Как эффективно управлять фрилансерами в команде

Недавний отчет, опубликованный Союзом фрилансеров вместе с Upwork, показывает, что более 35% рабочей силы в США работают фрилансерами. Ожидается, что это число удвоится в течение следующих четырех лет. Это просто означает, что компаниям нужно научиться управлять фрилансерами уже сейчас, если они хотят добиться успеха. В 2020 году гиг-экономика уже составляла 1,3 триллиона долларов.

Хотя фрилансеры могут повысить ценность вашей организации, вам необходимо иметь четкий и четко определенный ответ на вопрос «Как управлять фрилансерами в вашей организации».

Наем внештатной команды для проектов в таких областях, как графический дизайн, дизайн веб-сайтов, маркетинг, разработка и создание контента, является эффективным и экономичным решением. Некоторые другие неотъемлемые преимущества найма удаленной команды фрилансеров включают в себя:

• Это снижает расходы на заработную плату и позволяет владельцу бизнеса достигать большего с меньшими затратами.
• Фрилансеры — это квалифицированные ресурсы для определенных функций, где вам может понадобиться помощь.
• В большинстве случаев фрилансеры работают удаленно, и вам не нужно выделять дополнительные ресурсы вроде офисных помещений или компьютеров.
• Они работают по гибкому графику. Например, найм фрилансера в другом часовом поясе для управления вашими учетными записями в социальных сетях означает, что за учетными записями будут следить даже в нерабочее время.

Привлечение фрилансеров для начала небольших проектов позволяет вам оценить и определить, кто соответствует потребностям вашей организации на основе их навыков и личных качеств.

В этой статье приведены советы о том, как управлять фрилансерами. Мы также познакомим вас с лучшим программным обеспечением для удаленной работы, которое поможет вам разработать эффективный процесс поиска и найма подходящих фрилансеров.

Давайте погрузимся.

5 советов, как легко управлять фрилансерами

Первый шаг к эффективному сотрудничеству с гиг-экономикой — четко определить свой проект и донести его до фрилансеров, с которыми вы работаете. Аутсорсинг рабочих мест фрилансерам требует ясности цели и результатов как внутри организации, так и с фрилансерами. С учетом сказанного давайте теперь рассмотрим пять советов по эффективному управлению вашими внештатными ресурсами.

1. Выстраивайте отношения с фрилансерами

Посмотрите на фрилансера как на своего делового партнера, даже если вы работаете с индивидуальным предпринимателем. Развивайте отношения с фрилансерами так же, как с продавцами, поставщиками или постоянными клиентами. Это становится еще более актуальным, если вы собираетесь пользоваться их услугами на постоянной основе.

Даже если они не работают на полную ставку, считайте фрилансера частью вашей внутренней команды. Потраченное время и знакомство с ним как с личностью принесет богатые дивиденды в долгосрочной перспективе. Это также помогает интегрировать фрилансера в ваши рабочие процессы.

Признание также имеет большое значение. Поблагодарите своих фрилансеров за их прекрасную работу. Вы также должны быть заинтересованы в том, чтобы помочь им выполнить свои задачи. Это означает предоставление всех необходимых ресурсов.

Найдите общие интересы и используйте их для создания положительной связи. Более высокий уровень вовлеченности сделает фрилансера более отзывчивым к вашим потребностям и окажет положительное влияние на своевременную доставку и качество работы.

2. Предоставьте четко определенный объем проекта

Начните взаимодействие с определенными деталями проекта, которые охватывают такие вопросы, как общий объем проекта, результаты и требуемые сроки. Объясните, как вы будете оценивать качество работы, чтобы конечный результат соответствовал вашим ожиданиям.

Используйте стандартный подход к управлению проектами, который довольно легко сделать с большинством программного обеспечения для управления клиентами. Разбейте общий объем работ на более мелкие линейные этапы с определенной временной шкалой для завершения каждого этапа. Определите требования высокого уровня и переходите к специфике. Убедитесь, что охвачены следующие области:

• Навыки и знания, необходимые для проекта
• Инструменты и программное обеспечение, необходимые фрилансерам для проекта.
• Ваше руководство по стилю, чтобы контент соответствовал ожиданиям вашего бренда.
• Время, когда фрилансер должен быть доступен для обсуждения с руководителем вашей команды или членами команды
• Завершение задачи и срок проекта
• Окончательный процесс утверждения

Убедитесь, что вышеупомянутые пункты включены в описание вакансии, которое вы размещаете в Интернете. Описание работы должно включать технические навыки, которые вы ищете, и описание процесса, которому должен следовать фрилансер.

Четко определите все результаты и то, как вы будете оценивать каждый результат. Это позволяет всем заинтересованным сторонам: фрилансеру, руководителю группы и организации быть на одной волне.

3. Заполните документацию

Важно предоставить фрилансеру всю соответствующую документацию, которая позволит ему точно завершить ваш проект. Например, если вы работаете с внештатными писателями, важно предоставить им редакционные правила, в которых указаны такие вещи, как шрифт, грамматика и тон.

Между тем, документация для программистов и веб-дизайнеров должна разъяснять такие области, как добавление заметок в свой код. Или включите в код элементы, которые позволят вашей команде разработчиков использовать и обновлять код в будущем.

Четкость вашей документации устраняет потенциальные области путаницы для фрилансеров и упрощает последующую работу для вашей команды.

4. Определите свои ожидания и установите бюджет

Цели проекта, объем и бюджет являются важными элементами вашего внештатного контракта. С точки зрения фрилансера, это не позволяет компании добавлять в проект дополнительную работу. С точки зрения компании, он четко определяет сроки и ожидания.

Хорошие компании будут уважать время фрилансера и пересматривать бюджет и сроки, если потребуется дополнительная работа. Согласуйте свой бюджет с деталями проекта, упомянутыми выше, чтобы все были согласны с тем, что покрывается.

Некоторые компании платят фрилансеру почасово. Любой пересмотр содержания проекта должен автоматически приводить к пересмотру графика проекта. Следовательно, если 40-часовой проект сокращается до 42 часов, фрилансеру следует компенсировать дополнительные часы.

Компания и фрилансер обязаны определить, какой объем работы может быть выполнен в рамках почасового распределения проекта. В случае каких-либо задержек фрилансер может заранее сообщить о проблемах.

5. Обеспечьте активную коммуникацию

Определите предпочитаемый канал связи, по которому фрилансеры смогут легко связаться с вами. Например, если вы обычно общаетесь по электронной почте, поделитесь своим адресом электронной почты в первом сообщении перед началом проекта.

Это позволит вам устранять любые проблемы с доставкой во время проекта. Проактивное общение с клиентами помогает вам создать надежную репутацию у фрилансеров.

Некоторые инструменты управления проектами, такие как Asana, имеют встроенные функции обмена сообщениями. Это позволяет участникам проекта отмечать друг друга в комментариях для прямого уведомления. Slack — еще одна полезная платформа для совместной работы для людей, выполняющих несколько задач ежечасно и ежедневно.

Старайтесь поддерживать узкую полосу каналов связи со всеми внештатными работниками. Это предотвращает пропуск важных уведомлений.

Это также уменьшает количество платформ, которые вам нужно проверять на наличие сообщений. Когда вы смотрите на то, как управлять фрилансерами, инструмент, который вы используете, менее важен, чем способность активно и регулярно общаться.

Еще один совет о том, как управлять фрилансерами, — назначать еженедельные встречи для обсуждения хода проекта и решения любых проблем, с которыми сталкивается фрилансер.

Как управлять фрилансерами с помощью этих инструментов

Инструменты для совместной работы и управления проектами необходимы для успешного проекта. Они поддерживают эффективное управление проектами, активную и своевременную коммуникацию и эффективное отслеживание времени. Давайте рассмотрим пять инструментов для этих трех функций.

Trello: платформа для совместной работы

Trello — это инструмент для совместной работы в стиле канбан, который разбивает задачи на доски, списки и карточки. При управлении проектами Канбан у каждой темы есть своя доска, а внутри доски есть списки карточек для конкретных задач, связанных с темой. Определение того, как эффективно управлять фрилансерами, безусловно, требует надлежащей организации.

Списки представляют собой линейный рабочий процесс, и по мере того, как задача приближается к завершению, соответствующая карточка перемещается по последовательным спискам. Это дает представление в режиме реального времени о том, где находится данная задача.

Бесплатный план Trello мощный и простой в использовании. Это позволяет вам легко перетаскивать карточки в разные списки, позволяя вам проверять точный статус каждого проекта.

Допустим, внештатный автор контента работает над несколькими блогами. В Trello у блога будет своя карточка, а списки можно разбить на исследования, написание, редактирование и отправку. Это дает четкое представление о точном статусе каждого сообщения в блоге.

Basecamp: платформа для совместной работы

Basecamp — это эффективный и минималистичный инструмент для управления проектами. Он ориентирован на простоту и удобство использования. Его функции тщательно отобраны, чтобы обеспечить все необходимое для управления проектами, исключая при этом все лишние функции, которые усложняют платформу. Это делает платформу удобной в использовании.

С Basecamp клиенты могут легко организовать все свои проекты и фрилансеров. Это предпочтительная платформа управления проектами как для малого бизнеса, так и для фрилансеров.

Еще одним преимуществом Basecamp является то, что он также предоставляет клиентам ограниченный доступ к проектам. Следовательно, фрилансер может пригласить клиента для обсуждения и поделиться файлами, связанными с проектом, сохраняя конфиденциальность внутренней информации, такой как контрольный список и календарь.

Фрилансеры могут использовать Basecamp для разделения своих клиентов по разным организациям, и внутри каждой организации они могут создавать ярлыки и проекты. Все важные элементы управления проектами, включая файлы, обсуждения, списки дел и сроки, можно аккуратно организовать в Basecamp.

Существует также функция командного календаря, в которой отображается важная информация, например время отпуска для фрилансеров.

Скайп: коммуникационная платформа

Skype позволяет бесплатно звонить и отправлять сообщения другим пользователям Skype, независимо от того, где они находятся. Все, что вам нужно, это хорошее подключение к Интернету. Вы можете использовать Skype для телефонных звонков через Интернет со своими фрилансерами во время совместного использования экрана.

При регистрации в Skype вы получите онлайн-номер мобильного телефона. Пользователи, не являющиеся пользователями Skype, могут использовать этот номер для связи с вами.

Функциональность группового чата хорошо подходит для фрилансера, который хочет связаться с внутренней командой клиента. Вы можете настроить эту функцию в соответствии с вашими потребностями.

Фрилансеры могут создать две учетные записи в Skype, одну для личного использования и одну для своей профессиональной сети. Это дает им дополнительную гибкость, поскольку они могут войти в свою личную учетную запись на своем мобильном телефоне, сохраняя при этом свою профессиональную сеть на своем ноутбуке.

Skype — отличное приложение для обмена сообщениями, видеоконференций и получения быстрых ответов на ваши вопросы.

Slack: коммуникационная платформа

Когда вы учитесь управлять фрилансерами, Slack просто необходим. Slack — это приложение для группового обмена сообщениями, которое идеально подходит для общения с отдельными клиентами и командами. Он удобен и прост в использовании для быстрой связи. Фрилансеры считают его идеальным для совместной работы со своими клиентами и удаленными командами.

У Slack есть несколько замечательных качеств. Думайте о Slack как о виртуальном чате с независимыми темами и обсуждениями для разных клиентов. Это также отличный инструмент для виртуального тимбилдинга. Один внештатный сотрудник может использовать его функции для связи с другими внештатными сотрудниками и быстрого получения ответов на их вопросы.

Hubstaff: инструмент для отслеживания времени

Hubstaff — это простой в использовании инструмент для отслеживания времени, позволяющий отслеживать ваше виртуальное время и повышать производительность. Вы можете использовать таймеры на своих компьютерах или функцию «на ходу» на мобильных устройствах. Вы также можете отслеживать время, затрачиваемое на конкретные задачи и проекты для каждого фрилансера, с которым вы работаете. Инструмент также позволяет загружать настраиваемые отчеты о времени.

Помимо функции отслеживания времени, Hubstaff также поддерживает автоматическое выставление счетов и начисление заработной платы. Вы также можете делать скриншоты и записывать уровень своей активности за день.

Фрилансеры считают, что Hubstaff удобен для отслеживания времени и составления отчетов для своих клиентов, включая постоянных клиентов. Инструмент использует вашу почасовую ставку, чтобы проверить, какие клиенты занимают большую часть вашего времени, и соответствует ли время, посвященное клиенту, их доходам.

Инструмент интегрируется с платформами для совместной работы, такими как Trello. Просто нажмите «Старт», когда начнете работать, и остановитесь, когда закончите. Вы также можете поставить таймер на паузу, когда делаете перерыв. Программное обеспечение рассчитывает вашу почасовую ставку и время, затраченное на каждый проект. Это дает вам еженедельный оплачиваемый отчет.

Hubstaff также синхронизируется с PayPal и записывает полученные вами платежи, показывая просроченные и требующие вашего контроля.

Выберите инструменты, которые лучше всего подходят для вас и вашей команды фрилансеров.

Как найти и нанять подходящих фрилансеров для вашей команды

Наконец, давайте рассмотрим лучшие практики, которым вы хотели бы следовать при найме фрилансера в свою команду. Вот список некоторых популярных веб-сайтов для фрилансеров, а также типы профессионалов, которых вы там найдете.

• Upwork — широкий выбор профессионалов из разных направлений
• Вакансии на GitHub — разработчики веб-сайтов
• Dribbble — дизайнеры, иллюстраторы и художники
• Aquent – ​​профессионалы в области маркетинга
• Assemble.tv – специалисты по медиапроизводству
• Служба поддержки – специалисты по поддержке клиентов
• BloggingPro — авторы контента

Каждый веб-сайт работает по-разному после того, как вы опубликуете свою вакансию. Некоторые позволяют фрилансерам связываться с вами и отправлять свои резюме и образцы работ. Другие позволяют фрилансерам присылать вам свои заявки и предложения по проектам.

Третий тип веб-сайтов включает в себя торговые площадки для фрилансеров — они позволяют просматривать профили фрилансеров и образцы работ. Затем вы можете выбрать фрилансеров, с которыми хотите связаться.

При наборе фрилансеров с этих веб-сайтов важно выбрать того, кто обладает необходимыми навыками и опытом. Также хорошо найти кого-то, кто будет хорошо взаимодействовать с вашей внутренней командой, если они будут работать вместе. Вот несколько советов по подбору персонала для фрилансеров:

Проверить отзывы

Обязательно просмотрите отзывы, оставленные предыдущими клиентами. Если большинство отзывов прошлых клиентов положительные, можно с уверенностью предположить, что фрилансер хорошо справляется со своей работой. Вы можете связаться с ними и начать процесс найма.

Проверьте их профили в социальных сетях

Проверяйте их профили в Facebook, LinkedIn, Twitter и Instagram и ищите красные флажки. Например, если на большинстве их фотографий они ежедневно пьют и веселятся с друзьями, возможно, стоит дважды подумать, прежде чем нанимать их для проекта. Фрилансер с бурной жизнью может быть не в состоянии уделить время и внимание, необходимые для вашего проекта.

Проверьте их образование и опыт

Проверьте опубликованное резюме фрилансера, чтобы увидеть его опыт и уровень образования. Имейте в виду, что опытные фрилансеры могли бы научиться ремеслу благодаря эффективной практике, даже если их уровень образования ограничен.

С другой стороны, высокообразованные люди могут иметь ограниченный опыт работы. Вам нужно найти баланс между ними.

Запрос образцов работ

Обязательно запросите соответствующие образцы работ у фрилансера. Например, при найме внештатного веб-разработчика попросите образец кода. Это даст вам тему для обсуждения во время технического собеседования. Затем вы можете спросить их, почему они выбрали именно это решение, а не альтернативное.

Точно так же с внештатными авторами попросите их предоставить образцы опубликованных статей, чтобы проверить, создают ли они убедительный, оптимизированный для SEO контент. Вы также можете попросить их прислать вам наиболее примечательные вырезки.

При поиске дизайнеров, иллюстраторов или аниматоров для дизайнерских проектов попросите их прислать образцы своих работ. Вы поняли идею.

Вывод

Оптимизация процесса управления фрилансерами может потребовать определенных усилий и подготовки, но в долгосрочной перспективе это принесет большие дивиденды. Это еще более важно, если ваша компания будет работать с фрилансерами в постоянном процессе.

Как только вы осознаете преимущества найма фрилансеров (их много), вам также потребуется выделить годовой бюджет для фрилансеров. Затем вам нужно будет подтвердить, что вы нанимаете подходящих людей для работы, а затем предоставить им четкие рекомендации, цели и сроки.

Обратите особое внимание при отборе и наборе фрилансеров. Потому что, когда вы нанимаете правильных людей, управлять фрилансом будет легко. Удачи.

Поддержать разговор...

Более 10 000 из нас ежедневно общаются в нашей бесплатной группе Facebook, и мы будем рады видеть вас там. Присоединяйтесь к нам!