Три способа, с помощью которых малые предприятия могут оставаться в безопасности и соответствовать требованиям в распределенном мире

Чтобы привлечь больше клиентов и предоставлять услуги удаленно, малым предприятиям пора увеличить свое присутствие в Интернете.

SaaS и недорогие интеграции демократизируют цифровые бизнес-инструменты, предоставляя малым предприятиям те же возможности, что и их более крупные коллеги, с меньшими рисками. Любой бизнес сегодня может использовать социальные сети для создания своего бренда и привлечения клиентов, например, практически без затрат.

Хотя эти инструменты имеют значительные преимущества для малого бизнеса, они также создают большие и сложные пробелы, которые необходимо исправить, особенно для тех, кто работает в жестко регулируемых отраслях или работает в незнакомых географических регионах и юрисдикциях.

По мере того, как все больше транзакций совершается в Интернете, а компании начинают нанимать сотрудников за пределами штата и страны, малые предприятия должны убедиться, что они придерживаются законов страны.

Вот три корректировки, которые малые предприятия могут внести, если они хотят продолжать торговать безопасно и в соответствии с требованиями в этом распределенном мире.

1. Внедрите инструменты, которые помогут ориентироваться в сложных правилах

Прелесть распределенной работы в том, что она не ограничена ни географией, ни размером компании.

Компании, большие и малые, могут находить, нанимать, покупать и продавать кому угодно, где угодно и когда угодно. И в этом есть свои плюсы. По данным Global Workplace Analytics, типичный работодатель в США может сэкономить в среднем 11 000 долларов США на удаленном сотруднике, работающем неполный рабочий день, в год просто потому, что сотрудники более продуктивны, а прогулы и текучесть кадров значительно сокращаются, когда сотрудникам разрешено работать удаленно. Предприятия, в свою очередь, могут сэкономить на накладных расходах, таких как аренда и коммунальные услуги.

Тем не менее, малые предприятия должны действовать осторожно, когда они приступают к найму на международном уровне, поскольку это может открыть им доступ к незнакомым законам о занятости. В том же духе то, что представляет собой юридически обязывающий договор, может интерпретироваться по-разному на разных территориях.

Например, в то время как электронные подписи регулируются как на федеральном уровне, так и на уровне штата в соответствии с Законом об ESIGN от 2000 г., в Европе действуют службы электронной идентификации, аутентификации и доверия (eIDAS). Это критическая часть для малых предприятий, которым необходимо, чтобы их сделки юридически сохранялись там, где они работают, потому что в серьезных случаях непреднамеренное нарушение правил подвергает малые предприятия риску значительных штрафов, которые они часто не могут себе позволить. Например, это может стоить компаниям до 14,82 миллиона долларов, если они не соблюдают правила защиты данных клиентов.

Вот почему малые предприятия должны искать инструменты, которые являются гибкими и постоянно обновляются функционально, а также соответствуют правовым нормам, учитывая, насколько быстро развивающейся и гибкой является сегодняшняя цифровая среда.

2. Защитите свои операции даже на расстоянии

Переход к распределенной работе привел к резкому росту рисков кибербезопасности.

Благодаря домашнему Wi-Fi, заменяющему одно подключение Wi-Fi на рабочем месте, увеличились площади для атак для предприятий всех размеров, поскольку все больше людей работают удаленно. ФБР сообщило о росте киберпреступности на 300% с начала пандемии.

А киберпреступники нацелены на уязвимые предприятия малого бизнеса. Они знают, что у малого бизнеса просто нет рычагов, чтобы платить выкупы, а также ресурсов огромных ИТ-отделов в их распоряжении для борьбы с серьезными атаками. Неудивительно, что из всех зарегистрированных взломов кредитных карт колоссальные 95% были связаны с малым бизнесом.

Поскольку 20% малых предприятий становятся жертвами кибератак, а 60% из них прекращают свою деятельность в течение шести месяцев, целесообразно обеспечить кибербезопасность. Однако настораживает то, что 62% фирм говорят, что у них нет актуальной стратегии кибербезопасности или вообще какой-либо стратегии.

В целом, недорогой способ обеспечить безопасность бизнеса в этом распределенном мире — чаще пересматривать свою киберстратегию и проводить более регулярные аудиты, чтобы быстрее обнаруживать аномалии и устранять их. Хорошим началом является обучение сотрудников передовым методам кибербезопасности и тому, как правильно отслеживать любые подозрительные транзакции и сообщать о них.

Положительным моментом является то, что малые предприятия в наши дни имеют доступ ко многим инструментам SaaS, которые предназначены для защиты малых предприятий от киберугроз. Например, экономичный сканер уязвимостей может помочь обнаружить слабые места в ваших онлайн-системах до того, как это сделают хакеры, чтобы вы могли обновлять систему, чтобы предотвратить атаки или намного лучше управлять ими, когда они происходят.

Даже если такие инвестиции поначалу кажутся огромными, они стоят каждой копейки, если сравнить их со стоимостью нарушения безопасности, которая также может быть не только денежной.

3. Защитите свой бизнес от мошенничества и защитите своих клиентов

В наши дни утечка данных и атаки программ-вымогателей все чаще происходят внутри организации. Особенно в распределенной рабочей среде, где у вас меньше контроля над действиями сотрудников, мошенничество представляет собой растущую угрозу.

Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества сообщает, что 71% организаций ожидают роста мошенничества, а 51% выявили новые случаи мошенничества с начала пандемии.

Министерство торговли США отмечает, что предприятия теряют 50 миллиардов долларов в результате воровства сотрудников, при этом на внутреннее мошенничество приходится почти 70% ежегодных случаев финансового мошенничества. Более того, поскольку компании рискуют потерять в среднем 1,5 миллиона долларов в результате одного случая мошенничества, для малого бизнеса крайне важно иметь план на случай, если конфиденциальные документы попадут в чужие руки.

Будь то подделка транзакций, манипулирование банковскими выписками и счетами с помощью программного обеспечения для редактирования или подделка личных данных, цифровые инструменты, такие как электронные подписи, могут помочь предотвратить мошенническое поведение.

Многие из них поставляются со встроенными контрольными журналами, чтобы гарантировать, что документы и транзакции не были подделаны. Сложные решения, такие как HelloSign, даже поставляются с технологией хэширования, которая создает копию каждой версии документа, если вам нужно сравнить ее с сомнительной версией.

Переходите на цифровые технологии безопасным и надежным способом

Поскольку компании все больше вынуждены полностью преодолевать цифровой разрыв, это подвергает их серьезным угрозам.

Для малых предприятий как никогда важно обеспечить учет рабочих процессов, безопасность каждой точки ввода и вывода данных, возможность отслеживания документов для защиты всех участников, а также соответствие подписанных контрактов тем, с кем и где работает бизнес.

В эти меры стоит инвестировать, и они не будут отменены после пандемии. Малые предприятия, у которых они есть, окажутся в лучшем положении, когда мир снова вернется к себе.

HelloSign способствует переходу малого бизнеса на цифровые технологии с помощью безопасных, быстрых и надежных электронных подписей. Узнайте, как процветает малый и средний бизнес с HelloSign.

Изображение: Depositphotos