ثلاث طرق يمكن للشركات الصغيرة أن تظل آمنة ومتوافقة معها في عالم موزع

للمساعدة في الوصول إلى المزيد من العملاء وتقديم الخدمات عن بُعد ، حان الوقت الآن للشركات الصغيرة لزيادة تواجدها عبر الإنترنت.

SaaS وعمليات الدمج منخفضة التكلفة تعمل على إضفاء الطابع الديمقراطي على أدوات الأعمال الرقمية ، مما يمنح الشركات الصغيرة نفس القدرات التي تتمتع بها نظيراتها الأكبر حجماً مع مخاطر أقل. يمكن لأي عمل تجاري اليوم الاستفادة من وسائل التواصل الاجتماعي لبناء علامته التجارية وجذب العملاء بتكلفة قليلة أو معدومة في بعض الأحيان ، على سبيل المثال.

في حين أن هذه الأدوات لها جانب إيجابي كبير بالنسبة للشركات الصغيرة ، إلا أنها تخلق أيضًا فجوات كبيرة ومعقدة لإصلاحها - خاصة بالنسبة لأولئك الذين يعملون في صناعات شديدة التنظيم أو يعملون في مناطق جغرافية وسلطات قضائية غير مألوفة.

مع إجراء المزيد من المعاملات عبر الإنترنت وبدء الشركات في التوظيف عبر خطوط الولاية والوطنية ، تحتاج الشركات الصغيرة إلى التأكد من التزامها بقوانين الأرض.

فيما يلي ثلاثة تعديلات يمكن للشركات الصغيرة إجراؤها إذا أرادوا مواصلة التداول بأمان ومتوافق في هذا العالم الموزع.

1. تنفيذ الأدوات التي يمكن أن تتنقل في اللوائح المعقدة

جمال العمل الموزع هو أنه لا يقتصر على الجغرافيا أو حجم الشركة.

يمكن للشركات ، الكبيرة والصغيرة ، توفير الموارد والتوظيف والشراء والبيع لأي شخص من أي مكان وفي أي وقت. وهناك بعض الامتيازات لذلك. وفقًا لـ Global Workplace Analytics ، يمكن لصاحب العمل الأمريكي النموذجي توفير ما متوسطه 11000 دولار لكل نصف دوام عن بُعد كل عام ، وذلك ببساطة لأن الموظفين أكثر إنتاجية ، ويتم تقليل التغيب عن العمل ودوران الموظفين بشكل كبير عندما يُسمح للموظفين بالعمل عن بُعد. يمكن للشركات بدورها التوفير في النفقات العامة مثل الإيجار والمرافق.

ومع ذلك ، يجب على الشركات الصغيرة أن تخطو بحذر عندما تبدأ في التوظيف دوليًا ، لأن هذا يمكن أن يفتحها أمام قوانين التوظيف غير المألوفة. وعلى نفس المنوال ، فإن ما يشكل عقدًا ملزمًا قانونًا يمكن تفسيره بشكل مختلف من إقليم إلى آخر.

على سبيل المثال ، بينما يتم تنظيم التوقيعات الإلكترونية على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية بموجب قانون ESIGN لعام 2000 ، تتبع أوروبا خدمات التعريف الإلكتروني والمصادقة والائتمان (eIDAS). يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى تعليق صفقاتها بشكل قانوني حيث تعمل لأنه في الحالات الخطيرة ، فإن انتهاك القواعد عن غير قصد يعرض الشركات الصغيرة لخطر غرامات كبيرة لا تستطيع في كثير من الأحيان تحملها. على سبيل المثال ، يمكن أن تكلف الشركات ما يصل إلى 14.82 مليون دولار إذا لم تمتثل للوائح حماية بيانات العملاء.

هذا هو السبب في أن الشركات الصغيرة يجب أن تبحث عن أدوات تتسم بالمرونة ويتم تحديثها باستمرار وظيفيًا ، ولتلبية اللوائح القانونية ، نظرًا لمدى سرعة وتيرة البيئة الرقمية الأولى اليوم.

2. تأمين عملياتك حتى من مسافة بعيدة

شهد التحول إلى العمل الموزع ارتفاعًا حادًا في مخاطر الأمن السيبراني.

مع استبدال شبكة Wi-Fi المنزلية لكل فرد باتصال Wi-Fi واحد في مكان العمل ، انفجرت المناطق السطحية للهجمات للشركات من جميع الأحجام حيث يعمل المزيد عن بُعد. أبلغ مكتب التحقيقات الفدرالي عن زيادة بنسبة 300٪ في الجرائم الإلكترونية منذ بداية الوباء.

وينصب أعين مجرمي الإنترنت على الشركات الصغيرة الضعيفة. إنهم يعلمون أن الشركات الصغيرة ببساطة لا تملك النفوذ لدفع الفدية ، ولا موارد أقسام تكنولوجيا المعلومات الضخمة الموجودة تحت تصرفهم للتعامل مع الهجمات الخطيرة. ليس من المستغرب أنه من بين جميع انتهاكات بطاقات الائتمان المبلغ عنها ، كانت نسبة هائلة بلغت 95٪ من الشركات الصغيرة.

مع وقوع 20٪ من الشركات الصغيرة ضحية للهجمات الإلكترونية ومن بينها 60٪ توقفوا عن العمل في ستة أشهر ، فمن الحكمة أن يكون الأمن السيبراني مطبقًا. لكن الأمر المثير للقلق هو أن 62٪ من الشركات تقول إنه ليس لديها استراتيجية أمن إلكتروني حديثة - أو ليس لديها أي استراتيجية على الإطلاق.

بشكل عام ، تتمثل إحدى الطرق غير المكلفة للحفاظ على أمان الأعمال في هذا العالم الموزع في مراجعة إستراتيجيتك الإلكترونية على أساس أكثر تواترًا وإجراء المزيد من عمليات التدقيق المنتظمة حتى تتمكن من اكتشاف الحالات الشاذة والتعامل معها بشكل أسرع. يعد تثقيف الموظفين حول أفضل ممارسات السلامة على الإنترنت وكيفية مراقبة أي معاملات مشبوهة والإبلاغ عنها بشكل صحيح مكانًا جيدًا للبدء.

الجانب المشرق هو أن الشركات الصغيرة في هذه الأيام لديها إمكانية الوصول إلى العديد من أدوات SaaS المصممة لحماية الشركات الصغيرة من التهديدات الإلكترونية. على سبيل المثال ، يمكن أن يساعد برنامج فحص الثغرات الأمنية الفعال من حيث التكلفة في اكتشاف نقاط الضعف في أنظمتك عبر الإنترنت قبل قيام المتسللين بذلك ، لذا يمكنك إجراء تحديثات للنظام للمساعدة في منع الهجمات ، أو إدارتها بشكل أفضل عند حدوثها.

حتى عندما تبدو هذه الاستثمارات ضخمة في البداية ، فإنها تستحق كل بنس عند مقارنتها بتكلفة خرق الأمان ، والتي يمكن أن تكون أكثر من مجرد أموال نقدية أيضًا.

3. حماية عملك من الاحتيال وحماية عملائك

من الشائع بشكل متزايد أن تأتي خروقات البيانات وهجمات برامج الفدية من داخل المنظمة هذه الأيام. في بيئة العمل الموزعة على وجه الخصوص ، حيث يكون لديك إشراف أقل على أنشطة الموظفين ، يمثل الاحتيال تهديدًا متزايدًا.

تقول جمعية مدققي الاحتيال المعتمدين إن 71٪ من الكيانات تتوقع ارتفاع الاحتيال ، و 51٪ كشفت عن المزيد من الاحتيال منذ بداية الوباء.

تلاحظ وزارة التجارة الأمريكية أن الشركات تخسر 50 مليار دولار نتيجة لسرقة الموظفين ، حيث يمثل الاحتيال الداخلي ما يقرب من 70 ٪ من حالات الاحتيال المالي السنوية. علاوة على ذلك ، مع تخاطر الشركات بخسارة 1.5 مليون دولار في المتوسط ​​في حالة احتيال واحدة ، فمن المؤلم أن يكون لدى الشركات الصغيرة خطة عندما تقع المستندات الحساسة في الأيدي الخطأ.

سواء كان الأمر يتعلق بتزوير المعاملات ، أو التلاعب بالبيانات المصرفية والفواتير باستخدام برامج التحرير ، أو تزوير الهويات ، فإن الأدوات الرقمية مثل التوقيعات الإلكترونية يمكن أن تساعد في ردع السلوكيات الاحتيالية.

يأتي العديد منهم مع مسارات تدقيق مضمنة لضمان عدم التلاعب بالأوراق والمعاملات. تأتي الحلول المتطورة مثل HelloSign مزودة بتقنية التجزئة ، والتي تقوم بعمل نسخة من كل نسخة من المستند إذا احتجت للمقارنة مع إصدار مشكوك فيه.

انتقل إلى النظام الرقمي بطريقة آمنة ومضمونة

نظرًا لأن الشركات أكثر اضطرارًا إلى عبور الفجوة الرقمية بالكامل ، فإن القيام بذلك يعرضها لتهديدات كبيرة.

من الضروري أكثر من ذي قبل بالنسبة للشركات الصغيرة ضمان احتساب سير العمل ، وأن كل نقطة إدخال وخروج للبيانات آمنة ، ويمكن تتبع المستندات لحماية جميع المعنيين ، والعقود الموقعة متوافقة مع من وأين تعمل الشركة.

تستحق هذه الإجراءات الاستثمار فيها ولن يتم التراجع عنها بعد الجائحة. ستجد الشركات الصغيرة التي لديها هذه الشركات نفسها في وضع أفضل في كل مكان عندما يعود العالم إلى نفسه مرة أخرى.

تعمل HelloSign على تعزيز تحول الشركات الصغيرة إلى الرقمية بتوقيعات إلكترونية آمنة وسريعة وموثوقة. اكتشف كيف تزدهر الشركات الصغيرة والمتوسطة مع HelloSign.

الصورة: Depositphotos