Trabajo desde casa bien hecho: cómo construir un equipo remoto exitoso

Un equipo remoto podría ser lo mejor para su pequeña empresa si desea ahorrar costos y aumentar la productividad. También puedes contratar a los mejores expertos y elevar tu techo profesional. Eso es porque estará reclutando de un grupo de talentos global. Pero los empleadores no son los únicos beneficiarios del trabajo remoto. El teletrabajo también beneficia a los empleados: evitan el estrés del viaje a la oficina y trabajan en horarios flexibles. Este estilo de trabajo los hace felices y mejora la satisfacción laboral.

Sin embargo, formar un increíble equipo remoto es solo una parte de la ecuación. Necesita las herramientas de administración adecuadas para unir todo y a todos. A pesar de sus ventajas innegables, el marco de trabajo desde casa no está libre de inconvenientes. Debe tener en cuenta algunos inconvenientes y evitarlos utilizando las mejores prácticas de gestión.

Siga leyendo para conocer los pasos prácticos para crear un equipo remoto exitoso.

Crear una estructura de equipo remoto

La estructura de su equipo determina cómo funciona. Por lo tanto, debe crear uno antes de comenzar el proceso de contratación o hacer la transición interna al entorno de la FMH.

Tienes que responder preguntas como:

• ¿Todo el equipo será remoto?
• ¿Quieres un equipo que pueda reunirse de vez en cuando?
• ¿Qué barrera representa la ubicación?
• ¿Cuántos empleados remotos necesitas?

También debe definir los puestos para los que necesita contratar y trazar la jerarquía del equipo.

Por ejemplo, ¿qué tipo de profesionales debe buscar si está contratando vendedores remotos? ¿Necesita un experto en optimización de motores de búsqueda para aumentar el ranking de búsqueda de su blog? ¿O está dando prioridad a los profesionales de pago por clic?

Reclutar a los profesionales adecuados

La siguiente pieza del rompecabezas es contratar expertos adecuados para su estructura creada. Pero el reclutamiento de trabajo remoto es un juego de pelota diferente a la contratación de empleados en la oficina. Debe tener en cuenta que es posible que no esté realizando entrevistas en persona y que sus candidatos pueden estar dispersos en diferentes continentes. Durante el proceso de evaluación, debe asegurarse de que cada solicitante tenga un historial de trabajo remoto. De esta manera, tendrá más confianza en que puedan mantenerse al día con la comunicación virtual y cumplir con los plazos. También debe evaluar su nivel de automotivación para confirmar si pueden soportar el estrés del trabajo remoto.

Otras cosas a tener en cuenta:

• Si está contratando trabajadores independientes, verifique su historial laboral
• Trabaja dentro de tu presupuesto
• Elija trabajadores que encarnen la cultura de su empresa

Establezca expectativas claras y políticas de la empresa

Debe establecer expectativas bien definidas si desea que sus trabajadores remotos hagan un trabajo excelente. Decirle a un diseñador de UX que desea un sitio web más receptivo no es suficiente. Debe hacerles saber los resultados específicos que espera. Por ejemplo, si está ejecutando un sitio web de comercio electrónico, debe aplicar las mejores prácticas de UX para impulsar su embudo de ventas digital. Entonces, ¿cómo se establecen las expectativas?

• Utilice hitos para desglosar el recorrido de un proyecto.
• Utilice objetivos medibles.

También debe revisar y perfeccionar las políticas de su empresa para que se adapten mejor al terreno del trabajo remoto. Ajuste los objetivos donde sea necesario para que los trabajadores remotos puedan concentrarse en sus trabajos. No hay necesidad de mantener las instrucciones redundantes por la transición. No encargue a las personas con el trabajo que no pueden hacer desde un espacio virtual.

Algunos consejos críticos de revisión de políticas a seguir:

• Una actualización de una sola vez es insuficiente; programe evaluaciones continuas y cambie los ajustes en su lugar.
• Al implementar cambios, la comunicación es vital.
• Cuando sea factible, involucre a los empleados en las revisiones de las políticas.

Establezca una cultura de empresa temprano

La Cultura de Empresa es un eje focal sobre el que gira la organización. Para las empresas remotas, adquiere una importancia adicional. Una cultura fuerte puede ser un unificador significativo y un sustituto del espacio físico de la oficina. Los empleados que han internalizado la cultura de la empresa están más enfocados y orientados a objetivos. Deje que los posibles empleados remotos sepan lo que la empresa espera y reitere esto durante el proceso de incorporación. Use recordatorios e incentivos regulares para fomentar una sólida cultura laboral entre los trabajadores en diferentes lugares.

El trabajo en equipo es una parte esencial de la cultura empresarial. Sin embargo, a medida que los empleados hacen la transición a espacios virtuales, la separación puede hacerlos menos dependientes de sus compañeros de trabajo. Puede usar los siguientes métodos para fomentar una sensación de cercanía entre sus trabajadores remotos y crear una cultura: cumbres de incorporación, reuniones y saludos por video y revisiones comerciales mensuales con todo el equipo pueden recuperar el ambiente de la oficina.

Comunicar

La comunicación inadecuada limita el desempeño de cualquier organización y se magnifica cuando se trabaja con personal remoto. Su comunicación debe ser excelente y consistente, no solo adecuada. Una comunicación adecuada garantiza que la información y las actualizaciones fluyan fácilmente a través de los canales correctos y hacia las personas adecuadas. Mantener líneas claras de interacción virtual promueve la confianza y eleva la moral entre sus trabajadores remotos.

Puede solicitar que todos usen una aplicación como Microsoft Teams o Slack para armonizar la correspondencia basada en el trabajo. La adopción de una plataforma para todas las comunicaciones internas garantizará una interacción fluida y acelerará el flujo de trabajo. Cualquier herramienta que utilice desempeñará un papel importante para facilitar la comunicación, pero no será sustancial a menos que cada individuo se concentre en ser un buen comunicador.

También deberías:

• Comuníquese con más frecuencia de lo que lo haría en una situación de oficina.
• Represente el tiempo de "refrigerador de agua" preguntando cómo está el día de alguien antes de profundizar en el tema apremiante.
• Si está disponible, use videollamadas para brindar un toque más personal.
• Organice reuniones periódicas para recordar a los trabajadores que forman parte de un equipo.
• Anime a los trabajadores a comunicarse con sus colegas.

Crear un lugar de trabajo positivo

Los empleados necesitan tiempo para adaptarse a trabajar desde casa. Cada persona tendrá un camino único hacia la aclimatación, especialmente aquellos que nunca han trabajado fuera de la oficina. Establecer expectativas es crucial, tal como lo haría en el lugar de trabajo. Los miembros del equipo se sienten más seguros si hay claridad en cada paso. Quieren saber cuándo estar en línea, cómo vestirse durante una videoconferencia y qué herramientas usar para qué tareas.

Estos son algunos consejos para ayudarlo a construir un lugar de trabajo positivo y constructivo:

• Permita que los trabajadores se adapten al entorno virtual a su propio ritmo.
• Proporcionar una formación adecuada para las herramientas virtuales.
• Recopile comentarios para evaluar la recepción de sus políticas por parte de los trabajadores.

Promover la salud de los empleados

Trabajar de forma remota puede hacer que sea más difícil separar con éxito el tiempo personal y el laboral. Los empleados pueden llevar sus portátiles al dormitorio y empezar a trabajar, desdibujando la línea entre los espacios privados y los de trabajo.

Además, el trabajo virtual a menudo significa multitarea constante si el empleado tiene familia. También conduce a horas de trabajo impredecibles, perturbando las rutinas y provocando estrés. A la larga, la flexibilidad obtenida al trabajar desde casa puede verse erosionada por el desgaste de la necesidad de estar disponible en todo momento.

Su objetivo es asegurarse de que las cosas no se degraden a este nivel. Los empleados felices hacen un mejor trabajo, así que manténgalos cómodos y libres de estrés.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo fomentar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida:

• Promover hábitos saludables es crucial.
• Establezca horarios estrictos de trabajo en línea para todos, excepto para los equipos dedicados o durante una emergencia.
• Anime a los empleados a dedicarse a un pasatiempo relajante u otra actividad para ayudarlos a desestresarse.

Apóyate en tus campeones para trabajar desde casa

Aprender de otros que ya han luchado es la mejor manera de lograr el éxito. ¿Alguien ya está trabajando de forma remota para su empresa? ¿O ha contratado a un profesional independiente con una vasta experiencia de trabajo remoto a largo plazo? Acérquese a ellos para compartir su estrategia con el equipo para que otros puedan hacer la transición más rápido. Cada persona puede aprender algo diferente, desde consejos sobre comunicación hasta sugerencias para mantener a los miembros de la familia fuera de “la oficina”.

Prepare su equipo de gestión

Una de las tareas más desafiantes de construir un equipo remoto es preparar a los supervisores y gerentes para cambios futuros. Los miembros del equipo se enfrentarán a situaciones inesperadas mientras realizan su trabajo; necesitarán orientación y apoyo adecuados. Asegúrese de que sus líderes entiendan cómo ser flexibles y responder a los miembros del personal cuando haya un problema.

Los gerentes y supervisores estarán bajo mucha presión para ayudar a sus equipos a sobrevivir en las operaciones diarias. Esto puede tener un impacto en su salud mental y física, así como en su capacidad para trabajar de manera productiva.

Considere también las mejores maneras de apoyar a su equipo de liderazgo.

Tecnología de apalancamiento

La tecnología es esencial en la gestión de un equipo remoto. Es imposible mantener espacios de trabajo virtuales sin él. Existen diferentes herramientas diseñadas pensando en equipos remotos, desde programas de monitoreo de empleados hasta plataformas de gestión de proyectos.

El software de monitoreo de empleados se utiliza para realizar un seguimiento de los empleados en la empresa. Estos programas de software, también llamados rastreadores de tiempo, permiten a las organizaciones monitorear el comportamiento de sus empleados en el trabajo. Los datos que recupera de estas herramientas le permiten administrar la carga de trabajo y aumentar la productividad de manera eficiente. También puede reducir, si no eliminar, las inconsistencias en los cheques de pago. Esto se debe a que los rastreadores de tiempo calculan las horas facturables y crean hojas de tiempo con precisión.

Por otro lado, las herramientas de gestión de proyectos facilitan la asignación de trabajos y el seguimiento del progreso del trabajo. También lo ayudan a optimizar su flujo de trabajo y medir la productividad de cada empleado remoto.

Evite la microgestión

Luchar contra la necesidad de controlar a sus trabajadores remotos cada segundo puede ser un desafío difícil. Pero la microgestión mata la creatividad y fomenta un lugar de trabajo tóxico. Debe ofrecer a sus trabajadores una buena dosis de autonomía si van a sobresalir. Por lo tanto, asegúrese de ceñirse a los registros no invasivos y utilice los resultados de su trabajo para medir su rendimiento.

Siga mejorando su equipo remoto

Reunir a un grupo de profesionales de primer nivel es el comienzo de su viaje. Debe emplear las mejores prácticas de gestión descritas en este artículo para optimizar el rendimiento de su equipo. Continúe recopilando comentarios de sus trabajadores sobre sus políticas. Encuentre formas innovadoras de fomentar la unión del equipo y mejorar la comunicación. Y lo más importante, manténgase al día con la salud de sus empleados para evitar el exceso de trabajo y el agotamiento.

Las opiniones expresadas aquí por los Colaboradores invitados son propias, no de Rise Marketing.