Tres formas en que las pequeñas empresas pueden mantenerse seguras y en cumplimiento en un mundo distribuido

Para ayudar a llegar a más clientes y brindar servicios de forma remota, ahora es el momento para que las pequeñas empresas aumenten su presencia en línea.

SaaS y las integraciones de bajo costo están democratizando las herramientas comerciales digitales, brindando a las pequeñas empresas las mismas capacidades que sus contrapartes más grandes con menos riesgos. Cualquier empresa hoy en día puede aprovechar las redes sociales para construir su marca y atraer clientes con poco o, a veces, sin costo, por ejemplo.

Si bien estas herramientas tienen una ventaja significativa para las pequeñas empresas, también están creando brechas grandes y complicadas de reparar, especialmente para aquellas que operan en industrias altamente reguladas o que operan en geografías y jurisdicciones desconocidas.

A medida que se realizan más transacciones en línea y las empresas comienzan a contratar a través de líneas estatales y nacionales, las pequeñas empresas deben asegurarse de cumplir con las leyes del país.

Aquí hay tres ajustes que las pequeñas empresas pueden hacer si quieren continuar operando de manera segura y conforme a las normas en este mundo distribuido.

1. Implementar herramientas que puedan navegar regulaciones complejas

La belleza del trabajo distribuido es que no está limitado por la geografía o el tamaño de la empresa.

Las empresas, grandes y pequeñas, pueden obtener, contratar, comprar y vender a cualquier persona desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y hay algunas ventajas en esto. Según Global Workplace Analytics, un empleador típico de EE. UU. puede ahorrar un promedio de $11 000 por teletrabajador de medio tiempo por año, simplemente porque los empleados son más productivos y el ausentismo y la rotación se reducen significativamente cuando se permite que el personal trabaje de forma remota. Las empresas, a su vez, pueden ahorrar en gastos generales como el alquiler y los servicios públicos.

Sin embargo, las pequeñas empresas deben andar con cuidado cuando contratan a nivel internacional, ya que esto puede exponerlas a leyes laborales desconocidas. Del mismo modo, lo que constituye un contrato jurídicamente vinculante puede interpretarse de manera diferente de un territorio a otro.

Por ejemplo, mientras que las firmas electrónicas están reguladas tanto a nivel federal como estatal en virtud de la Ley ESIGN de ​​2000, Europa sigue los Servicios de identificación, autenticación y confianza electrónicos (eIDAS). Esta es una pieza fundamental para las pequeñas empresas que necesitan que sus acuerdos se mantengan legalmente donde operan porque, en casos graves, incumplir las reglas sin darse cuenta pone a las pequeñas empresas en riesgo de multas considerables que a menudo no pueden pagar. Por ejemplo, puede costar a las empresas hasta 14,82 millones de dólares si no cumplen con las normas de protección de datos de los clientes.

Esta es la razón por la que las pequeñas empresas deben buscar herramientas que sean flexibles y que se mantengan actualizadas funcionalmente, y que cumplan con las regulaciones legales, dado lo rápido y fluido que es el entorno digital primero de hoy.

2. Asegure sus operaciones incluso a distancia

El cambio al trabajo distribuido ha visto dispararse los riesgos de ciberseguridad.

Con el Wi-Fi doméstico de todos reemplazando una única conexión Wi-Fi en el lugar de trabajo, las áreas de superficie para ataques se han disparado para empresas de todos los tamaños a medida que más trabajan de forma remota. El FBI informó un aumento del 300 % en los delitos cibernéticos desde el comienzo de la pandemia.

Y los ciberdelincuentes tienen la vista puesta en las pequeñas empresas vulnerables. Saben que las pequeñas empresas simplemente no tienen la influencia para pagar los rescates, ni los recursos de los grandes departamentos de TI a su disposición para hacer frente a ataques graves. No es sorprendente que de todas las filtraciones de tarjetas de crédito reportadas, la friolera de 95% fueran de pequeñas empresas.

Dado que el 20 % de las pequeñas empresas son víctimas de ciberataques y, de ellas, el 60 % cierra en seis meses, es prudente contar con seguridad cibernética. Sin embargo, lo alarmante es que el 62% de las empresas dicen que no tienen una estrategia de seguridad cibernética actualizada, o ninguna estrategia en absoluto.

En general, una forma no tan costosa de mantener la seguridad del negocio en este mundo distribuido es revisar su estrategia cibernética con mayor frecuencia y realizar auditorías más regulares para que pueda detectar y tratar las anomalías más rápido. Educar a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad cibernética y cómo monitorear e informar adecuadamente cualquier transacción sospechosa es un buen lugar para comenzar.

El lado positivo es que las pequeñas empresas en estos días tienen acceso a muchas herramientas SaaS que están diseñadas para proteger a las pequeñas empresas de las amenazas cibernéticas. Por ejemplo, un escáner de vulnerabilidades rentable puede ayudarlo a detectar debilidades en sus sistemas en línea antes de que lo hagan los piratas informáticos, de modo que pueda realizar actualizaciones del sistema para ayudar a prevenir ataques o administrarlo mucho mejor cuando suceda.

Incluso cuando tales inversiones parecen considerables al principio, valen cada centavo cuando las compara con el costo de una brecha de seguridad, que también puede ser algo más que monetario.

3. Proteja su negocio contra fraudes y proteja a sus clientes

Cada vez es más común que las violaciones de datos y los ataques de ransomware provengan de la organización en estos días. Particularmente en un entorno de trabajo distribuido, donde tiene menos supervisión sobre las actividades de los empleados, el fraude es una amenaza creciente.

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados dice que el 71% de las entidades esperan que aumente el fraude, y el 51% ha descubierto más fraude desde el inicio de la pandemia.

El Departamento de Comercio de EE. UU. señala que las empresas pierden $ 50 mil millones como resultado del robo de empleados, y el fraude interno representa cerca del 70% de los casos anuales de fraude financiero. Además, dado que las empresas corren el riesgo de perder $ 1.5 millones en promedio en un solo caso de fraude, es terrible para las pequeñas empresas tener un plan cuando los documentos confidenciales caen en las manos equivocadas.

Ya sea falsificando transacciones, manipulando extractos bancarios y facturas con software de edición o falsificando identidades, las herramientas digitales como las firmas electrónicas pueden ayudar a disuadir comportamientos fraudulentos.

Muchos de ellos vienen con registros de auditoría incorporados para garantizar que el papeleo y las transacciones no hayan sido manipulados. Las soluciones sofisticadas como HelloSign incluso vienen con tecnología hash, que hace una copia de cada versión de un documento en caso de que necesite compararlo con una versión cuestionable.

Vuélvase digital de una manera segura y segura

A medida que las empresas se ven más obligadas a cruzar por completo la brecha digital, hacerlo las expone a amenazas significativas.

Es más imperativo que antes que las pequeñas empresas se aseguren de que se tengan en cuenta los flujos de trabajo, que todos los puntos de entrada y salida de datos sean seguros, que los documentos se puedan rastrear para proteger a todos los involucrados y que los contratos firmados cumplan con quién y dónde opera la empresa.

Vale la pena invertir en estas medidas y no se desharán después de la pandemia. Las pequeñas empresas que los tienen se encontrarán en una mejor posición cuando el mundo vuelva a ser el mismo.

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