中小企業が分散した世界で安全でコンプライアンスを維持できる3つの方法

より多くの顧客にリーチし、リモートでサービスを提供するために、今こそ中小企業がオンラインでの存在感を高めるときです。

SaaSと低コストの統合により、デジタルビジネスツールが民主化され、中小企業は大企業と同じ機能をより少ないリスクで提供できるようになります。 今日のどの企業も、ソーシャルメディアを活用してブランドを構築し、たとえばほとんどまたは場合によっては無料で顧客を引き付けることができます。

これらのツールは中小企業にとって大きなメリットがありますが、パッチを適用するための大きくて複雑なギャップも生み出しています。特に、規制の厳しい業界で活動している企業や、なじみのない地域や管轄区域で活動している企業にとってはそうです。

より多くの取引がオンラインで行われ、企業が州および国の路線を越えて雇用を開始するにつれて、中小企業は彼らが土地の法律を遵守していることを確認する必要があります。

中小企業がこの分散した世界で安全かつ準拠して取引を継続したい場合に行うことができる3つの調整を次に示します。

1.複雑な規制をナビゲートできるツールを実装する

分散作業の利点は、地理的条件や会社の規模に制限されないことです。

大小を問わず、企業はいつでもどこからでも誰にでも調達、雇用、購入、販売することができます。 そして、これにはいくつかの特典があります。 Global Workplace Analyticsによると、一般的な米国の雇用主は、従業員の生産性が向上し、スタッフがリモートで作業できるようになると欠席率と離職率が大幅に減少するため、ハーフタイムのテレコミューター1人あたり年間平均11,000ドル節約できます。 次に、企業は家賃や光熱費などの諸経費を節約できます。

ただし、中小企業は、国際的に採用する際には、不慣れな雇用法にさらされる可能性があるため、慎重に検討する必要があります。 同様に、法的拘束力のある契約を構成するものは、地域ごとに異なって解釈される可能性があります。

たとえば、eSignaturesは、2000年のESIGN Actの下で連邦レベルと州レベルの両方で規制されていますが、ヨーロッパでは、電子識別、認証、および信頼サービス（eIDAS）に従います。 これは、取引を合法的に維持する必要のある中小企業にとって重要な要素です。深刻なケースでは、不注意にルールを無視すると、中小企業は多くの場合、多額の罰金を科せられるリスクがあります。 たとえば、顧客のデータ保護規制に準拠していない場合、企業は1,482万ドルものコストがかかる可能性があります。

これが、今日のデジタルファースト環境がいかにペースが速く流動的であるかを考えると、中小企業が柔軟性があり、機能的に常に最新の状態に保たれ、法規制を満たすツールを探す必要がある理由です。

2.離れた場所からでも操作を保護する

分散型作業への移行により、サイバーセキュリティのリスクが急増しています。

全員の自宅のWi-Fiが単一の職場のWi-Fi接続に取って代わり、リモートで作業する企業が増えるにつれ、あらゆる規模の企業で攻撃の表面領域が爆発的に増加しています。 FBIは、パンデミックが始まって以来、サイバー犯罪が300％増加したと報告しています。

そして、サイバー犯罪者は脆弱な中小企業に目を向けています。 彼らは、中小企業には身代金を支払うためのレバレッジも、深刻な攻撃に取り組むために自由に使える巨大なIT部門のリソースもないことを知っています。 報告されたすべてのクレジットカード違反のうち、なんと95％が中小企業によるものであることは驚くべきことではありません。

中小企業の20％がサイバー攻撃の犠牲になり、そのうち60％が6か月で廃業するため、サイバーセキュリティを導入するのが賢明です。 ただし、憂慮すべきことは、62％の企業が、最新のサイバーセキュリティ戦略、またはまったく戦略を持っていないと述べていることです。

全体として、この分散した世界でビジネスを安全に保つためのそれほど費用のかからない方法は、サイバー戦略をより頻繁にレビューし、より定期的な監査を実施して、異常をより迅速に検出して対処できるようにすることです。 サイバーセーフティのベストプラクティスと、疑わしいトランザクションを適切に監視および報告する方法について従業員を教育することから始めるのがよいでしょう。

銀の裏打ちは、最近の中小企業は、サイバー脅威から中小企業を保護するように設計された多くのSaaSツールにアクセスできるということです。 たとえば、費用対効果の高い脆弱性スキャナーは、ハッカーが行う前にオンラインシステムの弱点を見つけるのに役立つため、システムを更新して攻撃を防止したり、攻撃が発生したときにそれをより適切に管理したりできます。

そのような投資は最初は多額に思えますが、セキュリティ違反のコストと比較すると、1ペニーの価値があります。これは単なる金銭的ではありません。

3.ビジネスの不正を防ぎ、顧客を保護します

最近では、組織内からデータ侵害やランサムウェア攻撃が発生することがますます一般的になっています。 特に、従業員の活動に対する監視が少ない分散型の作業環境では、不正がますます脅威になっています。

公認不正検査士協会によると、71％の企業が不正の増加を予想しており、51％がパンデミックの発生以来さらに多くの不正を発見しています。

米国商務省は、従業員の盗難の結果として企業が500億ドルを失い、内部詐欺が年間の金融詐欺事件の70％近くを占めていると指摘しています。 さらに、企業が1回の不正行為で平均150万ドルを失うリスクがあるため、機密文書が悪用された場合に中小企業が計画を立てることは悲惨です。

偽造取引、編集ソフトウェアを使用した銀行取引明細書や請求書の操作、IDの偽造など、eSignaturesなどのデジタルツールは不正行為を阻止するのに役立ちます。

それらの多くには、事務処理やトランザクションが改ざんされていないことを保証するための組み込みの監査証跡が付属しています。 HelloSignのような洗練されたソリューションには、疑わしいバージョンと比較する必要がある場合にドキュメントのすべてのバージョンのコピーを作成するハッシュテクノロジーも付属しています。

安全で確実な方法でデジタル化

企業はデジタルデバイドを完全に乗り越えることを余儀なくされているため、そうすることで企業は重大な脅威にさらされます。

中小企業にとって、ワークフローが考慮され、すべてのデータの入力と終了ポイントが安全であり、関係者全員を保護するためにドキュメントを追跡でき、署名された契約が誰とどこでビジネスを運営するかに準拠していることを確認することが以前よりも不可欠です。

これらの対策は投資する価値があり、パンデミック後に取り消されることはありません。 それらを持っている中小企業は、世界が再び自分自身に戻ったときに、あらゆる場所でより良い立場にいることに気付くでしょう。

HelloSignは、安全で高速かつ信頼性の高いeSignaturesを使用して、中小企業のデジタルへの移行を促進しています。 SMBがHelloSignでどのように繁栄しているかをご覧ください。

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