Drei Möglichkeiten, wie kleine Unternehmen in einer verteilten Welt sicher und konform bleiben können

Um mehr Kunden zu erreichen und Dienstleistungen aus der Ferne anzubieten, ist es jetzt an der Zeit für kleine Unternehmen, ihre Online-Präsenz zu erhöhen.

SaaS und Low-Cost-Integrationen demokratisieren digitale Business-Tools und geben kleinen Unternehmen die gleichen Möglichkeiten wie ihre größeren Pendants mit weniger Risiken. Jedes Unternehmen kann heute beispielsweise soziale Medien nutzen, um seine Marke aufzubauen und Kunden mit geringen oder manchmal gar keinen Kosten zu gewinnen.

Während diese Tools einen erheblichen Vorteil für kleine Unternehmen bieten, schaffen sie auch große und komplizierte Lücken, die gepatcht werden müssen – insbesondere für diejenigen, die in stark regulierten Branchen oder in unbekannten Regionen und Gerichtsbarkeiten tätig sind.

Da immer mehr Transaktionen online abgewickelt werden und Unternehmen anfangen, über staatliche und nationale Grenzen hinweg einzustellen, müssen kleine Unternehmen sicherstellen, dass sie sich an die Gesetze des Landes halten.

Hier sind drei Anpassungen, die kleine Unternehmen vornehmen können, wenn sie in dieser verteilten Welt weiterhin sicher und konform handeln wollen.

1. Implementieren Sie Tools, die durch komplexe Vorschriften navigieren können

Das Schöne an verteilter Arbeit ist, dass sie nicht durch die geografische Lage oder die Größe des Unternehmens begrenzt ist.

Unternehmen, ob groß oder klein, können von überall und jederzeit aus Quellen beziehen, einstellen, kaufen und an jeden verkaufen. Und das hat einige Vorteile. Laut Global Workplace Analytics kann ein typischer US-Arbeitgeber durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Halbzeit-Telearbeiter pro Jahr einsparen, einfach weil die Mitarbeiter produktiver sind und Fehlzeiten und Fluktuation erheblich reduziert werden, wenn die Mitarbeiter remote arbeiten dürfen. Unternehmen wiederum können Gemeinkosten wie Miete und Nebenkosten einsparen.

Kleine Unternehmen müssen jedoch vorsichtig vorgehen, wenn sie international einstellen, da dies sie für unbekannte Arbeitsgesetze öffnen kann. Ebenso kann das, was einen rechtsverbindlichen Vertrag ausmacht, von einem Gebiet zum anderen unterschiedlich ausgelegt werden.

Während beispielsweise elektronische Signaturen sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene unter dem ESIGN-Gesetz von 2000 geregelt sind, folgt Europa den elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdiensten (eIDAS). Dies ist ein entscheidender Punkt für kleine Unternehmen, die ihre Geschäfte benötigen, um dort, wo sie tätig sind, rechtlich zu bestehen, da kleine Unternehmen in schwerwiegenden Fällen durch versehentliches Missachten der Regeln dem Risiko beträchtlicher Geldstrafen ausgesetzt sind, die sie sich oft nicht leisten können. Beispielsweise kann es Unternehmen bis zu 14,82 Millionen US-Dollar kosten, wenn sie die Datenschutzbestimmungen der Kunden nicht einhalten.

Aus diesem Grund müssen kleine Unternehmen angesichts der Schnelllebigkeit und Fluidität der heutigen Digital-First-Umgebung nach Tools suchen, die flexibel sind und ständig funktional auf dem neuesten Stand gehalten werden und die gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

2. Sichern Sie Ihren Betrieb auch aus der Ferne

Die Verlagerung hin zu verteilter Arbeit hat zu einem Anstieg der Cybersicherheitsrisiken geführt.

Da das Heim-Wi-Fi eines jeden eine einzelne Wi-Fi-Verbindung am Arbeitsplatz ersetzt, sind die Angriffsflächen für Unternehmen jeder Größe explodiert, da immer mehr aus der Ferne arbeiten. Das FBI meldete einen Anstieg der Cyberkriminalität um 300 % seit Beginn der Pandemie.

Und Cyberkriminelle haben es auf anfällige kleine Unternehmen abgesehen. Sie wissen, dass kleine Unternehmen einfach nicht über die Hebelwirkung verfügen, um Lösegelder zu zahlen, und dass ihnen die Ressourcen großer IT-Abteilungen nicht zur Verfügung stehen, um ernsthafte Angriffe abzuwehren. Es ist nicht verwunderlich, dass satte 95 % aller gemeldeten Kreditkartenverletzungen von kleinen Unternehmen stammten.

Da 20 % der kleinen Unternehmen Opfer von Cyberangriffen werden und davon 60 % innerhalb von sechs Monaten ihr Geschäft aufgeben, ist es ratsam, über Cybersicherheit zu verfügen. Das Besorgniserregende ist jedoch, dass 62 % der Unternehmen sagen, dass sie keine aktuelle Cybersicherheitsstrategie haben – oder überhaupt keine Strategie.

Insgesamt gesehen besteht eine nicht so kostspielige Möglichkeit, das Unternehmen in dieser verteilten Welt zu schützen, darin, Ihre Cyberstrategie häufiger zu überprüfen und regelmäßiger Audits durchzuführen, damit Sie Anomalien schneller erkennen und beheben können. Die Schulung der Mitarbeiter über Best Practices für Cybersicherheit und die ordnungsgemäße Überwachung und Meldung verdächtiger Transaktionen ist ein guter Anfang.

Der Silberstreif am Horizont ist, dass kleine Unternehmen heutzutage Zugriff auf viele SaaS-Tools haben, die darauf ausgelegt sind, kleine Unternehmen vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Ein kostengünstiger Schwachstellen-Scanner kann beispielsweise dabei helfen, Schwachstellen in Ihren Online-Systemen zu erkennen, bevor die Hacker dies tun, sodass Sie Systemaktualisierungen vornehmen können, um Angriffe zu verhindern, oder es viel besser verwalten können, wenn es passiert.

Auch wenn solche Investitionen auf den ersten Blick hoch erscheinen, sind sie jeden Cent wert, wenn man sie mit den Kosten einer Sicherheitsverletzung vergleicht, die auch mehr als nur monetär sein können.

3. Machen Sie Ihr Unternehmen betrugssicher und schützen Sie Ihre Kunden

Heutzutage kommt es immer häufiger vor, dass Datenschutzverletzungen und Ransomware-Angriffe von innerhalb des Unternehmens ausgehen. Insbesondere in einer verteilten Arbeitsumgebung, in der Sie weniger Kontrolle über die Aktivitäten der Mitarbeiter haben, ist Betrug eine wachsende Bedrohung.

Laut der Association of Certified Fraud Examiners erwarten 71 % der Unternehmen, dass Betrug zunehmen wird, und 51 % haben seit Beginn der Pandemie mehr Betrug aufgedeckt.

Das US-Handelsministerium stellt fest, dass Unternehmen durch Mitarbeiterdiebstahl 50 Milliarden US-Dollar verlieren, wobei fast 70 % der jährlichen Finanzbetrugsfälle auf internen Betrug entfallen. Darüber hinaus riskieren Unternehmen, bei einem einzigen Betrugsfall durchschnittlich 1,5 Millionen US-Dollar zu verlieren, und es ist für kleine Unternehmen schlimm, einen Plan zu haben, wenn sensible Dokumente in die falschen Hände geraten.

Ob es darum geht, Transaktionen zu fälschen, Kontoauszüge und Rechnungen mit Bearbeitungssoftware zu manipulieren oder Identitäten zu fälschen, digitale Tools wie eSignaturen können dazu beitragen, betrügerisches Verhalten zu verhindern.

Viele von ihnen verfügen über integrierte Audit-Trails, um sicherzustellen, dass Papierkram und Transaktionen nicht manipuliert wurden. Anspruchsvolle Lösungen wie HelloSign verfügen sogar über eine Hashing-Technologie, die eine Kopie jeder Version eines Dokuments erstellt, falls Sie sie mit einer fragwürdigen Version vergleichen müssen.

Gehen Sie auf sichere Weise digital

Da Unternehmen stärker gezwungen sind, die digitale Kluft vollständig zu überwinden, sind sie dadurch erheblichen Bedrohungen ausgesetzt.

Für kleine Unternehmen ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Arbeitsabläufe berücksichtigt werden, jeder Dateneingangs- und -ausgangspunkt sicher ist, Dokumente nachverfolgt werden können, um alle Beteiligten zu schützen, und unterzeichnete Verträge mit wem und wo das Unternehmen tätig ist, konform sind.

Diese Maßnahmen sind eine Investition wert und werden auch nach einer Pandemie nicht rückgängig gemacht. Kleine Unternehmen, die sie haben, werden sich überall in einer besseren Position wiederfinden, wenn die Welt wieder bei sich ist.

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