Bekerja dari Rumah Dilakukan dengan Benar: Cara Membangun Tim Jarak Jauh yang Sukses

Tim jarak jauh bisa menjadi hal terbaik untuk bisnis kecil Anda jika Anda ingin menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas. Anda juga dapat mempekerjakan ahli terbaik dan meningkatkan plafon profesional Anda. Itu karena Anda akan merekrut dari kumpulan bakat global. Tetapi majikan bukan satu-satunya penerima manfaat dari pekerjaan jarak jauh. Telecommuting juga menguntungkan karyawan: mereka dapat menghindari stres perjalanan kantor dan bekerja dengan jam kerja yang fleksibel. Gaya kerja ini membuat mereka bahagia dan meningkatkan kepuasan kerja.

Namun, membentuk tim jarak jauh yang luar biasa hanyalah satu bagian dari persamaan. Anda memerlukan alat manajemen yang tepat untuk menyatukan segalanya dan semua orang. Terlepas dari manfaatnya yang tidak dapat disangkal, kerangka kerja dari rumah tidak bebas dari kontra. Anda harus memperhitungkan beberapa kerugian dan menghindarinya dengan menggunakan praktik manajemen terbaik.

Baca terus untuk langkah-langkah praktis untuk membuat tim jarak jauh yang sukses.

Buat Struktur Tim Jarak Jauh

Struktur tim Anda menentukan cara kerjanya. Jadi, Anda harus membuatnya sebelum memulai proses rekrutmen atau transisi internal Anda ke lingkungan WFH.

Anda harus menjawab pertanyaan seperti:

• Apakah seluruh tim akan berada jauh?
• Apakah Anda menginginkan tim yang dapat berkumpul dari waktu ke waktu?
• Berapa banyak penghalang yang ditimbulkan lokasi?
• Berapa banyak karyawan jarak jauh yang Anda butuhkan?

Anda juga harus menentukan posisi yang perlu Anda rekrut dan memetakan hierarki tim.

Misalnya, profesional seperti apa yang harus Anda cari jika Anda mempekerjakan pemasar jarak jauh? Apakah Anda memerlukan ahli pengoptimal mesin pencari untuk meningkatkan peringkat pencarian blog Anda? Atau apakah Anda memprioritaskan profesional bayar per klik?

Rekrut Profesional yang Tepat

Bagian teka-teki berikutnya adalah mempekerjakan ahli yang cocok untuk struktur yang Anda buat. Tetapi perekrutan kerja jarak jauh adalah permainan bola yang berbeda dari mempekerjakan karyawan di kantor. Anda harus mempertimbangkan bahwa Anda mungkin tidak melakukan wawancara langsung dan kandidat Anda mungkin tersebar di berbagai benua. Selama proses evaluasi, Anda harus memastikan bahwa setiap pelamar memiliki rekam jejak bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini, Anda lebih yakin mereka dapat mengikuti komunikasi virtual dan memenuhi tenggat waktu. Anda juga harus menilai tingkat motivasi diri mereka untuk memastikan apakah mereka dapat menahan tekanan dari pekerjaan jarak jauh.

Hal lain yang perlu diingat:

• Jika Anda mempekerjakan pekerja lepas, periksa riwayat pekerjaan mereka
• Bekerja sesuai anggaran Anda
• Pilih pekerja yang mewujudkan budaya perusahaan Anda

Tetapkan Harapan dan Kebijakan Perusahaan yang Jelas

Anda harus menetapkan harapan yang terdefinisi dengan baik jika Anda ingin pekerja jarak jauh Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik. Memberi tahu desainer UX bahwa Anda menginginkan situs web yang lebih responsif tidaklah cukup. Anda harus memberi tahu mereka hasil spesifik yang Anda harapkan. Misalnya, jika Anda menjalankan situs web eCommerce, Anda harus menerapkan praktik UX terbaik untuk meningkatkan corong penjualan digital Anda. Jadi bagaimana Anda menetapkan harapan?

• Gunakan tonggak untuk memecah perjalanan proyek.
• Gunakan tujuan yang terukur.

Anda juga harus meninjau dan menyempurnakan kebijakan perusahaan Anda agar sesuai dengan medan kerja jarak jauh. Sesuaikan tujuan jika diperlukan sehingga pekerja jarak jauh dapat fokus pada pekerjaan mereka. Tidak perlu menyimpan instruksi yang dibuat berlebihan oleh transisi. Jangan membebani orang dengan pekerjaan yang tidak dapat mereka lakukan dari ruang virtual.

Beberapa tip tinjauan kebijakan penting untuk diikuti:

• Pembaruan satu kali tidak cukup; menjadwalkan evaluasi yang sedang berlangsung dan mengubah penyesuaian sebagai gantinya.
• Saat menerapkan perubahan, komunikasi sangat penting.
• Jika memungkinkan, libatkan karyawan dalam revisi kebijakan.

Bangun Budaya Perusahaan Sejak Dini

Budaya Perusahaan adalah poros fokus di mana organisasi berputar. Untuk perusahaan jarak jauh, ini menjadi semakin penting. Budaya yang kuat dapat menjadi pemersatu dan pengganti yang signifikan untuk ruang kantor fisik. Karyawan yang telah menginternalisasi budaya perusahaan lebih fokus dan berorientasi pada tujuan. Beri tahu calon karyawan jarak jauh apa yang diharapkan perusahaan dan ulangi hal ini selama proses orientasi. Gunakan pengingat dan insentif secara teratur untuk menumbuhkan budaya kerja yang kuat di antara para pekerja di lokasi yang berbeda.

Kerja tim adalah bagian penting dari budaya bisnis. Namun, saat karyawan beralih ke ruang virtual, pemisahan dapat membuat mereka tidak terlalu bergantung pada rekan kerja mereka. Anda dapat menggunakan metode berikut untuk menumbuhkan rasa kedekatan di antara pekerja jarak jauh Anda dan membangun budaya— pertemuan puncak, temu dan sapa video, dan ulasan bisnis bulanan dengan seluruh tim dapat mengembalikan suasana kantor.

Menyampaikan

Komunikasi yang tidak memadai membatasi kinerja organisasi mana pun dan diperbesar saat bekerja dengan staf jarak jauh. Komunikasi Anda harus baik dan konsisten, tidak hanya memadai. Komunikasi yang tepat memastikan informasi dan pembaruan mengalir dengan mudah melalui saluran yang tepat dan kepada orang yang tepat. Mempertahankan garis interaksi virtual yang jelas meningkatkan kepercayaan dan meningkatkan moral di antara pekerja jarak jauh Anda.

Anda dapat meminta semua orang untuk menggunakan aplikasi seperti Microsoft Teams atau Slack untuk menyelaraskan korespondensi berbasis pekerjaan. Mengadopsi satu platform untuk semua komunikasi internal akan memastikan interaksi yang lancar dan mempercepat alur kerja. Alat apa pun yang Anda gunakan akan memainkan peran penting dalam memfasilitasi komunikasi, tetapi itu tidak akan berarti kecuali setiap individu berfokus untuk menjadi komunikator yang baik.

Kamu juga harus:

• Berkomunikasi lebih sering daripada yang Anda lakukan dalam situasi kantor.
• Ulangi waktu "pendingin air" dengan menanyakan bagaimana hari seseorang sebelum menggali topik yang mendesak.
• Jika tersedia, gunakan panggilan video untuk memberikan sentuhan yang lebih pribadi.
• Atur pertemuan rutin untuk mengingatkan pekerja bahwa mereka adalah bagian dari tim.
• Dorong pekerja untuk menjangkau rekan kerja.

Ciptakan Tempat Kerja yang Positif

Karyawan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan bekerja dari rumah. Setiap orang akan memiliki jalan aklimatisasi yang unik, terutama mereka yang belum pernah bekerja di luar kantor. Menetapkan harapan sangat penting, seperti yang Anda lakukan di tempat kerja. Anggota tim merasa lebih aman jika ada kejelasan di setiap langkah. Mereka ingin tahu kapan harus online, cara berpakaian selama konferensi video, dan alat apa yang digunakan untuk tugas apa.

Berikut adalah tip untuk membantu Anda membangun tempat kerja yang positif dan konstruktif:

• Biarkan pekerja beradaptasi dengan lingkungan virtual dengan kecepatan mereka sendiri.
• Berikan pelatihan yang memadai untuk alat virtual.
• Kumpulkan umpan balik untuk menilai penerimaan pekerja terhadap kebijakan Anda.

Promosikan Kesehatan Karyawan

Bekerja dari jarak jauh dapat mempersulit pemisahan waktu pribadi dan waktu kerja dengan sukses. Karyawan dapat membawa laptop mereka ke kamar tidur dan mulai bekerja, mengaburkan batas antara ruang pribadi dan ruang kerja.

Selain itu, pekerjaan virtual sering kali berarti multitasking yang konstan jika karyawan tersebut memiliki keluarga. Hal ini juga menyebabkan jam kerja yang tidak terduga, rutinitas yang mengganggu dan memicu stres. Dalam jangka panjang, fleksibilitas yang diperoleh dengan bekerja dari rumah dapat terkikis oleh kebutuhan untuk selalu tersedia setiap saat.

Tujuan Anda adalah untuk memastikan hal-hal tidak menurunkan ke tingkat ini. Karyawan yang bahagia melakukan pekerjaan yang lebih baik, jadi buat mereka tetap nyaman dan bebas stres.

Berikut adalah beberapa tips tentang cara menumbuhkan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat:

• Mempromosikan kebiasaan sehat sangat penting.
• Tetapkan jam kerja online yang ketat untuk semua orang kecuali tim khusus atau selama keadaan darurat.
• Dorong karyawan untuk melakukan hobi santai atau aktivitas lain untuk membantu mereka menghilangkan stres.

Bersandar pada Juara Anda untuk Bekerja dari Rumah

Belajar dari orang lain yang sudah berjuang adalah cara terbaik untuk meraih kesuksesan. Apakah ada yang sudah bekerja dari jarak jauh untuk perusahaan Anda? Atau pernahkah Anda menyewa pekerja lepas dengan pengalaman kerja jarak jauh yang luas dan berjangka panjang? Dekati mereka untuk berbagi strategi dengan tim sehingga orang lain dapat melakukan transisi lebih cepat. Setiap orang dapat mempelajari sesuatu yang berbeda, dari nasihat tentang komunikasi hingga saran untuk menjauhkan anggota keluarga dari "kantor".

Siapkan Tim Manajemen Anda

Salah satu tugas paling menantang dalam membangun tim jarak jauh adalah mempersiapkan supervisor dan manajer untuk perubahan di masa depan. Anggota tim akan dihadapkan pada situasi yang tidak terduga saat melakukan pekerjaan mereka; mereka akan membutuhkan bimbingan dan dukungan yang tepat. Pastikan pemimpin Anda memahami bagaimana bersikap fleksibel dan menanggapi anggota staf ketika ada masalah.

Manajer dan supervisor akan berada di bawah banyak tekanan untuk membantu tim mereka bertahan dalam operasi sehari-hari. Hal ini dapat berdampak pada kesehatan mental dan fisik mereka, serta kemampuan mereka untuk bekerja secara produktif.

Pertimbangkan juga cara terbaik untuk mendukung tim kepemimpinan Anda.

Memanfaatkan Teknologi

Teknologi sangat penting dalam mengelola tim jarak jauh. Tidak mungkin mempertahankan ruang kerja virtual tanpanya. Ada berbagai alat yang dirancang dengan mempertimbangkan tim jarak jauh, mulai dari program pemantauan karyawan hingga platform manajemen proyek.

Perangkat lunak pemantauan karyawan digunakan untuk melacak karyawan di perusahaan. Program perangkat lunak ini, juga disebut pelacak waktu, memungkinkan organisasi memantau perilaku karyawan mereka saat bekerja. Data yang Anda ambil dari alat ini memungkinkan Anda mengelola beban kerja dan meningkatkan produktivitas secara efisien. Anda juga bisa mengurangi, jika tidak menghilangkan, inkonsistensi gaji. Itu karena pelacak waktu menghitung jam yang dapat ditagih dan membuat lembar waktu secara akurat.

Di sisi lain, alat manajemen proyek memudahkan untuk menetapkan pekerjaan dan melacak kemajuan pekerjaan. Mereka juga membantu Anda merampingkan alur kerja Anda dan mengukur produktivitas setiap karyawan jarak jauh.

Hindari Manajemen Mikro

Melawan keinginan untuk memeriksa pekerja jarak jauh Anda setiap detik mungkin merupakan tantangan yang sulit. Tetapi manajemen mikro membunuh kreativitas dan menumbuhkan tempat kerja yang beracun. Anda harus menawarkan pekerja Anda dosis otonomi yang sehat jika mereka ingin unggul. Jadi, pastikan Anda tetap pada check-in non-invasif dan gunakan hasil kerja mereka untuk mengukur kinerja mereka.

Terus Tingkatkan Tim Jarak Jauh Anda

Menyatukan sekelompok profesional kelas satu adalah awal dari perjalanan Anda. Anda harus menerapkan praktik manajemen terbaik yang diuraikan dalam artikel ini untuk mengoptimalkan kinerja tim Anda. Terus kumpulkan umpan balik dari pekerja Anda tentang kebijakan Anda. Temukan cara inovatif untuk mendorong ikatan tim dan meningkatkan komunikasi. Dan yang paling penting, jaga kesehatan karyawan Anda untuk mencegah kerja berlebihan dan kelelahan.

Pendapat yang diungkapkan di sini oleh Kontributor Tamu adalah pendapat mereka sendiri, bukan dari Rise Marketing.