Trei moduri în care întreprinderile mici pot rămâne în siguranță și conforme într-o lume distribuită

Pentru a ajunge la mai mulți clienți și pentru a oferi servicii de la distanță, acum este momentul ca întreprinderile mici să-și sporească prezența online.

SaaS și integrările cu costuri reduse democratizează instrumentele de afaceri digitale, oferind întreprinderilor mici aceleași capacități ca și omologii lor mai mari, cu mai puține riscuri. Orice companie de astăzi poate folosi rețelele sociale pentru a-și construi marca și a atrage clienți cu costuri mici sau, uneori, deloc, de exemplu.

Deși aceste instrumente au un avantaj semnificativ pentru întreprinderile mici, ele creează, de asemenea, lacune mari și complicate de corectat, în special pentru cei care operează în industrii foarte reglementate sau care operează în zone geografice și jurisdicții necunoscute.

Pe măsură ce se fac mai multe tranzacții online, iar companiile încep să angajeze pe liniile de stat și naționale, întreprinderile mici trebuie să se asigure că respectă legile țării.

Iată trei ajustări pe care întreprinderile mici le pot face dacă doresc să continue tranzacționarea în mod sigur și conform în această lume distribuită.

1. Implementați instrumente care pot naviga prin reglementări complexe

Frumusețea muncii distribuite este că nu este limitată de geografie sau de dimensiunea companiei.

Întreprinderile, mari și mici, pot aproviziona, închiria, cumpăra și vinde oricui de oriunde și în orice moment. Și există câteva avantaje la asta. Potrivit Global Workplace Analytics, un angajator tipic din SUA poate economisi o medie de 11.000 USD pe an, pentru că angajații sunt mai productivi, iar absenteismul și cifra de afaceri sunt reduse semnificativ atunci când personalului i se permite să lucreze de la distanță. Întreprinderile, la rândul lor, pot economisi din cheltuieli generale, cum ar fi chiria și utilitățile.

Cu toate acestea, întreprinderile mici trebuie să fie cu atenție atunci când se angajează la angajare la nivel internațional, deoarece acest lucru le poate deschide către legi necunoscute privind angajarea. În același sens, ceea ce constituie un contract obligatoriu din punct de vedere juridic poate fi interpretat diferit de la un teritoriu la altul.

De exemplu, în timp ce semnăturile electronice sunt reglementate atât la nivel federal, cât și la nivel de stat în conformitate cu Legea ESIGN din 2000, Europa urmează Serviciile de identificare, autentificare și încredere electronice (eIDAS). Aceasta este o piesă esențială pentru întreprinderile mici care au nevoie ca tranzacțiile lor să se mențină în mod legal acolo unde își desfășoară activitatea, deoarece, în cazuri grave, încălcarea din greșeală a regulilor expune întreprinderile mici la riscul unor amenzi considerabile pe care adesea nu și le pot permite. De exemplu, poate costa companii până la 14,82 milioane USD dacă nu respectă reglementările privind protecția datelor clienților.

Acesta este motivul pentru care întreprinderile mici trebuie să caute instrumente care să fie flexibile și actualizate constant din punct de vedere funcțional și să respecte reglementările legale, având în vedere cât de rapid și de fluid este mediul digital de astăzi.

2. Asigurați-vă operațiunile chiar și de la distanță

Trecerea către munca distribuită a dus la creșterea riscurilor de securitate cibernetică.

Odată cu Wi-Fi-ul de acasă al tuturor, înlocuind o singură conexiune Wi-Fi la locul de muncă, suprafețele pentru atacuri au explodat pentru companiile de toate dimensiunile, deoarece mai multe lucrează de la distanță. FBI a raportat o creștere cu 300% a criminalității cibernetice de la începutul pandemiei.

Și infractorii cibernetici își au ochii îndreptați spre întreprinderile mici vulnerabile. Ei știu că întreprinderile mici pur și simplu nu au puterea de a plăti pentru răscumpărări și nici resursele uriașelor departamente IT la dispoziție pentru a face față atacurilor grave. Nu este surprinzător că dintre toate încălcările de carduri de credit raportate, 95% au fost de la întreprinderi mici.

Având în vedere că 20% dintre întreprinderile mici sunt victime ale atacurilor cibernetice și dintre acestea, 60% și-au încetat activitatea în șase luni, este prudent să existe securitate cibernetică. Lucrul alarmant este, totuși, că 62% dintre firme spun că nu au o strategie actualizată de securitate cibernetică sau nicio strategie.

În general, o modalitate nu atât de costisitoare de a menține afacerea în siguranță în această lume distribuită este să vă revizuiți strategia cibernetică mai frecvent și să efectuați audituri mai regulate, astfel încât să puteți detecta și trata anomaliile mai rapid. Educarea angajaților cu privire la cele mai bune practici de siguranță cibernetică și la modul de monitorizare și raportare adecvată a oricăror tranzacții suspecte este un loc bun de început.

Concluzia este că în zilele noastre întreprinderile mici au acces la multe instrumente SaaS care sunt concepute pentru a proteja întreprinderile mici de amenințările cibernetice. De exemplu, un scaner de vulnerabilități rentabil poate ajuta la identificarea punctelor slabe ale sistemelor dvs. online înainte ca hackerii să o facă, astfel încât să puteți face actualizări de sistem pentru a ajuta la prevenirea atacurilor sau să le gestionați mult mai bine atunci când se întâmplă.

Chiar și atunci când astfel de investiții par masive la început, ele merită fiecare bănuț când le compari cu costul unei breșe de securitate, care poate fi și mai mult decât bani.

3. Protejați-vă afacerea împotriva fraudei și protejați-vă clienții

În prezent, este din ce în ce mai frecvent ca încălcările de date și atacurile ransomware să vină din interiorul organizației. În special într-un mediu de lucru distribuit, unde aveți mai puțină supraveghere asupra activităților angajaților, frauda este o amenințare tot mai mare.

Association of Certified Fraud Examiners spune că 71% dintre entități se așteaptă ca frauda să crească, iar 51% au descoperit mai multe fraude de la debutul pandemiei.

Departamentul de Comerț al SUA notează că companiile pierd 50 de miliarde de dolari ca urmare a furtului angajaților, frauda internă reprezentând aproape 70% din cazurile anuale de fraudă financiară. În plus, având în vedere că companiile riscă să piardă în medie 1,5 milioane de dolari într-un singur caz de fraudă, este groaznic pentru întreprinderile mici să aibă un plan în vigoare atunci când documentele sensibile cad în mâinile greșite.

Fie că este vorba despre falsificarea tranzacțiilor, manipularea extraselor bancare și a facturilor cu software de editare sau falsificarea identităților, instrumentele digitale precum semnăturile electronice pot ajuta la descurajarea comportamentelor frauduloase.

Multe dintre ele vin cu piste de audit încorporate pentru a garanta că documentele și tranzacțiile nu au fost modificate. Soluțiile sofisticate precum HelloSign vin chiar și cu tehnologie hashing, care face o copie a fiecărei versiuni a unui document în cazul în care trebuie să comparați cu o versiune discutabilă.

Treceți digital într-un mod sigur și securizat

Pe măsură ce întreprinderile sunt mai forțate să treacă pe deplin decalajul digital, acest lucru le expune la amenințări semnificative.

Este mai imperativ decât înainte ca întreprinderile mici să se asigure că fluxurile de lucru sunt luate în considerare, fiecare punct de intrare și ieșire a datelor este securizat, documentele pot fi urmărite pentru a proteja pe toți cei implicați și contractele semnate respectă cine și unde operează afacerea.

Merită investit în aceste măsuri și nu vor fi anulate după pandemie. Întreprinderile mici care le au se vor găsi într-o poziție mai bună peste tot atunci când lumea se va întoarce din nou la sine.

HelloSign stimulează trecerea întreprinderilor mici către digital cu semnături electronice sigure, rapide și de încredere. Aflați cum prosperă IMM-urile cu HelloSign.

Imagine: Depositphotos