d'équipe fait partie intégrante de la culture d'entreprise. Pourtant, à mesure que les employés passent aux espaces virtuels, la séparation peut les rendre moins dépendants de leurs collègues. Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour favoriser un sentiment de proximité entre vos travailleurs à distance et créer une culture : des sommets d'intégration, des rencontres vidéo et des entretiens mensuels avec toute l'équipe peuvent ramener l'ambiance de bureau.

Communiquer

Une communication inadéquate limite les performances de toute organisation et est amplifiée lorsque vous travaillez avec du personnel distant. Votre communication doit être excellente et cohérente, pas seulement adéquate. Une bonne communication garantit que les informations et les mises à jour circulent facilement par les bons canaux et aux bonnes personnes. Le maintien de lignes claires d'interaction virtuelle favorise la confiance et remonte le moral de vos travailleurs à distance.

Vous pouvez exiger que tout le monde utilise une application comme Microsoft Teams ou Slack pour harmoniser la correspondance professionnelle. L'adoption d'une plate-forme pour toutes les communications internes garantira une interaction transparente et accélérera le flux de travail. Tout outil que vous utilisez jouera un rôle important dans la facilitation de la communication, mais il ne sera pas substantiel à moins que chaque individu ne se concentre sur le fait d'être un bon communicateur.

Tu devrais aussi:

• Communiquez plus souvent que vous ne le feriez dans une situation de bureau.
• Représentez l'heure de la « refroidisseur d'eau » en demandant comment se passe la journée de quelqu'un avant d'approfondir le sujet urgent.
• Si disponible, utilisez les appels vidéo pour apporter une touche plus personnelle.
• Organisez des réunions régulières pour rappeler aux travailleurs qu'ils font partie d'une équipe.
• Encouragez les travailleurs à tendre la main à leurs collègues.

Créer un milieu de travail positif

Les employés ont besoin de temps pour s'adapter au travail à domicile. Chaque personne aura un parcours d'acclimatation unique, en particulier ceux qui n'ont jamais travaillé en dehors du bureau. Définir les attentes est crucial, tout comme vous le feriez sur le lieu de travail. Les membres de l'équipe se sentent plus en sécurité s'il y a de la clarté à chaque étape. Ils veulent savoir quand être en ligne, comment s'habiller lors d'une visioconférence et quels outils utiliser pour quelles tâches.

Voici quelques conseils pour vous aider à créer un milieu de travail positif et constructif :

• Permettez aux travailleurs de s'adapter à l'environnement virtuel à leur propre rythme.
• Fournir une formation adéquate pour les outils virtuels.
• Recueillez des commentaires pour évaluer la réception de vos politiques par les travailleurs.

Promouvoir la santé des employés

Le travail à distance peut rendre plus difficile la séparation réussie du temps personnel et du temps de travail. Les employés peuvent transporter leur ordinateur portable dans la chambre et commencer à travailler, brouillant ainsi la frontière entre les espaces privés et les espaces de travail.

De plus, le travail virtuel signifie souvent un multitâche constant si l'employé a une famille. Cela entraîne également des heures de travail imprévisibles, des routines perturbatrices et un stress déclencheur. À long terme, la flexibilité acquise par le travail à domicile peut être érodée par l'usure de devoir être disponible à tout moment.

Votre objectif est de vous assurer que les choses ne se dégradent pas à ce niveau. Les employés heureux font un meilleur travail, alors gardez-les à l'aise et sans stress.

Voici quelques conseils pour favoriser un équilibre travail-vie sain :

• Promouvoir des habitudes saines est crucial.
• Définissez des heures de travail en ligne strictes pour tout le monde, à l'exception des équipes dédiées ou en cas d'urgence.
• Encouragez les employés à adopter un passe-temps relaxant ou une autre activité pour les aider à se détendre.

Appuyez-vous sur vos champions pour le travail à domicile

Apprendre des autres qui ont déjà lutté est le meilleur moyen de réussir. Quelqu'un travaille-t-il déjà à distance pour votre entreprise ? Ou avez-vous embauché un pigiste avec une vaste expérience de travail à distance à long terme ? Approchez-vous d'eux pour partager leur stratégie avec l'équipe afin que les autres puissent accélérer la transition. Chaque personne peut apprendre quelque chose de différent, des conseils sur la communication aux suggestions pour garder les membres de la famille hors du « bureau ».

Préparez votre équipe de direction

L'une des tâches les plus difficiles de la constitution d'une équipe à distance consiste à préparer les superviseurs et les gestionnaires aux changements futurs. Les membres de l'équipe seront confrontés à des situations inattendues dans l'exercice de leurs fonctions ; ils auront besoin de conseils et d'un soutien appropriés. Assurez-vous que vos dirigeants comprennent comment être flexibles et répondre aux membres du personnel en cas de problème.

Les managers et les superviseurs seront soumis à une forte pression pour aider leurs équipes à survivre aux opérations quotidiennes. Cela peut avoir un impact sur leur santé mentale et physique, ainsi que sur leur capacité à travailler de manière productive.

Réfléchissez également aux meilleures façons de soutenir votre équipe de direction.

Technologie de levier

La technologie est essentielle dans la gestion d'une équipe à distance. Il est impossible de maintenir des espaces de travail virtuels sans elle. Il existe différents outils conçus pour les équipes distantes, des programmes de surveillance des employés aux plateformes de gestion de projet.

Un logiciel de surveillance des employés est utilisé pour suivre les employés de l'entreprise. Ces logiciels, également appelés compteurs de temps, permettent aux organisations de surveiller le comportement de leurs employés au travail. Les données que vous récupérez à partir de ces outils vous permettent de gérer la charge de travail et d'augmenter efficacement la productivité. Vous pouvez également réduire, voire éliminer, les incohérences de paie. En effet, les outils de suivi du temps calculent les heures facturables et créent des feuilles de temps avec précision.

D'autre part, les outils de gestion de projet facilitent l'attribution des tâches et le suivi de l'avancement des travaux. Ils vous aident également à rationaliser votre flux de travail et à mesurer la productivité de chaque employé distant.

Évitez la microgestion

Lutter contre l'envie de surveiller vos télétravailleurs à chaque seconde peut être un défi difficile. Mais la microgestion tue la créativité et favorise un lieu de travail toxique. Vous devez offrir à vos travailleurs une bonne dose d'autonomie s'ils veulent exceller. Assurez-vous donc de vous en tenir à des enregistrements non invasifs et d'utiliser les résultats de leur travail pour mesurer leurs performances.

Continuez à améliorer votre équipe à distance

Réunir un groupe de professionnels de premier ordre est le début de votre voyage. Vous devez utiliser les meilleures pratiques de gestion décrites dans cet article pour optimiser les performances de votre équipe. Continuez à recueillir les commentaires de vos travailleurs sur vos politiques. Trouvez des moyens innovants d'encourager la cohésion d'équipe et d'améliorer la communication. Et surtout, veillez à la santé de vos employés pour éviter le surmenage et l'épuisement professionnel.

Les opinions exprimées ici par les contributeurs invités sont les leurs, et non celles de Rise Marketing.