Tre modi in cui le piccole imprese possono rimanere sicure e conformi in un mondo distribuito

Per aiutare a raggiungere più clienti e fornire servizi da remoto, ora è il momento per le piccole imprese di aumentare la propria presenza online.

SaaS e integrazioni a basso costo stanno democratizzando gli strumenti di business digitale, offrendo alle piccole imprese le stesse capacità delle loro controparti più grandi con meno rischi. Qualsiasi azienda oggi può sfruttare i social media per costruire il proprio marchio e attirare clienti con costi minimi o talvolta nulli, ad esempio.

Sebbene questi strumenti abbiano un vantaggio significativo per le piccole imprese, stanno anche creando grandi e complicate lacune da colmare, in particolare per coloro che operano in settori altamente regolamentati o operano in aree geografiche e giurisdizioni sconosciute.

Poiché vengono effettuate più transazioni online e le aziende iniziano ad assumere attraverso linee statali e nazionali, le piccole imprese devono assicurarsi di attenersi alle leggi del territorio.

Ecco tre aggiustamenti che le piccole imprese possono apportare se vogliono continuare a fare trading in modo sicuro e conforme in questo mondo distribuito.

1. Implementare strumenti in grado di navigare in normative complesse

Il bello del lavoro distribuito è che non è limitato dalla geografia o dalle dimensioni dell'azienda.

Le aziende, grandi e piccole, possono procurarsi, assumere, acquistare e vendere a chiunque, ovunque e in qualsiasi momento. E ci sono alcuni vantaggi in questo. Secondo Global Workplace Analytics, un tipico datore di lavoro statunitense può risparmiare una media di $ 11.000 per telelavoratore a tempo parziale all'anno, semplicemente perché i dipendenti sono più produttivi e l'assenteismo e il turnover si riducono significativamente quando il personale può lavorare in remoto. Le aziende a loro volta possono risparmiare sulle spese generali come l'affitto e le utenze.

Tuttavia, le piccole imprese devono procedere con cautela quando iniziano ad assumere a livello internazionale, poiché ciò può aprirle a leggi sul lavoro sconosciute. Allo stesso modo, ciò che costituisce un contratto giuridicamente vincolante può essere interpretato in modo diverso da un territorio all'altro.

Ad esempio, mentre le firme elettroniche sono regolamentate sia a livello federale che statale ai sensi dell'ESIGN Act del 2000, l'Europa segue i servizi di identificazione elettronica, autenticazione e fiducia (eIDAS). Questo è un pezzo fondamentale per le piccole imprese che hanno bisogno che i loro accordi reggano legalmente il luogo in cui operano perché nei casi più gravi, violare inavvertitamente le regole mette le piccole imprese a rischio di multe considerevoli che spesso non possono permettersi. Ad esempio, può costare alle aziende fino a 14,82 milioni di dollari se non rispettano le normative sulla protezione dei dati dei clienti.

Questo è il motivo per cui le piccole imprese devono cercare strumenti che siano flessibili e costantemente aggiornati dal punto di vista funzionale e che soddisfino le normative legali, dato il ritmo veloce e fluido dell'odierno ambiente digital-first.

2. Proteggi le tue operazioni anche a distanza

Il passaggio al lavoro distribuito ha visto aumentare i rischi per la sicurezza informatica.

Con il Wi-Fi domestico di tutti che sostituisce un'unica connessione Wi-Fi sul posto di lavoro, le aree di superficie per gli attacchi sono esplose per le aziende di tutte le dimensioni poiché molte più lavorano in remoto. L'FBI ha segnalato un aumento del 300% della criminalità informatica dall'inizio della pandemia.

E i criminali informatici puntano sulle piccole imprese vulnerabili. Sanno che le piccole imprese semplicemente non hanno la leva per pagare i riscatti, né le risorse di enormi dipartimenti IT a loro disposizione per affrontare gravi attacchi. Non sorprende che di tutte le violazioni delle carte di credito segnalate, un enorme 95% provenisse da piccole imprese.

Con il 20% delle piccole imprese vittime di attacchi informatici e di queste, il 60% fallisce in sei mesi, è prudente disporre di sicurezza informatica. La cosa allarmante è, tuttavia, che il 62% delle aziende afferma di non disporre di una strategia di sicurezza informatica aggiornata o di alcuna strategia.

Nel complesso, un modo non così costoso per proteggere l'azienda in questo mondo distribuito è rivedere la tua strategia informatica su base più frequente e condurre audit più regolari in modo da poter rilevare e gestire le anomalie più velocemente. Educare i dipendenti sulle migliori pratiche di sicurezza informatica e su come monitorare e segnalare correttamente eventuali transazioni sospette è un buon punto di partenza.

Il lato positivo è che le piccole imprese oggigiorno hanno accesso a molti strumenti SaaS progettati per proteggere le piccole imprese dalle minacce informatiche. Ad esempio, uno scanner di vulnerabilità conveniente può aiutare a individuare i punti deboli nei tuoi sistemi online prima che lo facciano gli hacker, così puoi effettuare aggiornamenti di sistema per prevenire gli attacchi o gestirli molto meglio quando si verificano.

Anche quando tali investimenti all'inizio sembrano pesanti, valgono ogni centesimo se li confronti con il costo di una violazione della sicurezza, che può essere più che solo monetaria.

3. Proteggi la tua attività dalle frodi e proteggi i tuoi clienti

Al giorno d'oggi è sempre più comune che le violazioni dei dati e gli attacchi ransomware provengano dall'interno dell'organizzazione. In un ambiente di lavoro distribuito, in particolare, dove si ha meno controllo sulle attività dei dipendenti, la frode è una minaccia crescente.

L'Association of Certified Fraud Examiners afferma che il 71% delle entità prevede un aumento delle frodi e il 51% ha scoperto più frodi dall'inizio della pandemia.

Il Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti rileva che le aziende perdono 50 miliardi di dollari a causa del furto dei dipendenti, con le frodi interne che rappresentano quasi il 70% dei casi annuali di frode finanziaria. Inoltre, con le aziende che rischiano di perdere in media 1,5 milioni di dollari in un singolo caso di frode, è terribile per le piccole imprese avere un piano in atto quando i documenti sensibili cadono nelle mani sbagliate.

Che si tratti di falsificare transazioni, manipolare estratti conto e fatture con software di modifica o falsificare identità, strumenti digitali come le firme elettroniche possono aiutare a scoraggiare comportamenti fraudolenti.

Molti di loro sono dotati di tracce di controllo integrate per garantire che i documenti e le transazioni non siano stati manomessi. Soluzioni sofisticate come HelloSign sono persino dotate di una tecnologia di hashing, che crea una copia di ogni versione di un documento se è necessario confrontarla con una versione discutibile.

Passa al digitale in modo sicuro e protetto

Poiché le aziende sono più costrette a superare completamente il divario digitale, ciò le espone a minacce significative.

È più importante che in passato per le piccole imprese garantire che i flussi di lavoro siano presi in considerazione, ogni punto di ingresso e uscita dei dati sia sicuro, i documenti possano essere tracciati per proteggere tutte le persone coinvolte e i contratti firmati siano conformi a chi e dove opera l'azienda.

Vale la pena investire in queste misure e non saranno annullate dopo la pandemia. Le piccole imprese che li hanno si troveranno in una posizione migliore in tutto il mondo quando il mondo tornerà a se stesso.

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