Tiga Cara Usaha Kecil Dapat Tetap Aman Dan Patuh Di Dunia Terdistribusi

Untuk membantu menjangkau lebih banyak pelanggan dan menyediakan layanan dari jarak jauh, kini saatnya bagi usaha kecil untuk meningkatkan kehadiran online mereka.

SaaS dan integrasi berbiaya rendah mendemokratisasikan alat bisnis digital, memberi bisnis kecil kemampuan yang sama dengan rekan mereka yang lebih besar dengan risiko yang lebih sedikit. Bisnis apa pun saat ini dapat memanfaatkan media sosial untuk membangun mereknya dan menarik pelanggan dengan sedikit atau terkadang tanpa biaya, misalnya.

Meskipun alat ini memiliki keuntungan yang signifikan untuk bisnis kecil, alat ini juga menciptakan celah yang besar dan rumit untuk ditambal—terutama bagi mereka yang beroperasi di industri yang sangat diatur atau beroperasi di geografi dan yurisdiksi yang tidak dikenal.

Karena lebih banyak transaksi dilakukan secara online dan perusahaan mulai merekrut lintas negara bagian dan nasional, usaha kecil perlu memastikan bahwa mereka mematuhi hukum negara.

Berikut adalah tiga penyesuaian yang dapat dilakukan oleh usaha kecil jika mereka ingin melanjutkan perdagangan dengan aman dan patuh di dunia terdistribusi ini.

1. Menerapkan Alat yang Dapat Menavigasi Peraturan yang Kompleks

Keindahan pekerjaan yang didistribusikan adalah tidak dibatasi oleh geografi atau ukuran perusahaan.

Bisnis, besar dan kecil, dapat mencari, menyewa, membeli, dan menjual kepada siapa saja dari mana saja dan kapan saja. Dan ada beberapa keuntungan untuk ini. Menurut Global Workplace Analytics, perusahaan AS biasa dapat menghemat rata-rata $ 11.000 per paruh waktu telecommuter per tahun, hanya karena karyawan lebih produktif, dan ketidakhadiran dan pergantian berkurang secara signifikan ketika staf diizinkan bekerja dari jarak jauh. Bisnis pada gilirannya dapat menghemat biaya overhead seperti sewa dan utilitas.

Namun, usaha kecil perlu melangkah dengan hati-hati ketika mereka mempekerjakan secara internasional, karena ini dapat membuka mereka terhadap undang-undang ketenagakerjaan yang tidak dikenal. Dalam nada yang sama, apa yang merupakan kontrak yang mengikat secara hukum dapat ditafsirkan secara berbeda dari satu wilayah ke wilayah lain.

Misalnya, sementara eSignatures diatur di tingkat federal dan negara bagian di bawah ESIGN Act of 2000, Eropa, mengikuti Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (eIDAS). Ini adalah bagian penting untuk usaha kecil yang membutuhkan kesepakatan mereka untuk secara hukum bertahan di tempat mereka beroperasi karena dalam kasus yang serius, secara tidak sengaja melanggar aturan menempatkan usaha kecil pada risiko denda yang cukup besar yang seringkali tidak mampu mereka bayar. Misalnya, perusahaan dapat menelan biaya sebesar $14,82 juta jika mereka tidak mematuhi peraturan perlindungan data pelanggan.

Inilah sebabnya mengapa usaha kecil harus mencari alat yang fleksibel dan secara konsisten terus diperbarui secara fungsional, dan untuk memenuhi peraturan hukum, mengingat betapa cepat dan lancarnya lingkungan digital pertama saat ini.

2. Amankan Operasi Anda Bahkan dari Jarak Jauh

Pergeseran ke pekerjaan terdistribusi telah membuat risiko keamanan siber melonjak.

Dengan Wi-Fi rumah semua orang menggantikan satu koneksi Wi-Fi tempat kerja, area permukaan untuk serangan telah meledak untuk bisnis dari semua ukuran karena lebih banyak yang bekerja dari jarak jauh. FBI melaporkan peningkatan 300% dalam kejahatan dunia maya sejak awal pandemi.

Dan penjahat dunia maya mengincar bisnis kecil yang rentan. Mereka tahu bahwa usaha kecil tidak memiliki pengaruh untuk membayar uang tebusan, atau sumber daya departemen TI besar yang mereka miliki untuk mengatasi serangan serius. Tidak mengherankan bahwa dari semua pelanggaran kartu kredit yang dilaporkan, 95% berasal dari usaha kecil.

Dengan 20% usaha kecil menjadi korban serangan siber dan di antaranya, 60% gulung tikar dalam enam bulan, adalah bijaksana untuk menerapkan keamanan siber. Namun, hal yang mengkhawatirkan adalah 62% perusahaan mengatakan bahwa mereka tidak memiliki strategi keamanan siber yang mutakhir—atau strategi apa pun sama sekali.

Secara keseluruhan, cara yang tidak terlalu mahal untuk menjaga keamanan bisnis di dunia terdistribusi ini adalah dengan meninjau strategi dunia maya Anda lebih sering dan melakukan audit yang lebih teratur sehingga Anda dapat mendeteksi dan menangani anomali lebih cepat. Mendidik karyawan tentang praktik terbaik keamanan dunia maya dan cara memantau dan melaporkan dengan benar setiap transaksi yang mencurigakan adalah awal yang baik.

Sisi baiknya adalah, usaha kecil saat ini memiliki akses ke banyak alat SaaS yang dirancang untuk melindungi usaha kecil dari ancaman dunia maya. Misalnya, pemindai kerentanan yang hemat biaya dapat membantu menemukan kelemahan dalam sistem online Anda sebelum peretas melakukannya sehingga Anda dapat membuat pembaruan sistem untuk membantu mencegah serangan, atau mengelolanya dengan lebih baik saat itu terjadi.

Bahkan ketika investasi semacam itu pada awalnya tampak besar dan kuat, mereka bernilai setiap sen ketika Anda membandingkannya dengan biaya pelanggaran keamanan, yang juga bisa lebih dari sekadar uang.

3. Tahan Penipuan Bisnis Anda dan Lindungi Pelanggan Anda

Semakin umum pelanggaran data dan serangan ransomware datang dari dalam organisasi akhir-akhir ini. Dalam lingkungan kerja terdistribusi khususnya, di mana Anda memiliki pengawasan yang lebih sedikit atas aktivitas karyawan, penipuan adalah ancaman yang berkembang.

Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat mengatakan 71% entitas memperkirakan penipuan akan meningkat, dan 51% telah menemukan lebih banyak penipuan sejak awal pandemi.

Departemen Perdagangan AS mencatat bahwa bisnis kehilangan $50 miliar sebagai akibat dari pencurian karyawan, dengan penipuan internal terhitung hampir 70% dari kasus penipuan keuangan tahunan. Selain itu, dengan perusahaan yang mempertaruhkan kerugian rata-rata $1,5 juta dalam satu kasus penipuan, sangat mengerikan bagi usaha kecil untuk memiliki rencana saat dokumen sensitif jatuh ke tangan yang salah.

Baik itu memalsukan transaksi, memanipulasi laporan mutasi bank dan faktur dengan perangkat lunak pengeditan, atau memalsukan identitas, alat digital seperti eSignatures dapat membantu mencegah perilaku curang.

Banyak dari mereka datang dengan built-in audit trails untuk menjamin dokumen dan transaksi tidak dirusak. Solusi canggih seperti HelloSign bahkan hadir dengan teknologi hashing, yang membuat salinan setiap versi dokumen jika Anda perlu membandingkan dengan versi yang meragukan.

Go Digital dengan Cara yang Aman dan Terjamin

Karena bisnis lebih dipaksa untuk sepenuhnya melintasi kesenjangan digital, hal itu membuat mereka menghadapi ancaman yang signifikan.

Lebih penting daripada sebelumnya bagi usaha kecil untuk memastikan alur kerja diperhitungkan, setiap entri data dan titik keluar aman, dokumen dapat dilacak untuk melindungi semua orang yang terlibat, dan kontrak yang ditandatangani sesuai dengan siapa dan di mana bisnis beroperasi.

Langkah-langkah ini layak untuk diinvestasikan dan tidak akan dibatalkan pasca-pandemi. Usaha kecil yang memilikinya akan menemukan diri mereka dalam posisi yang lebih baik di seluruh dunia ketika dunia kembali ke dirinya sendiri lagi.

HelloSign mendukung peralihan bisnis kecil ke digital dengan eSignatures yang aman, cepat, dan andal. Cari tahu bagaimana UKM berkembang dengan HelloSign.

Gambar: Depositphotos