Trzy sposoby, w jakie małe firmy mogą zachować bezpieczeństwo i zgodność w rozproszonym świecie

Aby pomóc dotrzeć do większej liczby klientów i świadczyć usługi zdalnie, nadszedł czas, aby małe firmy zwiększyły swoją obecność w Internecie.

SaaS i tanie integracje demokratyzują cyfrowe narzędzia biznesowe, dając małym firmom te same możliwości, co ich większe odpowiedniki przy mniejszym ryzyku. Każda firma może dziś wykorzystać media społecznościowe do budowania swojej marki i przyciągania klientów, na przykład niewielkimi lub czasami zerowymi kosztami.

Chociaż narzędzia te mają znaczną zaletę dla małych firm, tworzą również duże i skomplikowane luki do załatania — szczególnie dla tych, którzy działają w branżach o wysokim stopniu regulacji lub w nieznanych lokalizacjach geograficznych i jurysdykcjach.

Ponieważ coraz więcej transakcji jest dokonywanych online, a firmy zaczynają zatrudniać pracowników w różnych stanach i krajach, małe firmy muszą upewnić się, że przestrzegają prawa obowiązującego w danym kraju.

Oto trzy korekty, które małe firmy mogą wprowadzić, jeśli chcą kontynuować handel w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami w tym rozproszonym świecie.

1. Wdrażaj narzędzia, które mogą poruszać się po skomplikowanych przepisach

Piękno pracy rozproszonej polega na tym, że nie ogranicza jej położenie geograficzne ani wielkość firmy.

Firmy, duże i małe, mogą pozyskiwać, wynajmować, kupować i sprzedawać każdemu z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie. I są z tym pewne korzyści. Według Global Workplace Analytics, typowy pracodawca w USA może zaoszczędzić średnio 11 000 dolarów rocznie na telepracowniku zatrudnionym na pół etatu, po prostu dlatego, że pracownicy są bardziej wydajni, a absencja i rotacja są znacznie zmniejszone, gdy pracownicy mogą pracować zdalnie. Firmy z kolei mogą zaoszczędzić na kosztach ogólnych, takich jak czynsz i media.

Jednak małe firmy muszą ostrożnie podchodzić do zatrudniania na arenie międzynarodowej, ponieważ może to otworzyć je na nieznane przepisy dotyczące zatrudnienia. W tym samym duchu to, co stanowi prawnie wiążącą umowę, może być różnie interpretowane w zależności od terytorium.

Na przykład, podczas gdy podpisy elektroniczne są regulowane zarówno na poziomie federalnym, jak i stanowym zgodnie z ustawą ESIGN z 2000 r., Europa postępuje zgodnie z usługami identyfikacji elektronicznej, uwierzytelniania i zaufania (eIDAS). Jest to kluczowy element dla małych firm, które muszą legalnie utrzymać swoje umowy tam, gdzie działają, ponieważ w poważnych przypadkach nieumyślne łamanie przepisów naraża małe firmy na wysokie grzywny, na które często nie mogą sobie pozwolić. Na przykład może to kosztować firmy nawet 14,82 miliona dolarów, jeśli nie przestrzegają przepisów o ochronie danych klientów.

Dlatego małe firmy muszą szukać narzędzi, które są elastyczne i konsekwentnie aktualizowane pod względem funkcjonalnym i spełniają przepisy prawne, biorąc pod uwagę szybkość i płynność dzisiejszego środowiska digital-first.

2. Zabezpiecz swoje operacje nawet z dużej odległości

Przejście na pracę rozproszoną spowodowało wzrost zagrożeń cyberbezpieczeństwa.

Ponieważ domowa sieć Wi-Fi wszystkich użytkowników zastępuje pojedyncze połączenie Wi-Fi w miejscu pracy, obszary powierzchni ataków eksplodowały dla firm każdej wielkości, ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie. FBI poinformowało o 300-procentowym wzroście cyberprzestępczości od początku pandemii.

Cyberprzestępcy mają na celowniku wrażliwe małe firmy. Wiedzą, że małe firmy po prostu nie mają do dyspozycji środków do płacenia okupów ani zasobów wielkich działów IT, aby radzić sobie z poważnymi atakami. Nic dziwnego, że ze wszystkich zgłoszonych naruszeń kart kredytowych aż 95% pochodziło z małych firm.

Ponieważ 20% małych firm pada ofiarą cyberataków, a 60% z nich wypada z działalności w ciągu sześciu miesięcy, rozsądne jest posiadanie cyberbezpieczeństwa. Niepokojące jest jednak to, że 62% firm twierdzi, że nie ma aktualnej strategii cyberbezpieczeństwa – ani żadnej strategii.

Ogólnie rzecz biorąc, niezbyt kosztownym sposobem zapewnienia bezpieczeństwa firmy w tym rozproszonym świecie jest częstsze przeglądanie strategii cybernetycznej i przeprowadzanie częstszych audytów, aby szybciej wykrywać anomalie i radzić sobie z nimi. Edukowanie pracowników w zakresie najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego oraz prawidłowego monitorowania i zgłaszania wszelkich podejrzanych transakcji to dobry początek.

Srebrna podszewka jest taka, że ​​w dzisiejszych czasach małe firmy mają dostęp do wielu narzędzi SaaS, które zostały zaprojektowane w celu ochrony małych firm przed zagrożeniami cybernetycznymi. Na przykład opłacalny skaner luk w zabezpieczeniach może pomóc wykryć słabe punkty w systemach online, zanim zrobią to hakerzy, dzięki czemu możesz dokonać aktualizacji systemu, aby zapobiec atakom lub znacznie lepiej zarządzać nimi, gdy się pojawią.

Nawet jeśli na początku takie inwestycje wydają się ogromne, są warte każdego grosza w porównaniu z kosztem naruszenia bezpieczeństwa, który może być czymś więcej niż tylko pieniężnym.

3. Zabezpiecz swoją firmę przed oszustwami i chroń swoich klientów

W dzisiejszych czasach coraz częściej zdarza się, że naruszenia danych i ataki ransomware pochodzą z organizacji. Szczególnie w rozproszonym środowisku pracy, w którym masz mniejszy nadzór nad działalnością pracowników, coraz większym zagrożeniem są oszustwa.

Association of Certified Fraud Examiners twierdzi, że 71% podmiotów spodziewa się wzrostu liczby oszustw, a 51% odkryło więcej oszustw od początku pandemii.

Departament Handlu USA zauważa, że ​​firmy tracą 50 miliardów dolarów w wyniku kradzieży pracowników, a oszustwa wewnętrzne stanowią blisko 70% rocznych przypadków oszustw finansowych. Co więcej, ponieważ firmy ryzykują utratę średnio 1,5 miliona dolarów w pojedynczym przypadku oszustwa, małe firmy mają fatalny plan, gdy poufne dokumenty wpadną w niepowołane ręce.

Niezależnie od tego, czy chodzi o fałszowanie transakcji, manipulowanie wyciągami bankowymi i fakturami za pomocą oprogramowania do edycji, czy fałszowanie tożsamości, narzędzia cyfrowe, takie jak podpisy elektroniczne, mogą pomóc w zapobieganiu nieuczciwym zachowaniom.

Wiele z nich ma wbudowane ścieżki audytu, aby zagwarantować, że dokumenty i transakcje nie zostały naruszone. Wyrafinowane rozwiązania, takie jak HelloSign, są nawet wyposażone w technologię hashowania, która tworzy kopię każdej wersji dokumentu, jeśli trzeba porównać z wersją wątpliwą.

Przejdź na technologię cyfrową w bezpieczny i bezpieczny sposób

Ponieważ firmy są bardziej zmuszone do pełnego przekroczenia przepaści cyfrowej, naraża to je na poważne zagrożenia.

Dla małych firm ważniejsze niż wcześniej jest zapewnienie, że przepływy pracy są rozliczane, każdy punkt wprowadzania i wyjścia danych jest bezpieczny, dokumenty mogą być śledzone w celu ochrony wszystkich zaangażowanych, a podpisane umowy są zgodne z kim i gdzie prowadzi działalność.

Te środki są warte zainwestowania i nie zostaną cofnięte po pandemii. Małe firmy, które je posiadają, znajdą się w lepszej sytuacji na całym świecie, gdy świat wróci do siebie.

HelloSign umożliwia małym firmom przejście na cyfrowe dzięki bezpiecznym, szybkim i niezawodnym podpisom elektronicznym. Dowiedz się, jak dobrze prosperują małe i średnie firmy dzięki HelloSign.

Obraz: Depositphotos