So managen Sie Freelancer effektiv als Team

Ein kürzlich von der Freelancers Union mit Upwork veröffentlichter Bericht zeigt, dass über 35 % der US-Belegschaft als Freiberufler tätig sind. Auch diese Zahl soll sich in den nächsten vier Jahren verdoppeln. Das bedeutet nur, dass Unternehmen schon jetzt lernen müssen, wie man Freelancer führt, wenn sie erfolgreich sein wollen. Die Gig Economy war im Jahr 2020 bereits eine 1,3-Billionen-Dollar-Domäne.

Während Freiberufler einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können, benötigen Sie eine klare und klar definierte Antwort auf die Frage „Wie man Freiberufler in Ihrem Unternehmen verwaltet“.

Die Einstellung eines freiberuflichen Teams für Projekte in Bereichen wie Grafikdesign, Website-Design, Marketing, Entwickler und Inhaltserstellung ist eine effiziente und kostengünstige Lösung. Einige andere inhärente Vorteile der Einstellung eines Remote-Teams von Freiberuflern sind:

• Es senkt die Lohnkosten und ermöglicht es dem Geschäftsinhaber, mit geringeren Kosten mehr zu erreichen.
• Freiberufler sind qualifizierte Ressourcen für bestimmte Funktionen, bei denen Sie möglicherweise Hilfe benötigen.
• In den meisten Fällen arbeiten Freiberufler remote, und Sie müssen keine zusätzlichen Ressourcen wie Büroräume oder Computer zuweisen.
• Sie arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten. Wenn Sie beispielsweise einen Freiberufler in einer anderen Zeitzone einstellen, um Ihre Social-Media-Konten zu verwalten, bedeutet dies, dass die Konten auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten betreut werden.

Wenn Sie zunächst Freiberufler für kleine Projekte engagieren, können Sie anhand ihrer Fähigkeiten und ihrer Persönlichkeit bewerten und identifizieren, wer zu Ihren organisatorischen Anforderungen passt.

Dieser Artikel enthält Tipps zur Verwaltung von Freiberuflern. Wir führen Sie auch durch die beste Remote-Work-Software, die Ihnen hilft, einen effizienten Prozess zu entwickeln, um die richtigen Freiberufler zu finden und einzustellen.

Tauchen wir ein.

5 Tipps, wie du Freelancer mühelos managen kannst

Der erste Schritt zu einer effektiven Zusammenarbeit mit der Gig Economy besteht darin, Ihr Projekt klar zu definieren und es den Freelancern zu vermitteln, mit denen Sie zusammenarbeiten. Die Auslagerung von Jobs an Freiberufler erfordert Klarheit über den Zweck und die Ergebnisse sowohl innerhalb der Organisation als auch bei den Freiberuflern. Lassen Sie uns nun einen Blick auf fünf Tipps zur effizienten Verwaltung Ihrer freiberuflichen Ressourcen werfen.

1. Bauen Sie Beziehungen zu Freiberuflern auf

Betrachten Sie den Freelancer als Ihren Geschäftspartner, auch wenn Sie mit einem Solopreneur zusammenarbeiten. Pflegen Sie Beziehungen zu Freiberuflern genauso wie zu Anbietern, Lieferanten oder Stammkunden. Dies wird noch relevanter, wenn Sie ihre Dienste dauerhaft nutzen.

Auch wenn es sich nicht um Vollzeitangestellte handelt, betrachten Sie den Freiberufler als Teil Ihres internen Teams. Sich die Zeit zu nehmen und sie als Person kennenzulernen, wird sich langfristig auszahlen. Es hilft auch bei der Integration des Freelancers in Ihre Arbeitsabläufe.

Auch Wertschätzung geht weit. Schätzen Sie Ihre Freiberufler für ihre großartige Arbeit. Sie sollten sich auch dafür einsetzen, ihnen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu helfen. Das bedeutet, alle Ressourcen bereitzustellen, die sie benötigen.

Finde gemeinsame Interessengebiete und nutze sie, um eine positive Verbindung aufzubauen. Ein höheres Maß an Engagement lässt den Freelancer besser auf Ihre Bedürfnisse eingehen und wirkt sich positiv auf die pünktliche Lieferung und Qualität der Arbeit aus.

2. Stellen Sie einen klar definierten Projektumfang bereit

Beginnen Sie Ihr Engagement mit definierten Projektdetails, die Themen wie den Gesamtprojektumfang, Leistungen und erforderliche Zeitpläne abdecken. Legen Sie fest, wie Sie die Arbeitsqualität bewerten werden, um sicherzustellen, dass das Endergebnis Ihren Erwartungen entspricht.

Verwenden Sie einen Standard-Projektmanagement-Ansatz, der mit den meisten Client-Management-Programmen ziemlich einfach zu bewerkstelligen ist. Unterteilen Sie den Gesamtumfang in kleinere lineare Phasen mit einem definierten Zeitplan für den Abschluss jeder Phase. Definieren Sie die allgemeinen Anforderungen und arbeiten Sie sich in die Einzelheiten vor. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Bereiche abgedeckt sind:

• Fähigkeiten und Kenntnisse, die für das Projekt erforderlich sind
• Tools und Software, die Freiberufler für das Projekt benötigen.
• Ihr Styleguide, um sicherzustellen, dass der Inhalt mit Ihren Markenerwartungen übereinstimmt.
• Zeiten, in denen der Freiberufler für Gespräche mit Ihrem Teamleiter oder Teammitgliedern zur Verfügung stehen sollte
• Aufgabenabschluss und Projekttermin
• Endgültiger Genehmigungsprozess

Stellen Sie sicher, dass die oben genannten Punkte in der Stellenbeschreibung enthalten sind, die Sie online veröffentlichen. Die Stellenbeschreibung sollte die technischen Fähigkeiten enthalten, die Sie suchen, und einen Überblick über den Prozess geben, dem der Freiberufler folgen soll.

Definieren Sie alle Leistungen klar und wie Sie jede Leistung bewerten. Dies ermöglicht es allen Beteiligten: dem Freiberufler, dem Teamleiter und der Organisation, auf derselben Seite zu sein.

3. Vervollständigen Sie die Dokumentation

Es ist wichtig, dem Freiberufler alle relevanten Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die es ihm ermöglichen, Ihr Projekt genau abzuschließen. Wenn Sie beispielsweise mit freiberuflichen Autoren zusammenarbeiten, ist es wichtig, ihnen eine redaktionelle Richtlinie zur Verfügung zu stellen, die Dinge wie Schriftart, Grammatik und Ton angibt.

In der Zwischenzeit sollte die Dokumentation für Programmierer und Webdesigner Bereiche wie das Hinzufügen von Notizen in ihrem Code klären. Oder fügen Sie Elemente in den Code ein, die es Ihrem Entwicklungsteam ermöglichen, den Code in Zukunft zu verwenden und zu aktualisieren.

Die Übersichtlichkeit in Ihrer Dokumentation eliminiert potenzielle Verwirrungspunkte für Freelancer und vereinfacht die Nachbereitung für Ihr Team.

4. Definieren Sie Ihre Erwartungen und legen Sie das Budget fest

Projektziele, -umfang und -budget sind wichtige Bestandteile deines Freelancer-Vertrags. Aus der Sicht eines Freiberuflers verhindert dies, dass das Unternehmen dem Projekt zusätzliche Arbeit hinzufügt. Aus Sicht des Unternehmens definiert es klar Zeitpläne und Erwartungen.

Gute Unternehmen werden die Zeit des Freiberuflers respektieren und das Budget und die Zeitpläne überarbeiten, falls zusätzliche Arbeit erforderlich ist. Richten Sie Ihr Budget an den oben genannten Projektdetails aus, damit sich alle darüber einig sind, was abgedeckt ist.

Einige Unternehmen bezahlen den Freelancer mit einem Stundensatz. Jede Überarbeitung des Projektumfangs sollte automatisch zu einer Überarbeitung des Projektzeitplans führen. Wenn also ein 40-Stunden-Projekt auf 42 Stunden geändert wird, sollte der Freiberufler für die zusätzlichen Stunden entschädigt werden.

Es obliegt dem Unternehmen und dem Freiberufler zu definieren, wie viel Arbeit innerhalb des Stundenkontingents eines Projekts erledigt werden kann. Falls es zu Verzögerungen kommt, kann der Freiberufler die Probleme proaktiv kommunizieren.

5. Stellen Sie eine proaktive Kommunikation sicher

Definieren Sie Ihren bevorzugten Kommunikationskanal, über den Freelancer Sie leicht erreichen können. Wenn Sie beispielsweise normalerweise per E-Mail kommunizieren, teilen Sie Ihre E-Mail-Adresse mit einer ersten Nachricht, bevor das Projekt beginnt.

Auf diese Weise können Sie während des Projekts Probleme mit der Zustellbarkeit beheben. Proaktive Kundenkommunikation hilft Ihnen, einen zuverlässigen Ruf bei Freiberuflern aufzubauen.

Einige Projektmanagement-Tools wie Asana verfügen über integrierte Messaging-Funktionen. Diese ermöglichen es den Projektteilnehmern, sich gegenseitig in Kommentaren zur direkten Benachrichtigung zu markieren. Slack ist eine weitere nützliche Kollaborationsplattform für Personen, die stündlich und täglich mehrere Aufgaben erledigen.

Versuchen Sie, mit allen freien Mitarbeitern eine schmale Bandbreite an Kommunikationskanälen aufrechtzuerhalten. Dadurch wird verhindert, dass wichtige Benachrichtigungen verpasst werden.

Es reduziert auch die Plattformen, die Sie zum Überprüfen auf Nachrichten benötigen. Wenn es darum geht, Freelancer zu verwalten, ist das verwendete Tool weniger wichtig als die Fähigkeit, proaktiv und regelmäßig zu kommunizieren.

Ein weiterer Tipp zur Verwaltung von Freiberuflern ist die Planung eines wöchentlichen Treffens, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen und alle Probleme zu lösen, mit denen der Freiberufler konfrontiert ist.

Wie man Freelancer mit Hilfe dieser Tools verwaltet

Kollaborations- und Projektmanagement-Tools sind für ein erfolgreiches Projekt unerlässlich. Sie unterstützen ein effektives Projektmanagement, eine proaktive und zeitnahe Kommunikation sowie eine effiziente Zeiterfassung. Sehen wir uns fünf Tools für diese drei Funktionen an.

Trello: Kollaborationsplattform

Trello ist ein Kollaborationstool im Kanban-Stil, das Aufgaben in Boards, Listen und Karten unterteilt. Beim Kanban-Projektmanagement hat jedes Thema sein eigenes Board, und innerhalb des Boards befinden sich Kartenlisten für bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Thema. Um festzulegen, wie Freiberufler effektiv verwaltet werden können, ist definitiv eine angemessene Organisation erforderlich.

Die Listen stellen einen linearen Arbeitsablauf dar, und wenn sich eine Aufgabe dem Abschluss nähert, bewegt sich die entsprechende Karte über aufeinanderfolgende Listen. Dies gibt einen Echtzeit-Überblick darüber, wo sich die gegebene Aufgabe befindet.

Der kostenlose Plan von Trello ist sowohl leistungsstark als auch einfach zu bedienen. Sie können Karten einfach per Drag-and-Drop in verschiedene Listen ziehen und so den genauen Status jedes Projekts überprüfen.

Nehmen wir an, ein freiberuflicher Content-Autor arbeitet an mehreren Blogs. Auf Trello hätte der Blog seine eigene Karte, und die Listen können in Recherche, Schreiben, Bearbeiten und Einreichen unterteilt werden. Dies gibt einen klaren Einblick in den genauen Status jedes Blogbeitrags.

Basecamp: Kollaborationsplattform

Basecamp ist ein effizientes und minimalistisches Tool für das Projektmanagement. Es konzentriert sich auf Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit. Seine Funktionen sind sorgfältig kuratiert, um alles zu bieten, was für das Projektmanagement wesentlich ist, während alle überflüssigen Funktionen, die die Komplexität der Plattform erhöhen, eliminiert werden. Dadurch ist die Plattform einfach zu bedienen.

Mit Basecamp können Kunden alle ihre Projekte und Freelancer einfach organisieren. Es ist die bevorzugte Projektmanagement-Plattform sowohl für kleine Unternehmen als auch für Freiberufler.

Ein weiterer Vorteil von Basecamp besteht darin, dass es Kunden auch einen eingeschränkten Projektzugriff bietet. Daher kann der Freiberufler einen Kunden zu Diskussionen einladen und Dateien zu einem Projekt teilen, während er interne Informationen wie die Checkliste und den Kalender privat hält.

Freiberufler können Basecamp verwenden, um ihre Kunden in verschiedene Organisationen aufzuteilen, und innerhalb jeder Organisation können sie Labels und Projekte erstellen. Alle kritischen Elemente des Projektmanagements, einschließlich Dateien, Diskussionen, To-Do-Listen und Fristen, können in Basecamp übersichtlich organisiert werden.

Es gibt auch eine Funktion eines Teamkalenders, der wichtige Informationen wie Urlaubszeiten für Freiberufler anzeigt.

Skype: Kommunikationsplattform

Mit Skype können Sie andere Skype-Benutzer kostenlos anrufen und ihnen Nachrichten senden, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Alles, was Sie brauchen, ist eine gute Internetverbindung. Sie können Skype für webbasierte Telefonate mit Ihren Freiberuflern verwenden, während Sie Ihren Bildschirm freigeben.

Sie erhalten eine Online-Handynummer, wenn Sie sich bei Skype anmelden. Nicht-Skype-Benutzer können diese Nummer verwenden, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Die Gruppenchat-Funktion eignet sich gut für Freiberufler, die sich mit einem internen Team des Kunden verbinden möchten. Sie können diese Funktion an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Freiberufler können bei Skype zwei Konten erstellen, eines für den persönlichen Gebrauch und eines für ihr berufliches Netzwerk. Dies gibt ihnen die zusätzliche Flexibilität, wo sie sich auf ihrem Handy bei ihrem persönlichen Konto anmelden können, während sie ihr berufliches Netzwerk auf ihrem Laptop behalten.

Skype ist eine großartige Kommunikations-App für Nachrichten, Videokonferenzen und schnelle Antworten auf Ihre Fragen.

Slack: Kommunikationsplattform

Wenn Sie lernen, wie man Freiberufler verwaltet, ist Slack ein Muss. Slack ist eine Gruppen-Messaging-App, die sich ideal für die Kommunikation mit einzelnen Kunden und Teams eignet. Es ist bequem und einfach zu bedienen für eine schnelle Kommunikation. Freiberufler finden es ideal für die Zusammenarbeit mit ihren Kunden und Remote-Teams.

Slack hat einige großartige Qualitäten. Stellen Sie sich Slack als einen virtuellen Chatroom mit unabhängigen Threads und Diskussionen für verschiedene Kunden vor. Es ist auch ein großartiges Tool für virtuelles Teambuilding. Ein freiberuflicher Mitarbeiter kann seine Funktionen nutzen, um sich mit anderen Freiberuflern zu verbinden und ihre Fragen schnell beantwortet zu bekommen.

Hubstaff: Zeiterfassungstool

Hubstaff ist ein benutzerfreundliches Zeiterfassungstool, mit dem Sie Ihre virtuelle Zeit verfolgen und Ihre Produktivität steigern können. Sie können die Timer auf Ihren Computern oder die Funktion für unterwegs von Ihren Mobilgeräten verwenden. Sie können auch die Zeit verfolgen, die für bestimmte Aufgaben und Projekte für jeden Freiberufler aufgewendet wird, mit dem Sie zusammenarbeiten. Mit dem Tool können Sie auch benutzerdefinierte Zeitberichte herunterladen.

Neben der Zeiterfassungsfunktion unterstützt Hubstaff auch die automatische Abrechnung und Gehaltsabrechnung. Sie können auch Screenshots machen und Ihre Aktivitätsniveaus für den Tag aufzeichnen.

Freiberufler finden Hubstaff praktisch, um Zeit zu verfolgen und Berichte für ihre Kunden zu erstellen, einschließlich Retainer-Kunden. Das Tool verwendet Ihren Stundensatz, um zu überprüfen, welche Kunden den Großteil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen und ob die Zeit, die einem Kunden gewidmet wird, im Verhältnis zu seiner Rendite steht.

Das Tool lässt sich in Kollaborationsplattformen wie Trello integrieren. Drücken Sie einfach auf Start, wenn Sie mit der Arbeit beginnen, und hören Sie auf, wenn Sie fertig sind. Sie können den Timer auch anhalten, wenn Sie eine Pause machen. Die Software berechnet Ihren Stundensatz und die für jedes Projekt aufgewendete Zeit. Es gibt Ihnen einen wöchentlichen abrechenbaren Bericht.

Hubstaff synchronisiert sich auch mit PayPal und zeichnet Zahlungen auf, die Sie erhalten, während es Ihnen diejenigen anzeigt, die überfällig sind und Ihrer Nachverfolgung bedürfen.

Wählen Sie die Tools aus, die für Sie und Ihr Team von Freiberuflern am besten geeignet sind.

Wie Sie die richtigen Freelancer für Ihr Team finden und einstellen

Lassen Sie uns abschließend einen Blick auf die Best Practices werfen, die Sie befolgen möchten, wenn Sie einen Freelancer für Ihr Team einstellen. Hier ist eine Liste einiger beliebter Websites für Freiberufler, zusammen mit den Arten von Fachleuten, die Sie dort finden.

• Upwork – eine breite Mischung aus Fachleuten aus verschiedenen Strömungen
• GitHub-Jobs – Website-Entwickler
• Dribbble – Designer, Illustratoren und Künstler
• Aquent – ​​Marketingprofis
• Assemble.tv – Spezialisten für Medienproduktion
• Support-orientiert – Kundensupport-Spezialisten
• BloggingPro – Autoren von Inhalten

Jede Website funktioniert anders, sobald Sie Ihren Job veröffentlicht haben. Einige erlauben Freiberuflern, Sie zu kontaktieren und ihre Lebensläufe und Arbeitsproben zu senden. Andere lassen Freiberufler Ihnen ihre Angebote und Projektvorschläge zukommen lassen.

Bei der dritten Art von Websites handelt es sich um Freiberufler-Marktplätze – sie ermöglichen es Ihnen, die Profile und Arbeitsproben der Freiberufler einzusehen. Anschließend können Sie sich für die Freelancer entscheiden, die Sie kontaktieren möchten.

Bei der Rekrutierung von Freiberuflern über diese Websites ist es wichtig, jemanden auszuwählen, der über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügt. Es ist auch gut, jemanden zu finden, der sich gut in Ihr internes Team einfügt, wenn sie zusammenarbeiten. Hier sind einige Tipps für die Rekrutierung von Freiberuflern:

Überprüfen Sie die Bewertungen

Achten Sie darauf, die Bewertungen früherer Kunden zu scannen. Wenn die Mehrheit der Bewertungen früherer Kunden positiv ist, kann man davon ausgehen, dass der Freelancer seinen Job gut macht. Sie können sie kontaktieren und den Rekrutierungsprozess einleiten.

Überprüfen Sie ihre Social-Media-Profile

Überprüfen Sie ihre Profile auf Facebook, LinkedIn, Twitter und Instagram und suchen Sie nach Warnsignalen. Wenn zum Beispiel die meisten ihrer Bilder sie täglich beim Trinken und Feiern mit Freunden zeigen, solltest du es dir vielleicht zweimal überlegen, ob du sie für ein Projekt anheuerst. Ein Freiberufler mit einem hektischen Leben kann möglicherweise nicht die Zeit und Aufmerksamkeit aufwenden, die für Ihr Projekt erforderlich ist.

Überprüfen Sie ihre Ausbildung und Erfahrung

Überprüfen Sie den veröffentlichten Lebenslauf des Freiberuflers, um seine Erfahrung und sein Bildungsniveau zu sehen. Denken Sie daran, dass erfahrene Freiberufler den Beruf auch mit einem begrenzten Bildungsniveau durch effizientes Üben hätten erlernen können.

Auf der anderen Seite haben hochqualifizierte Personen möglicherweise nur begrenzte Berufserfahrung. Sie müssen eine Balance zwischen den beiden ziehen.

Anfrage für Arbeitsproben

Fordern Sie relevante Arbeitsproben beim Freelancer an. Wenn Sie beispielsweise einen freiberuflichen Webentwickler einstellen, fragen Sie nach einem Codebeispiel. Dies gibt Ihnen einen Punkt, den Sie während des technischen Gesprächs besprechen können. Sie können sie dann fragen, warum sie sich für diese spezielle Lösung entschieden haben und nicht für eine alternative.

Fragen Sie auch freiberufliche Autoren nach Mustern veröffentlichter Artikel, um zu überprüfen, ob sie überzeugende, SEO-freundliche Inhalte erstellen. Sie können sie auch bitten, Ihnen ihre bemerkenswertesten Ausschnitte zu schicken.

Wenn Sie nach Designern, Illustratoren oder Animatoren für Designprojekte suchen, bitten Sie sie, Muster ihrer Kunstwerke zu senden. Du hast die Idee.

Fazit

Die Rationalisierung des Prozesses zur Verwaltung von Freiberuflern kann einige Anstrengungen und Vorbereitungen erfordern, wird sich aber auf lange Sicht auszahlen. Dies ist umso wichtiger, wenn Ihr Unternehmen in einem laufenden Prozess mit Freiberuflern zusammenarbeitet.

Sobald Sie die Vorteile der Einstellung von Freiberuflern erkannt haben (es gibt viele), müssen Sie auch ein Jahresbudget für Freiberufler zuweisen. Als Nächstes müssen Sie bestätigen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für die Stelle einstellen, und ihnen dann klare Richtlinien, Ziele und Zeitpläne mitteilen.

Achten Sie besonders darauf, Freiberufler zu prüfen und anzuwerben. Denn wenn Sie die richtigen Leute einstellen, wird das Freelance-Management einfach. Viel Glück.

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