Três maneiras pelas quais as pequenas empresas podem se manter seguras e em conformidade em um mundo distribuído

Para ajudar a alcançar mais clientes e fornecer serviços remotamente, agora é a hora das pequenas empresas aumentarem sua presença online.

SaaS e integrações de baixo custo estão democratizando as ferramentas de negócios digitais, dando às pequenas empresas os mesmos recursos que suas contrapartes maiores com menos riscos. Qualquer empresa hoje pode aproveitar as mídias sociais para construir sua marca e atrair clientes com pouco ou, às vezes, nenhum custo, por exemplo.

Embora essas ferramentas tenham uma vantagem significativa para as pequenas empresas, elas também estão criando lacunas grandes e complicadas a serem corrigidas, principalmente para aqueles que operam em setores altamente regulamentados ou que operam em geografias e jurisdições desconhecidas.

À medida que mais transações são feitas on-line e as empresas começam a contratar além das fronteiras estaduais e nacionais, as pequenas empresas precisam garantir que estão cumprindo as leis do país.

Aqui estão três ajustes que as pequenas empresas podem fazer se quiserem continuar negociando com segurança e conformidade neste mundo distribuído.

1. Implementar ferramentas que podem navegar por regulamentos complexos

A beleza do trabalho distribuído é que ele não é limitado pela geografia ou pelo tamanho da empresa.

Empresas, grandes e pequenas, podem adquirir, contratar, comprar e vender para qualquer pessoa de qualquer lugar e a qualquer momento. E há algumas vantagens nisso. De acordo com a Global Workplace Analytics, um empregador típico dos EUA pode economizar em média US$ 11.000 por teletrabalhador de meio período por ano, simplesmente porque os funcionários são mais produtivos e o absenteísmo e a rotatividade são reduzidos significativamente quando a equipe pode trabalhar remotamente. As empresas, por sua vez, podem economizar em despesas gerais, como aluguel e serviços públicos.

No entanto, as pequenas empresas precisam ter cuidado ao contratar internacionalmente, pois isso pode abri-las a leis trabalhistas desconhecidas. Da mesma forma, o que constitui um contrato juridicamente vinculativo pode ser interpretado de forma diferente de um território para outro.

Por exemplo, enquanto as assinaturas eletrônicas são regulamentadas em nível federal e estadual sob a Lei ESIGN de ​​2000, a Europa segue os Serviços de Identificação, Autenticação e Confiança Eletrônicos (eIDAS). Esta é uma peça crítica para pequenas empresas que precisam que seus negócios se mantenham legalmente onde operam porque, em casos graves, inadvertidamente desrespeitar as regras coloca as pequenas empresas em risco de multas consideráveis ​​que muitas vezes não podem pagar. Por exemplo, pode custar às empresas até US$ 14,82 milhões se elas não cumprirem os regulamentos de proteção de dados do cliente.

É por isso que as pequenas empresas devem procurar ferramentas que sejam flexíveis e consistentemente atualizadas funcionalmente e que atendam às regulamentações legais, considerando o ritmo acelerado e fluido do ambiente digital de hoje.

2. Proteja suas operações mesmo à distância

A mudança para o trabalho distribuído aumentou os riscos de segurança cibernética.

Com o Wi-Fi doméstico de todos substituindo uma única conexão Wi-Fi no local de trabalho, as áreas de superfície para ataques explodiram para empresas de todos os tamanhos, à medida que mais estão trabalhando remotamente. O FBI relatou um aumento de 300% nos crimes cibernéticos desde o início da pandemia.

E os cibercriminosos estão de olho nas pequenas empresas vulneráveis. Eles sabem que as pequenas empresas simplesmente não têm poder para pagar resgates, nem recursos de grandes departamentos de TI à sua disposição para enfrentar ataques graves. Não é de surpreender que de todas as violações de cartão de crédito relatadas, 95% foram de pequenas empresas.

Com 20% das pequenas empresas sendo vítimas de ataques cibernéticos e dessas, 60% falindo em seis meses, é prudente ter segurança cibernética em vigor. O alarmante é, no entanto, que 62% das empresas dizem que não têm uma estratégia de segurança cibernética atualizada – ou qualquer estratégia.

No geral, uma maneira não tão cara de manter os negócios seguros neste mundo distribuído é revisar sua estratégia cibernética com mais frequência e realizar auditorias mais regulares para que você possa detectar e lidar com anomalias mais rapidamente. Educar os funcionários sobre as melhores práticas de segurança cibernética e como monitorar e relatar adequadamente quaisquer transações suspeitas é um bom ponto de partida.

O lado positivo é que as pequenas empresas hoje em dia têm acesso a muitas ferramentas SaaS projetadas para proteger as pequenas empresas contra ameaças cibernéticas. Por exemplo, um scanner de vulnerabilidade econômico pode ajudar a identificar pontos fracos em seus sistemas online antes que os hackers o façam, para que você possa fazer atualizações do sistema para ajudar a evitar ataques ou gerenciá-lo muito melhor quando isso acontecer.

Mesmo quando esses investimentos parecem pesados ​​no início, eles valem cada centavo quando você os compara com o custo de uma violação de segurança, que também pode ser mais do que apenas monetária.

3. Proteja sua empresa contra fraudes e proteja seus clientes

Atualmente, é cada vez mais comum que violações de dados e ataques de ransomware venham de dentro da organização. Em um ambiente de trabalho distribuído particularmente, onde você tem menos supervisão sobre as atividades dos funcionários, a fraude é uma ameaça crescente.

A Association of Certified Fraud Examiners diz que 71% das entidades esperam que a fraude aumente e 51% descobriram mais fraudes desde o início da pandemia.

O Departamento de Comércio dos EUA observa que as empresas perdem US$ 50 bilhões como resultado de roubo de funcionários, com fraudes internas representando cerca de 70% dos casos anuais de fraude financeira. Além disso, com as empresas arriscando perder US$ 1,5 milhão em média em uma única ocorrência de fraude, é terrível para as pequenas empresas ter um plano em prática quando documentos confidenciais caem em mãos erradas.

Seja para falsificar transações, manipular extratos bancários e faturas com software de edição ou forjar identidades, ferramentas digitais como assinaturas eletrônicas podem ajudar a impedir comportamentos fraudulentos.

Muitos deles vêm com trilhas de auditoria integradas para garantir que a papelada e as transações não sejam adulteradas. Soluções sofisticadas como o HelloSign vêm com tecnologia de hash, que faz uma cópia de cada versão de um documento caso você precise comparar com uma versão questionável.

Torne-se digital de maneira segura e protegida

À medida que as empresas são mais compelidas a atravessar totalmente a exclusão digital, isso as expõe a ameaças significativas.

É mais imperativo do que antes para as pequenas empresas garantir que os fluxos de trabalho sejam contabilizados, que todos os pontos de entrada e saída de dados sejam seguros, os documentos possam ser rastreados para proteger todos os envolvidos e os contratos assinados estejam em conformidade com quem e onde a empresa opera.

Vale a pena investir nessas medidas e não serão desfeitas pós-pandemia. As pequenas empresas que os possuem se encontrarão em uma posição melhor quando o mundo voltar a si mesmo.

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Imagem: Depositphotos