Trabalhe em casa bem feito: como construir uma equipe remota de sucesso

Uma equipe remota pode ser a melhor coisa para sua pequena empresa se você quiser economizar custos e aumentar a produtividade. Você também pode contratar os melhores especialistas e aumentar seu teto profissional. Isso porque você estará recrutando de um banco de talentos global. Mas os empregadores não são os únicos beneficiários do trabalho remoto. O teletrabalho também beneficia os funcionários: eles evitam o estresse do deslocamento do escritório e trabalham em horários flexíveis. Esse estilo de trabalho os deixa felizes e melhora a satisfação no trabalho.

No entanto, formar uma equipe remota incrível é apenas uma parte da equação. Você precisa das ferramentas de gerenciamento certas para unir tudo e todos. Apesar de suas vantagens inegáveis, a estrutura de trabalho em casa não está livre de contras. Você deve considerar algumas desvantagens e evitá-las usando as melhores práticas de gerenciamento.

Continue lendo para conhecer as etapas práticas para criar uma equipe remota de sucesso.

Criar uma estrutura de equipe remota

A estrutura da sua equipe determina como ela funciona. Portanto, você deve criar um antes de iniciar o processo de recrutamento ou fazer a transição interna para o ambiente WFH.

Você deve responder a perguntas como:

• Toda a equipe será remota?
• Você quer uma equipe que possa se reunir de vez em quando?
• Quanta barreira a localização representa?
• De quantos funcionários remotos você precisa?

Você também deve definir as posições para as quais precisa recrutar e mapear a hierarquia da equipe.

Por exemplo, que tipo de profissionais você deve procurar se estiver contratando profissionais de marketing remoto? Você precisa de um especialista em otimizador de mecanismos de pesquisa para aumentar a classificação de pesquisa do seu blog? Ou você está priorizando profissionais de pagamento por clique?

Recrute os profissionais certos

A próxima peça do quebra-cabeça é contratar especialistas adequados para sua estrutura criada. Mas o recrutamento de trabalho remoto é um jogo diferente da contratação de funcionários no escritório. Você deve considerar que pode não estar realizando entrevistas pessoais e seus candidatos podem estar espalhados por diferentes continentes. Durante o processo de avaliação, você deve garantir que cada candidato tenha um histórico de trabalho remoto. Dessa forma, você fica mais confiante de que eles podem acompanhar a comunicação virtual e cumprir os prazos. Você também deve avaliar o nível de automotivação deles para confirmar se eles podem suportar o estresse do trabalho remoto.

Outras coisas a ter em mente:

• Se você está contratando freelancers, verifique o histórico de trabalho deles
• Trabalhe dentro do seu orçamento
• Escolha trabalhadores que incorporem a cultura da sua empresa

Defina expectativas claras e políticas da empresa

Você deve definir expectativas bem definidas se quiser que seus funcionários remotos façam um trabalho excelente. Dizer a um designer de UX que você deseja um site mais responsivo não é suficiente. Você deve deixá-los saber os resultados específicos que você espera. Por exemplo, se você estiver executando um site de comércio eletrônico, deverá aplicar as melhores práticas de UX para impulsionar seu funil de vendas digital. Então, como você define as expectativas?

• Use marcos para detalhar a jornada de um projeto.
• Use objetivos mensuráveis.

Você também deve revisar e refinar as políticas de sua empresa para melhor se adequar ao terreno do trabalho remoto. Ajuste os objetivos quando necessário para que os funcionários remotos possam se concentrar em seus trabalhos. Não há necessidade de manter instruções redundantes pela transição. Não sobrecarregue as pessoas com trabalho que elas não podem fazer em um espaço virtual.

Algumas dicas críticas de revisão de políticas a serem seguidas:

• Uma atualização única é insuficiente; agendar avaliações contínuas e, em vez disso, alterar ajustes.
• Ao implementar mudanças, a comunicação é vital.
• Quando possível, envolva os funcionários nas revisões de políticas.

Estabeleça uma cultura da empresa cedo

A Cultura da Empresa é um eixo focal através do qual a organização gira. Para empresas remotas, assume uma importância acrescida. Uma cultura forte pode ser um unificador significativo e um substituto para o espaço físico do escritório. Os funcionários que internalizaram a cultura da empresa são mais focados e orientados para os objetivos. Informe os possíveis funcionários remotos o que a empresa espera e reitere isso durante o processo de integração. Use lembretes e incentivos regulares para promover uma forte cultura de trabalho entre os trabalhadores em diferentes locais.

O trabalho em equipe é uma parte essencial da cultura empresarial. No entanto, à medida que os funcionários fazem a transição para espaços virtuais, a separação pode torná-los menos dependentes de seus colegas de trabalho. Você pode usar os métodos a seguir para promover uma sensação de proximidade entre seus funcionários remotos e construir uma cultura – reuniões de integração, reuniões por vídeo e avaliações mensais de negócios com toda a equipe podem trazer de volta a vibe do escritório.

Comunicar

A comunicação inadequada limita o desempenho de qualquer organização e é ampliada ao trabalhar com funcionários remotos. Sua comunicação deve ser excelente e consistente, não apenas adequada. A comunicação adequada garante que as informações e as atualizações fluam prontamente pelos canais certos e para as pessoas certas. Manter linhas claras de interação virtual promove a confiança e eleva o moral entre seus funcionários remotos.

Você pode exigir que todos usem um aplicativo como o Microsoft Teams ou o Slack para harmonizar a correspondência baseada no trabalho. Adotar uma plataforma para todas as comunicações internas garantirá uma interação perfeita e acelerará o fluxo de trabalho. Qualquer ferramenta que você usar desempenhará um papel significativo na facilitação da comunicação, mas não será substancial a menos que cada indivíduo se concentre em ser um bom comunicador.

Você também deveria:

• Comunique-se com mais frequência do que em uma situação de escritório.
• Repense o tempo do “refrigerador de água” perguntando como está o dia de alguém antes de mergulhar no assunto urgente.
• Se disponível, use videochamadas para dar um toque mais pessoal.
• Organize reuniões regulares para lembrar aos trabalhadores que eles fazem parte de uma equipe.
• Incentive os funcionários a entrar em contato com os colegas.

Crie um local de trabalho positivo

Os funcionários precisam de tempo para se adaptar ao trabalho em casa. Cada pessoa terá um caminho único de aclimatação, principalmente aqueles que nunca trabalharam fora do escritório. Definir expectativas é crucial, assim como você faria no local de trabalho. Os membros da equipe se sentem mais seguros se houver clareza em cada etapa. Eles querem saber quando estar online, como se vestir durante uma videoconferência e quais ferramentas usar para quais tarefas.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a construir um ambiente de trabalho positivo e construtivo:

• Permita que os trabalhadores se adaptem ao ambiente virtual em seu próprio ritmo.
• Fornecer treinamento adequado para ferramentas virtuais.
• Colete feedback para avaliar a recepção de suas políticas pelos trabalhadores.

Promover a saúde do funcionário

Trabalhar remotamente pode dificultar a separação bem-sucedida do tempo pessoal e do trabalho. Os funcionários podem levar seus laptops para o quarto e começar a trabalhar, desfocando a linha entre espaços privados e de trabalho.

Além disso, o trabalho virtual geralmente significa multitarefa constante se o funcionário tiver uma família. Também leva a horários de trabalho imprevisíveis, rotinas perturbadoras e desencadeando estresse. A longo prazo, a flexibilidade adquirida ao trabalhar em casa pode ser corroída pelo desgaste da necessidade de estar disponível o tempo todo.

Seu objetivo é garantir que as coisas não degradem a esse nível. Funcionários felizes trabalham melhor, portanto, mantenha-os confortáveis ​​e livres de estresse.

Aqui estão algumas dicas sobre como promover um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal:

• Promover hábitos saudáveis ​​é crucial.
• Defina horários de trabalho on-line rigorosos para todos, exceto para equipes dedicadas ou durante uma emergência.
• Incentive os funcionários a adotar um hobby relaxante ou outra atividade para ajudá-los a desestressar.

Apoie seus campeões para trabalhar em casa

Aprender com outras pessoas que já lutaram é a melhor maneira de alcançar o sucesso. Alguém já está trabalhando remotamente na sua empresa? Ou você contratou um freelancer com vasta experiência de trabalho remoto de longo prazo? Aborde-os para compartilhar sua estratégia com a equipe para que outros possam fazer a transição mais rapidamente. Cada pessoa pode aprender algo diferente, desde conselhos sobre comunicação até sugestões para manter os membros da família fora do “escritório”.

Prepare sua equipe de gestão

Uma das tarefas mais desafiadoras de construir uma equipe remota é preparar supervisores e gerentes para mudanças futuras. Os membros da equipe serão confrontados com situações inesperadas enquanto realizam seus trabalhos; eles precisarão de orientação e apoio adequados. Certifique-se de que seus líderes entendam como ser flexíveis e responder aos membros da equipe quando houver um problema.

Gerentes e supervisores estarão sob muita pressão para ajudar suas equipes a sobreviver às operações do dia-a-dia. Isso pode ter um impacto em sua saúde mental e física, bem como em sua capacidade de trabalhar produtivamente.

Considere também as melhores maneiras de apoiar sua equipe de liderança.

Aproveite a tecnologia

A tecnologia é essencial na gestão de uma equipe remota. É impossível sustentar espaços de trabalho virtuais sem ele. Existem diferentes ferramentas projetadas com equipes remotas em mente, desde programas de monitoramento de funcionários até plataformas de gerenciamento de projetos.

O software de monitoramento de funcionários é usado para acompanhar os funcionários da empresa. Esses programas de software, também chamados de rastreadores de tempo, permitem que as organizações monitorem o comportamento de seus funcionários durante o trabalho. Os dados que você recupera dessas ferramentas permitem gerenciar a carga de trabalho e aumentar a produtividade com eficiência. Você também pode reduzir, se não eliminar, inconsistências de pagamento. Isso porque os rastreadores de tempo calculam as horas faturáveis ​​e criam planilhas de horas com precisão.

Por outro lado, as ferramentas de gerenciamento de projetos facilitam a atribuição de tarefas e o acompanhamento do andamento do trabalho. Eles também ajudam você a otimizar seu fluxo de trabalho e medir a produtividade de cada funcionário remoto.

Evite o microgerenciamento

Combater o desejo de verificar seus funcionários remotos a cada segundo pode ser um desafio difícil. Mas o microgerenciamento mata a criatividade e promove um ambiente de trabalho tóxico. Você deve oferecer aos seus funcionários uma dose saudável de autonomia se eles quiserem se destacar. Portanto, certifique-se de fazer check-ins não invasivos e usar os resultados do trabalho para medir seu desempenho.

Continue melhorando sua equipe remota

Reunir um grupo de profissionais de primeira linha é o início de sua jornada. Você deve empregar as melhores práticas de gerenciamento descritas neste artigo para otimizar o desempenho de sua equipe. Continue a coletar feedback de seus funcionários sobre suas políticas. Encontre maneiras inovadoras de incentivar a união da equipe e melhorar a comunicação. E o mais importante, acompanhe a saúde de seus funcionários para evitar excesso de trabalho e desgaste.

As opiniões expressas aqui pelos Colaboradores Convidados são próprias, não da Rise Marketing.