在宅勤務を正しく行う: 成功するリモート チームを構築する方法

コストを節約し、生産性を向上させたい場合、リモート チームは小規模ビジネスに最適です。 また、最高の専門家を雇って、プロとしての天井を引き上げることもできます。 それは、グローバルな人材プールから採用することになるからです。 しかし、リモートワークの恩恵を受けるのは雇用主だけではありません。 在宅勤務は従業員にもメリットがあります。オフィス通勤のストレスを回避し、柔軟な時間で働くことができます。 このような働き方は、彼らを幸せにし、仕事の満足度を高めます。

ただし、信じられないほどのリモート チームを形成することは、方程式の一部にすぎません。 あらゆる人を結び付けるには、適切な管理ツールが必要です。 その否定できない特典にもかかわらず、在宅勤務のフレームワークには短所がないわけではありません。 いくつかの欠点を考慮し、最良の管理方法を使用してそれらを回避する必要があります。

成功するリモート チームを作成するための実際的な手順については、以下をお読みください。

リモート チーム構造を作成する

チームの構造によって、チームの運営方法が決まります。 そのため、採用プロセスを開始する前、または社内を WFH 環境に移行する前に作成する必要があります。

次のような質問に答える必要があります。

• チーム全体がリモートになりますか?
• 時々集まることができるチームが欲しいですか？
• 場所はどの程度の障壁になりますか?
• リモート従業員は何人必要ですか?

また、採用する必要があるポジションを定義し、チームの階層を計画する必要があります。

たとえば、リモート マーケティング担当者を採用する場合、どのような専門家を探すべきでしょうか? ブログの検索ランキングを上げるには、検索エンジン最適化の専門家が必要ですか? それとも、ペイ・パー・クリックの専門家を優先していますか?

適切な専門家を採用する

パズルの次のピースは、作成した構造に適した専門家を雇うことです。 しかし、リモートワークの採用は、オフィスで従業員を採用するのとはまったく別物です。 対面での面接を実施していない可能性があり、候補者がさまざまな大陸に散らばっている可能性があることを考慮する必要があります。 評価プロセス中、各応募者がリモートで作業した実績があることを確認する必要があります。 こうすることで、彼らが仮想コミュニケーションに遅れずについていき、締め切りを守れるという確信が持てるようになります。 また、リモートワークのストレスに耐えられるかどうかを確認するために、彼らのモチベーションのレベルを評価する必要があります。

その他の注意事項:

• フリーランサーを雇っている場合は、職歴を確認してください
• 予算内で作業する
• 会社の文化を体現する従業員を選ぶ

明確な期待と会社のポリシーを設定する

リモート ワーカーに優れた仕事をしてもらいたい場合は、明確な期待値を設定する必要があります。 よりレスポンシブな Web サイトが欲しいと UX デザイナーに伝えるだけでは十分ではありません。 期待する具体的な結果を彼らに知らせる必要があります。 たとえば、e コマース Web サイトを運営している場合、ベスト UX プラクティスを適用してデジタル セールス ファネルを強化する必要があります。 では、どのように期待を設定しますか？

• マイルストーンを使用して、プロジェクトのジャーニーを分類します。
• 測定可能な目標を使用します。

また、リモート ワークの環境に最適なように、会社のポリシーを見直して改善する必要があります。 リモート ワーカーが仕事に集中できるように、必要に応じて目標を調整します。 移行によって冗長になった命令を保持する必要はありません。 仮想空間ではできない仕事を人に押し付けないでください。

従うべきいくつかの重要なポリシー審査のヒント:

• 1 回の更新では不十分です。 継続的な評価をスケジュールし、代わりに調整を変更します。
• 変更を実装するときは、コミュニケーションが不可欠です。
• 可能であれば、ポリシーの改訂に従業員を関与させます。

企業文化を早期に確立する

企業文化は、組織が回転する中心軸です。 遠隔地の企業にとって、それはさらに重要になります。 強力な文化は重要な統一体となり、物理的なオフィス スペースの代わりとなる可能性があります。 会社の文化を内面化した従業員は、より集中的で目標志向です。 将来のリモート従業員に、会社が何を期待しているかを知らせ、オンボーディング プロセス中にこれを繰り返します。 定期的なリマインダーとインセンティブを使用して、さまざまな場所にいる従業員の間で強力な職場文化を育みます。

チームワークは、ビジネス文化の不可欠な部分です。 しかし、従業員が仮想空間に移行すると、分離によって同僚への依存度が低下する可能性があります。 次の方法を使用して、リモート ワーカー間の親近感を育み、文化を構築することができます。オンボーディング サミット、ビデオ会議とあいさつ、チーム全体での月例のビジネス レビューにより、オフィスの雰囲気を取り戻すことができます。

伝える

不十分なコミュニケーションは組織のパフォーマンスを制限し、遠隔地のスタッフと作業する場合はさらに悪化します。 あなたのコミュニケーションは、適切であるだけでなく、優れた一貫したものでなければなりません。 適切なコミュニケーションにより、情報と更新が適切なチャネルを通じて適切な人に容易に流れます。 仮想対話の明確な境界線を維持することで、リモート ワーカー間の信頼が促進され、士気が高まります。

Microsoft Teams や Slack などのアプリを使用して、仕事ベースの通信を調和させることができます。 すべての社内コミュニケーションに 1 つのプラットフォームを採用することで、シームレスなやり取りが保証され、ワー​​クフローがスピードアップします。 使用するツールはどれも、コミュニケーションを促進する上で重要な役割を果たしますが、各個人が優れたコミュニケーターになることに集中しない限り、実質的なものにはなりません。

次のことも行う必要があります。

• オフィスの状況よりも頻繁にコミュニケーションを取ります。
• 差し迫った話題を掘り下げる前に、誰かの一日がどうであるかを尋ねて、「水クーラー」の時間を伝えます。
• 利用可能な場合は、ビデオ通話を使用して、より個人的なタッチを提供します。
• 定期的な会議を開催して、従業員がチームの一員であることを思い出させます。
• 従業員が同僚に連絡するよう奨励します。

前向きな職場づくり

従業員は、在宅勤務に慣れるのに時間が必要です。 特にオフィスの外で働いたことがない人は、順応するための独自の道を歩むことになります。 職場で行うのと同じように、期待値を設定することは非常に重要です。 すべてのステップが明確であれば、チーム メンバーはより安全に感じることができます。 いつオンラインになるか、ビデオ会議中の服装はどうするか、どのツールをどのタスクに使用するかを知りたがっています。

前向きで建設的な職場を構築するためのヒントを以下に示します。

• 従業員が自分のペースで仮想環境に適応できるようにします。
• 仮想ツールの適切なトレーニングを提供します。
• フィードバックを収集して、従業員がポリシーを受け入れているかどうかを評価します。

社員の健康増進

リモートで作業すると、個人的な時間と仕事の時間をうまく分けることが難しくなる可能性があります。 従業員はラップトップを寝室に持ち込んで仕事を始めることができ、プライベート スペースとワーク スペースの境界が曖昧になります。

さらに、従業員に家族がいる場合、バーチャル ワークは常にマルチタスキングを意味することがよくあります。 また、予測不可能な労働時間、日常生活の乱れ、ストレスの誘発にもつながります。 長期的には、在宅勤務によって得られる柔軟性は、常に利用できる必要があるという負担によって損なわれる可能性があります。

あなたの目的は、物事がこのレベルまで劣化しないようにすることです。 幸せな従業員はより良い仕事をするので、快適でストレスのない状態を保ちます。

ここでは、健全なワークライフ バランスを促進するためのヒントをいくつか紹介します。

• 健全な習慣を促進することは非常に重要です。
• 専任のチームを除くすべての人、または緊急時を除き、厳格なオンライン勤務時間を設定します。
• ストレスを解消するために、従業員にリラックスできる趣味や別の活動をするように勧めてください。

在宅勤務の推進者に頼る

すでに苦労している他の人から学ぶことは、成功を達成するための最良の方法です. あなたの会社ですでにリモートで働いている人はいますか? それとも、長期にわたるリモートワークの経験が豊富なフリーランサーを雇ったことがありますか? 彼らにアプローチして戦略をチームと共有し、他の人がより迅速に移行できるようにします。 コミュニケーションに関するアドバイスから、家族を「オフィス」から遠ざけるための提案まで、一人一人が異なることを学ぶことができます。

管理チームを準備する

リモートチームを構築する上で最も困難なタスクの 1 つは、スーパーバイザーとマネージャーを将来の変化に備えさせることです。 チームメンバーは、仕事をしているときに予期しない状況に直面します。 適切なガイダンスとサポートが必要になります。 問題が発生したときに柔軟に対応し、スタッフに対応する方法をリーダーが理解していることを確認してください。

マネージャーとスーパーバイザーは、チームが日々の業務を生き残るために多くのプレッシャーにさらされます。 これは、精神的および肉体的な健康だけでなく、生産的に働く能力にも影響を与える可能性があります。

リーダーシップ チームをサポートする最善の方法も検討してください。

テクノロジーの活用

リモートチームを管理するにはテクノロジーが不可欠です。 それなしで仮想ワークスペースを維持することは不可能です。 従業員監視プログラムからプロジェクト管理プラットフォームまで、リモート チームを念頭に置いて設計されたさまざまなツールがあります。

従業員監視ソフトウェアは、会社の従業員を追跡するために使用されます。 これらのソフトウェア プログラムはタイム トラッカーとも呼ばれ、組織は勤務中の従業員の行動を監視できます。 これらのツールから取得したデータにより、ワークロードを管理し、生産性を効率的に高めることができます。 また、給与の不一致をなくすことはできませんが、減らすこともできます。 これは、タイム トラッカーが請求可能な時間を計算し、タイムシートを正確に作成するためです。

一方、プロジェクト管理ツールを使用すると、ジョブの割り当てと作業の進捗状況の追跡が容易になります。 また、ワークフローを合理化し、リモートの各従業員の生産性を測定するのにも役立ちます。

マイクロマネジメントを避ける

リモート ワーカーの様子を毎秒確認したいという衝動と戦うのは、難しい課題かもしれません。 しかし、マイクロマネジメントは創造性を殺し、有毒な職場を助長します。 従業員が優れた成果を上げるためには、従業員に健全な自律性を提供する必要があります。 したがって、非侵襲的なチェックインに固執し、作業結果を使用してパフォーマンスを測定するようにしてください。

リモートチームを改善し続ける

一流の専門家グループを集めることは、あなたの旅の始まりです。 チームのパフォーマンスを最適化するには、この記事で概説されている管理のベスト プラクティスを採用する必要があります。 ポリシーに関する従業員からのフィードバックを引き続き収集します。 チームの結束を促進し、コミュニケーションを改善する革新的な方法を見つけてください。 そして最も重要なことは、過労や燃え尽き症候群を防ぐために、従業員の健康を維持することです。

ここでゲスト コントリビューターが表明した意見は、Rise Marketing のものではなく、ゲスト コントリビューター自身のものです。